Erreurs dans le cloud : 3 erreurs majeures à éviter lors du passage au cloud

Il est très facile de voir le Cloud comme la réponse à tous les problèmes informatiques de votre entreprise. Après tout, lorsqu'il s'agit de services téléphoniques VoIP professionnels et d'autres services hébergés, tout le gros du travail est géré par le fournisseur. En tant qu'utilisateurs finaux, votre entreprise bénéficie d'un portail Web agréable pour tout personnaliser, de nombreuses fonctionnalités et même d'économies de coûts. Mais, en fin de compte, le Cloud n'est peut-être pas la solution ultime pour toutes les situations.

À maintes reprises, les entreprises se retrouvent dans de nombreux pièges du cloud, ce qui entraîne plus de problèmes que de solutions. Que votre entreprise ait mis tous ses œufs dans le même panier ou effectué une transition précipitée sans planification adéquate, il existe d'innombrables erreurs de cloud dans lesquelles tout le monde peut tomber. Nous voulions aider à mettre en évidence certaines de ces erreurs courantes et comment votre entreprise peut travailler pour les éviter. En guise d'introduction, concentrons-nous sur certaines des erreurs de cloud les plus élémentaires souvent commises lors de l'introduction d'une entreprise aux solutions cloud.

1. En supposant que toutes les plates-formes cloud sont identiques

Maintenant, l'un des aspects les plus décourageants d'une transition vers le cloud se résume au volume considérable de choix qui existent. Se concentrer uniquement sur la VoIP professionnelle - une entreprise peut rester avec une solution sur site, adopter une solution exclusivement hébergée dans le cloud, ou même créer un hybride des deux. Pour chaque option organisationnelle, il y a encore plus d'options parmi lesquelles choisir en ce qui concerne le fournisseur. Même dans ce cas, différents fournisseurs offriront différents niveaux de service avec différentes limitations.

Il serait facile de supposer simplement que tous les fournisseurs de cloud sont les mêmes - après tout, ils offrent généralement les mêmes fonctionnalités et types de services. Mais, comme vous pouvez le constater dans certains de nos aperçus de fournisseurs et comparaisons directes, différents fournisseurs proposent des plates-formes très différentes. Cela va même au-delà des simples listes de fonctionnalités ou des limitations de service que vous trouverez à différents niveaux de prix. Les fournisseurs différeront également sur certains aspects très cruciaux :

• Disponibilité du service - Pour la VoIP en particulier, c'est crucial. Différents fournisseurs peuvent proposer des numéros de téléphone à partir de différents endroits ou étendre le service à l'international. D'autres n'ont tout simplement pas toujours la même portée nationale ou internationale. Les fournisseurs locaux peuvent être parfaits pour une entreprise locale, mais pas si bons pour les ventes à l'extérieur de l'État.
• Fonctionnalités et limitations - Bien sûr, l'une des plus grandes différences réside dans les plans tarifaires et les niveaux disponibles. Ces niveaux et plans sont généralement soumis à des limitations différentes. Alors qu'un fournisseur peut autoriser un nombre illimité de minutes sans frais sur son forfait le moins cher, d'autres peuvent exiger qu'une entreprise mette à niveau son forfait en premier. Le simple fait de supposer que tous les fournisseurs offrent le même service au même prix est un moyen facile d'être déçu. Par exemple, si vous regardez notre liste d'alternatives Nextiva, vous remarquerez que les différents fournisseurs proposent généralement un objectif différent.
• Infrastructure réseau — Semblable à celle de la disponibilité des services, l'infrastructure réseau sur laquelle un fournisseur construit sa plate-forme. Généralement, la plupart des fournisseurs prennent en charge au moins plusieurs centres de données pour la redondance, mais différents emplacements peuvent fournir différents niveaux de services. Si votre entreprise se trouve sur la côte est et que tous les serveurs du fournisseur se trouvent sur la côte ouest, la qualité peut en souffrir un peu.
• Service client - Pour certains, l'aspect le plus crucial est le service client. Certains fournisseurs de cloud sont spécifiquement connus pour leur service client et s'efforcent d'offrir le meilleur service possible. Les représentants du support basés aux États-Unis sont de plus en plus courants, mais ne sont toujours pas la norme. Si votre solution est uniquement hébergée, le service client est absolument essentiel. Les choses ne devraient pas mal tourner, mais lorsqu'elles se produisent, votre entreprise a besoin d'un soutien sur lequel elle peut compter.
• La plate-forme elle-même - Généralement, les solutions basées sur le cloud sont construites à partir d'applications de navigateur Web. À partir de là, les utilisateurs peuvent interagir avec la plate-forme, utiliser des fonctionnalités ou personnaliser et configurer des configurations. La plate-forme elle-même est ce qui compte en fin de compte - si une application est confuse ou difficile à utiliser, ou inclut des fonctionnalités inutiles et une interface gonflée, cela épuisera simplement la productivité et entraînera plus de problèmes. Pourquoi payer pour quelque chose que personne n'utilisera ?

