ERP basé sur le cloud : le guide ultime à suivre

Au fur et à mesure que les entreprises intègrent leurs systèmes et se développent, l'intégration de logiciels importants dans le cloud devient populaire. C'est là que l'ERP basé sur le cloud brille et peut être précieux pour une entreprise.

Les systèmes basés sur le cloud comprennent des applications, des services et des ressources accessibles via Internet plutôt que sur des serveurs de données locaux. ERP signifie Enterprise Resource Planning, qui sont des systèmes de gestion comprenant divers services qui aident une entreprise, tels que la fabrication, la chaîne d'approvisionnement, la comptabilité, l'interprétation des données, le marketing, etc.

L'hébergement de ces systèmes dans le cloud peut contribuer à l'efficacité opérationnelle, à l'automatisation des analyses et des rapports et à l'amélioration des fonctionnalités de l'entreprise.

• Définition de l'ERP basé sur le cloud
• Comment ça fonctionne?
• Les types
• Avantages de l'ERP basé sur le cloud
• Inconvénients de l'ERP basé sur le cloud
• Comment choisir le meilleur logiciel ERP basé sur le cloud
• Stratégies de mise en œuvre de l'ERP cloud
• ERP basé sur le cloud pour les petites entreprises
• Différence entre l'ERP sur site et l'ERP basé sur le cloud

Qu'est-ce qu'un ERP basé sur le cloud ?

L'ERP basé sur le cloud permet d'automatiser et d'améliorer l'efficacité de la connexion et de la collaboration avec les équipes de toute l'entreprise. Cela aide à combler les écarts entre ces équipes, car les systèmes sont rationalisés pour un accès facile. Cela crée un aperçu correspondant avec toutes les équipes d'une entreprise, leur permettant d'accéder à une perspective sur les données qui peuvent les aider dans leurs tâches.

En permettant à ce système de vivre dans le cloud, cela peut libérer des serveurs de données locaux de l'entreprise pour d'autres informations plus vitales et sensibles pour l'entreprise. Lors de l'utilisation du cloud, cela peut permettre aux employés d'accéder à ces systèmes à distance et à tout moment, ce qui leur donne un avantage pour prendre rapidement des décisions éclairées.

Comment fonctionne un logiciel ERP basé sur le cloud ?

L'ERP basé sur le cloud fonctionne comme un service qui aide les entreprises à donner à leurs employés l'accès à des applications logicielles qui fonctionnent sur des ressources partagées en ligne. C'est un système qui aide les équipes à mieux communiquer sur les processus et à rationaliser les opérations pour l'ensemble de l'entreprise. Toutes les entreprises ont généralement leur propre logiciel spécialisé qui leur est propre, cependant, avoir un ERP universel et accessible à tous les employés peut être important.

Qui devrait passer à un ERP basé sur le cloud ?

Améliorer son entreprise est toujours important et doit être une priorité, cependant tous les processus ne conviennent pas à toutes les équipes. Pour l'ERP basé sur le cloud en général, il existe de nombreux avantages pour à peu près toutes les entreprises.

Un système ERP en ligne est efficace pour les entreprises qui concentrent une grande partie de leurs revenus sur la technologie. Étant donné que le système ERP est en ligne, cela offre une croissance potentielle et des solutions rentables pour les entreprises. Tant que l'intégration d'un ERP basé sur le cloud contribue au coût, à l'efficacité et est planifiée en conséquence, cela peut être bénéfique pour la plupart des entreprises.

Types d'ERP basé sur le cloud

Pour les ERP basés sur le cloud, une entreprise peut mettre en œuvre un service entièrement en ligne. En passant par un tiers, une autre société fournira des applications à une entreprise. Cela fournira à une entreprise des applications uniques qui conviennent le mieux aux opérations.

