Le coût des réunions inefficaces et comment identifier les problèmes

Vous est-il déjà arrivé de sortir d'une réunion avec le sentiment que rien n'avait été accompli ? Vous vous souvenez peut-être d'avoir assisté à une réunion et de vérifier constamment votre téléphone, de discuter des mêmes choses encore et encore ou de vous demander pourquoi vous étiez là en premier lieu. Eh bien, vous n'êtes pas seul.

Dans le climat commercial actuel, il est difficile de trouver quelqu'un qui aime les réunions décontractées et routinières qui se produisent si souvent. De nombreuses personnes qui travaillent dur affirment que presque rien n'est accompli lors de ces réunions et que plus de temps de réunion est gaspillé que de productivité. Vous quittez ces réunions inefficaces en vous sentant encore plus perplexe qu'auparavant.

Les réunions sont censées améliorer la productivité et aider à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, et pourtant la plupart des participants affirment que beaucoup de temps de réunion est perdu lors de ces mauvaises réunions. Pourtant, des réunions efficaces avec un ordre du jour clair sont le pain et le beurre de toute entreprise prospère.

Les réunions sont nécessaires pour faire avancer l'entreprise avec une bonne coordination d'équipe et une bonne organisation du flux de travail. Lorsqu'elles sont effectuées correctement, elles entraînent toujours un gain net positif pour toutes les personnes impliquées, et c'est ce que chaque entreprise souhaite atteindre. Alors, pourquoi y a-t-il exactement autant de problèmes d'efficacité ici, et que peut-on faire exactement à ce sujet ?

Il y a une épidémie de réunions inefficaces dans les entreprises du monde entier, et elles entraînent d'énormes pertes pour les entreprises et les individus impliqués. Il est temps que nous nous attaquions à ce problème, et il existe suffisamment de ressources pour nous aider à le résoudre une fois pour toutes.

• Quel est le coût réel des réunions inefficaces ?
• Conséquences de l'inefficacité
• Qu'est-ce qui cause les mauvaises réunions ?
• Comment améliorer l'efficacité des réunions
• Quatre avantages des applications de conférence Web
  1. Économies de coûts
  2. Gain de temps
  3. Engagement et productivité améliorés
  4. Sécurité
• Top 3 des solutions de visioconférence
  • Skype Entreprise
  • Google Hangouts Meet
  • Zoom
  • Comparaison de prix
• Les réunions inefficaces sont coûteuses mais évitables

Quel est le coût réel des réunions inefficaces ?

Selon une étude publiée dans le European Journal of Work & Organization Psychology, des réunions inefficaces aux États-Unis coûtent aux entreprises jusqu'à 37 milliards de dollars par an. Cela représente 37 milliards de dollars perdus chaque année en raison de réunions inefficaces qui entraînent une diminution de la productivité du travail - et nous savons tous que temps = argent. Les entreprises ici subissent une perte monétaire qui pourrait autrement être évitée.

Le nombre peut sembler absurde, mais tout bien considéré, il devient bien réel.

Des réunions inefficaces diminuent la productivité pendant les journées de travail, les participants finissent par perdre leur temps précieux qui pourrait autrement être consacré à des tâches plus productives. 50 % du temps passé en réunion ne donne aucun résultat positif, et c'est ainsi que la productivité et l'argent sont perdus.

Les professionnels perdent 31 heures de productivité en réunion chaque mois selon le HR Digest, et vous pouvez imaginer ce qui se passe avec les grandes entreprises qui accueillent des centaines d'employés. Les recherches menées par Wolf Management Consultants ont montré que 95 % des participants aux réunions manquent des parties des réunions et 39 % affirment qu'ils somnolent dans la salle de réunion. Ces coûts potentiels devraient venir à l'esprit lors de la planification de votre prochaine réunion.

Conséquences de l'inefficacité

Suite à une baisse de productivité causée par des réunions inefficaces, certaines des conséquences majeures sont :

• Interruption du flux de travail
• Cycles de décision prolongés
• Baisse du moral des employés
• Pire travail d'équipe
• Temps de travail inefficace
• Et enfin, un besoin de plus de réunions

Toutes ces conséquences entraînent des pertes importantes pour les entreprises, que ce soit en temps ou en argent. Les coûts des réunions inefficaces ne peuvent pas être calculés avec précision, mais il est clair que de tels événements présentent des inconvénients majeurs. Les coûts peuvent se résumer à des pertes de temps et d'argent, à une réduction de l'engagement des employés, du moral de l'équipe et de la chimie globale de l'équipe.

