Les 7 meilleurs outils de collaboration de documents en temps réel en 2022

Les logiciels de gestion de projet comme Basecamp et Asana permettent aux membres de l'équipe de créer des listes de tâches, de recevoir des affectations de projet et de commenter les fichiers téléchargés.

Malgré l'utilisation des outils ci-dessus, une étude récente de Nintex a révélé que 39 % des employés ont encore du mal à collaborer et à éditer des fichiers en direct.

Les meilleurs outils de collaboration de documents en 2020 permettent à plusieurs membres de l'équipe d'écrire et de modifier des brouillons en temps réel. Ces outils aident à prévenir les erreurs de communication tout en permettant un processus de création de documents plus rapide et plus rationalisé.

Caractéristiques essentielles à rechercher

En plus de l'édition en ligne en temps réel, recherchez les fonctionnalités de l'outil de collaboration de fichiers telles que :

• Sauvegarde automatique
• Historique des versions
• Contrôle de version
• Suivi des modifications
• Nouvelles notifications de modifications
• Plusieurs formats de fichiers
• Commentant
• Balisage des utilisateurs
• Chat messagerie instantanée
• Modèles de fichiers prédéfinis
• Intégration d'applications
• Accessibilité des appareils mobiles
• Contrôle d'accès aux fichiers
• Accès en ligne et hors ligne
• Espace de stockage de fichiers évolutif

Les meilleurs outils de collaboration de documents

Les outils de gestion de documents ci-dessous incluent les fonctionnalités ci-dessus et ont les meilleurs avis d'utilisateurs en 2020.

Google Docs

Avec plus de 800 millions d'utilisateurs actifs dans le monde, Google Docs est le plus connu de tous les logiciels de collaboration documentaire de cette liste.

Cependant, beaucoup ne réalisent pas qu'en plus d'ajouter des commentaires et d'apporter des modifications à un brouillon fini, la collaboration en ligne en temps réel est possible avec Docs.

Jusqu'à 200 personnes peuvent visualiser simultanément un document et 10 utilisateurs peuvent effectuer des modifications simultanées en temps réel.

Toutes les modifications sont automatiquement mises à jour dans le même document principal et enregistrées dans le cloud, il n'est donc pas nécessaire de créer un nouveau document pour chaque brouillon. Cette fonctionnalité de contrôle de version empêche les équipes d'apporter des modifications aux brouillons obsolètes.

Les documents sont partagés par e-mail ou via une URL, et les chefs d'équipe peuvent sélectionner quels employés spécifiques peuvent modifier directement, suggérer des modifications ou avoir un accès en lecture seule.

La fonction "Live Edits" affiche les mises à jour en temps réel, codées par couleur, que plusieurs personnes ont apportées à un fichier. Les utilisateurs peuvent suivre les modifications pour voir les versions de fichiers précédentes sans les nouvelles modifications, approuver ou refuser les modifications. Ils peuvent également faire des commentaires dans la barre latérale, se marquer mutuellement dans ces commentaires ou communiquer via la messagerie instantanée.

Docs permet également aux utilisateurs d'enregistrer des fichiers dans plusieurs formats, notamment PDF, texte brut, page Web et texte enrichi. C'est un choix judicieux pour les équipes qui se concentrent sur des logiciels conviviaux ou pour les petites entreprises qui ont besoin d'un outil d'édition gratuit.

Tarifs et forfaits

Google Docs peut être acheté dans le cadre du package de produits G Suite ou seul. Le tableau ci-dessous compare les prix et les forfaits du forfait Google Docs Personal gratuit et du forfait payant Google Docs Business.

Microsoft 365

Microsoft 365 (anciennement Microsoft Office 365) permet aux utilisateurs simultanés de créer et de modifier des documents via SharePoint Online et OneDrive Entreprise.

Une fois qu'un document a été créé et enregistré dans le cloud, les utilisateurs peuvent inviter d'autres membres de l'équipe à collaborer avec eux en leur envoyant un lien vers le fichier ou par e-mail.

Comme dans Google Docs, chaque utilisateur dispose d'autorisations de fichiers spécifiques pour accéder à la base de connaissances, définies par le créateur du fichier. L'accès peut également être contrôlé via 365 groupes, qui divisent tous les utilisateurs en équipes. Chaque équipe peut se voir accorder ou refuser l'accès à des documents spécifiques, ce qui accélère le processus collaboratif.

Les modifications apportées aux nouveaux documents sont automatiquement synchronisées et peuvent être affichées en ligne ou dans la barre latérale. Les réviseurs peuvent suivre les modifications apportées par des employés spécifiques uniquement ou voir un résumé de toutes les nouvelles modifications apportées par une équipe. Les annotations peuvent être prévisualisées avant que les modifications suggérées ne soient acceptées, et les réviseurs peuvent accepter les modifications en masse ou individuellement.

En plus d'apporter des modifications directes en temps réel, les auteurs peuvent communiquer entre eux via des commentaires, des tags d'utilisateurs et des messages de chat dans l'application Microsoft Teams. Mieux encore, parce qu'il est fourni avec Microsoft Teams, c'est l'un des rares outils ici qui permet la vidéoconférence lors de l'édition de fichiers.

