Adoptez la mobilité dans votre entreprise avec Find Me, Follow Me Call Hunting

Si quelque chose ressort pour faire de Business VoIP le service de téléphonie indispensable pour votre organisation, il faudrait alors que ce soit le simple fait que ces services soient incroyablement riches en fonctionnalités. Étant donné que le service est fourni sur Internet et ne nécessite pas l'installation de matériel coûteux sur site, votre entreprise bénéficie de fonctionnalités autrement inaccessibles.

L'une de nos préférées, et ce que nous pensons être l'une des meilleures fonctionnalités de PBX virtuel disponibles, est assez simple : parfois appelée recherche d'appels, parfois routage d'appels, et parfois me trouver ou me suivre, cette fonctionnalité de base nous permet de toujours restez connecté et ne manquez plus jamais un appel téléphonique important.

S'il n'y a qu'une seule fonctionnalité que vous utilisez dans votre solution VoIP d'entreprise, ce devrait être celle-ci.

Qu'est-ce que Trouvez-moi ou suivez-moi ?

Vous pourriez même penser à me trouver, à me suivre comme un système de bip moderne, sauf qu'il est beaucoup plus efficace. Où que vous soyez à tout moment, ce système vous aidera à vous assurer que vous ne manquerez plus jamais un appel téléphonique.

Cette fonctionnalité puissante permet aux utilisateurs d'acheminer leurs appels téléphoniques via un ensemble de numéros, l'un après l'autre, jusqu'à ce que l'appel soit finalement répondu ou atteint la messagerie vocale. Certaines solutions peuvent même permettre de faire sonner tous les numéros de votre liste simultanément, ce qui est un moyen encore plus efficace de gérer les appels entrants.

L'idée est assez simple, vous pouvez commencer par votre numéro de bureau, mais si vous n'êtes pas là et que vous ne pouvez pas décrocher votre téléphone de bureau IP, l'appel sera transféré vers votre choix suivant, très probablement votre numéro de mobile. Si vous ne parvenez pas à décrocher votre téléphone portable à ce moment-là, vous pouvez aller encore plus loin et configurer le processus pour appeler votre numéro de maison en cas d'urgence réelle, ou simplement directement vers la messagerie vocale.

Certaines solutions peuvent même permettre aux utilisateurs de saisir une extension complètement différente, de rediriger l'appel vers un opérateur, ou un service différent, voire un agent différent. En fait, certaines solutions sont si avancées que vous pouvez même acheminer les appels vers un télécopieur ou un service de messagerie texte. Combinez cela avec les fonctionnalités de messagerie vocale vers e-mail, dans lesquelles vos messages vocaux sont automatiquement convertis en texte et envoyés sous forme d'e-mails, et vous disposerez d'un système incroyablement puissant pour ne jamais manquer aucun détail important.

Comment ça marche?

Sans trop approfondir le côté technique, le concept de base lui-même est assez simple à comprendre. La chose la plus importante est de reconnaître que les fonctionnalités Find Me, Follow Me ne sont pas les mêmes que le routage des appels de base, les systèmes IVR intelligents ou les systèmes de distribution automatique des appels (ACD), dans lesquels les scripts de standard automatique sont un aspect plus important.

Au lieu de cela, cette fonctionnalité est simplement une option de "renvoi d'appel" comme nous l'avons vu ci-dessus - et la configuration de cette fonctionnalité est assez simple. La plupart, sinon la totalité, des systèmes téléphoniques professionnels fournissent aux utilisateurs un portail ou une application en ligne. Ici, dans ce portail, les utilisateurs peuvent entièrement personnaliser et adapter leur gestion des appels pour répondre au mieux à leurs besoins.

Les fonctionnalités Trouvez-moi, suivez-moi sont généralement fournies sur le marché pour tous les différents fournisseurs, et sont généralement fournies en standard avec les plans VoIP les plus élémentaires. Mais honnêtement, nous pensons que cette fonctionnalité est si utile qu'il serait logique de passer à un niveau supérieur si votre fournisseur la cache derrière un paywall. Parfois, pendant les négociations, vous pourrez même demander à votre fournisseur d'ajouter la fonctionnalité sans frais supplémentaires ou de l'ajouter à votre forfait existant.

Mais pour les utilisateurs finaux, le comment est assez simple. Connectez-vous à votre portail en ligne, et il y aura généralement une option pour configurer simplement cette fonctionnalité. Vous saisirez alors différents numéros de téléphone que vous avez et définirez une liste de priorités pour les numéros à appeler dans quel ordre, ou même simultanément.

Pourquoi est-ce si utile ?

L'objectif global est simplement d'étendre votre disponibilité et de rester connecté à vos appels importants, où que vous soyez dans le monde. C'est vraiment le concept de mobilité, et la mobilité occupe une place assez importante dans nos vies de nos jours.

Si vous dirigez une petite entreprise, il y a de fortes chances que vous quittiez le bureau de temps en temps, ou même sur le marché des entreprises, les utilisateurs entreront et sortiront constamment des réunions. Les médecins, par exemple, ne sont peut-être pas toujours disponibles à leur bureau, mais les patients peuvent avoir besoin de les joindre en cas d'urgence à tout moment.

Dans ce monde de mobilité constante, nous avons besoin d'un moyen de toujours rester connecté et de ne jamais manquer ces appels téléphoniques cruciaux. Les fonctionnalités Find Me, Follow Me ou Call Hunting nous aident à faire exactement cela : rester toujours connecté.

