8 avantages de la transcription des conférences téléphoniques + meilleures solutions

Bien que les outils de communication d'entreprise tels que la messagerie instantanée et les logiciels d'appel vidéo soient devenus la nouvelle norme sur le lieu de travail, les conférences téléphoniques hebdomadaires restent la pierre angulaire de la communication d'entreprise.

Des études récentes montrent que l'employé moyen assiste à au moins cinq conférences téléphoniques chaque semaine.

Avec autant de réunions qui rassemblent des membres d'équipe géographiquement divers, plusieurs services internes et parfois des clients, garder une trace de ce qui s'est passé lors de chaque conférence téléphonique est un défi.

Le logiciel de transcription de conférence téléphonique utilise l'intelligence artificielle et la PNL pour transcrire automatiquement vos réunions en temps réel, ce qui signifie que vous aurez un enregistrement écrit de vos conférences téléphoniques à consulter et à partager avec d'autres. De plus, il n'est plus nécessaire d'externaliser les transcripteurs humains.

Mais pourquoi devriez-vous utiliser des outils de transcription d'appel de haute qualité et quelles sont les meilleures plateformes à considérer ?

Continuez à lire pour le découvrir.

Table des matières

• Quels sont les avantages de la transcription des conférences téléphoniques ?
• Quels sont les meilleurs services de transcription de conférence téléphonique ?
• Trinité
• loutre
• Sonix
• Scribe heureux
• Logiciel d'enregistrement d'appels avec fonctionnalités de transcription

Quels sont les avantages de la transcription des conférences téléphoniques ?

(Source de l'image)

Les outils de transcription d'entreprise présentent plusieurs avantages évidents.

Savoir qu'il y aura des dossiers auxquels se référer à l'avenir signifie ne plus prendre de notes furieusement pendant la réunion, se concentrer davantage sur les appels et responsabiliser les employés et les clients.

Lorsque vous êtes en mesure de tirer le meilleur parti de vos réunions en personne et en ligne - et lorsque vous pouvez facilement vous référer à ce que vous y avez couvert - vous pouvez également réduire le nombre de réunions dont vous avez besoin.

Étant donné que 45 % des membres de l'équipe se disent dépassés par leur volume de réunions hebdomadaires au travail, moins il y a de réunions - et plus celles que vous avez sont efficaces - mieux c'est.

Mais il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles avoir des transcriptions de vos conférences téléphoniques est un énorme avantage. Ci-dessous, nous discuterons de la mesure dans laquelle les transcriptions peuvent aider.

Trouvez rapidement les informations essentielles

Les conférences téléphoniques sont un moyen efficace de réfléchir à des idées, de mettre à jour ou de former des départements entiers et d'organiser des réunions essentielles avec les clients et la haute direction.

Mais étant donné qu'une conférence téléphonique dure en moyenne entre 45 et 60 minutes, devoir écouter des enregistrements pour trouver des informations spécifiques peut consommer des tonnes de temps précieux (sans parler de la frustration sans fin).

Avoir une transcription de vos appels permet de trouver facilement le point exact de la conversation auquel vous devez vous référer. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher par mots-clés ou utiliser une fonction de détection de locuteur pour trier en fonction de la personne qui parle.

Non seulement cela permet de gagner du temps, mais cela signifie également que les détails importants, en particulier les éléments d'action et les tâches qui nécessitent un suivi, ne sont pas négligés.

Amélioration du référencement du site Web

Le référencement, abréviation de Search Engine Optimization, est ce qui aide à faire en sorte que le site Web de votre entreprise soit mieux classé dans les résultats de recherche et à obtenir plus de visites sur le site de la part des personnes les plus susceptibles d'acheter votre produit ou service.

Étant donné que près de 70 % de toutes les expériences en ligne commencent par une entrée dans un moteur de recherche comme Google ou Bing, le référencement joue un rôle énorme dans le succès de votre entreprise.

Une façon d'améliorer votre stratégie de référencement consiste à télécharger vos transcriptions sur le site Web de votre entreprise. Non seulement la lecture d'un contenu plus long comme celui-ci garde les visiteurs sur votre site Web plus longtemps (ce qui augmente votre score de référencement), mais elle offre également la possibilité d'inclure plus de mots clés sur votre site Web.

De plus, les clients potentiels auront un aperçu exact du fonctionnement de votre entreprise.

Une approche unique de l'évaluation des employés

L'analyse des appels et les indicateurs de performance clés fournissent des informations importantes sur le comportement et la productivité des employés.

