L'automatisation des processus métier et son impact sur l'efficacité de l'entreprise
Publié: 2022-01-13Chaque entreprise a des centaines de tâches internes qui s'exécutent manuellement. Les domaines sont structurés pour remplir leurs tâches et leurs objectifs, quel que soit le temps nécessaire ou les fonctions exercées. Alors pourquoi ne pas lancer l'automatisation des processus et la transformation numérique ?
Face à l'évolution constante du marché et à l'évolution des tendances, les entreprises doivent mettre de côté les tâches qui font perdre du temps et des ressources pour automatiser les processus.
De nos jours, il semble étrange que nous parlions d'entreprises qui exécutent manuellement de nombreux processus, mais ce n'est pas le cas. 69 % des organisations dans le monde n'ont pas franchi le pas de la transformation numérique, peut-être par ignorance ou par peur de l'innovation.
La vérité est que les entreprises qui n'automatisent pas les processus passent trop de temps sur des tâches qu'elles pourraient terminer avec l'aide de la technologie.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?
Lorsque nous parlons d'automatisation des processus métier, nous nous référons à la technologie pour exécuter des tâches ou des processus récurrents dans une entreprise. Cette utilisation permet de minimiser les coûts, d'augmenter l'efficacité et de rationaliser des opérations de plus en plus complexes.
La transformation numérique a beaucoup à voir avec l'automatisation ; il décrit l'optimisation des processus métier à l'aide des nouvelles technologies.
Les processus automatisés améliorent l'efficacité, créent des normes raisonnables et aident finalement les organisations à économiser du temps, de l'argent et des ressources. Il organise également les tâches répétitives et à volume élevé, car elles sont plus accessibles aux machines et conduisent aux bénéfices les plus élevés de l'organisation.
Saviez-vous que les équipes consacrent près de 20 % de leur temps à des tâches que nous pourrions automatiser, telles que l'analyse des données opérationnelles et l'examen des rapports d'état ? Pour cette raison, les PDG ont compris que l'automatisation des processus est devenue une tendance et travaillent à l'intégrer.
Par exemple, un agent commercial qui appelle et assure le suivi d'une large clientèle bénéficierait de l'utilisation d'un système de contrôle et d'automatisation qui configure les appels, crée des rappels et met automatiquement à jour un calendrier ou une base de données clients. Le même exemple s'applique également aux domaines de la vente ou du support technique, compte tenu de leurs particularités.
Mais ne pensez pas que l'automatisation ne profite qu'à certains domaines. L'automatisation des processus est plus efficace pour les aspects transversaux, couvrant l'ensemble de l'entreprise et intégrant les applications. Plus loin dans ce guide, vous découvrirez tous les avantages de l'automatisation des processus.
Comment les outils d'automatisation des processus métier perturbent le lieu de travail
Chaque entreprise doit faire une analyse approfondie pour comprendre ses propres besoins et ainsi mettre en œuvre l'automatisation dans les domaines qui rapportent le plus d'avantages.
Dans ce guide, nous avons choisi les types d'automatisation de processus les plus courants sur le marché.
1. Base de connaissances
Ce type d'automatisation de processus a gagné en pertinence sur le marché. Les milléniaux utilisent de plus en plus un moteur de recherche pour trouver des réponses avant de passer un appel de service au client. En outre, Econsultancy a constaté que 51 % des clients préfèrent le support technique via une base de connaissances, car il est plus interactif et plus facile à utiliser.
De même, 67 % des clients de la génération Y ont augmenté leurs attentes au cours de la dernière année en matière de service client (y compris la mise en œuvre de nouveaux outils tels que des bases de connaissances), et 78 % ont déménagé leur entreprise après une seule mauvaise expérience de service client.
La réalité est que les clients ont changé leurs habitudes de consommation et préfèrent les outils qui leur permettent d'être plus indépendants.
2. Prendre soin de soi
Le magazine Forbes a révélé que 40 % des clients préfèrent le libre-service au contact humain, car ils se sentent plus à l'aise pour résoudre leurs problèmes en privé et ne veulent pas paraître « stupides » avec leurs questions.
Self est la stratégie qui utilise les canaux numériques pour que les clients passent des commandes, répondent à leurs questions et recherchent des soins ou des services sans l'aide d'un représentant.
C'est un système de service client qui utilise l'intelligence artificielle et offre aux consommateurs autonomie, agilité et efficacité.
À ce stade, vous pouvez penser que nous faisons référence à une base de connaissances et qu'il n'y a pas de différences entre elles. Cependant, le libre-service va beaucoup plus loin car il se concentre sur l'expérience client.
3. Gestion de la relation client
Quand on parle d'automatisation des processus dans une entreprise, on ne peut pas oublier l'une des grandes stars de cette catégorie : le CRM dans la vente.