Que vous compariez les fonctionnalités, les intégrations prises en charge, les plans tarifaires, les emplacements des centres de données, la disponibilité mondiale ou tout simplement l'ancien service client, ces plates-formes ne sont tout simplement pas les mêmes. Comprendre ce dont votre entreprise a besoin vous aidera à orienter votre décision vers une plate-forme qui fonctionne le mieux pour votre entreprise - pas un gâchis décevant et coûteux de fonctionnalités inutilisées.

2. Tests inadéquats

Supposons donc que votre entreprise comprenne déjà la différence entre les fournisseurs et ait réduit ses choix à deux ou trois plates-formes différentes. Reconnaître les différences entre ces fournisseurs aide à souligner les différences manifestes. Par exemple, si un fournisseur limite la visioconférence à trois utilisateurs, mais que votre entreprise nécessite cinq utilisateurs, vous pouvez rayer ce fournisseur de votre liste. Mais les différences les plus nuancées ne sont pas évidentes dans les comparaisons de surface.

Lors de nos comparaisons directes, nous essayons de faire plus que d'énumérer les différentes fonctionnalités. Au final, toutes les solutions ne comparent pas des pommes avec des pommes, et nous avons tendance à recommander différents fournisseurs pour différentes raisons. Notre comparaison directe RingCentral vs Vonage en est un exemple solide : deux fournisseurs par ailleurs comparables offrent des services qui ont des objectifs radicalement différents. En ce qui concerne les différentes applications de chat, comme la très populaire Slack, nous approfondissons les solutions et testons chaque petite fonctionnalité. Il s'agit d'une étape très importante dans le processus de migration vers le cloud qui peut souvent être négligée. Une entreprise peut considérer un fournisseur comme un ajustement parfait sur le papier, mais en pratique, la solution ne fonctionne tout simplement pas - et il n'y a qu'un seul véritable moyen de savoir si la chaussure lui convient. Après tout, on n'achète pas une voiture sans faire un essai routier.

En ce qui concerne les plates-formes cloud, la plupart des fournisseurs, sinon tous, proposent une forme de période d'essai. Cela pourrait être un essai flagrant de 14 jours ou une garantie de remboursement de 30 jours. Nous encourageons votre entreprise à profiter pleinement de ces opportunités. Lors de l'exécution d'une période d'essai pour une plate-forme cloud, il serait judicieux de se concentrer sur quelques points :

• Notez chaque fonctionnalité utilisée par votre équipe et dans quelle mesure elle s'est appuyée sur elle.
• Quelles fonctionnalités ou combien de fonctionnalités votre équipe a-t-elle fini par ignorer ?
• L'expérience utilisateur était-elle adéquate, simple et transparente afin d'améliorer l'efficacité ? Ou était-ce déroutant et chronophage?
• La plateforme résout-elle les problèmes que votre équipe rencontrait déjà avant d'adopter une solution cloud ?

