Qu'est-ce qu'un échange de données informatisé (EDI) ? - Un guide

Depuis près de 20 ans, l'échange de données informatisé (EDI) est considéré comme une technologie essentielle à la gestion de la chaîne d'approvisionnement dans les entreprises, offrant des avantages à l'ensemble des entreprises à plusieurs niveaux. L'échange de données informatisé permet aux organisations d'échanger des informations critiques concernant les bons de commande, les factures, les demandes de réservation, etc. L'échange de données informatisé n'est rien d'autre qu'une série de règles qui permettent aux entreprises de communiquer entre elles. Sous l'égide de l'EDI, nous examinons l'échange d'e-mails, de notes et de documents, qui est efficacement pris en charge par un logiciel pour lire et interpréter ces informations.

L'échange de données informatisées consiste en les mêmes informations qui auraient été échangées sur le papier. Cependant, dans ce cas, il existe une intégration transparente entre deux systèmes d'entreprise, de sorte que les mêmes informations sur papier peuvent être échangées par voie électronique.

• Comment fonctionne l'EDI ?
• Avantages de l'EDI
• Ses inconvénients
• Implémentation EDI
• Avenir à connaître
• Études de cas
• Ressources EDI
• Exemples d'échange de données informatisées

Comment fonctionne l'EDI ?

L'un des principaux modes de fonctionnement de l'EDI consiste à remplacer les anciens processus, qui sont de nature manuelle, tels que le courrier, le fax ou même les e-mails standard, par la mise en œuvre de systèmes commerciaux capables d'échanger facilement ces informations sous forme électronique.

Dans cette méthode, il y a un traducteur qui convertit initialement les données d'application entre deux partenaires commerciaux ou entités effectuant des transactions. Ce sont des organisations, distinctes, qui sont impliquées dans une transaction commerciale. Un exemple classique d'une telle transaction est entre une société OEM et un fabricant et un acheteur. La mise en œuvre de l'EDI raccourcit considérablement le temps de cycle pour traiter ces commandes ou transactions.

Avantages de l'EDI

L'échange de données informatisé n'est pas une technologie nouvelle. Il y a eu des cas où l'EDI a été mis en œuvre même dans les systèmes hérités, dès les années 1960. Voici quelques-uns des avantages qui confirment le fait que l'échange de données informatisé est un moyen très efficace de collaboration et de communication.

• Réduire les coûts d'exploitation

  On estime que les coûts d'exploitation des entreprises diminuent d'environ 35 % après la mise en œuvre de l'EDI. Cela est principalement dû à la réduction ou à l'élimination du papier, de l'impression, du stockage, du classement et d'autres domaines similaires, qui avaient des frais généraux. De plus, cela entraîne également une réduction considérable des dépenses de maintenance et de l'utilisation des ressources administratives.

• Améliorer le temps de cycle commercial

  Un élément clé pour le traitement des commandes est le temps. Avoir un processus manuel pour l'échange d'informations peut prendre beaucoup de temps pour exécuter la transaction. Avec l'échange de données informatisées, on estime que le temps de cycle s'améliore de 61 %, principalement grâce aux protocoles d'automatisation qui sont mis en place au moment de la mise en œuvre.

• Améliorer la précision des données

  La mise en œuvre de l'échange de données informatisé réduit toutes sortes d'erreurs car il y a très peu d'intervention manuelle dans de telles transactions. Cela améliore la qualité globale des données capturées, réduisant les erreurs de 30 % à 40 %.

• Écologique

  Étant donné que l'échange de données informatisé fonctionne dans un environnement sans papier, il est totalement respectueux de l'environnement, entraînant une réduction drastique des émissions de CO2.

• Améliorer l'efficacité de l'entreprise

  Un impact direct de la réduction de l'intervention humaine se traduit par une amélioration des performances de l'entreprise dans son ensemble, créant une augmentation significative de l'efficacité de l'organisation à tous les niveaux. L'EDI améliore également les relations avec les partenaires commerciaux tels que les fournisseurs, les clients, les distributeurs, grâce à une livraison plus rapide des biens et des services.

