Points de données cruciaux à évaluer dans vos rapports d'appels VoIP d'entreprise

De nos jours, presque tous les fournisseurs de VoIP d'entreprise simplifient la personnalisation et l'adaptation de vos lignes téléphoniques via des portails de gestion en ligne. Lorsque les gestionnaires et les administrateurs sont incroyablement occupés et embourbés dans d'autres responsabilités, l'accès à une vue rapide de ce qui se passe au bureau, et même en dehors du bureau, sera incroyablement bénéfique.

En utilisant ces portails de gestion en ligne, les utilisateurs peuvent ajouter ou supprimer des lignes, modifier des extensions, jouer avec différentes fonctionnalités et, plus important encore, même accéder à des analyses d'appels très détaillées et à des journaux de rapports. Ces journaux de rapport d'appels sont un excellent moyen de visualiser l'activité des appels d'une entreprise, de comprendre la direction que prend l'entreprise ou, à plus petite échelle, de comprendre quelles lignes téléphoniques ont un volume plus élevé que les autres.

Le pouvoir du suivi de vos données

Grâce à ces journaux de rapports d'appels, les utilisateurs peuvent obtenir en un coup d'œil une multitude d'informations sur leur système téléphonique et sur la manière dont il est utilisé au bureau et à l'extérieur. Les responsables peuvent suivre des mesures telles que le nombre d'appels entrants et sortants, soit à partir d'une plage de dates spécifique ou globale, la durée de chaque appel individuel, le nombre d'appels répondus ou manqués, les messages vocaux laissés sur votre système, le nombre de fax en ligne. sont envoyés ou reçus et où, ainsi que même accéder aux enregistrements de chaque droit d'appel individuel dans le même portail en ligne.

Avec une telle quantité d'informations sur votre système et son utilisation, disponibles en un clic, comprendre comment exploiter ces informations pour améliorer vos résultats de toute façon peut changer complètement la donne. Ces journaux de rapport d'appels sont un excellent moyen de visualiser l'activité des appels d'une entreprise, de comprendre la direction que prend l'entreprise ou, à plus petite échelle, de comprendre quelles lignes téléphoniques ont un volume plus élevé que les autres. Les journaux d'appels peuvent même être utilisés pour mesurer les progrès et l'efficacité, aidant les responsables à reconnaître quand ils pourraient avoir besoin d'agrandir ou même de réduire leurs équipes.

Informations cruciales à surveiller

La plupart des journaux de rapport d'appels recueillent des informations d'appel similaires et simples et offrent des points de données similaires à suivre. En fonction de votre fournisseur ou de votre plan de service spécifique, les points de données peuvent différer légèrement, mais doivent inclure la plupart, sinon la totalité, des éléments d'information les plus importants. Par exemple, si votre service n'inclut pas la télécopie en ligne, vos journaux le représenteront bien sûr.

• Journaux d'appels : bien sûr, ces journaux incluront une liste complète de tous les appels passés avec votre système téléphonique. Ces journaux suivront non seulement les appels entrants et sortants, mais parfois même les appels manqués ou répondus. Les utilisateurs peuvent consulter une liste complète de tous les appels passés ou choisir une plage de dates spécifique pour affiner les résultats.
• La méthode de contact : en commençant par les bases, la plupart sinon tous les journaux de rapports d'appels incluront une liste globale des transactions effectuées sur votre système et comment elles ont été effectuées. Ces rapports enregistreront tous les appels, fax, communications internationales et SMS professionnels, le cas échéant.
• Qui est contacté : au-delà des appels et des télécopies passés, ces journaux contiennent généralement des informations plus détaillées pour indiquer les numéros de téléphone qui appellent ou qui sont appelés par votre système. Si votre service inclut la télécopie en ligne, les utilisateurs peuvent également surveiller d'où les télécopies sont envoyées et reçues.
• Suivre toutes les activités téléphoniques : les utilisateurs peuvent limiter ces rapports d'appels à une ligne téléphonique spécifique et examiner en détail les numéros que vos lignes téléphoniques appellent, les numéros de téléphone qui appellent, la durée de chaque appel et même le volume d'appels pour comprendre quelle ligne passe ou reçoit le plus d'appels au cours d'une période donnée.
• Gérer et écouter les appels téléphoniques enregistrés : encore une fois, en fonction de votre fournisseur et du niveau de service, l'enregistrement des appels peut souvent être activé ou désactivé à partir de ces portails de gestion en ligne, et les journaux de rapport d'appels permettront même aux utilisateurs d'accéder à l'enregistrement de chaque appel directement depuis les journaux eux-mêmes. Si vous remarquez qu'un agent a eu un appel incroyablement long ou court, vous pouvez écouter l'enregistrement pour voir comment cela s'est passé.

En outre, certains fournisseurs visent à simplifier les appels internationaux et incluent des forfaits internationaux illimités, tandis que d'autres factureront à la minute en fonction d'un tarif spécifique à chaque pays. Ces tarifs et minutes utilisées peuvent être reflétés dans vos journaux de rapport d'appels en fonction du niveau de service utilisé par votre entreprise. De nombreux journaux de rapports en ligne permettent également aux utilisateurs de suivre leur facturation, de gérer les fonctionnalités et autres dépenses connexes.

Comment votre équipe peut-elle tirer parti de ces nouvelles données ?