Un autre type d'ERP basé sur le cloud est un hybride, mettant en œuvre ensemble un ERP sur site et un ERP basé sur le cloud pour tirer le meilleur parti des deux mondes. Cela peut être utile pour les entreprises qui ont déjà mis en place un plan sur site et qui cherchent à déplacer certaines ressources vers le cloud en fonction de leurs opérations et de leurs équipes. Cela est également utile pour les équipes qui disposent de suffisamment de ressources pour mettre en œuvre les deux tout en restant rentables pour leur entreprise.

Qu'est-ce qu'un système ERP basé sur le cloud

Lors de la mise en œuvre d'un système ERP basé sur le cloud, il est important de le planifier avec soin, car l'ajouter à un écosystème d'entreprise n'est pas un moyen facile de sortir de certains aspects commerciaux. Le retour sur investissement d'un système ERP basé sur le cloud peut être incroyablement bénéfique, cependant, il nécessite un plan de match bien pensé avec des objectifs en tête.

Avoir des systèmes accessibles via Internet et à distance est un aspect auquel il faut s'habituer, mais l'apprentissage de toutes ces applications est un autre domaine qui doit être abordé. Amener les coéquipiers à l'idée d'une intégration basée sur le cloud peut également être quelque chose qui devrait être discuté au sein de l'entreprise. Plus important encore, avoir un plan de gestion du changement organisationnel est important pour préparer les employés à ce changement de fonctionnement.

Qu'est-ce qu'un logiciel ERP basé sur le cloud ?

Étant un logiciel basé sur le cloud accessible sur Internet, le service lui-même n'est plus fourni par les serveurs locaux d'une entreprise. Par conséquent, SaaS (Software as a Service) sera utilisé pour y accéder.

Il existe de nombreuses solutions ERP basées sur le cloud disponibles pour les entreprises. La différence la plus importante entre eux tous, c'est qu'ils répondent tous à différents aspects de leurs systèmes ou applications. Avoir le meilleur logiciel ne garantit pas le succès d'une entreprise.

Bien que chaque système ait des forces et des faiblesses différentes, il est important d'identifier ce qu'ils sont et comment ils affectent l'efficacité d'une entreprise. En fin de compte, la configuration de ce logiciel pour servir votre entreprise vise à augmenter l'organisation et la productivité. Selon l'entreprise et sa structure opérationnelle, différents logiciels sont nécessaires pour assurer le succès de l'entreprise. La recherche du meilleur logiciel conduira à une perspective précieuse sur l'intégration et l'importance d'un ERP basé sur le cloud.

Avantages de l'ERP basé sur le cloud

L'ERP basé sur le cloud présente une multitude d'avantages lorsqu'il est correctement mis en œuvre dans une entreprise.

• Rentable

  Opter pour un système dans le cloud est généralement moins cher que de créer un serveur de données local car il n'y a pas de coût initial pour ce service. Les paiements sont effectués avec une méthode d'abonnement (généralement mensuelle) afin qu'il soit plus facile à gérer.

• Réduction des coûts de support informatique/Infrastructure

  En plus de réduire les coûts initiaux d'intégration du système, une réduction du personnel informatique contribuera également à réduire les coûts. Le service est géré par un fournisseur tiers, ce qui réduit le besoin de personnel informatique dans ce département.

• Ressources nécessaires uniquement

  Lorsque vous examinez un certain ERP basé sur le cloud, il est important de déterminer quelles applications sont requises pour l'entreprise. Lorsque ceux-ci seront trouvés, cela aidera à utiliser les ressources dont l'entreprise a besoin et à ne pas payer pour tout ce qui n'est pas nécessaire.

• Une plateforme/Accessibilité

  En intégrant tous les services et applications sur une seule plate-forme basée sur le cloud, les employés peuvent facilement accéder à tous les services dans un seul domaine, réduisant ainsi le besoin de plus de programmes ou de logiciels. Cela peut également aider à créer une base de données centrale permettant aux équipes d'avoir un aperçu des autres équipes et de travailler efficacement ensemble.