Les responsables peuvent voir le nombre d'appels qu'un agent reçoit par jour, le nombre d'appels manqués, le temps qu'il passe au téléphone et d'autres informations essentielles.

Mais les données seules racontent rarement toute l'histoire.

L'examen des transcriptions des réunions offre un regard plus subjectif sur vos employés et récupère des détails que les chiffres seuls ne peuvent tout simplement pas.

Par exemple, un représentant du service client peut avoir un taux de résolution au premier appel inférieur à ce que vous souhaiteriez, mais il peut toujours partager d'excellentes idées et offrir des commentaires importants lors des réunions. Les transcriptions d'appels sont un moyen efficace et unique d'identifier les dirigeants de votre entreprise qui, autrement, auraient pu passer inaperçus.

De même, vous pouvez utiliser des transcriptions pour voir qui ne s'exprime pas, afin de les encourager à partager leurs idées à l'avenir ou d'évaluer s'ils sont ou non aussi engagés qu'ils le devraient.

Transparence accrue

Environ 66 % des consommateurs d'aujourd'hui déclarent que la transparence de la marque est l'une des principales choses qu'ils recherchent lorsqu'ils décident avec qui faire affaire.

Lorsque vous disposez de transcriptions d'appels partageables, vous pouvez facilement les envoyer par e-mail aux parties prenantes, aux membres du conseil d'administration, aux clients et aux autres employés. Non seulement cela améliore la réputation de votre entreprise, mais cela permet également à vos consommateurs de se sentir plus valorisés et inclus dans vos opérations quotidiennes.

Ce niveau de transparence vous permet d'éviter ou de résoudre rapidement les problèmes de communication.

Bien sûr, la transparence et la conformité vont de pair.

Conformité aux réglementations de l'industrie et protection juridique

Selon l'industrie spécifique dans laquelle vous travaillez, votre entreprise peut être légalement tenue d'enregistrer et de fournir des transcriptions de toutes vos conférences téléphoniques. Cela est particulièrement courant dans les secteurs financier et juridique, ainsi que dans certaines plateformes de reportage et de journalisme.

Mais même si vous n'êtes pas obligé de transcrire vos appels, cela offre une excellente couche de protection juridique.

Par exemple, un client prétend que vous avez fourni un contrat verbal, lui promettant qu'un projet coûterait une somme d'argent déterminée ou serait achevé dans un certain délai. Maintenant, le client prétend que vous n'avez pas tenu votre part du marché - même si vous savez que vous n'avez jamais fait les promesses qu'ils disent que vous avez faites.

Pour éviter un procès potentiel, des amendes ou des allers-retours sans fin avec les clients, tout ce que vous avez à faire est de montrer au client la transcription (et si on vous le demande, fournissez également l'enregistrement lui-même.)

Assurez-vous simplement de connaître les lois sur l'enregistrement des appels dans votre état avant de décider d'enregistrer et de transcrire les appels avec des tiers.

Accessibilité

Dans le monde d'aujourd'hui, il est important que votre matériel promotionnel, votre site Web, vos réunions vidéo, etc. soient aussi accessibles que possible.

En transcrivant vos appels et conférences d'affaires, vous vous assurez que les personnes sourdes ou qui ne peuvent pas assister aux réunions en raison d'un handicap peuvent toujours participer.

Mais il ne s'agit pas seulement d'accessibilité pour les personnes handicapées.

Un accès Internet médiocre en raison de l'emplacement ou du fournisseur peut signifier que les vidéoconférences ou les audioconférences sont saccadées, ce qui fait que les participants manquent des informations clés. La transcription aide à combler les lacunes et à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

N'oubliez pas que certaines personnes apprennent simplement et se souviennent mieux en lisant qu'en écoutant. Ceux qui pourraient "s'éloigner" lors d'une conférence téléphonique pourraient avoir une focalisation laser lors de l'examen des transcriptions. Bien que cela puisse sembler être un petit détail, répondre à une variété de styles d'apprentissage peut avoir un impact important sur la satisfaction des employés et la productivité globale.

Les transcriptions assurent également l'accessibilité en donnant aux employés et aux clients qui n'ont pas pu assister à la réunion initiale un moyen de revoir ce qui a été discuté.

De plus, comme ils peuvent effectuer une recherche par mot-clé, ceux qui n'ont pas le temps de lire l'intégralité de la transcription peuvent facilement trouver les sections les plus pertinentes pour leurs intérêts.

Informations client plus détaillées

En plus de fournir à la direction des informations sur les employés, les relevés de notes sont également un excellent moyen d'en savoir plus sur vos clients.

