Qu'est-ce qu'un appel de pont de conférence : guide pour connecter des équipes distantes

La communication est l'une des choses les plus importantes de notre époque, et une communication efficace est le moteur de toute entreprise prospère. Selon Bluesource, la productivité s'améliore jusqu'à 25 % dans les organisations avec des employés connectés. Heureusement, il y a eu beaucoup de progrès dans ce domaine au cours des dernières années. Grâce à cela, il est désormais plus facile que jamais de communiquer à distance et de se connecter avec plusieurs membres de l'équipe, à l'aide d'une simple conférence téléphonique.

Mais qu'est-ce qu'un pont téléphonique de conférence et pourquoi est-il si important aujourd'hui ?

Nous allons explorer ce sujet en profondeur et couvrir tout ce que vous devez savoir ici.

Qu'est-ce qu'un appel de pont de conférence ?

Un pont de conférence est simplement un moyen de connecter des personnes en un seul appel. Il permet à un groupe de personnes sélectionnées de participer à un seul appel téléphonique qui les relie virtuellement.

Mais pourquoi une conférence téléphonique s'appelle-t-elle un pont ? Le pont est simplement un terme que nous utilisons pour désigner l'équipement ou le logiciel qui relie les gens entre eux.

Comment fonctionne un pont ?

Le pont de conférence téléphonique permet généralement aux participants de se connecter à une salle de réunion virtuelle, où ils peuvent communiquer avec l'équipe à distance. Selon le pont, les participants peuvent être en mesure de choisir le meilleur endroit ou le meilleur appareil pour rejoindre la réunion. Aujourd'hui, de nombreux systèmes téléphoniques professionnels sont équipés de puissants logiciels de conférence, de matériel et de fonctionnalités complémentaires.

La plupart des systèmes de conférence d'aujourd'hui prennent en charge plusieurs salles de conférence, et chacune d'entre elles peut accueillir plusieurs participants. C'est un moyen moderne et efficace de communiquer avec l'équipe, surtout compte tenu de la flexibilité de ces systèmes. Les administrateurs et les participants ont accès à plusieurs fonctionnalités qui permettent une conférence efficace et moderne.

Il est également possible de mettre en place un studio de conférence riche avec tout l'équipement nécessaire pour avoir des réunions de qualité supérieure. Si vous voulez savoir ce qu'il y a d'autre, n'hésitez pas à consulter notre article sur la visioconférence.

Pourquoi les appels de conférence Bridge sont-ils plus populaires que jamais ?

Un ensemble décent d'outils de collaboration peut aider les petites entreprises à minimiser le temps perdu en communication inefficace et à maximiser la productivité. C'est pourquoi les conférences téléphoniques en pont deviennent de plus en plus populaires.

La conférence Web permet aux gens de se rencontrer virtuellement, peu importe l'heure ou le lieu. Vous passez moins de temps à planifier des réunions en face à face et dépensez moins d'argent pour organiser des réunions d'équipes entières dans une salle de réunion. Le logiciel de conférence Web vous permet de contrôler avec qui vous communiquez ainsi que le moment, le lieu et le mode de communication d'entreprise.

Aujourd'hui, presque tous les principaux fournisseurs de systèmes téléphoniques professionnels proposent en prime une sorte de logiciel de collaboration. Cela permet aux entreprises d'héberger des réunions virtuelles partout dans le monde à l'aide d'une simple conférence téléphonique. Lorsqu'une partie de l'équipe est au bureau, quelqu'un d'autre est à l'aéroport, tandis qu'un autre groupe est sur le site du client, la réunion peut toujours avoir lieu.

Divers obstacles de communication tels que le temps et la distance peuvent être surmontés à l'aide d'un pont de conférence. La technologie est conçue pour fournir une connexion transparente avec plusieurs personnes dans la même salle de réunion virtuelle. Les petites entreprises peuvent également utiliser des outils supplémentaires pour améliorer l'expérience avant et après la réunion.

Productivité

Avec la bonne configuration et le bon équipement, l'audioconférence peut faire gagner beaucoup de temps à tout le monde. Au lieu de perdre du temps à organiser, programmer et animer une réunion, vous pouvez simplement faire en sorte que tout le monde rejoigne la conférence téléphonique à une heure précise, quel que soit leur emplacement. La plupart des outils de conférence modernes prennent également en charge plusieurs appareils différents.

La polyvalence des conférences téléphoniques de pont ne peut pas être assez soulignée. L'option de planifier des réunions autour des besoins des petites entreprises plutôt que de la disponibilité des participants est un énorme gain de temps. N'oublions pas non plus que les équipes et les partenaires distants peuvent enfin se joindre à la conversation commerciale.

Coût

Si vous cherchez à minimiser les dépenses VoIP de votre petite entreprise, la collaboration d'équipe en ligne est une évidence. Au lieu de dépenser de l'argent pour la gestion, les lieux ou les frais de déplacement, vous pouvez investir dans un simple outil de transition et embarquer tout le monde. Cela fonctionne encore mieux avec des équipes distantes et vous pouvez organiser des réunions régulières à peu de frais.

