Logiciel de gestion de documents et leurs avantages

Les données sont la partie la plus cruciale de votre entreprise, dans toute entreprise. Il est révolu le temps où les entreprises sauvegardaient leurs données sur des livres ; c'est pourquoi il existe des bases de données sécurisées pour stocker vos documents.

Chaque jour, de nombreuses données sont traitées dans une entreprise ; c'est pourquoi vous avez besoin d'un logiciel efficace adapté aux besoins de votre entreprise. Voici une liste de logiciels de gestion qui pourraient être utiles à votre entreprise.

Un logiciel de gestion de données adapté à votre entreprise

Logiciel de gestion de documents juridiques

Les cabinets d’avocats ne sont pas en reste en matière de logiciels de gestion documentaire. Les avocats peuvent organiser leurs documents et les rendre facilement consultables grâce à LexWorkplace. Ce produit basé sur le cloud aide les cabinets d'avocats avec différents documents.

Chaque cabinet d'avocats devrait l'avoir parce que

• Il offre de meilleures solutions que les dossiers Windows
• C'est un meilleur système pour un cabinet d'avocats pour gérer des documents que S : Drive
• Il fournit des solutions de stockage cloud améliorées
• Il est idéal pour les cabinets d'avocats de toutes tailles.

M-Fichiers

M-Files est un outil DMS qui allie sécurité, automatisation et efficacité. Il combine tous vos fichiers professionnels provenant de différents départements dans une seule archive électronique solide. Votre équipe peut facilement accéder instantanément aux informations de n’importe quel service.

Le logiciel stocke les documents les plus à jour garantissant que le document le plus pertinent est accessible. Il permet également de mettre en œuvre un accès et un cryptage avancés pour contrôler les fichiers les plus sensibles.

Bien qu'il soit sophistiqué, il est excellent pour l'automatisation des flux de travail. Les utilisateurs peuvent partager, modifier et réviser des documents pour approbation conformément aux directives de votre lieu de travail.

Modèle

Templafy est non seulement décent, mais c'est un DMS très efficace. Il stocke les fichiers de l'entreprise dans une bibliothèque cohérente où les utilisateurs peuvent facilement y accéder. De plus, cela permet à l’équipe de suivre les changements en temps réel.

Avec Templafy, vous pouvez facilement créer divers documents commerciaux à l'aide de modèles personnalisés. L'outil automatise la création de fichiers essentiels tels que les contrats RH, les NDA et les e-mails de service.

Ce logiciel est également intelligent puisqu'il peut optimiser l'ensemble du processus de création grâce à ses outils et fonctionnalités de réglage. Il peut détecter les erreurs et les incohérences dans un fichier et les corriger automatiquement avec l'intervention de l'utilisateur.

Économie de papier

Papersave est un autre outil innovant et convivial qui permet aux entreprises, quelle que soit leur taille, de gérer leur dossier plus efficacement. Le logiciel peut également capturer les caractéristiques du document à tout moment.

C'est le meilleur dans les solutions ERP et CRM car il permet aux utilisateurs de capturer le fichier à partir de l'interface utilisateur. Grâce à sa fonctionnalité de recherche intuitive, vous pouvez récupérer le document dont vous avez besoin.

Grâce à sa sécurité robuste des données, vous pouvez suivre le fichier et surveiller toutes les modifications apportées au fichier tout en vous permettant de déléguer des autorisations spécifiques à votre équipe.

Facteurs à considérer avant de choisir un logiciel de gestion de documents

Il y a plusieurs éléments à prendre en compte avant de choisir un DMD ;

• Convivialité : Tout d’abord, vous devez réfléchir à la manière dont vous allez utiliser le logiciel. Assurez-vous qu’il dispose d’une interface conviviale, facile à naviguer et à comprendre
• Fonctionnalités : la plupart de ces outils offrent aux utilisateurs d’excellentes fonctionnalités comme le partage de fichiers. Il s'agit d'une fonctionnalité intéressante car elle permet à l'équipe de consulter le fichier simultanément, de le modifier et de travailler ensemble.
• Suivi des modifications : un bon logiciel vous permettra de suivre le dossier en temps réel. Le logiciel doit également archiver les anciennes versions du document afin que vous puissiez revenir aux anciennes versions.
• Assurez-vous que l'outil utilise la reconnaissance optique des caractères : vous pouvez numériser rapidement le fichier pour un accès facile lors de l'utilisation de l'OCR. Le logiciel doit également permettre une analyse facile des fichiers.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de documents dans votre entreprise

Investir dans un DMS en vaut la peine, car il constitue une base d'entreprise qui contribue à rationaliser le flux de travail. Cela améliore également la productivité des entreprises. Voici les principaux avantages du DMS dans votre entreprise

Réduire l'espace de stockage

Les coûts des locaux commerciaux sont élevés, donc avoir un magasin pour vos documents peut coûter plus cher. Les outils DMS sont cruciaux car ils réduisent l'espace que vous auriez utilisé pour réparer les classeurs. Ces DMS constituent donc une excellente alternative pour le stockage, et ils vous aideront à gagner de la place dans votre bureau. Si votre entreprise doit disposer de copies papier, vous pouvez les conserver dans un autre endroit moins coûteux, comme un coffre-fort.

Améliorer la sécurité

La sécurité des documents est cruciale pour toute entreprise car les données sensibles doivent être protégées. Par rapport aux copies papier, DMS offre une meilleure sécurité pour les fichiers sensibles puisque vous pouvez contrôler l'accès à ces documents.

De plus, le DMS laisse une trace de qui a consulté le fichier, quand il l'a vérifié et s'il a été modifié. Vous pouvez également baliser les alertes automatisées pour les documents sensibles.

Facile à récupérer le document

Rechercher et récupérer un fichier peut être difficile, surtout si vous effectuez une recherche dans une pile de fichiers. La plupart des travailleurs passent leur temps à rechercher et à organiser le bon document imprimé. Cela affecte la productivité et limite la croissance, puisque l'employé peut même rater le document égaré.

Cependant, avec DMS, vous n’aurez peut-être pas à vous soucier de la perte ou de l’égarement de documents. Le logiciel vous fait gagner du temps puisqu'il faut une commande pour récupérer un fichier. Vous pouvez également accéder aux documents à distance si vous disposez d'une connexion réseau.

Meilleure sauvegarde en cas de sinistre

La plupart des DMS disposent de plans de sauvegarde et de récupération des données en cas de sinistre. Avec une sauvegarde numérique, vos documents sont à l'abri des incendies, des inondations ou d'autres catastrophes. Vous pouvez facilement retracer vos documents lorsque vous utilisez un outil de gestion de documents. Grâce à la fonction de suivi des documents, il n'y a aucune chance de perdre ou d'égarer des documents essentiels après leur visualisation.

Augmentation de la productivité

Vous gagnerez beaucoup de temps avec DMS, ce qui se traduira par une productivité accrue. Comme il est facile de retrouver ces documents, vous remonterez le moral de vos employés et améliorerez la satisfaction de vos clients. Un DMS offrira à votre entreprise ces avantages.

• Compétitivité
• Tranquillité d'esprit
• Une meilleure relation client
• La flexibilité

Conclusion

Vous devriez vous procurer un DMS sur mesure pour votre entreprise afin de vous aider à simplifier la gestion des fichiers dans votre entreprise. Si vous souhaitez augmenter la productivité, remonter le moral de vos employés et rester compétitif, procurez-vous des solutions de gestion de documents rentables et adaptées aux besoins de votre entreprise. Cela vous aidera à rationaliser les besoins de votre entreprise, vous garantissant ainsi de rester productif et rentable.