Choisir le meilleur partenaire d'externalisation de la saisie de données
Publié: 2021-04-02Les données devenant désormais l'atout le plus précieux pour de nombreuses entreprises, la saisie de données est également devenue une opération cruciale pour diverses entreprises de divers secteurs. Ainsi, le besoin d'externalisation de la saisie de données a également augmenté dans le monde entier comme jamais auparavant avec les volumes élevés de données créés dans presque toutes les industries.
La gestion des tâches de saisie de données en interne peut être une tâche très difficile pour de nombreuses entreprises. L'embauche d'employés internes ou même la constitution de votre équipe interne de traitement des données peut être coûteuse, et la saisie de données étant un processus répétitif et chronophage, vos précieux employés ne peuvent pas utiliser leur temps pour se concentrer sur des tâches plus cruciales qui peuvent aider votre organisation grandit.
C'est là qu'intervient l'externalisation de la saisie des données.
Qu'est-ce que l'externalisation de la saisie de données ?
La saisie de données, en un mot, est le processus de saisie d'informations dans un système numérique. Il peut s'agir de transcrire des documents écrits sous une forme numérique modifiable, de numériser des documents en PDF numériques, etc.
Ainsi, un opérateur de saisie de données entre les données requises par différentes méthodes, qu'il s'agisse de création manuelle de données (c'est-à-dire de création de notes de réunion), de copier-coller de données à partir de documents existants ou de numérisation. L'objectif de la saisie de données est de transférer, de convertir ou d'ajouter une forme d'informations stockable et modifiable à la base de données.
Cela étant dit, l'externalisation de la saisie de données est la délégation des tâches de saisie de données à un fournisseur de services de saisie de données tiers. Beaucoup de ces fournisseurs de services emploient des travailleurs de pays du tiers monde qui fournissent des services de haute qualité mais à un taux beaucoup plus bas par rapport aux États-Unis, permettant une exécution plus rentable de vos tâches de saisie de données.
En externalisant vos tâches de saisie de données, vous pouvez économiser du temps et de l'argent : vous obtenez des résultats précis et sans erreur de la saisie de données grâce aux travailleurs expérimentés fournis par les services d'externalisation de la saisie de données, tout en permettant à votre équipe pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Avantages et préoccupations de l'externalisation de votre saisie de données
L'externalisation de vos opérations de saisie de données est-elle le bon choix pour votre entreprise ? Nous avons répertorié ici certains des principaux avantages que vous pouvez obtenir lorsque vous externalisez votre saisie de données, ainsi que certaines considérations clés que vous devriez avoir. Cela vous aidera à déterminer si l'externalisation de votre saisie de données est le bon choix pour vous.
Avantages de l'externalisation de la saisie des données
- Précision : si vous sous-traitez votre saisie de données à un prestataire de services BPO expérimenté, vous bénéficierez de l'aide de travailleurs rigoureusement formés avant leur intégration. En règle générale, ils proposeront également des spécialistes du contrôle de la qualité pour examiner en permanence les résultats du processus de saisie des données.
- Livraison rapide : avec des spécialistes expérimentés et experts en saisie de données dans leur équipe, vous obtiendrez des délais d'exécution plus rapides et vous pourrez même fixer des délais flexibles pour chaque agent en fonction de vos besoins.
- Rentable : vous n'avez pas à construire votre propre infrastructure et vous n'avez pas à payer de frais supplémentaires pour l'espace de bureau, les outils et autres dépenses. Comme mentionné également, les taux de main-d'œuvre dans les destinations offshore sont également inférieurs, ce qui permet une exécution de saisie de données plus rentable.
- Efficacité et productivité : en externalisant votre service de saisie de données, vos employés peuvent désormais concentrer leur attention sur les opérations commerciales de base pour développer votre entreprise et atteindre vos objectifs organisationnels.
Préoccupations courantes de l'externalisation de la saisie des données
Cependant, certaines préoccupations courantes pourraient empêcher les entreprises d'externaliser leurs services de saisie de données, notamment :
- Problèmes de sécurité et de confidentialité des données : encore une fois, les données étant un atout très précieux pour de nombreuses entreprises, il est compréhensible que de nombreuses entreprises hésitent à partager leurs données avec un fournisseur de services tiers. De toute évidence, la fuite d'informations est un problème potentiel, par exemple si des fournisseurs de services malveillants divulguent délibérément vos données sensibles à vos concurrents. Assurez-vous que le fournisseur de services que vous avez choisi possède des normes internationales de sécurité des informations telles que PCI DSS, ISO 27001, etc.
- Moins de contrôle : vous avez évidemment plus de contrôle sur vos données et les opérations de saisie lorsque vous exécutez le processus en interne. Il est très important d'avoir un système de communication clair avec votre fournisseur de services de saisie de données si vous décidez d'externaliser le processus de saisie de données.
- Qualité de service décevante : si vous choisissez le mauvais fournisseur de services pour votre service de saisie de données, il est possible d'obtenir des résultats de mauvaise qualité, et au lieu d'économiser des coûts, vous pourriez finir par devoir dépenser plus.
Cependant, si nous creusons plus profondément, les avantages que nous obtiendrons de l'externalisation des services de saisie de données l'emportent largement sur ces préoccupations. Comme vous pouvez le voir, si vous choisissez les bons services d'externalisation de saisie de données, ces préoccupations ne devraient pas être un problème majeur, et nous verrons ci-dessous comment.
Comment choisir les bons services de saisie de données ?
Voici une liste de contrôle essentielle à considérer avant de choisir entre votre fournisseur de services de saisie de données externalisé :
- Expérience
Vérifiez si l'entreprise a suffisamment d'expérience dans le service de saisie de données. Vérifiez leurs clients précédents, leurs projets réussis, etc. Oworkers, par exemple, gère les services de saisie de données depuis 2013 et peut gérer les opérations d'externalisation des données dans plus de 20 langues avec des clients précédents, notamment Xerox, Walmart et PWC, entre autres.
- Connaissance de votre domaine
Il est très important que le service de saisie de données comprenne votre entreprise et votre créneau pour garantir l'exactitude et éviter les erreurs. Il ne suffit pas que leurs agents travaillent vite : s'ils ne connaissent pas le contexte de vos données, cela peut entraîner diverses inexactitudes.
- Infrastructure
Vérifiez si votre fournisseur de services de saisie de données préféré dispose de l'infrastructure technologique pour répondre à vos besoins. Par exemple, s'ils doivent traiter un grand nombre de documents imprimés, un logiciel OCR peut être nécessaire.
- Mesures de sécurité
Vérifiez si l'entreprise préférée a mis en place les meilleures pratiques de cybersécurité pour protéger vos données contre les pirates et les virus. Vérifiez également leurs politiques en matière de confidentialité et assurez-vous qu'ils respectent votre accord de niveau de service afin que vous n'ayez pas à vous soucier de l'intégrité et de la sécurité de vos données.
Conclusion
L'externalisation de votre processus de saisie de données peut apporter des avantages significatifs à votre organisation, notamment en économisant plus de temps et d'argent. L'externalisation de votre processus de saisie de données au bon fournisseur de services peut libérer du temps précieux pour votre équipe, afin qu'elle puisse se concentrer sur les tâches essentielles qui peuvent aider votre entreprise à se développer.
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