Les entreprises gaspillent 89 jours par an sur la «matière noire», révèle un rapport

Un nouveau rapport produit par le fournisseur de logiciels de gestion de projet Wrike a conclu que la «matière noire» du travail - les activités et les informations sur lesquelles les chefs d'équipe n'ont aucune visibilité et sont difficiles à suivre - représente 89 jours du temps moyen d'une entreprise chaque année.

Le boom du travail hybride a de plus en plus brouillé les cartes, avec des applications de vidéoconférence et d'autres technologies qui nous permettent de communiquer à partir de différents endroits, ajoutant à la complexité et à la technicisation des rôles basés sur la connaissance.

Ce qui est inquiétant pour les entreprises, c'est que cela ne fait pas seulement perdre du temps, mais aussi des millions de dollars chaque année - mais il peut y avoir une solution dans la centralisation.

Qu'est-ce que la « matière noire du travail » ?

Le rapport – qui a interrogé 2 807 travailleurs basés aux États-Unis et au Royaume-Uni dans des entreprises de plus de 1 000 employés – définit la « matière noire du travail » comme « une activité et des informations que nous ne pouvons pas voir immédiatement, mais qui ont une influence puissante sur tout ce qui nous entoure ». ce."

Inspiré par la définition du CERN de la matière noire présente dans l'univers - La matière noire du travail existe "dans les textes, les applications, les appels vidéo, les feuilles de calcul et les conversations" et peut "facilement entraîner les affaires et les projets dans la mauvaise direction".

Fondamentalement, c'est le genre de travail non quantifiable, souvent de nature logistique, organisationnelle ou administrative, qui est à la fois difficile à suivre et qui prend un temps de travail précieux.

Les chefs d'entreprise sont au courant de cela - selon le rapport, ils pensent qu'ils n'ont de visibilité que sur 54% du travail qui se produit, ce qui signifie que 46% sont de la «matière noire». Les employés, quant à eux, pensent que jusqu'à 55 % de leur travail n'est pas visible.

Le travail hybride a rendu les tâches plus complexes

Bien que la matière noire sur le lieu de travail existait bien avant la pandémie, le passage massif à des modalités de travail à distance et hybrides - que 84 % des responsables de fonctions commerciales jugent « irréversibles » - a accru la complexité de nos vies professionnelles et réduit davantage la visibilité au travail.

Un domaine clé où cela peut être vu est l'adoption de nouvelles applications.

Depuis mars 2020, l'équipe marketing moyenne a vu environ 10 nouveaux outils non communicants ajoutés à l'arsenal d'applications existantes qu'elle utilise pour le travail, ainsi que trois nouveaux outils de communication et de collaboration.

Selon le rapport, les agences de création ont dû se familiariser avec 12 nouvelles applications non communicantes au cours de la même période, et en plus de cela, trois nouveaux outils de communication comme Microsoft Teams et Slack.

Jongler avec un nombre accru d'outils prend du temps, surtout lorsqu'il s'agit d'outils peu familiers, mais les périodes d'ajustement n'ont pas été possibles pour de nombreuses entreprises poussées dans des scénarios hybrides et distants par la pandémie.

Les équipes qui ont effectué le changement ont pris un temps de transition moyen de seulement 10,5 jours, par rapport à un processus qui, selon la plupart des entreprises, prendrait environ 15 mois avant la pandémie. Cela laissait peu de temps pour examiner l'impact des nouvelles applications nécessaires pour faciliter le travail à domicile.

Il n'est donc pas surprenant que 70 % des travailleurs du savoir se disent « stressés de devoir jongler avec plusieurs tâches, systèmes et applications », 60 % pensant qu'il y en avait déjà trop avant que la pandémie ne frappe.

Les chefs d'entreprise ne sont pas naïfs face au stress causé par l'explosion des applications – 79 % savent qu'il y en a trop, mais n'envisagent pas d'autre manière de terminer le travail.

Ils sont toujours déconnectés, cependant. Par exemple, les chefs d'entreprise estiment qu'en moyenne, leurs employés utilisent 10 applications par jour - les employés déclarent en utiliser environ 14.

La propagation de l'activité de la matière noire

Le passage massif au travail à distance a facilité l'activité de la matière noire, étayée par la complexité croissante du travail effectué dans les espaces numériques.

Un bon témoignage en est le fait qu'un travailleur du savoir envoie désormais en moyenne 295 messages par jour, qui prennent tous du temps à écrire et seront essentiels à la collaboration sur des projets et d'autres travaux, mais ces messages sont complètement "invisibles". ', non quantifiables et difficiles à suivre par rapport aux objectifs de l'équipe ou de l'entreprise.

Cela peut être classé comme un travail non structuré, dont « le but et les avantages ne sont pas clairs, documentés, communiqués ou tangibles ».

Autre problème, les réunions. Selon le rapport, les travailleurs du savoir passent en moyenne 2,79 heures par semaine en réunion, tandis que 78 % des entreprises interrogées ont convenu que « trop de réunions auxquelles (ils) assistent pourraient être facilement remplacées par un e-mail ».

Tragiquement, 69 % des responsables de fonctions commerciales souhaitent réduire le temps que leurs employés passent en réunion, mais ne savent pas comment.

Les conséquences de la matière noire : temps perdu, argent perdu

Selon Wrike, cette explosion de matière noire sur le lieu de travail signifie que les entreprises employant des travailleurs du savoir perdent environ 13,7 heures par semaine, soit 89 jours par an. Par travailleur intellectuel, ce temps perdu coûte environ 16 500 $, mais les marges sont encore plus importantes au niveau de l'entreprise.

"Le temps perdu sur des activités, telles que la répétition d'un travail déjà effectué, la participation à des réunions improductives ou le suivi d'actions et de statuts", explique le rapport, "coûte à l'entreprise moyenne des millions".

Pour les entreprises comptant environ 3 200 employés, le coût total moyen du temps perdu, des projets retardés/annulés combinés et du taux de désabonnement des employés (souvent stimulé par des problèmes qui accompagnent l'augmentation de la matière noire sur le lieu de travail) est d'environ 60,76 millions de dollars par an. .

La solution : une « source unique de vérité »

Wrike suggère que, pour « exploiter » la matière noire du travail, les chefs d'entreprise doivent créer des sources uniques de vérité pour leurs organisations.

Le rapport conclut qu'une telle solution doit être "suffisamment robuste pour gérer et orchestrer des flux de travail complexes, tout en étant suffisamment simple à utiliser pour les employés réguliers".

La propre plate-forme de Wrike serait, bien sûr, leur suggestion, mais quel que soit le fournisseur, il est clair que les entreprises doivent adopter une sorte de « Work OS » pour réduire les pertes de temps et d'argent.

Quel que soit le remède à long terme, il est clair que la matière noire non suivie sur le lieu de travail est devenue incontrôlable - et pour le bien des entreprises et des employés, il faut s'en occuper.