8 étapes de gouvernance des données à suivre en 2023

La gouvernance des données évolue. Les recherches de Gartner montrent que 61 % des organisations accordent la priorité à l'optimisation des données pour les processus métier et la productivité, et pas seulement pour la conformité. Pour réussir dans ces objectifs, il faut comprendre l'importance de la gouvernance des données et les étapes clés à suivre.

Comprendre l'importance de la gouvernance des données en 2023

Les organisations utilisent la gouvernance des données pour optimiser les données des clients et de l'entreprise. En acquérant des données sur vos clients, vos employés, vos actifs, etc., et en vous assurant qu'elles sont utilisées correctement et efficacement, vous pouvez avoir un accès facile et fiable aux données qui vous aident à prendre des décisions commerciales critiques.

La sécurité est un autre avantage majeur de la gouvernance des données. En créant une structure de gouvernance des données, on peut garantir la sécurité des référentiels de connaissances de votre organisation. Compte tenu de tous ces avantages, il est logique de comprendre le sens de la gouvernance des données et de mettre en œuvre les bonnes étapes de gouvernance des données en 2023.

La gouvernance des données et la gestion des données sont couramment utilisées de manière interchangeable, mais ce sont des termes distincts.

La gouvernance des données se concentre principalement sur la documentation. Il définit à qui appartiennent les données d'une entreprise, qui peut y avoir accès, quelles sources de données sont disponibles et quels processus ont été établis pour assurer la sécurité des données et la conformité aux exigences applicables.

La gestion des données concerne principalement l'action ou la mise en œuvre des réglementations et directives de la stratégie de gouvernance des données.

8 étapes clés pour la gouvernance des données

Pour une gouvernance des données efficace en 2023, vous devez vous souvenir des étapes et recommandations suivantes :

1. Transmettez votre plan de gouvernance des données à l'équipe ou aux équipes

Expliquez à chaque équipe ou partie prenante comment une solide gouvernance des données peut les aider à accomplir leurs tâches plus efficacement. Cela les aidera à comprendre que leurs efforts à cette fin, comme la production d'une feuille de calcul Excel utilisée par plusieurs personnes au sein d'un lecteur partagé, constituent un atout numérique clé. Les gens seront plus enclins à adopter votre programme de gouvernance des données s'ils sont conscients de son importance pour la réalisation des objectifs globaux de l'organisation.

2. Faites le point sur vos mesures de gouvernance des données existantes

Que vous en soyez conscient ou non, votre entreprise est probablement déjà engagée dans un nombre substantiel d'opérations de gouvernance des données. Examinez ce que vous faites actuellement, comme la « gestion des données de référence », pour déterminer où se trouvent les lacunes, s'il y a des incohérences au sein des groupes et ce dont vous avez besoin pour améliorer le programme de gouvernance des données.

3. Comprendre les composantes de la gouvernance des données

Votre approche doit commencer par un énoncé de mission ou une charte formelle décrivant les objectifs liés aux données de votre organisation. Après avoir terminé cette étape, vous pouvez passer aux éléments de gouvernance des données qui vous aideront à atteindre ces objectifs. Il comprendra généralement :

• Documentation : Un point de départ pour votre entreprise afin que vous puissiez revoir vos processus établis pour déterminer ce qui doit être changé et où.
• Catalogue de données : une liste de données accessibles contenant des informations telles que les fonctionnalités de recherche, l'historique de l'origine des données, les outils de collaboration et les formats de fichiers, ainsi que toutes les autres caractéristiques pertinentes.
• Cartographie des données : une représentation du flux de données au sein de votre organisation, ses diverses interconnexions et intersections, et comment ce flux peut modifier son état.
• Glossaire : Un lexique commun comprenant des explications de la terminologie et des concepts spécifiques à l'organisation.
• Métadonnées : les métadonnées sont des données utilisées pour classer et récupérer d'autres données ; par exemple, si les données sont une image d'un chat, les instances de métadonnées incluent également le type de fichier, les balises ou phrases pertinentes et les droits d'utilisation du fichier.
• Données de base : la source de données définie et faisant autorité que vous avez jugée vitale pour la stratégie de gouvernance des données.

4. Cartographiez votre niveau de maturité actuel en matière de gouvernance des données et l'objectif ultime possible

À l'aide d'un modèle de maturité, vous pouvez évaluer la capacité de votre organisation à adopter efficacement un plan de gouvernance des données. Cette approche analyse les divers degrés d'engagement, de sensibilisation et d'adhésion des utilisateurs dans toute l'entreprise tout en offrant des conseils sur la manière d'organiser le déploiement d'une stratégie. Typiquement, il y a cinq phases pour quelque chose comme ça :