L'examen des transcriptions des réunions avec les clients ou même des réunions internes avec votre équipe d'études de marché vous aide à comprendre les problèmes récurrents des clients, les produits ou services souhaités et ce qu'ils attendent de votre marque.

Ces transcriptions peuvent également offrir des informations précieuses en matière de prévision des tendances, de données démographiques sur les clients et d'amélioration de vos argumentaires de vente et de la formation des employés.

À des fins d'archivage

Enfin, les transcriptions des conférences téléphoniques vous aident à développer une documentation et des archives solides sur l'entreprise.

Ces transcriptions peuvent être examinées par les responsables de la conformité, les consultants, la haute direction et lors d'un examen de fin d'année ou de réunions du conseil d'administration. Vos employés peuvent évaluer eux-mêmes leurs performances en lisant les transcriptions, en identifiant leurs propres forces et faiblesses.

Il est également facile de partager instantanément des notes de réunion et des points saillants à la demande en les extrayant directement de la transcription.

De plus, la taille des fichiers de transcription est généralement beaucoup plus petite que celle des fichiers vidéo, donc les télécharger sur le cloud ou sur votre site Web prendra beaucoup moins d'espace.

Les meilleurs services de transcription de conférence téléphonique ?

Ci-dessous, nous décrivons certains des logiciels de transcription d'appels les plus puissants, notamment :

• Trinité
• loutre
• Sonix
• Scribe heureux

Trinité

Trint est un logiciel de transcription audio IA approuvé par le Washington Post, Airbnb, Nike et Associated Press.

Il utilise la reconnaissance vocale automatisée (ASR) et le traitement du langage naturel (NLP) pour garantir que les transcriptions ont un délai d'exécution rapide et pour fournir des transcriptions précises à 99 %. La fonction de transcription en temps réel offre des transcriptions en temps réel de la parole au texte en aussi peu que 3 secondes dans 15 langues différentes. Ces transcriptions en temps réel fonctionnent avec plusieurs formats de streaming, notamment RTSP, RTMP et HLS. Il est facile de vérifier que votre transcription est correcte en écoutant une lecture audio de celle-ci au fur et à mesure que les mots apparaissent sur votre écran.

Trint est également livré avec un outil de création de vocabulaire, qui permet aux utilisateurs de créer des listes de phrases et de mots personnalisés que la transcription de l'IA pourrait ne pas détecter. Ceux-ci incluent généralement des éléments tels que les noms des employés, les noms de marque, le jargon et le jargon de l'entreprise, l'orthographe différente des mots, etc. Cela signifie moins d'erreurs dans les transcriptions.

Les outils de l'éditeur facilitent la modification des transcriptions, la correction des erreurs et des fautes d'orthographe, le nom des orateurs, etc. Les utilisateurs peuvent rechercher et remplacer des mots, les barrer, les mettre en pause et les surligner avec l'outil d'édition. De plus, les clients mentionnent fréquemment sa facilité d'utilisation dans les critiques et les témoignages.

Les autres fonctionnalités incluent :

• Transcription en 31 langues
• Noms des orateurs
• Ajouter des commentaires, des surlignages et des annotations aux transcriptions
• Transcriptions consultables
• Espaces de travail pour que seuls les utilisateurs disposant d'autorisations puissent accéder/modifier une transcription
• Codes temporels ajustables pour correspondre au fichier source
• API et intégrations avec Zoom, Zapier et Adobe Premiere Pro
• Certification de conformité ISO 27001 et conformité PCI DSS
• Télécharger des transcriptions sous forme de fichiers .mp3, .aac, .mp4, .avi, .mov, .wma et .wav
• Exportez les transcriptions au format .docx, .txt, .stl, .html, .cvs et autres formats de fichiers
• Application mobile iPhone

Trint propose un essai gratuit et trois forfaits payants : Individuel, Équipe et Entreprise. Les prix ne sont pas accessibles au public sur le site Web de Trint.

Idéal pour : Trint est l'outil incontournable pour les organes de presse et les journalistes individuels qui ont des heures d'interviews et de réunions à transcrire presque quotidiennement. Cela signifie qu'il est également idéal pour les équipes distantes avec un volume de réunions hebdomadaire élevé qui publient ou partagent souvent des transcriptions de réunions (une fois par semaine ou plus).

loutre

Otter.ai est un assistant et un outil de transcription alimenté par l'intelligence artificielle et la voix ambiante, approuvé par The Verge, Columbia University, IBM, Dropbox et ProPublica.

