Le guide de l'acheteur des outils de planification de salle de conférence

Une bonne partie de notre temps au travail est passée dans des réunions et des salles de conférence, pour collaborer et faire avancer les choses. La nature des salles de conférence permet un espace ouvert pour une collaboration riche entre des groupes de toute taille. Mais votre équipe a-t-elle déjà accidentellement réservé deux réunions dans la même salle sans communiquer clairement qui sera où et quand ? Ou que votre réunion soit interrompue par un coup frappé à la porte en vous demandant combien de temps votre équipe restera - ou même que vous tombiez sur une salle de conférence "occupée", sans personne à l'intérieur ?

Sans horaire clair et sans organisation, il peut être facile de se heurter à des conflits d'horaire gênants. Bien sûr, tout cela pourrait être fait sur papier, ou via des chaînes de messagerie ou une salle Slack dédiée à la planification des salles de conférence - mais que se passerait-il s'il existait une solution, une qui fonctionne un peu comme vos autres applications de collaboration d'équipe ? Heureusement, avec l'essor des solutions basées sur le cloud, il semble que toutes les opportunités de tirer parti d'une plate-forme flexible et toujours connectée se concrétisent, même pour la planification des salles de conférence.

Alors c'est quoi?

Les outils de planification de conférence sont à peu près cela, des plates-formes flexibles basées sur le cloud permettant à toute votre équipe de réserver, planifier, annuler, mettre à jour ou suivre la disponibilité et la planification des salles de conférence. Ces solutions incluent généralement l'application "homebase" où les informations sont saisies, telles que quelles salles de conférence se trouvent dans le bâtiment, qui est occupée pour quelle réunion et pour combien de temps.

Planification simplifiée
Puisqu'elles sont basées sur le cloud, ces applications sont accessibles à tout moment depuis votre téléphone, ordinateur ou tablette tant que l'appareil est connecté à Internet. Vous pourrez également voir exactement les mêmes informations, quelle que soit la plateforme sur laquelle vous ouvrez l'application ou l'heure de la journée. Ces applications "homebase" permettront également l'intégration avec de nombreuses applications de calendrier populaires afin que votre équipe puisse vraiment rester sur la bonne voie et ne jamais manquer une réunion importante ou un changement d'horaire. De cette façon, vous pouvez simplement programmer des salles directement sur votre calendrier lors de la création d'un événement, et il mettra à jour votre solution de planification de salle de conférence pour afficher les informations d'heure et de lieu correctes.

Convertissez-vous en un bureau intelligent avec des salles de conférence intelligentes
Mais au-delà de l'installation de l'application sur votre ordinateur de travail ou votre téléphone portable, le deuxième aspect des outils de planification de salle de conférence est la possibilité de s'intégrer à des écrans matériels à l'extérieur de chaque salle de conférence.

Avec un investissement initial, votre équipe peut équiper chaque salle de conférence du bureau d'un iPad ou d'une tablette Android pour afficher toutes vos informations de planification configurées sur vos applications, telles que le programme de la journée entière des réunions qui auront lieu dans cette salle, ce qui se passe actuellement réunion est en cours, ou presque toute autre information que votre équipe juge pertinente. C'est la puissance du cloud qui réapparaît, avec tous vos appareils d'affichage connectés au réseau et votre solution de planification de salle de conférence, les informations seront mises à jour à la volée et à distance, même si vous êtes coincé à la maison ou dans le métro en marche en retard. De cette façon, toute personne qui se présente à la porte de votre salle de conférence peut simplement jeter un coup d'œil à l'écran monté et savoir rapidement si la salle est utilisée et quand elle sera libre.

Quels sont les bénéfices?

1. La planification des salles de conférence simplifiée

Avec une plate-forme centralisée, qui s'intègre directement et parfaitement au calendrier que vous connaissez déjà, ces outils visent à rendre le processus de planification et de contrôle du calendrier relativement simple. Finies les journées de recherche d'une salle vide ou d'interruptions gênantes qui distraient votre équipe avec les écrans muraux à l'extérieur de chaque salle de conférence. Avec certaines solutions, les utilisateurs peuvent même s'enregistrer pour annoncer leur présence, ou si votre équipe termine plus tôt, l'application peut être mise à jour instantanément pour afficher la salle comme vacante. Et bien sûr, parce que tout est basé sur le cloud, vous pouvez rester à jour de n'importe où, même à distance.

2. Une augmentation de la productivité

L'efficacité est la clé absolue de la productivité. Réduire les temps d'arrêt et supprimer les contraintes ou les maux de tête qui tentent de se précipiter pour retrouver des informations perdues est une perte de temps absolue. Avec une seule solution pour gérer toutes vos informations de planification de salle de conférence dans le cloud, votre équipe peut être sûre que tout est à jour et correct. Les écrans montés permettent de trouver rapidement l'horaire de la journée ou de localiser une pièce vide, et moins d'interruptions signifient des distractions et des temps d'arrêt. Certaines solutions logicielles permettront même aux utilisateurs de mettre à jour, de modifier ou de réserver une salle de conférence directement à partir de l'écran mural, et les membres de l'équipe peuvent s'enregistrer à leur arrivée afin que vous sachiez qui manque avant de commencer la réunion.