La bonne nouvelle est que ce problème a très probablement une solution. Il est temps d'identifier la cause principale de ce problème afin que nous puissions y remédier. De nombreux facteurs conduisent à des réunions inefficaces, alors allons-y et explorons certains d'entre eux.

Qu'est-ce qui cause les mauvaises réunions ?

De nombreux facteurs rendent les réunions inefficaces pour les membres de l'équipe.

Organiser une réunion est déjà assez difficile en soi, nous devons faire passer le mot, proposer un plan d'action, réunir tout le monde dans la même pièce - tout cela prend du temps et des efforts. Et ce n'est que le début, car il y a des problèmes encore plus complexes lorsqu'il s'agit de réunions d'affaires.

Vous avez probablement rencontré certains de ces problèmes avec les réunions :

• Les gens arrivent en retard
• Plan de réunion non structuré
• Absence d'objectif clair
• Des activités qui font perdre du temps comme manger et vérifier le téléphone
• Répétition du sujet
• Manque de communication ou sur-communication
• Disputes et combats en équipe

Tous ces problèmes surviennent quotidiennement et conduisent tous à des réunions inefficaces.

Certains participants ont même l'impression qu'ils ne devraient pas être là du tout puisqu'ils n'ont rien ou très peu à apporter au sujet. Une autre plainte populaire est à quel point il est difficile de suivre certains sujets, en particulier lorsqu'il y a beaucoup de documents à suivre. Et pourtant, il est nécessaire de faire exactement cela pour tirer le meilleur parti de chaque réunion.

Nous sommes arrivés au point où de tels problèmes sont même considérés comme normaux, après tout, ils se reproduisent encore et encore. Cela ressemble presque à un problème culturel à ce stade, cependant, des études montrent clairement que la plupart des réunions inefficaces se résument à des problèmes de gestion.

Si nous pouvons changer la façon dont nous abordons ces réunions, nous pourrons ainsi obtenir de meilleures réunions.

Comment améliorer l'efficacité des réunions

Des années de recherche ont été consacrées à la maximisation de la communication d'entreprise, et il existe des méthodes éprouvées qui peuvent augmenter la productivité. Cependant, nous avons quelque chose de complètement différent entre nos mains aujourd'hui, et c'est ce que nous appelons la technologie.

Et si nous pouvions utiliser la technologie pour nous débarrasser des réunions ennuyeuses et inefficaces ?

Eh bien, si l'on considère la façon dont les réunions standard sont organisées, il semble que la technologie puisse aider à résoudre bon nombre des problèmes auxquels nous sommes confrontés aujourd'hui. D'une part, cela peut réduire considérablement le temps nécessaire pour organiser la réunion et impliquer tout le monde. Il semble que la solution la plus logique consiste à utiliser toute la technologie étonnante pour organiser des réunions. Cela peut obliger tout le monde à utiliser certains matériels et logiciels, mais nous utilisons déjà nos téléphones tout le temps.

Des dizaines de personnes impliquées dans une réunion par téléphone, comment cela pourrait-il fonctionner ?

Mais cela fonctionne, et de nombreuses entreprises l'utilisent déjà à leur avantage. Vous pouvez simplement organiser une réunion, avertir tout le monde avec un simple message, informer tout le monde du plan, de l'objectif et partager des documents importants auxquels chacun peut accéder à l'aide de son téléphone. Le moment venu, les participants sont avertis à l'avance pour prendre un appel à l'aide de leur appareil préféré.

Nous pouvons appeler cette technologie la téléphonie VoIP, la vidéo ou le logiciel de conférence Web, cela n'a pas d'importance.

C'est un processus qui résout de nombreux problèmes, et tout ce qui est requis est une connexion Internet stable.

Il existe des tonnes d'applications de vidéoconférence VoIP développées pour améliorer la communication d'entreprise et permettre aux membres de l'équipe de collaborer en utilisant uniquement Internet. Vous pouvez vous connecter avec votre téléphone, votre ordinateur portable, votre tablette et tout autre appareil doté d'un microphone, d'une caméra et d'un accès à Internet.

Explorons quelques-unes des façons dont ces applications peuvent vous aider à organiser des réunions efficaces.

Quatre avantages des applications de conférence Web

Alors, comment les applications de conférence Web peuvent-elles nous aider à nous débarrasser enfin des réunions inefficaces ?