Microsoft 365 autorise jusqu'à 99 éditeurs simultanés par document.

C'est un bon choix pour les équipes qui souhaitent passer à la mise à jour Microsoft Teams à partir de Skype et d'autres outils de communication d'entreprise, et pour ceux qui ont besoin de diviser des équipes plus importantes en groupes d'édition plus petits.

Tarifs et forfaits

Microsoft 365 propose trois plans commerciaux payants, qui peuvent être facturés sur une base annuelle ou mensuelle. Comme indiqué ci-dessous, les seules différences réelles entre les trois plans sont liées à la sécurité et au stockage, de sorte que la plupart des entreprises peuvent se débrouiller avec la version Business Basic.

Zoho WorkDrive

Writer de Zoho WorkDrive est une plateforme de création et d'édition de documents en ligne en temps réel, idéale pour les entreprises qui ont de nombreux fichiers nécessitant une collaboration fréquente sur plusieurs appareils.

Son interface "page blanche" est conçue pour éliminer les distractions lors de l'écriture ou de l'édition. Pour les réviseurs qui doivent effectuer des modifications particulièrement détaillées, le « mode de mise au point » de l'outil ne met en évidence qu'une seule ligne de texte à la fois.

Zoho est également livré avec un assistant d'écriture virtuel, Zia, qui analyse les documents à la recherche d'erreurs de grammaire et de lisibilité.

Il s'intègre à Microsoft Word et WordPress et est livré avec une bibliothèque de modèles pour la rédaction de documents tels que les politiques RH et les invitations à des événements. Zoho WorkDrive inclut une fonctionnalité « Masque de contenu » qui permet aux administrateurs de masquer des informations sensibles ou des parties spécifiques d'un document aux réviseurs sélectionnés. Son "Content Lock" permet au créateur du document de sélectionner les parties du texte qu'il ne souhaite pas modifier.

Les fonctionnalités supplémentaires de Zoho WorkDrive incluent :

• Outil de messagerie rapide
• Curseurs dynamiques
• Modification hors ligne
• Accéder aux reçus des collaborateurs
• Commentaires et marquage des utilisateurs
• Suivi des modifications
• Fusion de documents
• Signatures numériques

Tarifs et forfaits

Zoho WorkDrive propose trois plans payants qui peuvent être payés mensuellement ou annuellement. Un stockage supplémentaire est disponible à l'achat.

Boîte

Box est un partage de documents sécurisé et un outil de création collaboratif en direct utilisé par de grandes entreprises telles que Coca-Cola, General Electric et Olympus.

Dans le passé, Box était exclusivement un système de partage et de stockage de fichiers, mais il permet désormais aux utilisateurs simultanés de créer et de modifier des documents dans Microsoft 365 et Google Docs.

Il permet l'édition de documents internes et externes, n'a pas de nombre maximum d'utilisateurs et offre un stockage de documents illimité dans le Box Drive. Les modifications sont automatiquement enregistrées et chaque éditeur a des notations et des commentaires codés par couleur.

Par rapport aux autres outils de cette liste, Box a le plus grand nombre d'intégrations d'applications tierces.

Il fonctionne avec Salesforce, Zoom, les alternatives Zoom populaires, Slack, Microsoft 365 et plus de 1 400 autres plateformes de collaboration d'équipe. Cela en fait une excellente option pour les équipes qui ont besoin de communiquer par vidéo ou de partager leurs écrans lorsqu'elles effectuent ensemble des modifications en temps réel.

C'est également l'un des rares outils de cette liste capable de passer des appels vidéo lorsqu'il est intégré à Zoom.

Les fonctionnalités supplémentaires incluent :

• Barres de recherche de fichiers et de lecteurs
• Verrouillage et déverrouillage de fichiers
• Contrôle des versions de documents
• Modification et accès aux documents hors ligne
• Authentification à deux facteurs
• Conforme aux normes HITECH et HIPAA

Tarifs et forfaits

Box dispose de quatre plans d'affaires payants, chacun étant payé sur une base annuelle ou mensuelle. La majorité des entreprises seront mieux servies par le plan Business Plus.

Papier Dropbox

Dropbox Paper est similaire au système de collaboration de Box en ce sens que, dans le passé, Dropbox était uniquement un outil pour stocker et partager des fichiers.

Dropbox Paper est un outil d'édition de documents entièrement gratuit qui permet aux utilisateurs simultanés d'apporter des modifications et des suggestions en temps réel. Comme avec Zoho WorkDrive, l'interface de Dropbox Paper est épurée et exempte de distractions comme les menus et les barres d'outils, qui ne sont disponibles que lorsque du texte spécifique est mis en surbrillance.

En plus de faire des modifications de ligne en direct, les utilisateurs peuvent utiliser les fonctionnalités de commentaire et de marquage pour faire des suggestions dans la barre latérale. Ils peuvent également marquer les commentaires comme non lus et modifier et supprimer les commentaires passés. L'historique des commentaires est également disponible.

