10 fonctionnalités essentielles de collaboration d'équipe et quels outils les ont toutes

Un logiciel de collaboration d'équipe aide les employés à comprendre leurs responsabilités et permet aux chefs de projet de surveiller les rapports d'avancement du projet.

Cependant, la plupart des équipes ne profitent pas des fonctionnalités de collaboration supplémentaires fournies par ce logiciel, telles que les tableaux Kanban, les listes de contrôle, le suivi du temps et les dépendances des tâches.

Ces fonctionnalités de collaboration et celles décrites ci-dessous permettent aux chefs de projet de faire passer la gestion des tâches au niveau supérieur et de fournir aux employés un flux de travail plus rationalisé et équilibré.

Quelles fonctionnalités de collaboration d'équipe les chefs de projet doivent-ils rechercher ?

Les fonctionnalités de collaboration d'équipe les plus importantes pour les chefs de projet sont celles qui fournissent des informations en temps réel sur l'avancement du projet et les flux de travail globaux de l'équipe.

Les fonctionnalités ci-dessous améliorent le rôle d'un chef d'équipe en tant que superviseur et facilitent la communication avec les employés sur une base individuelle, à l'échelle de l'équipe et à l'échelle de l'entreprise.

Les bons outils de collaboration en ligne d'équipe offrent des fonctionnalités qui permettent aux chefs de projet de résoudre rapidement les obstacles et d'équilibrer les charges de travail des employés. Ils informent également les membres de l'équipe de leurs responsabilités à long et à court terme.

Attribution de tâche

La fonctionnalité de collaboration d'équipe la plus essentielle à rechercher est la création et l'affectation de tâches.

Les chefs d'équipe peuvent décomposer des projets plus importants en plusieurs tâches plus petites et plus faciles à gérer, à la fois sur une base individuelle et à l'échelle de l'équipe, ce qui est l'un des meilleurs conseils de productivité.

Les tâches peuvent être créées sous forme de liste de contrôle "à faire", et les employés peuvent les cocher une fois terminées. La création de sous-tâches au sein de ces tâches empêche les détails importants de passer entre les mailles du filet.

Par exemple, disons que le projet dans son ensemble est "Fête de vacances d'entreprise" et est affecté au département RH (équipe.)

Certaines tâches peuvent être la sécurisation d'un lieu, la sélection de divertissements, le choix d'une date et l'embauche d'une entreprise de restauration. Un employé spécifique peut se voir confier la tâche de trouver le lieu, avec des sous-tâches pertinentes consistant à vérifier la limite de foule du lieu et à verser un acompte sur l'espace.

Certaines plateformes de collaboration ne permettent qu'un seul membre de l'équipe d'être affecté à une tâche spécifique, ce qui est un point de frustration pour les chefs de projet. Les chefs d'équipe qui attribuent fréquemment des tâches - pas seulement des projets dans leur ensemble - nécessitant une collaboration entre plusieurs employés et équipes doivent choisir un logiciel qui n'impose pas de limite au nombre de personnes affectées à une tâche.

En plus des fonctionnalités standard de collaboration d'équipe d'affectation de tâches, envisagez également des outils logiciels qui permettent des dépendances de tâches. Cela empêche les employés de travailler sur une tâche ou d'avancer avec des plans de projet avant qu'une tâche connexe ne soit terminée. Pour continuer avec notre exemple de planification d'événement ci-dessus, la définition de dépendances de tâches signifie que les membres de l'équipe ne peuvent pas décider du divertissement tant qu'un lieu n'est pas sécurisé.

Rapport sur l'état du projet

Une fois qu'un employé s'est vu confier une tâche ou une sous-tâche, les chefs d'équipe doivent superviser la progression globale pour s'assurer que les délais sont respectés.

Recherchez des fonctionnalités de collaboration qui permettent aux membres de l'équipe de mettre à jour l'avancement des tâches avec des balises telles que « en cours », « non démarré », « bloqué » ou « en attente d'approbation ».

Ces mises à jour permettent aux chefs de projet et aux autres membres de l'équipe de résoudre rapidement un problème, d'effectuer une tâche dépendante ou d'avoir une meilleure idée du moment où les choses seront terminées. Cela augmente la productivité et évite aux chefs d'équipe d'avoir à vérifier en permanence l'avancement du projet, ce qui les libère pour des missions plus importantes.

Ces simples mises à jour de statut remplacent les heures passées dans une salle de réunion ou lors d'appels téléphoniques à discuter de problèmes ou de dates limites.

Intégration avec d'autres logiciels de collaboration d'équipe

Aussi complet qu'un outil de collaboration d'équipe à distance soit, les employés et les chefs de projet utiliseront toujours des logiciels et des outils de communication d'équipe supplémentaires.