De nombreux avantages accompagnent ces applications, et certains d'entre eux ne sont même pas directement liés à l'efficacité. Pourtant, alors que le monde s'habitue de plus en plus à fonctionner en ligne, ces applications sont configurées pour devenir la méthode standard de communication d'entreprise.

L'utilisation des applications de conférence Web présente quatre avantages simples :

1. Économies de coûts

La rentabilité est peut-être la première chose que les applications de conférence Web ont à offrir. Au lieu de dépenser de l'argent sur les lieux, la gestion et d'autres frais de réunion, tout ce que vous avez à faire est d'investir dans une application simple, de former vos employés à son utilisation… et c'est à peu près tout !

Bien que cela fonctionne pour tous les types d'entreprises, c'est encore mieux pour celles qui opèrent principalement à distance, car vous évitez les coûts énormes liés à l'organisation d'une réunion en dehors de votre espace de bureau.

Les économies de coûts sont importantes, mais le gain de temps est l'endroit où ces applications brillent vraiment.

2. Gain de temps

Si vous ne l'avez pas encore réalisé, la conférence Web vous fera gagner un temps précieux. En dehors de trouver un endroit avec une connexion Internet décente, il n'y a aucune autre exigence pour participer à une réunion avec les autres membres de votre équipe.

La connexion aux réunions est simple et vous recevez également des notifications en temps opportun pour ne pas oublier. En plus de cela, la plupart des applications permettent la messagerie et le partage de fichiers afin que vous puissiez rester à jour avec des informations et des documents importants liés à la réunion.

Si vous cherchez à gagner du temps, il n'y a pas de meilleure façon de procéder.

3. Engagement et productivité améliorés

Des études ont montré que les fonctionnalités de conférence Web, telles que le partage d'écran, se traduisent par un meilleur engagement et une productivité accrue. Il existe également d'autres fonctionnalités telles que le partage d'écran que nous avons mentionnées ci-dessus, qui contribuent également à faciliter la productivité.

Ce n'est pas une surprise - les applications de conférence Web ont été conçues dans un souci de productivité, et il ne fait aucun doute qu'elles ne feront que s'améliorer avec le temps.

Avec la montée en puissance de technologies telles que le cloud computing, nous nous attendons à une augmentation considérable de la gestion et de la productivité en ligne, et toutes les entreprises devraient garder un œil sur cela.

4. Sécurité

La sécurité est une priorité absolue pour de nombreuses entreprises, et la VoIP est une forme de technologie beaucoup plus sécurisée par rapport aux formes traditionnelles telles que les e-mails ou les appels téléphoniques.

La plupart des communications partagées via ces plateformes sont sécurisées, et il existe des options supplémentaires qui peuvent assurer une sécurité encore meilleure lorsqu'il s'agit d'informations top secrètes.

Ce ne sont que quatre avantages de base de la conférence Web qui peuvent vous aider à améliorer l'efficacité des réunions et à faire avancer votre entreprise, et il existe encore de nombreux autres avantages plus petits qui peuvent également être très utiles.

Pour couronner le tout, vous pouvez choisir parmi de nombreuses options lorsque vous choisissez votre fournisseur VoIP.

Voici une liste rapide de certains des logiciels les plus populaires utilisés pour les conférences Web aujourd'hui :

Top 3 des solutions de visioconférence

Il existe de nombreuses options en matière de conférence Web efficace, et les entreprises sont libres de choisir la meilleure solution. La plupart des logiciels de conférence Web sont offerts individuellement, cependant, certaines options viennent en prime avec les plateformes de communication d'entreprise à service complet.

Skype Entreprise

Skype Entreprise, également connu sous le nom d'Office 365, est le produit phare de Microsoft pour la communication professionnelle en ligne.

Il s'agit d'un puissant outil de collaboration en ligne avec des solutions modernes qui permettent une communication d'entreprise efficace. Avec Office 365, les utilisateurs ont accès aux applications Office, à la messagerie, aux appels, au stockage en ligne et à la possibilité d'organiser de grandes réunions d'équipe avec des fonctionnalités telles que le partage d'écran et de fichiers.

Skype Entreprise est une solution populaire pour les entreprises qui cherchent à se lancer dans la conférence Web, en particulier parce que la plupart des utilisateurs sont déjà quelque peu familiarisés avec la plate-forme.