Dans le guide sur le CRM dans la vente, nous définissons ce type de logiciel comme "un outil technologique qui se charge d'organiser toutes les données clients en un seul endroit et permet à votre équipe de vente d'automatiser les tâches administratives, d'organiser les processus et d'optimiser et gérer le pipeline".
La définition est claire et précise. Il aborde plusieurs nuances et indique qu'un CRM est un outil pratique pour aider les commerciaux au quotidien.
4. Attention omnicanale
L'omnicanal est la stratégie que vous pouvez utiliser pour fournir à vos clients des soins et un service de qualité.
Parler d'automatisation omnicanale, c'est parler d'autres types d'automatisation de processus. Il s'inscrit dans le cadre de l'optimisation du temps des employés et de l'amélioration de l'expérience client.
Les stratégies omnicanal facilitent l'automatisation des processus métier, et lorsque tous les canaux sont bien intégrés, les utilisateurs bénéficient de l'utilisation qui correspond le mieux à leurs besoins du moment.
Compte tenu des types d'automatisation des processus mentionnés ci-dessus, nous pouvons voir certaines caractéristiques de l'omnicanal et son importance pour sauter vers la transformation numérique. Chacun joue un rôle fondamental dans la stratégie omnicanale pour optimiser le temps et les ressources de l'entreprise.
5 raisons pour lesquelles votre entreprise devrait automatiser ses opérations
L'automatisation des processus apporte une série d'avantages aux entreprises qui la mettent en œuvre. A priori, on peut penser que les grands bénéficiaires seront les collaborateurs et les équipes de travail qui éviteront certaines tâches qui demandent beaucoup de temps.
Mais la vérité est que l'organisation et les clients en bénéficieront également. Voici sept avantages de l'automatisation des processus.
1. Augmentation de la productivité
Le rêve de tous les managers est d'augmenter la productivité de l'équipe sans avoir à allonger les heures de travail ou à investir dans plus de ressources. Certaines tâches nécessitent des efforts inutiles et pourraient augmenter la productivité en étant automatisées.
Par exemple, les professionnels mettent en moyenne 18 minutes pour localiser manuellement un document, ce qui représente entre 20% et 40% de leur temps, et ils passent 50% de leur journée à rechercher des informations.
Imaginez ce qu'ils pourraient réaliser en automatisant ces processus !
En effet, les équipes de travail auraient intérêt à occuper leur temps pour se consacrer à d'autres activités, comme améliorer le service et l'attention à la clientèle et avoir un espace au sein de leur journée pour effectuer des formations ou approfondir leurs connaissances.
60 % des domaines de l'entreprise pourraient gagner 30 % de leur temps grâce à l'automatisation des processus métier. Cette amélioration se traduira par une productivité accrue, car ils auront plus de temps pour se concentrer sur le respect des objectifs proposés.
2. Sautez vers la transformation numérique
La transformation numérique peut sembler un objectif complexe et écrasant pour les organisations qui ne sont pas sur cette voie. Cependant, l'automatisation des processus peut être une étape fondamentale pour adopter cette culture de transformation continue qui permet à votre entreprise de réduire le temps consacré aux tâches administratives pour se concentrer sur l'amélioration d'autres aspects.
En principe, il sera possible d'automatiser les processus manuels nécessitant une plus grande disponibilité des ressources et un changement de cap dû à leur demande. Une fois certaines différences apparues, il sera plus facile d'automatiser les processus pour mieux utiliser le temps de votre équipe.
3. Des processus plus clairs
L'automatisation nécessite une certaine clarté et compréhension de chaque processus de l'entreprise. Si vous ne connaissez pas les personnes responsables de l'exécution des processus et des tâches impliquées, vous ne pouvez pas concevoir et automatiser efficacement votre flux de travail.
La cartographie des processus peut servir de ressource de formation et clarifier tous les employés. Les informations obtenues par l'analyse d'un processus automatisé peuvent montrer l'écart entre son déroulement actuel et sa version définitive.
4. Des processus plus agiles
Cela ressemble à une redondance, mais l'un des grands résultats de l'automatisation des processus est la simplification. Une responsabilisation claire, une analyse des résultats, des notifications personnalisables, des informations précieuses et des délais d'exécution plus rapides facilitent l'élimination des activités bas de gamme et se concentrent sur l'amélioration des tâches à valeur ajoutée.
5. Enregistrements de l'accomplissement des tâches
Avec l'automatisation des processus, il existe également un enregistrement de tous les détails d'une activité particulière. Nous pouvons présenter ces informations pour démontrer la conformité lors d'audits internes ou d'évaluations
Les 5 meilleures solutions d'automatisation des processus métier pour plusieurs industries
Les principaux avantages de l'automatisation des opérations sont la réduction des coûts, l'augmentation de la productivité, la disponibilité, la fiabilité et les performances.
1. Réduction des coûts
L'automatisation présente de nombreux avantages, et celui-ci est l'un des principaux. Chaque entreprise fait face à une pression internationale pour augmenter sa rentabilité. Une approche pour y parvenir est la réduction des coûts. Mais la réduction des capacités du centre de données a un impact négatif sur l'ensemble de l'entreprise.