• Amélioration de la qualité des produits

  En fin de compte, l'intégration d'un système d'aide à l'efficacité conduira à une augmentation de la qualité des services et des produits. Il s'agit d'une stratégie qui peut aider une équipe à travailler ensemble et à développer un suivi en temps réel de son travail. Cela aidera à gérer tous les systèmes plus facilement et à créer une croissance de leurs produits et services.

• Automatisation des analyses

  La réception et la compréhension des données sont essentielles au succès d'une entreprise, car cela leur donne un aperçu et une perspective sur leur travail. Avec un ERP basé sur le cloud, l'accès à une application d'aide à l'analyse peut aider toutes les équipes à comprendre leurs responsabilités et à améliorer leur travail. Cela conduira à l'efficacité et à l'amélioration des opérations au sein des équipes et, en fin de compte, de l'entreprise.

• Créer un environnement de travail mobile

  Étant extrêmement important en 2020 et au-delà, il est précieux de donner aux employés l'accès aux outils à distance. Avoir un système de travail mobile accessible n'importe où peut aider à connecter les équipes n'importe où et n'importe quand.

• Accès 24h/24 et 7j/7

  En plus de travailler à distance, avoir accès à ce logiciel sur le cloud signifie qu'il n'est pas nécessaire d'être connecté à des serveurs de données locaux. Le travail peut être effectué 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et avec des équipes du monde entier, ce qui offre davantage d'opportunités de réussite.

• Améliorer les expériences utilisateur

  Lors de la mise en œuvre de ce service dans une entreprise, des sessions de formation seront nécessaires pour embarquer tout le monde dans ce nouveau système. Une fois entièrement formé, il sera plus facile de former les nouveaux employés et de comprendre également le flux de travail de chaque équipe. Cela conduira à la création de plus de leaders et donnera à chacun un aperçu du travail de chaque équipe.

• Sécurité

  Cet avantage peut être vu des deux côtés, cependant, le plus grand avantage d'avoir ces systèmes accessibles via le cloud est qu'ils ne seront pas accessibles sur des serveurs de données locaux. Avoir les deux peut aider à stocker certaines informations à différents endroits, créant un sentiment de sécurité différent avec la possibilité d'une cyberattaque. La conservation des informations dans le cloud peut être sécurisée plutôt que sur des serveurs locaux.

• Récupération

  Outre la sécurité, la possibilité de récupérer des données dans le cloud en cas d'attaque locale peut également être bénéfique. Considérer l'ERP basé sur le cloud comme un système de sauvegarde peut être précieux pour une entreprise disposant de nombreuses informations sensibles.

• Mises à jour

  En rationalisant le SaaS via un fournisseur tiers, une entreprise n'aura pas besoin de gérer les mises à jour des applications ou des logiciels de son côté. Cela peut aider à cocher une chose dans une longue liste de tâches et à se concentrer sur la formation pour ces nouvelles mises à jour afin de rester à jour avec leur service.

Les défis de l'ERP basé sur le cloud

L'ERP basé sur le cloud a également son lot de défis.

• Coût constant

  Bien que moins chère à court terme, une méthode par abonnement pourrait s'avérer coûteuse à long terme. Comme les services sont constamment mis à jour, il est possible que les coûts augmentent tout en maintenant un certain coût sur une plus longue période.

• Moins de contrôle

  Étant donné que le logiciel est géré par un fournisseur tiers, s'il y a des problèmes de leur côté, cela affectera également les entreprises qui les utilisent. Avec moins de contrôle sur les temps d'arrêt, des mises à jour médiocres et des systèmes de support, cela peut entraîner une réduction de l'efficacité qui peut finalement nuire à une entreprise sans que ce soit de sa faute.

• Sessions d'entrainement

  Former les employés à de nouvelles compétences est toujours un aspect positif et important d'une entreprise, mais enseigner aux travailleurs un système qui n'a pas été créé localement par une équipe qui connaît leurs besoins peut parfois s'avérer difficile. Il est important de savoir quel système vous utilisez et de faire appel à des experts de ce système afin de créer un environnement d'apprentissage plus facile pour les employés.