Bien que la bonne plateforme de collaboration d'équipe puisse remplacer bon nombre de ces outils, les employés se sentent plus à l'aise avec les logiciels qu'ils connaissent déjà ou qu'ils préfèrent tout simplement.

Pour éviter une longue courbe d'apprentissage et les frustrations des employés, assurez-vous que tout logiciel de collaboration d'équipe sélectionné s'intègre aux applications et outils essentiels.

Les intégrations populaires incluent :

• Slack et Slack alternatives
• Zoom et autres logiciels de conférence Web
• G Suite et Microsoft 365
• Google Docs
• Force de vente
• Skype
• Gmail et Outlook
• MailChimp
• Zapier
• Plateformes de médias sociaux
• Autres outils de collaboration d'équipe

Fonctionnalités de gestion des flux de travail

Plus de 25 % des employés américains déclarent qu'ils se sentent très souvent surchargés de travail, mais des études montrent également que l'employé de bureau moyen n'est vraiment productif qu'environ 3 heures par jour.

Les fonctionnalités de collaboration de workflow et de gestion de contenu corrigent ce déséquilibre en affichant les charges de travail actuelles des employés, les échéances à venir, etc. Cela évite aux employés de s'épuiser et d'être surchargés de tâches, ce qui permet aux chefs de projet de mieux répartir la charge de travail entre les membres de l'équipe.

Cela évite l'épuisement professionnel des employés et aide également les chefs de projet à évaluer la productivité d'employés spécifiques.

Les outils de suivi du temps permettent également aux membres de l'équipe de suivre exactement le temps qu'il a fallu pour terminer une tâche ou un projet. Cela rend la définition des délais pour les projets futurs beaucoup plus réaliste.

Modèles de projet

Les modèles de projet agissent comme des feuilles de route de flux de travail, reliant différentes équipes, chefs de projet, employés individuels et même clients ou indépendants extérieurs à l'organisation.

Une fois que les chefs d'équipe ont décidé d'un format de modèle spécifique, ils ne devraient pas avoir à recréer ce même modèle chaque fois qu'ils ont un nouveau plan de projet. L'une des principales fonctionnalités de collaboration à rechercher est la possibilité d'enregistrer des modèles de projet pour une utilisation future.

De plus, les plates-formes de collaboration d'équipe agiles devraient fournir un certain nombre de modèles de projet prédéfinis pour des éléments tels que les campagnes marketing, le chemin pour créer un webinaire de formation, les mises à jour du site Web et les argumentaires de vente.

Quelles fonctionnalités de collaboration d'équipe augmenteront la productivité des employés ?

Alors que les chefs de projet doivent se concentrer sur les fonctionnalités de collaboration d'équipe qui facilitent le suivi de l'avancement du projet, ils doivent également considérer comment l'outil bénéficiera aux employés.

Les fonctionnalités ci-dessous sont essentielles pour augmenter la productivité des employés et la collaboration globale.

Fonctionnalités de messagerie publique et privée

Une communication et une collaboration d'équipe réussies commencent par un outil de messagerie instantanée qui permet aux employés et aux responsables de se connecter les uns aux autres en temps réel.

Les fonctionnalités de messagerie doivent inclure :

• Canaux d'équipe/de projet
• Mentions directes et balises
• Conversations privées
• Discussions de groupe
• Messages publics
• Messages épinglés
• Fils de messages
• Historique des discussions consultable
• Capacités de partage de fichiers
• Forum de discussion à l'échelle de l'entreprise

N'oubliez pas que les fonctions de messagerie instantanée peuvent être soit natives de l'outil de collaboration d'équipe, soit intégrées à celui-ci.

Bien que les appels vidéo ne soient généralement pas une fonctionnalité native des applications de collaboration d'équipe, la plupart s'intégreront à des outils tels que Zoom et d'autres alternatives Zoom populaires.

Partage et édition de fichiers dans l'application

La possibilité de partager des fichiers et de les modifier fait partie des éléments les plus importants de la collaboration en équipe. Cependant, le partage de fichiers entraîne souvent de nombreux problèmes de communication, une perte de temps et la frustration des employés.

Par exemple, supposons que votre équipe RH crée des documents d'intégration pour enseigner les compétences d'agent du centre d'appels de l'entreprise aux nouveaux employés.

Le partage de fichiers dans l'application doit fournir un emplacement central wiki pour chaque fichier relatif à ce projet, comme les scripts d'argumentaire de vente et les normes de service client. Sans un emplacement central, les employés perdront du temps à chercher les fichiers dont ils ont besoin dans leurs e-mails ou dans l'historique des messages de chat.

Ils risquent également d'apporter des modifications à une version obsolète de ces fichiers.

Le contrôle de version et la gestion des documents dans le cadre du partage et de l'édition de fichiers empêchent que cela ne se produise. Cela garantit que chaque membre de l'équipe voit la version la plus récente d'un fichier ainsi que toutes les modifications en temps réel.