3. Profiter du Cloud

Comme avec toutes les applications basées sur le cloud, ces solutions de planification de salle de conférence tirent pleinement parti du réseau cloud qu'elles utilisent, permettant des informations persistantes, peu importe où et comment vous vous connectez. Tant que votre appareil dispose d'une connexion Internet, vous pourrez vous connecter et consulter le dernier calendrier, ou apporter les modifications nécessaires. Si votre équipe décide de tirer pleinement parti et de s'intégrer dans des écrans matériels en dehors des salles de conférence, l'utilisation du réseau cloud est la clé absolue pour faire fonctionner ce type de système. Même vos télétravailleurs seront au courant et les administrateurs peuvent apporter à distance des modifications aux affichages matériels. Grâce au cloud, si une réunion tourne court et que la salle s'ouvre, mettez simplement à jour les informations sur l'écran ou sur votre téléphone et tous les autres membres de votre réseau le sauront immédiatement.

Identification de vos besoins

Bien entendu, chaque solution s'accompagne d'un cas d'utilisation ou d'un scénario spécifique qu'elle tentait de résoudre. Cependant, dans le cas de ces outils de planification de salles de conférence, presque toutes les équipes qui s'appuient sur des réunions et disposent d'un volume de salles pouvant bénéficier d'une gestion et d'une planification appropriées peuvent en tirer pleinement parti. Bien sûr, si votre équipe est plus petite et que votre bureau est limité à une ou deux salles de conférence, ce logiciel peut sembler un peu inutile. Cependant, je dirais que même si vous êtes une petite équipe avec une seule salle de conférence, une solution de cette nature peut profiter à votre bureau - de cette façon, plusieurs équipes n'ont pas à se faire concurrence ou à se soucier de savoir qui est dans la salle.

Le meilleur cas d'utilisation pour une solution de planification de salle de conférence serait très probablement de grandes organisations avec de grandes équipes. Que votre bureau ne dispose que de 5 ou 100 salles de conférence, tout outil que votre entreprise peut utiliser pour aider à garder l'ensemble du bureau organisé et synchronisé contribuera à réduire considérablement les temps d'arrêt. Si vous avez un grand nombre de personnes et pas beaucoup de salles, ces solutions peuvent faire des merveilles pour réduire les interruptions ou accrocher cette ouverture de dernière minute dans la salle de conférence B. Si votre équipe est nombreuse et que vous avez un grand nombre de salles de conférence, ces solutions aideront votre équipe à rester à jour et à savoir où être et quand.

Que rechercher lors de vos achats ?

1. Compatibilité des appareils

Bien sûr avec une solution cloud, il serait préférable d'adopter une solution disponible sur le plus grand nombre d'appareils. Qu'il s'agisse de tablettes (Apple et Android), d'ordinateurs de bureau PC et Mac, ainsi que de téléphones Android et Apple, vous ne voudriez pas empêcher une bonne partie de votre main-d'œuvre d'utiliser une nouvelle solution. Les bureaux à caractère BYoD feront de leur mieux pour s'assurer que la solution qu'ils choisissent est disponible sur le plus grand nombre de plates-formes.

2. Prise en charge de l'affichage matériel

Bien que ces solutions offrent une application robuste pour planifier et organiser simplement des informations dans le cloud et en déplacement, la véritable puissance vient de l'équipement de vos salles de conférence avec ces écrans matériels. Tout comme la prise en charge des appareils, la recherche d'une solution prenant en charge ces écrans matériels et une solution prenant en charge le plus grand nombre d'écrans, qu'il s'agisse d'iPad de différentes générations ou de différents styles de tablettes Android, devrait figurer en bonne place sur la liste.

3. Matériel inclus

Cela peut être un peu plus délicat, mais certaines solutions peuvent proposer des offres groupées de matériel avec leur logiciel pour faire de l'adoption un processus d'un seul magasin. Le prix d'achat de 20 iPad neufs peut être coûteux en soi, sans parler du matériel de montage ou des étuis nécessaires pour positionner correctement les écrans à l'extérieur de chaque salle de conférence respective. Certains fournisseurs pourraient être disposés à ajouter un ensemble de matériel avec un abonnement à leur service.

4. Rapports analytiques avancés

La collecte de données est une ressource puissante qui peut être utilisée pour améliorer ou éliminer tout problème ou problème. Certaines plates-formes tireront pleinement parti des informations que vous injectez dans la solution, telles que les heures de planification, les salles les plus couramment utilisées, les durées de réunion courantes, et donneront accès à ces informations pour formuler une idée plus précise de la manière d'augmenter réellement la productivité et de réduire les temps d'arrêt.

5. Affichages et paramètres personnalisables

Si tous ces écrans matériels ne font qu'afficher le nom de la salle de conférence, l'heure et si la salle est occupée ou non, le même travail pourrait être effectué avec une solution beaucoup moins intense. Cependant, si votre affichage est entièrement personnalisable et configurable, cela ouvre un nouveau monde de possibilités : affichez le programme de la journée entière, les participants à la réunion, un résumé rapide de la discussion, tout ce que votre équipe pourrait juger pertinent. Certaines solutions permettent même aux administrateurs de verrouiller les fonctions sur ces écrans de tablette, afin que rien ne soit modifié par accident.

6. Intégration de calendrier tiers

Avec la possibilité de s'intégrer directement dans l'une des nombreuses applications de calendrier populaires, les solutions de planification de salle de conférence feront leur chemin dans votre vie professionnelle quotidienne grâce à une transition en douceur, fournissant à votre équipe les informations nécessaires au bon endroit, afin que Todd ne manquer cette réunion parce qu'il a oublié de vérifier son deuxième calendrier spécifique.