Abandonnez le télécopieur : le guide complet de la télécopie en ligne

Oui, en 2017, les gens faxent encore. Ce qui est plus choquant, c'est qu'il joue toujours un rôle important dans les opérations quotidiennes de nombreuses entreprises. Les documents juridiques, les documents médicaux et tout ce qui nécessite une signature doivent être faxés. Cependant, la technologie a parcouru un long chemin, offrant aux entreprises une nouvelle façon de télécopier qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Votre entreprise n'a plus besoin d'un télécopieur ordinaire pour envoyer et recevoir des documents importants nécessitant des signatures, et la télécopie ne nécessite plus de composer des numéros, avec ou sans indicatif régional, pour fonctionner. C'est vrai! Vous pouvez désormais envoyer des fax comme vous enverriez un e-mail : via Internet.

Qu'est-ce que la télécopie en ligne ?

La télécopie en ligne est la version modernisée de la télécopie ordinaire. La télécopie en ligne envoie des télécopies au format numérique via votre connexion Internet à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile, tandis que la télécopie ordinaire nécessite une ligne téléphonique et une personne devant son propre télécopieur attendant que votre message soit - peut-être - imprimé.

En termes simples : il est beaucoup plus pratique à utiliser, ce qui en fait un appareil indispensable pour les entreprises de tous types. De plus, il existe un certain nombre de fournisseurs parmi lesquels choisir.

Avantages de la télécopie en ligne

Il y a des tonnes d'avantages à utiliser la télécopie en ligne par rapport à la télécopie régulière, nous allons donc décomposer ceux qui peuvent sembler évidents, mais qui doivent être mentionnés.

Aucun matériel ou logiciel autonome :
La télécopie en ligne élimine le besoin d'avoir un télécopieur avec sa propre ligne téléphonique dédiée. Moins de matériel signifie moins de problèmes ; moins de problèmes signifie moins de temps et d'argent dépensés pour les résoudre.

Coûts de téléphone réduits :
Les coûts de téléphone vont inévitablement baisser grâce au fait de ne plus dépendre d'un télécopieur avec une ligne téléphonique dédiée. Le seul coût en dehors de votre abonnement mensuel serait celui de votre service Internet, que vous devriez déjà avoir. En fait, de nombreux fournisseurs de VoIP d'entreprise proposent la télécopie virtuelle en complément ou dans le cadre de leur service. Voir les dix meilleurs fournisseurs de PBX hébergés ici.

Confidentialité ajoutée :
Les télécopies en ligne peuvent être envoyées directement à votre adresse e-mail au lieu du télécopieur de bureau auquel tout le monde a accès. De nombreux fax contiennent des documents juridiques avec des détails sensibles qui doivent rester confidentiels. L'envoi direct de télécopies à votre adresse e-mail élimine ce risque potentiel. Pour en savoir plus sur la protection de votre réseau VoIP, cliquez ici.

Axé sur les e-mails :
La télécopie en ligne garde les choses privées, organisées et réduit les coûts de papier. Les télécopies peuvent être faites par e-mail. Tout ce que vous avez à faire est d'envoyer un e-mail avec le numéro de téléphone du destinataire et le nom de domaine fourni dans la ligne d'adresse. Voici notre guide rapide sur la façon de télécopier directement via Gmail.

Télécopie internationale :
Étant donné que la télécopie en ligne ne nécessite pas de ligne téléphonique dédiée, vos données ne sont pas transférées via le RTPC, il n'y a donc pas de coûts supplémentaires ni de maux de tête. Comme les e-mails, les fax en ligne peuvent être envoyés n'importe où et n'importe quand. Assurez-vous de consulter les meilleurs services de télécopie en ligne de 2017 pour plus d'informations.

Répartition des fonctionnalités

Selon le fournisseur, la télécopie en ligne est livrée avec des tonnes de fonctionnalités utiles dont les entreprises peuvent profiter. Voici quelques-unes des fonctionnalités importantes que vous ne voulez vraiment pas manquer :

Livraison groupée :
La livraison groupée entraînera une augmentation significative de la productivité du bureau en permettant aux entreprises d'envoyer des fax à vingt adresses différentes simultanément. Les destinataires recevront un message dans leur boîte de réception.

Mobilité:
La possibilité de programmer, d'envoyer et de recevoir des télécopies hors du bureau permet une mobilité intense. Tant que vous disposez d'une connexion Internet, vous pouvez envoyer et recevoir des fax. Si les employés sont en déplacement ou en déplacement, il ne sera plus nécessaire de perdre du temps à chercher un télécopieur pour envoyer ou recevoir un seul document. Vous pouvez même envoyer un fax depuis votre téléphone.

Signatures électroniques :
Le fax étant toujours utilisé comme méthode principale d'échange de documents ou de contrats juridiques et contraignants, il est impératif d'avoir la fonction de signer numériquement tout formulaire que vous pourriez avoir à envoyer ou à recevoir. Avec la télécopie en ligne, les utilisateurs peuvent signer numériquement ou importer facilement leur signature manuscrite.