Les principaux avantages des fonctionnalités Find Me, Follow Me

Bien sûr, vous avez peut-être déjà été en mesure de comprendre certaines de ces fonctionnalités : suivez-moi pour rester toujours connecté et ne jamais manquer un appel téléphonique. Mais cet outil puissant peut faire un peu plus que simplement s'assurer que vous êtes toujours disponible.

Dans l'ensemble, les avantages d'une fonctionnalité "trouvez-moi, suivez-moi" peuvent vraiment se résumer comme suit :

1. Configurer pour s'adapter à votre configuration

L'une des meilleures parties de la fonctionnalité Find Me Follow me, un peu comme tous les services PBX hébergés, est la configuration du système. Les utilisateurs peuvent entièrement personnaliser le processus pour s'adapter au mieux à leur configuration. Au-delà du simple choix d'une liste prioritaire de différents numéros de téléphone, dites votre numéro de bureau, puis votre numéro de portable, puis votre numéro de domicile, ou même simplement votre numéro de service, les utilisateurs peuvent également choisir de faire sonner ces numéros simultanément ou dans un ordre spécifique. Vous pouvez également décider si et quand l'appel sera dirigé vers la messagerie vocale.

2. Maximisez votre disponibilité :

Restez toujours connecté où que vous soyez et ne manquez jamais un appel. Si vous êtes dans une réunion importante et que vous ne pouvez pas répondre à votre téléphone de bureau, ce sera directement automatiquement sur votre téléphone portable, ou tout ce que vous avez défini comme ligne secondaire. Le processus se répétera en fonction de la configuration de la fonctionnalité, et si vous ne pouvez pas répondre du tout, l'appel peut être dirigé vers la messagerie vocale.

3. Utilisez un seul numéro :

En configurant une liste d'acheminement des appels ou en faisant sonner simultanément tous vos différents numéros, vous n'aurez désormais plus qu'à communiquer un seul numéro : votre ligne principale de bureau. La beauté est que vous pouvez garder votre numéro de téléphone portable privé et continuer à recevoir des appels lorsque vous n'êtes pas au bureau. C'est votre service VoIP qui effectue le transfert, vous n'avez donc pas à donner votre numéro personnel, mais vous pouvez toujours prendre ces appels importants sur ce téléphone si nécessaire.

4. Gardez vos numéros privés :

En conjonction avec le dernier point, vous n'avez qu'à utiliser un numéro, vous pouvez aller plus loin. Certains fournisseurs permettent aux utilisateurs de configurer un numéro virtuel pour leur fonction me trouver, me suivre. De cette façon, vous n'avez pas du tout besoin de fournir votre numéro de bureau direct, votre numéro de téléphone portable direct ou votre numéro de domicile direct. Fournissez simplement ce numéro virtuel aux clients et vous pourrez toujours être joint sur tout autre appareil que vous avez configuré pour recevoir des appels.

5. Les clients peuvent toujours recevoir l'aide dont ils ont besoin :

Si vos clients travaillent avec un agent ou un représentant spécifique, les fonctionnalités me trouver, me suivre permettent à ces clients de toujours joindre cet agent précis pour recevoir l'aide dont ils ont besoin. Il peut être ennuyeux et fastidieux pour les clients d'avoir à expliquer leurs problèmes à de nouveaux agents tout le temps, mais s'ils peuvent toujours joindre le même agent, cela peut aider à réduire beaucoup de frictions.

6. Permettez à votre entreprise d'adopter la mobilité

Ne limitez pas Find Me, Follow Me à votre ligne téléphonique, permettez à chaque agent, employé ou membre de l'équipe d'utiliser cette fonctionnalité incroyable. Nous vivons dans un monde mobile et les gens sont toujours en déplacement ; qu'ils soient en réunion ou qu'ils travaillent simplement à distance. Si tout le monde dans votre bureau peut utiliser la recherche d'appels Find Me, Follow Me, peu importe si quelqu'un est au bureau ou non : vous recevrez toujours cet appel, où que vous soyez. Adoptez la mobilité et ne vous souciez plus des appels manqués parce que vous n'êtes pas au bureau. Nos vies ne sont plus centrées autour d'un seul endroit, alors pourquoi votre entreprise devrait-elle l'être ?

L'essentiel

Nous vivons dans un monde où la mobilité est la clé absolue. Les propriétaires de petites entreprises sont généralement en déplacement, travaillant parfois sur le terrain ou tout simplement pas à leur bureau. Les équipes d'entreprise peuvent être dispersées sur plusieurs sites, courir d'une réunion à l'autre, ou juste rarement assises à leur bureau. Les téléphones intelligents et les tablettes ont rendu la mobilité incroyablement facile, et nous avons maintenant tous des super-ordinateurs entièrement capables dans nos poches.

Il est donc logique d'embrasser complètement cette mobilité de toutes les manières possibles. À elle seule, la VoIP professionnelle permet d'adopter ce concept de mobilité avec des téléphones logiciels et des applications pour téléphones intelligents. Mais nous pouvons aller encore plus loin avec la recherche d'appels Find Me Follow Me, en gardant toujours les propriétaires d'entreprise et des équipes entières connectés, où qu'ils se trouvent.

Les avantages supplémentaires d'utiliser un seul numéro et de garder vos numéros privés, eh bien, privés - tout en profitant pleinement du fait que nous avons tous des appareils mobiles, en font l'une des meilleures fonctionnalités de PBX hébergé, et celle que tout le monde devrait profiter pleinement.