Inconvénients de l'EDI

Alors que nous examinons certains des avantages de la mise en œuvre de l'EDI, on ne peut pas abandonner les limites ou les inconvénients de l'EDI. Examinons quelques-uns des inconvénients importants que les organisations doivent prendre en considération.

• La configuration initiale

  Bien que l'EDI semble très bien, mais la configuration initiale de l'EDI (à l'exclusion du dernier WebEDI) est un processus qui prend du temps.

• Normes à respecter

  L'EDI s'accompagne de toute une série de normes industrielles auxquelles les organisations doivent se conformer. Cela peut constituer un défi car des ressources doivent être déployées pour s'assurer que l'entreprise respecte ces normes. Certaines de ces normes incluent UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS et HL7.

• Systèmes de sauvegarde solides

  Il ne s'agit pas seulement de mettre en œuvre l'EDI, mais aussi de le maintenir. Disposer d'une technologie aussi vaste nécessite des systèmes de sauvegarde robustes et les organisations ont besoin de ressources capables d'effectuer cette tâche.

Implémentation EDI

La mise en œuvre de l'EDI n'est rien d'autre que le processus par lequel le logiciel EDI sera déployé dans l'organisation, qui est conforme au but ou à l'objectif défini. Lors de la mise en œuvre de l'EDI, vous devez suivre certaines directives. Voici 3 lignes directrices importantes pour votre référence.

• Décision sur qui s'occupe de la mise en œuvre de l'EDI

  Bien que vous soyez nouveau dans ce cadre EDI, aucun expert au sein de l'organisation ne pourra mettre en œuvre l'EDI, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. Par conséquent, il est important d'avoir un consensus pour décider qui sera le partenaire de mise en œuvre pour vous. Les choix sont nombreux, mais vous devez faire preuve de diligence raisonnable avant de sélectionner le bon partenaire.

• Déployer un consultant tiers

  Pour réussir la mise en œuvre de l'EDI, il est préférable d'engager un consultant tiers. Cette personne vous aidera à définir la feuille de route de votre parcours de mise en œuvre EDI et vous aidera à sélectionner le bon fournisseur de logiciels.

• Travaillez avec votre fournisseur de logiciels

  Après avoir sélectionné le fournisseur de logiciels pour votre implémentation EDI, il est important de travailler avec le fournisseur et de ne pas tout lui laisser. De cette façon, vous pouvez créer un champion EDI interne qui pourra ensuite diriger le projet.

Le respect de ces directives peut garantir une mise en œuvre harmonieuse de votre projet EDI.

L'avenir de l'EDI

Une chose qui est constante quant à l'avenir de l'EDI est l'incertitude qui prévaut, bien qu'il s'agisse d'une technologie séculaire. L'EDI existe depuis des décennies et reste la technologie préférée des entreprises, cependant, de nombreuses agences ont en fait prévu une fin potentielle de la technologie. Cela pourrait être vrai car en 2021, nous avons vu germer des options technologiques alternatives et les organisations explorent des options, en particulier dans le segment de la chaîne d'approvisionnement. Il y a peu de points à retenir sur l'avenir de l'EDI, basés sur les opinions d'experts

• Les grandes entreprises envisagent de mettre en place une compétence interne pour le traitement de l'EDI
• En raison des nouvelles technologies, les petites et moyennes entreprises sont constamment confrontées à un défi pour faire face à ce scénario dynamique
• On estime que 95% des implémentations EDI sont sur mesure, ce qui signifie que celles-ci nécessitent de lourds investissements en maintenance sous forme de coûts et de ressources
• Environ 41 % des entreprises n'ont pas encore mis en œuvre l'EDI

Études de cas EDI

Ces études de cas sont des exemples d'entreprises qui ont mis en œuvre l'échange de données informatisées et vous donneront un aperçu des différentes voies empruntées par ces entreprises pour déployer avec succès l'EDI.