Le plan standard commence à 8,25 $/mois par utilisateur, et il y a encore plus d'options avec le plan premium qui est proposé à un prix de 12,50 $/mois. Dans l'ensemble, l'utilisation de Skype pour les réunions en ligne semble être un choix sûr, et c'est une excellente solution pour les entreprises qui cherchent à se débarrasser définitivement des réunions inefficaces.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet est la solution de conférence Web officielle de Google, proposée dans le cadre du système d'outils cloud populaire appelé G Suite.

Comme toujours, Google préfère rester simple et c'est exactement ce qu'est Meet.

Chaque utilisateur a la possibilité de planifier une réunion qui est automatiquement synchronisée avec Google Agenda, et n'importe qui peut participer à l'aide d'une simple URL de lien de réunion. L'ensemble du système est synchronisé avec d'autres outils Google, de sorte que tout le monde reçoit des notifications opportunes sur les réunions.

Pour les entreprises qui préfèrent opérer sur une seule plate-forme, Google Hangouts Meet est une excellente option si l'entreprise utilise déjà la populaire plate-forme G Suite. Fait intéressant, Meet permet également aux utilisateurs qui utilisent des applications similaires (telles que Skype Entreprise) de rejoindre la réunion sans sacrifier leur interface utilisateur préférée (dans ce cas, Skype).

Les tarifs de départ dépendent de votre forfait G Suite, à partir de 6 $/mois par utilisateur.

Zoom

Zoom est une solution de visioconférence puissante qui est proposée individuellement par rapport à Skype ou Google Meet qui s'associent à leurs plates-formes respectives.

Cela donne à Zoom certains avantages lorsqu'il s'agit de fournir le service de visioconférence ultime. Zoom fournit des vidéos HD, des outils de collaboration tels que le partage d'écran, le chat d'équipe, l'enregistrement et les transcriptions, une sécurité renforcée et une intégration basée sur le cloud.

Zoom est une application de conférence moderne accessible depuis n'importe quel appareil qui offre aux entreprises toute la flexibilité supplémentaire pour des réunions efficaces. Les utilisateurs peuvent rejoindre des réunions depuis leur téléphone, leur voiture ou leur ordinateur personnel. Dans l'ensemble, Zoom offre de nombreux outils supplémentaires, et cela semble être une excellente option pour les équipes qui dépendent fortement de la visioconférence pour fonctionner.

Le plan de base est gratuit (0 $) mais il y a certaines limites à la tenue de réunions efficaces. Le plan Pro est livré avec la plupart des fonctionnalités et coûte 14,99 $/mois par utilisateur. Les entreprises peuvent également passer au plan d'affaires pour une fonctionnalité complète pour seulement 19,99 $/mois par utilisateur.

D'autres options populaires incluent des solutions telles que GoToMeeting, Zoho ou des plates-formes de communication d'entreprise à service complet telles que RingCentral.

Comparaison de prix

Google Hangouts Meet est le choix le moins cher si nous excluons la version gratuite de Zoom qui peut être utilisée à certaines fins. En ce qui concerne les outils et fonctionnalités supplémentaires, Zoom est le produit supérieur, mais il est proposé à un prix plus élevé.

Dans l'ensemble, les entreprises à la recherche de solutions simples peuvent compter sur Skype ou Google en toute sécurité, et les entreprises qui dépendent davantage de la technologie de visioconférence peuvent investir dans des solutions plus avancées telles que Zoom, RingCentral, Zoho ou autres.

Les réunions inefficaces sont coûteuses mais évitables

Lorsque les choses tournent mal, les membres de l'équipe dans les réunions et les tâches improductives trouvent que c'est une perte de temps d'essayer de suivre les choses qui ne sont d'aucune utilité pour leur travail. Chaque entreprise devrait s'efforcer d'éliminer ces problèmes, et la communication VoIP semble être une excellente solution ici.

Les solutions de conférence Web peuvent aider les entreprises à organiser des réunions en ligne plus efficaces, avec des fonctionnalités telles que la planification simple, les notifications, les outils de collaboration, l'accès multi-appareils, le chat, le partage de fichiers basé sur le cloud et des protocoles de sécurité de premier ordre. Ces outils facilitent même la planification d'un suivi.

Tout en tenant compte de la gestion du temps et du nombre de réunions, pensez également aux outils que vous utilisez pour organiser les réunions. Notre tableau comparatif interactif des outils de conférence Web vous permet de tirer le meilleur parti de votre prochaine réunion.