Un cadre de réduction des coûts du cloud pour les DSI

En tant que propriétaire ou dirigeant d'une entreprise, vous devez tenir compte de certains facteurs et les mettre en place pour le bon fonctionnement quotidien de votre entreprise. Certains de ces facteurs incluent la facilité d'accès des piétons et des véhicules, la qualité et la quantité de vos produits et/ou services, la demande et l'examen des clients, la sécurité de votre environnement et les informations des clients parmi plusieurs autres facteurs.

Cependant, il y a un aspect important qui est généralement négligé par les propriétaires d'entreprise, et c'est le cadre de gouvernance des coûts et d'économies de coûts qui guide l'organisation dans ses dépenses. Cela explique pourquoi de nombreuses organisations dépensent beaucoup d'argent dans des abonnements et des outils inutiles et n'ont ensuite rien à dépenser ou à investir lorsqu'un besoin plus important se fait sentir.

Il n'y a pas de règle guidant ou réglementant leur coût, ils exploitent essentiellement un système de « dépenses à volonté ». La raison pour laquelle ils négligent la gouvernance des coûts est qu'ils n'ont en fait pas une connaissance convaincante de ses nombreux avantages, et si vous êtes une telle personne qui lit cet article en ce moment, vous êtes au bon endroit. Installez-vous pendant que nous vous expliquons son importance, étape par étape, selon les mots de Gartner.

Il est vital pour chaque entreprise que les DSI suivent un cadre d'optimisation des coûts qui aidera à déterminer les domaines nécessaires pour réduire les coûts informatiques et commerciaux en raison des retombées économiques provoquées par la pandémie de 2020, a noté Gartner.

Gartner, qui a produit cette analyse, a conclu que la pandémie de COVID-19 a augmenté de 50 % la pression régulière exercée sur les DSI pour qu'ils fassent plus avec le peu dont ils disposent et prennent des décisions difficiles.

Cesar Lozada, analyste de recherche principal senior chez Gartner, a noté dans un article sur le cadre en six étapes(1) que « les idées d'optimisation des coûts sont généralement pesées presque exclusivement sur leurs économies de coûts potentielles, sans tenir compte des effets que ces économies de coûts proposées peuvent avoir. sur l'entreprise » et cela est particulièrement vrai pour les grandes organisations.

Il a dit et nous citons :- « Cela équivaut à prioriser de nouvelles initiatives en se basant uniquement sur leurs avantages potentiels sans se soucier de leur impact. L'utilisation du bénéfice potentiel comme seul critère de décision pourrait aboutir à une liste hiérarchisée d'initiatives susceptibles de générer des économies, mais qui pourraient également être risquées, avoir des impacts négatifs sur l'entreprise ou très probablement échouer »,

Chris Ganly, directeur de recherche senior chez Gartner, a également noté : « Pour que les entreprises obtiennent les résultats commerciaux les plus durables (2), les dirigeants doivent s'assurer que la gestion des coûts va au-delà de la simple réduction des coûts, du gel des dépenses ou des réductions de personnel, car c'est généralement une réflexion à court terme », a-t-il ajouté, « les organisations doivent aborder la gestion des coûts comme un effort expansif qui peut avoir une importance immédiate et à long terme pour les performances de l'entreprise. La gestion des coûts exige une combinaison d'approches et d'améliorations qui touchent chaque partie de l'organisation, si elle doit vraiment servir l'entreprise. »

Gartner a recommandé aux DSI et aux responsables informatiques de mettre l'accent et de se concentrer sur six domaines clés chaque fois qu'ils ont besoin d'évaluer les coûts, les avantages, l'efficacité et la viabilité de différentes initiatives d'optimisation des coûts. Ces six facteurs sont les raisons pour lesquelles vous devez créer et maintenir un cadre pour votre gouvernance des coûts.

(Lire aussi : Cloud Computing | Guide ultime pour les débutants )

Pourquoi devriez-vous créer un cadre de gouvernance des coûts ?

• Avantage financier potentiel

  Vous devez déterminer dans quelle mesure (qu'elles soient petites, moyennes ou grandes et qu'elles soient positives ou négatives) les initiatives de coût affecteront le résultat net. On s'attend à ce que le PDG et la direction posent des questions vitales telles que :

  
  1. Combien l'entreprise économisera-t-elle si l'action est mise en œuvre ?
  2. Comment l'action affecte-t-elle les flux de trésorerie de l'entreprise ?
  3. Si cette mesure est prise, combien sera disponible pour l'entreprise à investir ?

• Impact sur les entreprises

  Il vous aidera à déterminer le niveau d'impact (petit, moyen ou grand) qu'une initiative aura sur tous vos employés et vos activités commerciales quotidiennes. Donc, vous êtes essentiellement sur une implantation pour voir si cette initiative aura un impact négatif ou positif sur la productivité ou le lancement d'un produit.

• Exigence de temps

  Les bonnes choses prennent souvent du temps et la gouvernance des coûts aussi. Gardez à l'esprit qu'il faudra du temps à l'entreprise pour réaliser les économies de coûts et l'amélioration de la valeur commerciale des initiatives d'optimisation des coûts, quelle que soit la méthode utilisée. La question importante que les DSI doivent se poser est de savoir à quoi ressemble ce délai (semaines, mois ou même s'il s'étend sur plusieurs années).

  Bien que la plupart des organisations préfèrent les mois, il a été prouvé qu'un laps de temps qui implique des années apporte généralement plus de bénéfices et d'avantages à long terme.

• Degré de risque organisationnel

  Savez-vous que l'efficacité et l'efficience de l'initiative d'optimisation des coûts dépendent en partie de la capacité des équipes à changer et à s'adapter à la nouvelle réalité ? Si la direction de l'entreprise est capable d'articuler les avantages d'une initiative d'optimisation des coûts solide avec des changements minimes dans les processus organisationnels, elle sera alors en mesure de démontrer l'impact potentiel des résultats commerciaux et de fournir une base pour le succès.

• Degré de risque technique

  Qu'en est-il des risques techniques inévitables ? Le risque, même sous sa plus petite forme, sera toujours présent, mais pour atténuer le risque technique, les DSI doivent évaluer sérieusement comment une initiative d'optimisation des coûts sera intégrée dans les opérations actuelles et l'architecture d'entreprise.

  Tout type de retard causé par ou attribué à l'initiative pourrait entraîner une perte de prestation de services, un service client médiocre ou une production et une productivité terribles.

• Exigence d'investissement

  Avant de vous lancer dans un projet ou une initiative d'optimisation des coûts, le conseil d'administration doit s'asseoir, discuter, soutenir et accepter de le financer. Les DSI doivent s'assurer qu'ils présentent une analyse de rentabilisation montrant comment l'initiative d'optimisation des coûts améliorera les processus commerciaux, la productivité, le délai de mise sur le marché, etc., au lieu de simplement continuer avec le statu quo habituel.

  Il est important que le niveau d'investissement requis soit évalué avant que des économies réelles puissent être réalisées.

(Lire aussi : 4 tendances à prendre en compte dans le cloud computing )

Dernières pensées

Pour toute entreprise qui souhaite non seulement survivre mais prospérer pendant cette crise économique qui s'est emparée du monde entier, ces six facteurs doivent figurer en tête de liste lorsqu'elle envisage de mettre en place un cadre de gouvernance des coûts.

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