• Nichirin UK Limited

  Filiale du conglomérat japonais Nichirin Group, la société fabrique et distribue divers flexibles automobiles aux constructeurs automobiles au Royaume-Uni.

  Défi

  • Il y avait un mandat motivé par l'attente des clients de mettre en œuvre l'EDI pour protéger les relations commerciales et également protéger les revenus.
  • Il était nécessaire de mettre en place une étiquette d'emballage censée correspondre à l'avis d'expédition
  • L'EDI et l'étiquetage étaient une condition préalable pour obtenir un prix pour la norme de qualité

  Nichirin a implémenté le produit OpenText Freeway Professional pour relever les défis mentionnés ci-dessus.

  Valeur/Avantages

  • Le fournisseur avait connaissance de scénarios spécifiques (dans ce cas, les formats de message des partenaires commerciaux), ce qui a permis un déploiement plus rapide
  • Mise en conformité de l'étiquetage conforme ODETTE
  • Le fournisseur a également aidé Nichirin à atteindre la norme de qualité JLRQ
  • Les attributs clés du système déployé par OpenText étaient la flexibilité et la facilité d'utilisation

• Téléphone de voiture Dixons

  C'est une entreprise multinationale qui vend des produits électroniques et de télécommunication, dont le siège est à Londres.

  Défi

  • L'intégration de nouveaux fournisseurs prenait du temps
  • Au fur et à mesure que l'organisation grandissait, il y avait une exigence pertinente de commerce électronique et d'automatisation du processus

  Le produit mis en œuvre par Dixons Carphone était OpenText Trading Grid Messaging Service.

  Valeur/Avantages

  • Réduction du délai du processus d'intégration de quelques semaines à quelques jours
  • Une solution totalement évolutive et sécurisée
  • Meilleure visibilité des niveaux de stock et temps de réponse également améliorés

Ressources EDI

Dans ce segment, nous présenterons des ressources clés et du matériel de support, qui aideront les organisations à choisir la bonne solution EDI. Ces ressources comprennent des FAQ, une liste exhaustive de glossaires de termes importants et bien d'autres.

• Téléchargements de référence

  Il s'agit de livres blancs qui aident les organisations à mieux comprendre l'EDI. Pour plus de détails, vous pouvez cliquer ici

• Tutoriels

  Ici, vous pouvez télécharger des didacticiels sur XML, EDIFACT et ANSI. Pour plus d'informations sur ces tutoriels, cliquez ici.

• Exemple de DP

  Ces exemples vous aideront à vous faire une idée de la façon dont vous pouvez définir les exigences. Ces appels d'offres serviront de ligne directrice car ils se composent d'exigences et de critères d'évaluation. Vous pouvez cliquer ici pour accéder à l'exemple.

Voici quelques-unes des ressources documentaires pour aider toute organisation qui souhaite connaître les détails du démarrage d'un projet EDI.

Exemples d'EDI

La principale raison de la mise en œuvre de l'EDI est d'accélérer les transactions commerciales. Certains des exemples d'EDI sont l'EDI 850, qui correspond aux bons de commande, l'EDI 214, qui correspond au statut d'expédition, et l'EDI 820, qui concerne davantage les factures, les informations client et les confirmations de paiement.

Dernières pensées

Malgré le fait que l'EDI soit une technologie ancienne, les organisations préfèrent toujours l'implémenter et elle est toujours considérée comme une solution préférée dans l'espace B2B. Bien que la méthodologie EDI n'ait pas beaucoup changé, les systèmes et outils utilisés pour effectuer cette action ont subi un changement de paradigme, avec de nombreux systèmes désormais disponibles sur le Cloud, ce qui le rend flexible, moins cher, plus facile à déployer et plus facile à utiliser ; Inutile de dire qu'il est livré avec une pléthore de fonctionnalités.

Pour les organisations, il est important de considérer à la fois les avantages et les limites avant d'aller de l'avant avec la mise en œuvre de l'EDI. Cependant, ils doivent également s'assurer que le fournisseur de services qui met en œuvre l'EDI possède de solides références et peut vous aider à développer votre entreprise.