Bien qu'il s'agisse principalement d'un outil d'édition de fichiers, Dropbox Paper propose également des calendriers de projet. Cela permet aux administrateurs de gérer les délais, d'utiliser les fonctionnalités de gestion des tâches et de définir des jalons de projet pour s'assurer que les responsabilités sont claires.

C'est un bon choix pour les entreprises qui ont besoin de plans de documents spécifiques, qui ont un grand nombre de personnes collaborant sur des fichiers et celles qui s'appuient fortement sur des images et des URL lors de la création de contenu.

Les fonctionnalités supplémentaires de Dropbox incluent :

• Notifications de commentaires en temps réel
• Barre de recherche
• Bibliothèque de modèles prédéfinis
• Raccourcis clavier pour la mise en forme du document
• Réactions aux commentaires Emoji
• Insertion d'images par glisser-déposer
• Création automatique de galerie d'images
• Intégration de liens
• Possibilité de connecter plusieurs documents

L'utilisation du papier est 100 % gratuite.

Bit.ai

Bit.ai est une plate-forme de collaboration de fichiers de bout en bout avec des utilisateurs dans plus de 100 pays, y compris des sociétés bien connues comme Canon, MIT et Accenture.

En plus de l'édition en temps réel, les documents intelligents intégrés de Bit.ai permettent aux utilisateurs d'ajouter du contenu à partir de Google Drive, des fichiers cloud, des liens Web, SharePoint, Box, etc. Les documents Bit sont compatibles avec de nombreux types de fichiers, notamment PowerPoint, Excel, Word, etc.

Les utilisateurs peuvent également relier des documents pour une meilleure organisation des fichiers et accéder à un suivi intelligent des documents pendant le processus de révision. Cela fournit des informations sur les niveaux d'engagement des collaborateurs externes. Pour une sécurité accrue, les utilisateurs peuvent définir des dates d'expiration pour les fichiers internes et externes.

Les fichiers sont organisés par espace de travail et organisés en dossiers et sous-dossiers. Les pages Wiki facilitent la recherche de contenu antérieur et la réponse aux questions courantes. Un historique illimité des versions de documents et des modifications suivies sont également disponibles.

Notez cependant qu'il ne propose pas d'outil de messagerie de chat comme les alternatives Slack telles que Chanty et Twist.

Bit.ai fonctionne bien pour les équipes qui réutilisent et réutilisent fréquemment le contenu antérieur, ainsi que pour les entreprises qui collaborent fréquemment avec des éditeurs extérieurs à leur organisation.

Les fonctionnalités supplémentaires incluent :

• Co-rédaction
• Édition de ligne en direct
• Intégration avec Github, Miro et les plateformes de médias sociaux
• Bibliothèque de modèles prédéfinis
• Charger le contenu antérieur dans de nouveaux documents
• Notifications d'édition codées par couleur
• Mentions
• Fonctionnalités de commentaires

Tarifs et forfaits

Notion

Notion est une application de collaboration en temps réel conçue pour remplacer une variété d'outils de gestion de flux de travail populaires tels que Trello, Confluence et Asana.

Il possède l'interface la plus personnalisable de tous les outils de cette liste, permettant aux utilisateurs de créer leur propre système d'organisation de fichiers dans la barre latérale, d'ajouter des éléments d'action et de créer des balises et des étiquettes pour les fichiers.

En plus des fonctionnalités standard telles que la co-création et l'édition en direct, Notion fournit un historique des versions, un accès illimité des membres de l'équipe aux documents et plusieurs options d'affichage.

Il est idéal pour les entreprises qui ont besoin de consolider le nombre de logiciels de collaboration qu'elles utilisent actuellement, mais qui ont toujours besoin de fonctionnalités de collaboration de projet.

Les fonctionnalités supplémentaires de Notion incluent :

• Interface sans distraction
• Versions mobiles et de bureau
• Raccourcis clavier
• Balisage des utilisateurs
• Fonction de commentaire
• Les dates d'échéance
• Avis
• Organisation du contenu par glisser-déposer
• Formats de tableaux Kanban et de listes de tâches
• Bibliothèque de modèles

Tarifs et forfaits

Notion propose un forfait gratuit et trois forfaits payants, facturés mensuellement ou annuellement. Les outils de collaboration de fichiers les plus importants sont fournis avec les plans Team ou Enterprise.

Utilisation d'un logiciel vidéo pour effectuer des montages en temps réel

En plus des outils de collaboration de documents ci-dessus, un logiciel de conférence Web peut également être utilisé pour modifier des fichiers en temps réel.

Des fonctionnalités telles que le partage d'écran, un outil de tableau blanc et le contrôle du bureau à distance permettent à des dizaines d'employés d'accéder et de modifier simultanément des fichiers avec l'avantage supplémentaire d'une communication en face à face.

Nos comparaisons côte à côte d'outils populaires comme Zoom vs WebEx facilitent l'évaluation de l'outil d'appel vidéo qui convient à votre équipe.