Le logiciel d'automatisation est une approche plus innovante et meilleure pour contenir et réduire les coûts. L'opportunité la plus importante qu'il présente est d'augmenter le service client (utilisateur final) tout en réduisant systématiquement les coûts.
La direction néglige souvent ce potentiel d'économies. La plupart des serveurs modernes ont de faibles coûts d'exploitation, ce qui signifie que le coût total de possession est moindre. Le prix du personnel d'exploitation peut atteindre 71 % du coût total.
2. Augmentation de la productivité
Le deuxième avantage majeur de l'automatisation des processus et des tâches est une augmentation significative de la productivité. À mesure que les besoins technologiques d'une organisation augmentent, la productivité devient une préoccupation importante. En règle générale, comme certains secteurs d'activité disposaient d'outils pour accroître leur efficacité et leur productivité, les opérations informatiques passaient au second plan.
La prolifération des logiciels de productivité de bureau a généré des réalisations substantielles dans les environnements de bureau et des ressources humaines. Mais au lieu d'alléger la charge de travail des professionnels de l'informatique, la diffusion du PC signifie qu'ils doivent en faire plus.
À mesure que les gens utilisent davantage les ordinateurs, ils exigent également davantage le système. Plus d'utilisateurs génèrent plus de travaux et la production d'impression a augmenté malgré la réduction des rapports imprimés.
Malgré la tendance aux transactions en ligne et aux systèmes client/serveur, les charges de travail par lots continuent de croître. Les travaux par lots consomment toujours la majeure partie du temps CPU, et dans les grandes entreprises, les travaux s'ouvrent constamment.
3. Disponibilité
La disponibilité est le troisième grand avantage de l'automatisation des processus. Les entreprises dépendent de plus en plus des ordinateurs. Les gens mènent leurs activités quotidiennes via des systèmes en ligne : chargement des bons de commande, réservations, instructions de montage, ordre d'expédition, et la liste continue. Si l'ordinateur n'est pas disponible, l'entreprise souffre.
Il y a des années, il était acceptable que l'ordinateur soit indisponible pendant quelques heures. À notre époque, avec le volume élevé du cloud computing, la perturbation des systèmes critiques peut coûter des millions de dollars en ventes perdues et nuire à la réputation de l'entreprise.
4. Fiabilité
La productivité est un avantage évident de l'automatisation. Cependant, la fiabilité est le véritable joyau de la couronne. C'est la pierre angulaire de tout bon service des opérations informatiques, et sans elle, vous créez de la confusion, du chaos et des utilisateurs mécontents.
Les opérations informatiques nécessitent deux ensembles de compétences opposées : d'une part, une personne chargée des opérations a besoin de compétences hautement techniques, telles que la compréhension des complexités d'un système d'exploitation et l'analyse et la résolution des problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent. Par contre, cette même personne doit se contenter d'appuyer sur des boutons et de charger du papier.
Les processus automatisés garantissent que les travaux ne sont pas oubliés ou exécutés dans le désordre, que vous saisissez les données sont correctes et que tout traitement spécial nécessaire a lieu.
5. Performances
Le cinquième avantage de l'automatisation des processus concerne une nette amélioration des performances. Chaque entreprise veut que son environnement fonctionne comme un pur-sang.
Même si les progrès de l'informatique les rendent plus rapides et moins coûteux chaque année, les demandes les font toujours fonctionner à pleine capacité et finissent par dépasser le niveau de capacité dont dispose l'infrastructure informatique. Cela laisse de nombreuses entreprises désireuses d'améliorer les performances de leur système.
Deux options pour améliorer les performances sont : mettre à niveau votre matériel ou acheter un système plus récent. Et les deux options sont chères. Il est également possible de régler et de configurer un système pour qu'il soit plus performant, mais cela nécessite le travail d'une personne hautement qualifiée qui n'est généralement pas disponible 24 heures sur 24.
Et, une fois que nous configurons un système pour une charge de travail donnée, la configuration n'est plus optimale si la charge de travail change. Les logiciels d'automatisation peuvent résoudre ces problèmes et contribuer à augmenter les performances du système.
Conclusion
L'automatisation des processus est devenue une tendance et les entreprises doivent s'adapter pour éviter la relégation sur le marché. Bien sûr, chaque organisation a ses priorités, mais il est indéniable que la technologie est le moyen d'optimiser de nombreuses tâches et d'augmenter la productivité des équipes.
Pensez à la façon dont la transformation numérique a révolutionné les tâches manuelles et minimisé les erreurs humaines. Identifier les processus à automatiser est essentiel pour redéfinir la trajectoire de l'entreprise vers la transformation numérique. Les employés auront plus de temps disponible pour des tâches plus complexes et cruciales, tandis que les organisations en profiteront.
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