Filtrage des télécopies indésirables :
Peu importe ce que votre entreprise utilise principalement, qu'il s'agisse du téléphone, du courrier électronique ou du fax, le spam fera toujours connaître sa présence. La télécopie en ligne aide à éliminer le problème en permettant à votre entreprise de filtrer les bonnes adresses des mauvaises en utilisant la fonctionnalité de liste blanche ou de liste noire.

Partage de fichiers volumineux :
Lorsque votre entreprise utilise strictement le courrier électronique pour envoyer des fichiers, vous constaterez peut-être qu'il est impossible d'envoyer des fichiers au-delà d'une certaine limite de taille. Avec la télécopie en ligne, il est désormais possible d'envoyer des fichiers de plus de 100 pages, ainsi que des vidéos, des images haute résolution, des fichiers audio et des feuilles de calcul. Combinés à la livraison groupée, ils peuvent être envoyés à plusieurs personnes sans difficulté.

Pour une analyse plus approfondie des fonctionnalités de télécopie en ligne, consultez cet article répertoriant dix puissantes fonctionnalités de télécopie en ligne.

Liste des fournisseurs

Afin de voir quelles sont les options de votre entreprise, nous allons décomposer ce que chaque fournisseur propose afin que vous puissiez déterminer ce qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Fournisseur
Coût mensuel du forfait le moins cher	4,95 $	7,99 $	$6.63	9,17 $	$14.13
Coûts d'installation	Rien	Rien	Rien	Rien	Rien
Limite d'envoi et de réception de télécopies	500 pages partagées	500 pages partagées	500 pages partagées	200 Reçus – 100 Envoyés	150 Reçus – 150 Envoyés
Frais de dépassement de limite par fax	0.03/Cents/Page	0,06/Cents/Page	0.03/Cents/Page	0,10/Cents/Page	0,10/Cents/Page
Durée de stockage	Illimité	Illimité	Illimité	Illimité	Illimité
Essai gratuit	30 jours	30 jours	30 jours	30 jours	30 jours
Option mois par mois	Oui	Non	Oui	Oui	Oui
Remise annuelle sur prépaiement	Non	Oui	Oui, économisez 15 $	Oui, 1 mois gratuit	Oui, 2 mois gratuits
Application mobile	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Application de bureau	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Accès au navigateur Web	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Numéro de télécopieur sans frais	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Programmer la livraison	Oui	Oui	Non	Oui	Oui
signature électronique	Non	Oui	Oui	Non	Oui
Intégration des e-mails	Oui	Oui	Non	Oui	Oui
Plus d'informations	Nextiva VFax	Télécopie RingCentral	MetroFax	MonFax	eFax

Comme vous pouvez le constater, la plupart de ces fournisseurs offrent bon nombre des mêmes fonctionnalités ; cependant, aucun de ces fournisseurs n'offre tout ce que vous recherchez. Il y a toujours un compromis. Encore une fois, c'est à vous, le propriétaire de l'entreprise, de décider ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Notre avis

À ce stade, il n'y a aucune raison de continuer à utiliser un télécopieur ordinaire. Le coût de configuration de la télécopie en ligne est inexistant avec les fournisseurs mentionnés précédemment, et leurs forfaits les moins chers ne dépassent pas 15 $ par mois - certains fournisseurs permettent même aux clients d'ajouter la télécopie en ligne à leurs services UC existants.

Si votre entreprise dispose d'une connexion Internet sécurisée, autant passer à la télécopie en ligne. Les nouvelles technologies ouvrent la porte à de nouveaux types de menaces, mais les fournisseurs de VoIP restent au courant. S'il s'agit d'une préoccupation concernant vos documents importants, lisez cet article pour en savoir plus sur le rapport semestriel 2017 de Cisco concernant la cybersécurité.

Tous les avantages, aucun inconvénient

Vous gagnez du temps, votre vie privée reste intacte, vous payez moins et vous pouvez partager des fichiers volumineux avec plusieurs personnes simultanément que les e-mails pourraient ne pas être en mesure de gérer.

Les télécopieurs prennent de la place, ils coûtent de l'argent à réparer, ils ne filtrent pas le spam, quelqu'un doit se tenir au-dessus pour s'assurer que le destinataire reçoit le fax, et vous ne pouvez faxer qu'un seul document à la fois - tout cela est éliminé si votre entreprise est prête à aller en ligne.

Il semble que la seule raison pour laquelle les gens utilisent encore le fax ordinaire est qu'ils ne savent pas que le fax en ligne est une chose. Je ne vois aucun avantage réel à avoir un télécopieur dédié au bureau. Trouvez un fournisseur qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise et profitez de ce que la télécopie en ligne a à offrir, et vous n'aurez jamais à regarder en arrière.

Lorsque vous aurez fini de lire cet article, lisez notre guide en cinq étapes pour envoyer un fax depuis Gmail. Vous verrez à quel point la télécopie en ligne est facile et vous vous en voudrez de ne pas avoir changé plus tôt.

Lecture supplémentaire :

Télécopie Nextiva