Enfin, évaluez la quantité d'espace de stockage offerte par les outils de collaboration d'équipe, ainsi que les éventuelles suppressions automatiques de fichiers qui se produisent après un certain laps de temps.

Vues multiples du tableau de bord

Alors que les outils de collaboration d'équipe offrent tous une vue par défaut spécifique, permettre aux employés de personnaliser et de modifier ces vues en fonction de leurs préférences visuelles est une fonctionnalité importante à rechercher.

Les vues de tableau de bord populaires incluent :

• Tableaux Kanban
• Affichage de la liste de contrôle / liste de tâches
• Diagrammes de Gantt/chronologie
• Affichage du calendrier
• Vue basée sur la localisation

Organisation des tâches

En plus de sélectionner leur vue de tableau de bord préférée, les membres de l'équipe bénéficieront également de la possibilité de personnaliser la façon dont ils organisent les tâches.

Les tâches de codage couleur et de marquage de mots-clés permettent aux employés de filtrer rapidement les tâches pertinentes pour leurs projets spécifiques, tandis que la possibilité de hiérarchiser les tâches permet aux autres membres de l'équipe de savoir à quoi s'attaquer en premier.

Les tâches peuvent également être organisées par délais, coût global, emplacement, temps estimé nécessaire et état d'avancement actuel.

Notifications en temps réel

Bien qu'il existe de nombreux avantages du travail à distance, l'un des inconvénients est que ce niveau de flexibilité peut encombrer les boîtes de réception des e-mails, ce qui facilite l'enterrement des notifications importantes. De plus, les membres de l'équipe travaillant dans des fuseaux horaires différents et des horaires opposés font de la communication en temps réel un défi.

Les notifications de bureau et push pour les appareils mobiles facilitent le travail depuis n'importe où et permettent aux autres membres de l'équipe et aux chefs de projet d'approuver ou de commenter rapidement les tâches pour maintenir le flux de travail.

Quels sont les meilleurs outils de collaboration d'équipe ?

Les outils ci-dessous possèdent toutes les fonctionnalités de collaboration essentielles décrites ci-dessus, ainsi qu'une interface unique et des options personnalisables qui seront le facteur décisif dans votre processus de sélection.

Asana

Asana est un outil de collaboration d'équipe basé sur un navigateur avec une interface principalement composée de listes de contrôle, de tâches et de sous-tâches. Il permet aux utilisateurs de se taguer les uns les autres dans les commentaires des tâches, de définir des mises à jour de l'état des tâches et de basculer vers les vues Kanban ou Gantt.

Les prix et les plans Asana sont idéaux pour les petites entreprises ou celles qui ont un budget limité, car ils offrent le plan gratuit le meilleur et le plus complet parmi tous les outils que nous avons profilés.

Bien que plusieurs utilisateurs puissent être affectés à un projet, Asana ne permet d'affecter qu'un seul membre de l'équipe à une tâche à la fois. Par conséquent, ce n'est pas idéal pour les tâches qui nécessitent un niveau élevé de collaboration entre plusieurs employés. Il convient mieux comme outil utilisé pour aider les employés individuels à suivre leurs rôles et responsabilités uniques dans le cadre de projets plus importants.

lundi.com

Monday.com est un outil de gestion de projet SaaS basé sur le Web offrant le plus haut niveau de personnalisation de projet et d'interface parmi toutes les options de cette liste.

Les utilisateurs peuvent afficher les tâches aux formats Kanban, liste de contrôle, chronologie et calendrier tout en profitant de fonctionnalités telles que le suivi du temps, la hiérarchisation des tâches et l'automatisation des flux de travail.

La tarification de Monday.com, cependant, est un point de discorde car c'est l'une des rares applications de collaboration d'équipe qui n'offre pas de plan gratuit. C'est un choix idéal pour les entreprises avec un volume élevé de personnel qui jonglent simultanément avec de nombreux projets détaillés.

Les petites équipes risquent d'être submergées par les fonctionnalités de personnalisation quelque peu excessives.

Wrike

Wrike est un logiciel de gestion de projet en ligne basé sur un tableau, idéal pour les projets qui nécessitent une communication fréquente entre les chefs de projet et les employés.

Wrike est idéal pour les équipes et les chefs de projet qui doivent fournir des rapports d'avancement aux supérieurs hiérarchiques, car il dispose d'excellentes fonctionnalités d'analyse de données et de graphiques de productivité.

Cependant, certaines des fonctionnalités de collaboration essentielles ne sont accessibles qu'avec le module complémentaire Wrike Proof, ce qui signifie que les utilisateurs devront payer plus pour commenter les tâches et travailler via la collaboration de documents en temps réel.