Bien sûr, les logiciels de conférence ont aussi un coût, mais ce n'est rien comparé à ce que coûtent de vraies réunions. Il convient de mentionner que la conférence en ligne permet également de gagner du temps et que vous pouvez minimiser les tracas liés à la planification d'événements en passant à une conférence téléphonique. Dans l'ensemble, il s'agit d'une approche rentable pour les réunions d'équipe et la collaboration.

Sécurité

La plupart des entreprises apprécient la sécurité et il y a certainement beaucoup à gagner avec les conférences téléphoniques cryptées. Les réunions en direct nécessitent beaucoup de planification et d'organisation, et des informations importantes peuvent parfois fuir. Avec les appels de pont de conférence, il y a peu ou pas de risque de fuite d'informations, et la sécurité est toujours une priorité absolue avec de tels produits.

Les conférences téléphoniques sont généralement sécurisées avec des mots de passe, des codes PIN et des commandes de visibilité que les administrateurs peuvent contrôler. Un service de conférence décent fournit également le cryptage des données, et si un pirate informatique y accède, les informations sur l'appel seront masquées. Certains systèmes fournissent également des "codes d'accès longs" pour s'assurer que l'appel est toujours sécurisé.

Comme nous pouvons le constater, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les conférences téléphoniques gagnent en popularité, et nous pouvons nous attendre à ce que les entreprises investissent encore plus de ressources dans ces systèmes.

Tendances des conférences téléphoniques

La conférence Web est encore quelque peu nouvelle pour les entreprises, mais les fonctionnalités ne cessent de s'améliorer. Chaque entreprise a quelque chose d'unique à offrir, qu'il s'agisse de matériel ou de logiciel. Alors, quelles sont les dernières tendances en matière de conférences téléphoniques ?

Vidéo conférence

La vidéoconférence n'est pas la dernière invention, mais c'est néanmoins une avancée importante en matière de collaboration d'équipe. Les réunions téléphoniques standard reposaient toujours sur la voix, principalement parce que la technologie vidéo n'était tout simplement pas à la hauteur. Cependant, il est maintenant prudent de dire que la visioconférence haute définition est enfin devenue la norme de l'industrie.

Il y a de nombreux avantages à voir vos interlocuteurs en temps réel lors d'une visioconférence. C'est une fonctionnalité importante à avoir lorsque vous organisez de grandes réunions qui suscitent des émotions et nécessitent une prise de décision. La conférence avec un son et une vidéo HD de qualité supérieure est la voie à suivre pour toutes les entreprises qui cherchent à maximiser la productivité de leur équipe.

Stockage en ligne

Le stockage de données basé sur le cloud est peut-être l'une des meilleures tendances en cours dans l'industrie. La possibilité de conserver toutes vos informations en un seul endroit, accessible à tout moment, change vraiment la donne. Il y a aussi un avantage caché aux solutions d'entreprise basées sur le cloud, et c'est le fait qu'elles permettent un tas d'autres fonctionnalités utiles.

Transfert de fichier

Une organisation occupée est toujours remplie de fichiers et de documents qui nécessitent constamment une attention, et c'est toujours une bonne idée de tout garder au même endroit. Beaucoup plus d'informations sont transmises pendant les réunions, et le transfert de fichiers est une fonctionnalité intéressante à avoir. Grâce aux capacités de transfert de fichiers, les membres de l'équipe peuvent facilement se transmettre des documents importants sans se perdre.

Le transfert de fichiers est l'une des tendances importantes de la conférence Web et il ne fait que s'améliorer grâce à la technologie et au stockage en nuage.

Partage d'écran

Le partage d'écran était quelque chose de difficile à accomplir lors des réunions d'équipe traditionnelles. Un membre de l'équipe devait généralement connecter son ordinateur portable à un projecteur pour montrer son travail.

Désormais, toute l'équipe peut simplement se connecter via une conférence téléphonique et partager son écran pour montrer sur quoi elle travaille. Le partage d'écran est un ajout de collaboration bienvenu qui est là pour rester.

Enregistrer les réunions

Les entreprises ont toujours pu enregistrer leurs réunions, même si cela a nécessité du matériel et de la main-d'œuvre supplémentaires. Maintenant, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton d'enregistrement et toute la réunion d'équipe est enregistrée et stockée dans le cloud.

Presque tous les fournisseurs commencent à proposer cette fonctionnalité, et il y a une bonne raison à cela. C'est toujours une bonne idée d'avoir ce fichier stocké au cas où quelqu'un aurait manqué la réunion, vous reviendrez sur le sujet plus tard.

Accès à plusieurs appareils

Alors que la plupart des entreprises offrent un accès Web standard aux conférences téléphoniques, la dernière tendance semble être l'accès mobile. Les fournisseurs travaillent d'arrache-pied pour permettre l'accès à la fois aux tablettes et aux appareils mobiles à la visioconférence, et c'est un changement très bienvenu.