Les journaux de rapport d'appels auront un grand avantage pour toute entreprise qui s'appuie sur son système téléphonique pour une grande partie de ses communications. De nombreuses entreprises fonctionnent uniquement en fonction de leur communication avec les clients, les clients et les prospects potentiels. Selon votre entreprise et votre cas d'utilisation spécifique, les facteurs les plus importants auxquels il faut prêter attention peuvent différer. Que vous dirigiez un contact ou un centre d'appels, le véritable pouvoir de ces rapports d'appels est d'avoir un œil vigilant sur l'utilisation de votre téléphone.

Ventes:

Si votre entreprise se concentre sur les ventes, une grande utilité des journaux de rapports d'appels serait de suivre la fréquence des appels, le nombre d'appels passés par jour, les temps d'arrêt entre les appels et, bien sûr, la durée de chaque appel. Si vous remarquez qu'un agent passe une quantité massive d'appels par jour, mais qu'ils ne durent que 30 secondes à la fois, cela peut vous permettre de mieux comprendre comment cet agent se comporte.

Tirer parti des informations pour comprendre comment vos employés se comportent peut aider une entreprise à mieux adapter ses pratiques pour s'améliorer de toutes les manières possibles. Si les appels sortants et le volume élevé sont votre priorité, le suivi des journaux d'appels de votre système est un moyen très utile de suivre la productivité et de gérer les quotas pour définir des objectifs plus réalistes.

Service Clients:

De la même manière que pour les ventes, l'utilisation d'un examen approfondi de l'activité d'appel de vos agents aidera votre entreprise à adapter ses pratiques pour atteindre le plus haut niveau d'efficacité. Encore une fois, cela dépendra de votre cas d'utilisation spécifique, car la quantité n'est pas toujours synonyme de qualité, mais avec la possibilité de suivre l'activité de chaque ligne téléphonique individuelle, vous pouvez exploiter ces informations pour améliorer les résultats.

Si un agent est au téléphone pendant une courte période de temps inattendue pour chaque appel, et que ces numéros finissent par rappeler pour parler à un autre agent, un administrateur peut alors utiliser ces informations pour aider à améliorer la formation ou travailler avec un individu agent pour améliorer son efficacité.

Utilisation générale :

Si votre entreprise ne s'appuie pas sur des communications externes, entrantes ou sortantes, comme les ventes et le service client, votre équipe peut toujours bénéficier grandement de la compréhension et de l'utilisation des données collectées par ces journaux de rapport d'appels. Bien sûr, personne n'aime la microgestion et avoir un œil vigilant par-dessus son épaule, mais avec les rapports d'appels, les responsables peuvent examiner de plus près l'activité de leurs employés et en savoir plus sur leur utilisation du téléphone. Si les employés sont au téléphone pendant des heures d'affilée avec des appels personnels, la productivité en sera clairement affectée - et la puissance de ces journaux de rapports permet aux responsables d'examiner de plus près cette activité spécifique.

Au-delà des statistiques d'appels téléphoniques, les utilisateurs peuvent même consulter la facturation, les minutes utilisées, les fonctionnalités les plus utilisées, ainsi que d'autres dépenses - même combien de fax sont envoyés et où. Si votre entreprise effectue un grand nombre d'appels internationaux, ces journaux de rapports vous aideront à mieux comprendre les pays les plus contactés et à suivre les tarifs individuels si votre fournisseur n'inclut pas les appels internationaux dans un forfait simple.

Avec les journaux d'appels, les responsables peuvent :

Planifiez stratégiquement et adaptez votre équipe

Suivez toutes vos transactions, appels, fax et toutes les dépenses, la facturation et les mesures commerciales globales. Avec un œil attentif sur vos rapports d'appels, il est facile de suivre le flux de votre entreprise, de maintenir les attentes et d'assurer le plus haut niveau d'efficacité.

Restez au top de vos données, à tout moment et n'importe où

Avec la possibilité de se connecter à des portails Web à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet, même si vous n'êtes pas au bureau ou à l'autre bout du pays, les responsables peuvent rester au courant de leurs activités et de l'activité de leur équipe avec un œil attentif.

De nombreux journaux d'appels permettent même aux utilisateurs de télécharger leurs données dans les formats d'incendie Microsoft Excel, et programment parfois la livraison par e-mail de ces journaux d'appels pour un accès hors ligne et une analyse encore plus approfondie.

Trier les journaux selon vos besoins

Les utilisateurs peuvent trier les journaux en fonction de l'heure, de la plage de dates ou de lignes téléphoniques spécifiques. Avec la possibilité d'acquérir une large perspective globale ou de zoomer sur une gamme incroyablement spécifique de mesures, les responsables peuvent utiliser ces informations à l'échelle de l'entreprise ou aider à gérer une équipe ou un agent spécifique. Améliorez vos résultats avec la possibilité de vous concentrer sur les bosses de la route qui devront être lissées.

Votre seule ressource pour tous vos besoins d'appel

Avec leurs portails de gestion en ligne et l'accès aux journaux de rapports d'appels en ligne, les utilisateurs peuvent utiliser cette plate-forme non seulement pour rassembler et examiner de plus près leurs statistiques, mais même pour agir en conséquence. Avec la possibilité de retourner ou de passer des appels directement depuis le Web grâce aux téléphones logiciels, tout appel court ou déconnecté peut être rapidement récupéré directement depuis votre navigateur Web. Les enregistrements d'appels sont également incroyablement faciles d'accès, directement dans le contexte de vos journaux d'appels avec toutes les informations nécessaires disponibles immédiatement.