L'une de ses principales fonctionnalités est le résumé des faits saillants, qui aide les utilisateurs à suivre les éléments d'action et les principaux points à retenir de la réunion. Chaque utilisateur peut mettre en évidence les parties les plus importantes de la réunion directement dans la transcription en direct, éliminant ainsi le besoin de notes. Les temps forts choisis par chaque utilisateur sont partagés avec tous les participants à la réunion en temps réel et automatiquement synchronisés. À la fin de chaque conférence, les participants reçoivent un résumé composé de notes surlignées à lire ou à partager.

Les utilisateurs peuvent partager des enregistrements de conférence téléphonique en direct et/ou après la réunion en privé par e-mail ou avec un lien partageable.

Il s'intègre également à Google G Suite et Microsoft Office 365 pour se synchroniser avec votre calendrier professionnel et fournir une liste des participants, des ordres du jour et des titres de réunion.

Otter a trois plans disponibles : Basic, Pro et Business. Le plan de base est gratuit, le plan Pro est de 8,33 $/utilisateur par mois et le plan d'affaires est de 20,00 $/utilisateur par mois. Il propose également un essai gratuit de plans payants.

Tous les plans Otter, y compris la version gratuite, ont les fonctionnalités suivantes :

• Transcription en temps réel
• Applications pour smartphones iOS et Android
• Enregistrement et lecture aux vitesses 0,05x, 1x et 2x
• Transcription en temps réel
• Identification du locuteur
• Recherche par mots clés
• Résumé de la génération de mots-clés et de nuages ​​de mots
• Modifier, surligner, commenter et ajouter des images aux transcriptions
• Exporter des fichiers audio et texte (format TXT)
• Synchroniser les enregistrements en nuage Zoom
• Organiser les transcriptions par dossier

Le tableau ci-dessous décrit les différences entre les trois plans et les fonctionnalités supplémentaires.

Idéal pour : Otter est particulièrement populaire dans le secteur de l'éducation, d'autant plus que l'apprentissage à distance est devenu de plus en plus courant. Les étudiants l'utilisent pour réviser les cours et les notes, tandis que les professionnels de l'éducation peuvent évaluer les performances des professeurs. Il est également idéal pour les entreprises de divers secteurs qui ont besoin d'un compte gratuit avec des besoins d'enregistrement pour des réunions plus courtes. De plus, c'est un bon choix pour ceux qui utilisent la visioconférence Zoom mais qui ont besoin de fonctionnalités de transcription supplémentaires.

Sonix

Sonix est un logiciel de transcription automatisé qui, selon son site Web, a été évalué de manière indépendante comme le service de transcription en direct le plus précis.

L'outil est particulièrement apprécié pour ses intégrations avancées avec les plates-formes de conférence Web populaires. Il s'intègre avec :

• Zoom
• Aller à une réunion
• Google Meet
• Cisco WebEx
• AnneauCentral
• Équipes Microsoft
• Blue Jeans
• UberConference

Sonix propose également une transcription avancée, un partage audio et vidéo, ce qui signifie que vous pouvez partager plus que la seule transcription.

Les utilisateurs peuvent facilement mettre en évidence des sections vidéo ou audio pour créer des clips plus petits, télécharger des URL de transcriptions complètes sur leur site Web ou utiliser le lecteur multimédia intégré personnalisable pour correspondre à votre site Web. L'analyse des médias vous permet de suivre vos vues, le nombre de téléchargements, etc. De plus, vous pouvez facilement partager des transcriptions sur Twitter, Instagram, LinkedIn et Facebook.

Pour une meilleure organisation, les utilisateurs peuvent créer des dossiers personnalisés avec des autorisations spécifiques, rechercher des transcriptions individuelles par mot, créer des étiquettes personnalisées et même rechercher toutes les transcriptions stockées par mot ou expression.

C'est également un outil unique en ce sens qu'il offre un sous-titrage automatisé pour les enregistrements vidéo, ce qui en fait une option accessible.

Sonix propose un essai gratuit qui comprend 30 minutes de transcription gratuite. Il propose trois plans payants, dont une option de paiement à l'utilisation. Tous les forfaits Sonix incluent des fonctionnalités telles que :

• Plus de 40 langues de transcription, y compris les dialectes et les accents
• Éditeur intégré au navigateur
• Étiquetage des haut-parleurs jusqu'à 6 haut-parleurs
• Transcriptions consultables
• Dossiers et fichiers personnalisés
• Horodatages mot à mot
• Notes et commentaires dans la transcription
• Assemblez des fichiers audio à la transcription existante
• Dictionaire personnalisé
• Exportez les transcriptions dans des formats de fichiers tels que MS Word, DOCX, TXT et PDF
• Exportations de sous-titres (formats SRT, VTT)
• Clips partageables instantanément et liens de transcription partageables
• Lecteur multimédia intégrable
• Partage de transcription en mode prêt uniquement
• SSL et authentification à deux facteurs

Le tableau ci-dessous présente les différences entre les plans Standard, Premium et Entreprise.