Les réunions au bureau sont importantes, mais aujourd'hui, nous avons la possibilité de tenir une conférence téléphonique avec quelqu'un qui utilise son téléphone à l'aéroport ou à la plage. Les applications mobiles permettent aux utilisateurs de se connecter n'importe où et n'importe quand, et leur popularité ne cesse d'augmenter.

Automatisation de l'IA

Certains fournisseurs ont commencé à expérimenter la technologie de l'IA pour améliorer l'expérience utilisateur.

Actuellement, l'IA est utilisée pour des choses comme les transcriptions vocales et l'automatisation, mais il sera intéressant de voir ce qui peut être amélioré avec un peu d'intelligence artificielle.

Rapports post-appel et plus

Les solutions de conférence optimisées par le stockage dans le cloud sont également capables de produire d'excellents rapports et analyses post-appel. Cela inclut certaines données collectées à partir de l'appel, y compris la qualité audio/vidéo et d'autres mesures utiles. Et n'oublions pas toutes les autres fonctionnalités post-appel telles que les rappels qui font progresser la productivité.

Il y a quelques autres tendances dans les conférences téléphoniques, mais pour l'instant, il est difficile de prédire si ces tendances vont se maintenir ou non. L'intégration des médias sociaux semble devenir plus populaire, ainsi que les enquêtes et les sondages. Il sera intéressant de voir ce que les fournisseurs proposeront à mesure que nous avancerons.

Les meilleurs services de conférence téléphonique pour 2019

En 2019 et au-delà, les entreprises pourront tirer parti des services de conférence pour augmenter considérablement leur productivité et réduire leurs coûts. Les fournisseurs ne cessent de proposer de nouvelles fonctionnalités et il existe déjà de nombreuses options de conférence parmi lesquelles choisir.

UberConference

Si vous cherchez un produit décent pour commencer, UberConference by Dialpad semble être un excellent choix. UberConference s'efforce de rendre les appels vocaux simples et faciles, aucun code PIN requis. Le service de base pour héberger des appels est également gratuit, vous pouvez donc le tester avant de souscrire à un plan.

L'ensemble du produit coûte 15 $/mois avec une suite complète d'outils de conférence Web, y compris des éléments tels que la vidéo en direct, le partage d'écran et même la transcription et l'automatisation de l'IA.

Aller à une réunion

Si les conférences téléphoniques sont courantes dans votre entreprise, GoToMeeting devrait en offrir suffisamment pour répondre à vos besoins. GoToMeeting est un outil de réunion populaire pour les entreprises de toutes tailles, et il existe des fonctionnalités telles que la messagerie professionnelle et l'assistant de réunion que les propriétaires d'entreprise vont adorer. Ce service est connu pour sa prise en charge de différents appareils, sa messagerie et son expérience globale conviviale.

Les plans commencent à 18 $/mois et vont jusqu'à 47 $/mois pour des fonctionnalités plus avancées telles que les transcriptions AI, l'enregistrement illimité et quelques outils supplémentaires pour les utilisateurs dédiés.

Zoom

Zoom.us est un nouvel acteur dans l'espace de conférence téléphonique, mais l'entreprise est là pour rivaliser. Zoom vous permet de mettre en place une conférence téléphonique gratuite, et les utilisateurs l'adorent pour sa simplicité et sa facilité d'utilisation.

Les plans gratuits offrent une grande quantité de fonctionnalités de base, et en investissant 15 $/mois, vous pouvez vous débarrasser de toutes les limitations et profiter d'une expérience de conférence transparente.

Réunions RingCentral

Comme nous l'avons mentionné précédemment, de nombreux fournisseurs de systèmes téléphoniques travaillent au développement d'outils de collaboration d'équipe, et c'est exactement le cas avec RingCentral. RingCentral Meetings est un logiciel de conférence avec des outils de collaboration d'équipe et une excellente option pour ceux qui travaillent déjà avec la plate-forme Office de RingCentral.

Ce service de conférence téléphonique est également gratuit, mais il y a un coût de 15 $/mois pour accéder aux fonctionnalités premium et supprimer les limitations.

Ce sont quelques-uns des principaux fournisseurs de ponts de conférence téléphonique, mais il existe de nombreuses autres options uniques telles que Skype, Google Hangouts, Join.me, ClickMeeting et ReadyTalk. Il appartient à chaque entreprise de décider laquelle des options convient le mieux à ses besoins particuliers.

La technologie des ponts de conférence est là pour rester

Nous avons vu exactement quels types d'avantages peuvent être obtenus avec les conférences téléphoniques et les réunions en ligne, et c'est maintenant le moment idéal pour changer. La plupart des grandes entreprises tirent déjà pleinement parti des logiciels de collaboration d'équipe, et vous devriez en faire de même. Il existe de nombreux services de conférence téléphonique pont parmi lesquels choisir, il s'agit donc simplement de trouver la bonne solution.

Si vous cherchez à améliorer l'efficacité de votre entreprise et à explorer les systèmes téléphoniques de bureau avec un logiciel de collaboration d'équipe, n'hésitez pas à consulter notre examen complet des 7 meilleurs systèmes téléphoniques de bureau en 2019.