• Enfance : À l'heure actuelle, il pourrait y avoir un consensus limité pour une approche de gouvernance. Les solutions de contournement actuelles et vos mesures de gouvernance des données segmentées peuvent être « suffisamment bonnes » pour que les responsables ne voient pas encore la nécessité d'une telle initiative.
• Initialisation : À peu près à ce stade, des personnalités éminentes comprennent que des mesures plus efficaces sont nécessaires pour reproduire les succès passés. Il est de votre responsabilité de persuader votre équipe qu'elle doit adopter la stratégie - ce que vous avez accompli dans la phase 1.
• Correction de cap : A cette phase, le plan de gouvernance des données est plus stable. Vous pouvez utiliser des techniques de gestion de base pour préparer votre entreprise au processus d'établissement d'un cadre de gouvernance étendu et intégré.
• Avantage métier : à ce stade, les processus sont plus sophistiqués et cohérents dans toute l'organisation. Vous avez une approche cohérente de la gouvernance des données et la participation a considérablement augmenté. De plus, votre système de gouvernance des données est clairement lié aux besoins de l'entreprise, présents et futurs.
• Optimisation : Les entreprises ayant atteint le niveau 4 considèrent la gouvernance des données comme une composante fondamentale et indispensable de leurs processus. Votre politique de gouvernance des données est opérationnelle depuis un certain temps et vous mettez activement en place des mesures d'optimisation.

5. Attribuez la propriété

Identifier à qui appartiennent les données à qui est la prochaine étape dans l'adoption de la gouvernance des données en 2023. Ces personnes doivent jouer un rôle actif dans l'élaboration d'une politique simplifiée de gouvernance des données puisqu'elles ont l'autorité ultime sur les données. Ainsi, même si le directeur des données (CDO) ou le directeur de la gouvernance doit diriger le processus de développement du programme, l'adhésion du propriétaire des données est essentielle à sa réalisation. Cela peut être une étape particulièrement difficile en 2023 si les parties prenantes travaillent à partir de différents endroits - alors assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

6. Sélectionnez votre modèle de gouvernance des données préféré – centralisé ou fédéré

Traditionnellement, les entreprises ont utilisé des architectures passives axées sur la conformité. Ils ont décrit comment les utilisateurs doivent générer, acquérir, gérer et supprimer des données. Pour tirer parti des analyses actuelles, les entreprises ont besoin de modèles de gouvernance innovants, sensibles au contexte et favorisant la créativité.

De plus, le paradigme de la gouvernance doit être centralisé ou décentralisé. Dans une architecture centralisée, le service informatique ou une autre autorité contrôle l'accès aux données pour une utilisation professionnelle un à plusieurs. Seuls quelques "créateurs", tandis que les autres sont des spectateurs. Un système de gouvernance fédérée se produit lorsque plusieurs groupes possèdent des droits sur les données. Ceci est important lorsque les ministères ont des exigences variables en matière de données.

Comme terrain d'entente, vous pouvez également explorer la gouvernance déléguée des données. Cette section présente de nouveaux postes indépendants de l'informatique ou de l'administration centralisée. Les administrateurs de site ou les gestionnaires de données, par exemple, sont identifiables et peuvent avoir un accès immédiat aux sources de données. L'introduction de processus pour vérifier, promouvoir et certifier les données peut être limitée par les workflows d'approbation.

7. Mettre en œuvre la gouvernance des données

Il s'agit du volet opérationnel de la mise en œuvre de la stratégie de gouvernance des données et comprendra, entre autres, les trois processus suivants :

• Réaliser une évaluation des données : Pour établir une politique de gouvernance des données, une entreprise doit avoir connaissance des données qu'elle possède actuellement. Dans le cadre de cette procédure, l'entreprise doit d'abord inventorier les données, classer les données et filtrer les données dans des flux ou des compartiments de connaissances.
• Centralisation du stockage des métadonnées : généralement, les services d'une organisation disposent de leurs propres bases de données de gestion des métadonnées. Pourtant, cela a entraîné des silos de données; les métadonnées centralisées garantissent l'évolutivité et la flexibilité requises pour l'analyse.
• Préparation des données : C'est l'une des phases les plus chronophages. Il est nécessaire de revenir aux métadonnées brutes, de les convertir, de les corriger et de combiner des ensembles de données dans des catalogues de données. Ses principales activités sont le nettoyage des données, la transformation des données pour la normalisation et le développement de modèles de glossaire.

Heureusement, il existe plusieurs plates-formes logicielles de gouvernance des données qui peuvent transformer une ou plusieurs de ces étapes.

8. Créer des voies de distribution, ainsi qu'une évaluation des risques

Enfin, les initiatives contemporaines de gouvernance des données devraient démocratiser les données. Et par conséquent, les politiques réussissent mieux lorsqu'elles sont intégrées dans les tâches quotidiennes, les processus et les outils individuels utilisés régulièrement. Lors de la distribution des données entre les équipes, les protocoles de sécurité et les obligations de conformité doivent également être pris en compte. Le Règlement mondial sur la protection des données (RGPD), par exemple, peut vous obliger à mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires.

Points clés à retenir

Alors que les entreprises génèrent plus d'informations que jamais (à partir de l'IoT, des appareils distants, des plateformes en ligne, des applications professionnelles, etc.), une bonne gouvernance des données est essentielle. Au niveau le plus bas, il garantira la conformité aux lois sur la protection des données, et à son niveau le plus mature, il ouvrira la voie à des analyses plus solides. Ces huit étapes de gouvernance des données seront cruciales pour le succès en 2023, et vous pouvez toujours augmenter votre stratégie de gouvernance grâce à cinq mesures stratégiques supplémentaires.