Camp de base

Basecamp est une plate-forme de gestion du travail basée sur un tableau Kanban qui est surtout connue pour sa fonction intégrée de messagerie instantanée en temps réel et son outil d'enregistrement automatisé. Les équipes nécessitant des communications fréquentes, mais pas trop détaillées, bénéficieront le plus de cet outil.

Cependant, Basecamp manque de fonctionnalités de collaboration importantes telles que les diagrammes de Gantt, les mises à jour de l'état des tâches, les commentaires des tâches et la création de sous-tâches.

Par conséquent, il est préférable pour les petites et moyennes équipes qui ont besoin d'une vue claire et épurée des tâches et affectations à venir. C'est également un bon choix pour les projets nécessitant une collaboration interdépartementale, car il permet la création de conseils d'administration en équipe et à l'échelle de l'entreprise.

Trello

Comme Basecamp, Trello est également une solution de collaboration d'équipe basée sur un tableau Kanban. Chaque projet est composé d'un tableau à l'échelle de l'équipe, qui est ensuite rempli de cartes et de listes de contrôle pour créer et surveiller les tâches.

Les « power-ups » ou intégrations de Trello permettent aux utilisateurs de personnaliser davantage leurs flux de travail avec des fonctionnalités de collaboration supplémentaires telles que le suivi du temps, les diagrammes de Gantt et le partage de fichiers.

Il est particulièrement avantageux pour les équipes qui souhaitent automatiser autant que possible leur flux de travail, car sa fonction "Butler" offre le plus haut niveau d'automatisation des tâches parmi toutes les autres options de cette liste.

Cependant, l'interface simple peut ne pas fournir suffisamment de fonctionnalités natives pour répondre aux besoins des grandes entreprises avec des projets très détaillés.

RingCentral Glip

RingCentral Glip est un logiciel de gestion des tâches qui offre un nombre illimité d'utilisateurs, d'intégrations et de stockage de fichiers, ce qui en fait un choix judicieux pour les grandes équipes.

Cependant, Glip de RingCentral ne dispose pas de la plus grande quantité de fonctionnalités de collaboration de base parmi tous les autres outils répertoriés ici. Il n'offre pas de vues Kanban ou Gantt, mais uniquement des formats de liste de contrôle et de calendrier.

Pourtant, c'est l'une des rares plates-formes qui possède son propre outil de messagerie de chat natif, c'est donc un bon choix pour les entreprises qui ont besoin de communications fréquentes en temps réel.

Cliquez vers le haut

ClickUp propose la liste la plus complète de fonctionnalités de collaboration natives parmi toutes les plates-formes que nous avons mentionnées dans cet article.

Il fournit des vues Kanban, Gantt, calendrier et liste de contrôle, offrant un haut niveau de personnalisation de l'interface. Il comprend également des outils de suivi du temps, des dépendances de tâches et des fonctionnalités de hiérarchisation des tâches.

Le seul véritable inconvénient de l'utilisation de ClickUp est qu'il nécessite une intégration avec Google Drive pour partager et modifier des fichiers. En dehors de cela, il est difficile de trouver une mauvaise chose à dire à ce sujet.

Les équipes de toute taille qui ont besoin d'un outil de collaboration gratuit pour toujours qui ne fait aucun compromis sur les fonctionnalités qu'il offre devraient opter pour ClickUp.

Quelles fonctionnalités de collaboration les outils de gestion de flux de travail offrent-ils ?

Le tableau interactif ci-dessous donne un aperçu clair des fonctionnalités et des limites offertes par les outils de collaboration d'équipe ci-dessus.

Quels outils de collaboration d'équipe valent la peine d'être utilisés ?

Nos recherches montrent qu'Asana et ClickUp sont les meilleurs outils de collaboration d'équipe en termes de fonctionnalités et de prix.

Ils ont des taux de satisfaction client élevés, sont conviviaux, sont idéaux pour une variété de cas d'utilisation et disposent de toutes les fonctionnalités de collaboration essentielles pour rationaliser la gestion des flux de travail.

Les deux offrent également des plans gratuits complets en plus des plans payants qui permettent une personnalisation plus poussée.

En plus d'utiliser des outils de collaboration d'équipe pour connecter les employés distants et sur site, réfléchissez à la façon dont le logiciel de conférence Web permet une communication en face à face entre les chefs de projet, les membres de l'équipe et les clients.

Notre liste des outils de visioconférence populaires peut vous aider à savoir ce qu'il faut rechercher dans une plate-forme pour les appels vidéo et comment des fonctionnalités telles que le partage d'écran, l'audio VoIP et les outils de tableau blanc bénéficieront à votre équipe.

Nous vous donnerons une idée simple des plates-formes qui valent la peine d'être utilisées et de celles qui doivent être laissées de côté.