Idéal pour : Sonix est un excellent choix pour les PME qui n'ont qu'un besoin occasionnel de transcrire des réunions et qui bénéficieraient donc le plus d'un plan de paiement à l'utilisation. Il est également idéal pour ceux qui recherchent une solution de transcription riche en fonctionnalités qui vous permet d'intégrer à la fois des enregistrements audio et des transcriptions directement dans votre site Web. Cela en fait une bonne option pour les détaillants en ligne, les hébergeurs de podcasts, les étudiants et les avocats, ainsi que pour les entreprises fortement présentes sur les réseaux sociaux.

Scribe heureux

Happy Scribe est un logiciel de transcription automatique et un outil de sous-titrage approuvé par plus de 300 000 clients, dont la BBC, USA Today, les Nations Unies et Forbes.

L'une des fonctionnalités les plus utiles est la fonction d'aide à la relecture. Au lieu d'avoir à lire des transcriptions entières à la recherche d'erreurs potentielles, cette fonctionnalité note automatiquement où le logiciel a eu du mal à identifier correctement les mots. Il dispose également d'un outil de ponctuation avancé pour déterminer automatiquement où les virgules, les points, les points d'interrogation et les points doivent être inclus. Happy Scribe insère également automatiquement des sauts de paragraphe lorsqu'un nouveau locuteur est détecté.

Il faut moins de 20 minutes pour obtenir le premier brouillon d'enregistrements d'une heure, en plus des transcriptions automatiques en direct.

L'API Happy Scribe s'intègre à de nombreuses applications tierces, notamment :

• Mou
• Boîte de dépôt
• Google Sheets et Google Documents
• Zapier
• Trello
• YouTube et Viméo
• Table à air
• Boîte
• Gmail

Happy Scribe propose un essai gratuit et est un plan entièrement payant (ce qui signifie qu'il n'y a pas de plans à plusieurs niveaux, juste des heures supplémentaires d'enregistrement/de transcription.) Vous pouvez acheter des heures individuelles ou définir des incréments de 1 heure, 25 heures. , 50 heures ou 75 heures. Il n'y a pas de date d'expiration avec vos heures et vous pouvez configurer des recharges automatiques lorsque votre solde est faible.

Les autres fonctionnalités incluses dans un plan Happy Scribe sont :

• Texte en surbrillance
• Commenter les transcriptions
• Code de couleurs
• Vitesse d'enregistrement de lecture réglable
• Rechercher et remplacer des mots
• Gestion du code temporel
• Vocabulaire personnalisé
• Lecteur de transcription intégrable
• Partage de lien
• Transcriptions disponibles dans plus de 119 langues
• Accès de l'équipe et collaboration sur les relevés de notes
• Exportez les transcriptions aux formats PDF, texte brut, HTML interactif et Microsoft Word

Le tableau ci-dessous indique le prix par heure.

Idéal pour : Happy Scribe est idéal pour les PME à la recherche d'un outil de transcription avec une structure de prix flexible qui permet une bonne collaboration d'équipe sur les transcriptions. Les entreprises qui ont besoin d'enregistrements audio intégrables avec sous-titres et transcriptions dans une variété de langues bénéficieront également de Happy Scribe.

Logiciel d'enregistrement d'appels avec fonctionnalités de transcription

La transcription des conférences téléphoniques est un moyen facile de rendre les réunions plus productives, de suivre les actions et les nouvelles idées et de protéger votre entreprise en cas de problème juridique.

Le logiciel d'enregistrement des appels enregistre à la fois les appels téléphoniques individuels et les réunions de groupe plus importantes et inclut souvent des services de transcription d'enregistrement. Comme pour les applications de transcription, les utilisateurs peuvent instantanément afficher, partager et modifier ces transcriptions d'enregistrement.

Vous voulez en savoir plus ?

Notre guide simple pour comprendre les plateformes d'enregistrement d'appels vous aide à connaître les meilleurs outils du marché, ce qu'il faut rechercher chez un fournisseur et quelles fonctionnalités se démarquent.