Ce sont des questions auxquelles vous ne pouvez répondre qu'après avoir utilisé la plateforme. Une longue liste de fonctionnalités peut sembler excellente sur le papier, mais si votre équipe n'utilise la plate-forme que pour compléter un cas d'utilisation spécifique, l'investissement n'en vaut peut-être pas la peine. Ou, dans certains cas, forcer vos employés à utiliser une solution spécifique peut même ralentir le travail, nécessitant des étapes inutiles dans ce qui pourrait être un processus autrement transparent. Pourquoi quelqu'un prendrait-il la peine d'utiliser la visioconférence alors qu'ils sont tous dans le même bureau, par exemple ?

3. Trop ou trop peu de personnalisation

Tout dans la vie est une question d'équilibre, et cela s'applique également à votre plateforme cloud. Une partie de la beauté des solutions cloud est qu'elles permettent une personnalisation intense. Avec des applications Web et des portails en ligne, ces plates-formes mettent tous les contrôles et la personnalisation à portée de main de l'entreprise. Au lieu d'appeler un fournisseur pour qu'il vienne installer une nouvelle ligne téléphonique, établir un nouveau tronc SIP ou activer l'enregistrement des appels, les utilisateurs peuvent gérer tout cela directement sur la plate-forme cloud elle-même.

Pour les solutions de centre de contact cloud, les responsables peuvent généralement configurer l'ensemble de leurs systèmes IVR et de routage approfondi directement dans l'application cloud. Ce niveau de personnalisation est absolument génial, mais en même temps, cela peut aussi être un inconvénient pour une raison principale : un manque d'équilibre. Si votre entreprise fait tout son possible, allume tout et établit une structure organisationnelle confuse, cela peut simplement enliser les utilisateurs.

Les fonctionnalités inutiles, comme mentionné ci-dessus, peuvent nuire au retour sur investissement d'une solution et, pire encore, perturber ceux qui utilisent la plate-forme. Pourquoi acheter une Ferrari si vous ne faites que conduire votre voiture à la gare tous les jours ? Trop de personnalisation peut entraîner une surcharge de fonctionnalités, ce qui aurait un impact négatif.

D'un autre côté, trop peu de personnalisation peut freiner considérablement une entreprise en même temps. Sans aucune forme de personnalisation ou de configuration, votre entreprise pourrait manquer l'ensemble du package dans son ensemble. Par exemple, un abonnement à RingCentral Business VoIP permet à tous les utilisateurs d'accéder à leur logiciel de collaboration d'équipe, Glip. Mais si votre équipe n'active ou n'utilise même pas Glip, elle passe à côté d'un aspect massif de la plate-forme RingCentral, qui l'élève au-dessus des autres concurrents. Au final, les deux situations peuvent même conduire à l'essor du Shadow IT, les équipes adoptant leurs propres solutions pour combler les lacunes.

Planifiez à l'avance pour éviter les premières erreurs

Vous avez peut-être remarqué que l'un des thèmes communs de la discussion est de planifier à l'avance. Renseignez-vous ainsi que les décideurs de votre entreprise pour arriver à la meilleure solution possible. Armer votre entreprise d'une compréhension de ce qui différencie les fournisseurs et les plates-formes, savoir exactement ce dont votre équipe a besoin et ce dont elle n'a pas besoin, ainsi que la façon d'exploiter ces fonctionnalités sont des étapes cruciales pour trouver la bonne solution.

Le simple fait de plonger la tête la première, de rechercher le fournisseur le moins cher, de s'inscrire et de courir avec lui conduira généralement à une déception face à la solution. Comme pour tout achat, il faut savoir ce qu'on achète. Suivre un guide de transition de base et rassembler des connaissances est la première étape pour éviter les erreurs de cloud massives ou les maux de tête qui les accompagnent. Le passage au cloud devrait être facile, et ce sera avec une bonne planification.