• Options de personnalisation

  La plupart des ERP cloud peuvent être personnalisés ; cependant, les options ont tendance à être moins nombreuses que lorsqu'elles sont créées sur un serveur de données local. Étant donné que ces services sont fournis par un tiers, ils auront plus de contrôle sur les options personnalisables ou non.

• Problèmes de conformité

  Certaines entreprises, pour des raisons de conformité, ne peuvent pas stocker ou héberger des informations sensibles dans le cloud. Par conséquent, cette option n'est pas viable pour toutes les entreprises.

• Accord du personnel

  Avoir un grand personnel informatique peut s'avérer bénéfique non seulement pour le succès interne, mais aussi pour plus de postes au sein d'une entreprise. S'assurer que l'ensemble de l'entreprise/toutes les équipes acceptent un ERP basé sur le cloud est important pour le moral de l'équipe et la rétention des employés.

Comment choisir le meilleur logiciel ERP basé sur le cloud

Il existe de nombreux logiciels ERP basés sur le cloud disponibles pour les entreprises. La meilleure partie de la variété est que les entreprises ont la possibilité de choisir des entreprises qui leur fourniront le meilleur service unique pour leurs besoins commerciaux. Certains offrent une meilleure sécurité et certains fournissent plus d'applications qui peuvent aider à rationaliser les processus opérationnels.

Lorsque vous effectuez des recherches sur différentes solutions ERP, il est préférable de créer une liste de priorités afin de mieux affiner la meilleure solution pour une entreprise.

( Lire aussi : 3 logiciels ERP pour développer votre entreprise)

Planification stratégique pour la mise en œuvre de l'ERP Cloud

Il est important de planifier la mise en œuvre de Cloud ERP avant l'exécution afin de ne pas perdre de temps et de ressources. Il est important de peser les avantages et les inconvénients de la mise en œuvre de ce système.

Il est important d'examiner les différents coûts d'hébergement d'un système logiciel sur site et d'avoir un système ERP en ligne. Certaines entreprises peuvent bénéficier d'un hybride des deux ou peuvent bénéficier d'un seul en fonction de la taille et des opérations de l'entreprise.

Afin d'implémenter correctement un système ERP en ligne dans une entreprise ou une équipe, il est important d'informer toutes les équipes et tous les partenaires de cette mise à jour. Que ce soit nouveau pour l'entreprise ou répandu dans toute l'entreprise, il est important d'être transparent sur le processus.

L'identification des principaux leaders au sein des équipes peut aider à mettre en œuvre correctement un système ERP basé sur le cloud. Les principaux dirigeants peuvent aider à former d'autres membres des équipes au cas où il n'y aurait pas de système de formation déjà en place.

Solutions ERP basées sur le cloud pour les petites entreprises

Pour de nombreuses petites entreprises, opter pour un ERP basé sur le cloud peut s'avérer extrêmement bénéfique. En rationalisant le logiciel ERP pour une équipe plus petite, cela peut aider à donner à chacun une perspective et un aperçu non seulement des autres équipes, mais de l'entreprise dans son ensemble.

Cela rassemblera toutes les équipes et renforcera l'organisation, car les opérations seront disponibles pour tout le monde facilement. Avec des équipes connaissant les flux de travail et les systèmes de l'autre, cela peut aider les équipes à mieux collaborer et à améliorer l'efficacité de l'autre.

Bien qu'il s'agisse d'une option moins chère qu'un serveur de données local sur site, le coût d'abonnement mensuel d'un système ERP peut toujours être trop élevé pour une petite entreprise. Il existe des systèmes logiciels ERP gratuits, donc les petites entreprises devraient en profiter et développer leur activité avant de se développer davantage.

En plus de trouver des services moins chers ou gratuits, il est important que les entreprises fassent preuve de diligence raisonnable en recherchant ces services logiciels. Il n'existe pas de système ERP parfaitement adapté à toutes les entreprises, il est donc important de rechercher ce qui est nécessaire et de prendre en compte les éventuels frais d'abonnement. La plupart des ERP ont un essai gratuit, il est donc important de les noter et d'en profiter s'ils sont disponibles.

Qu'est-ce qu'un logiciel ERP sur site ?

Le logiciel ERP sur site est essentiellement un cloud privé basé sur des serveurs de données locaux. Avec les serveurs de données locaux, les possibilités d'une cyberattaque sont réduites car la source d'information et de ressources est plus sécurisée. De plus, les logiciels sur site sont généralement plus personnalisables puisque le système est mis en œuvre en interne.

ERP sur site vs ERP basé sur le cloud

Lorsque vous envisagez de mettre en œuvre un ERP basé sur le cloud, il est important de noter les différences entre le cloud et l'ERP sur site.

Lorsque vous utilisez un ERP sur site, davantage de modules peuvent être créés pour aider différentes équipes à s'acquitter facilement de leurs responsabilités. Avoir leurs propres services accessibles localement aide des équipes spécifiques à travailler avec précision à leurs postes.

Les systèmes ERP accessibles localement peuvent également être personnalisés, car les ERP ont tendance à nécessiter des mises à jour constantes à mesure que les entreprises se développent. Étant donné que les ERP locaux ont tendance à servir spécifiquement les équipes, cela peut aider les systèmes à se mettre à jour facilement et à répondre aux besoins uniques de leurs équipes.

Les ERP sur site ont tendance à exiger un paiement initial important, tandis que les services basés sur le cloud sont généralement un paiement basé sur un abonnement. Certains fournisseurs proposent généralement une combinaison des deux méthodes ; Cependant, on constate généralement que les services basés sur le cloud nécessitent moins d'argent au départ.

Outre des paiements initiaux plus importants, les ERP sur site nécessitent du personnel et une infrastructure informatique, ce qui augmente le coût total du système. Le SaaS est accessible dans le cloud et par un fournisseur tiers, de sorte que les entreprises elles-mêmes n'auront pas besoin de financer cette partie de leur système.

La sécurité est le principal point de différence pour les deux types de services. Les serveurs de données locaux sont plus sécurisés car ils sont gérés par l'entreprise elle-même et personne d'autre n'y aura accès. Les ERP cloud, puisqu'ils sont accessibles sur le Web, sont considérés comme plus vulnérables aux cyberattaques car il y a moins de contrôle du côté de l'entreprise. Les systèmes internes sont également susceptibles d'être attaqués, mais cela dépend également du personnel informatique et de l'infrastructure de l'entreprise.

Dernières pensées

Il existe de nombreux avantages et défis lorsque vous envisagez un ERP basé sur le cloud. La partie la plus importante est de trouver le bon logiciel qui correspond le mieux aux besoins de l'entreprise. Qu'il s'agisse de serveurs de données locaux sur site ou d'utiliser les services logiciels d'un tiers, trouver la meilleure méthode pour une entreprise aidera les équipes à améliorer les performances et à générer plus de revenus pour une entreprise.

Les entreprises SaaS sont également des entreprises, il est donc important de choisir le bon partenaire afin de créer une relation qui profitera aux deux parties. Les deux entreprises cherchent à améliorer leurs propres services et logiciels, et cela peut être fait ensemble. Une fois le bon partenariat trouvé, l'efficacité et la productivité augmenteront de façon exponentielle.

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Miguel Pobre est un créateur de contenu indépendant basé à Portland, OR. Il est diplômé de l'Université de l'Oregon avec un baccalauréat ès arts en journalisme et une mineure en administration des affaires. Parallèlement à l'écriture, Miguel se passionne pour la photographie et le design. Connectez-vous avec lui sur LinkedIn.

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