Zoom Rooms : un cas convaincant pour propulser l'avenir des réunions

Le mois dernier, je me suis assis avec le responsable de Zoom Rooms, Jeff Smith, pour discuter plus en profondeur des capacités de la solution. J'avais déjà écrit sur les fonctionnalités de Zoom qui «boostent» la productivité et je voulais m'appuyer sur cette notion, car je me rends compte que ce que fait Zoom a beaucoup de valeur pour permettre l'avenir du travail hybride.

Smith a mis en lumière certaines des intentions derrière de nombreuses fonctionnalités de Zoom Rooms, une offre qui permet la collaboration vidéo HD dans n'importe quel espace, qu'il s'agisse d'un bureau à domicile ; ou une réunion hybride. Cela pourrait même être une salle de classe. L'objectif explicite de la solution - faciliter les interactions en temps réel des participants en personne et à distance.

C'est le genre de solution de salle de réunion qui simplifie des choses comme démarrer une réunion en appuyant sur un bouton, trouver les meilleurs moments pour réserver une salle et partager des fichiers, des liens, du contenu, etc.

Smith a déclaré que c'est la nature nouvelle et asynchrone de la communication créée à l'ère du COVID-19 qui a incité le fournisseur UCaaS à résoudre certains des nouveaux problèmes mondiaux liés à la présence dans plusieurs fuseaux horaires et emplacements.

Les bases du tableau blanc Zoom

Des fonctionnalités telles que le tableau blanc Zoom sont devenues : "beaucoup, beaucoup, plus centrales dans la façon dont nous collaborons", a noté Smith. Et les tableaux blancs d'aujourd'hui sont bien plus avancés que nous n'aurions jamais pu le deviner. Si vous jetez un coup d'œil à ce que la technologie de tableau blanc de Zoom peut faire, je pense que vous seriez agréablement surpris.

"Le tableau blanc devient cet espace où tout le contenu de notre communication peut être lié et visualisé - tout depuis une session de brainstorming au début de ce flux de travail."

Alors, comment amener les entreprises à adopter cette technologie ? Cette question - l'une des nombreuses barrières potentielles à la pénétration, une autre étant : comment rendre ladite technologie consommable ? Avec un milliard de cas d'utilisation inexploités pour la technologie Zoom Rooms, Smith et moi sommes descendus dans ce trou de ver.

"La première chose que nous avons examinée lorsque nous avons développé notre technologie de tableau blanc, c'est s'il existe des cas d'utilisation spécifiques et pragmatiques où je peux utiliser cet outil dans mon équipe ?"

La technologie, la formation RH, la formation générale des employés, l'orientation des nouveaux employés pour les employés virtuels, la collaboration interne lors des réunions et même le type de rencontre avec des participants externes pour des séances de remue-méninges et de cartographie ont de nombreuses implications. Il existe même un cas d'utilisation si vous avez besoin de discuter avec votre équipe de vente et de visualiser/graphiquer pour améliorer la compréhension.

Chaque utilisateur de Zoom accède gratuitement à ces fonctionnalités de base pendant quarante minutes. Si vous voulez plus que cela, vous devrez cracher de l'argent et devenir un abonné payant. Une fois que vous faites cela, vous obtiendrez toutes les fonctionnalités. Les utilisateurs non rémunérés de Zoom Whiteboard ont d'autres restrictions, en plus de cette limite de temps de 40 minutes.

"Nous comprenons que cela ne sera pas exploité par tout le monde, mais je pense qu'un nombre important de personnes qui comprennent les implications de la technologie et qui l'implémenteront dans leurs piles."

L'accord s'apprête à rendre Zoom Whiteboard futuriste

Prévus pour une disponibilité début 2022, Facebook et Zoom ont annoncé qu'ils feraient équipe à Zoomtopia 2021. Mais pour comprendre la relation du duo : vous devez d'abord connaître un peu le contexte.

Facebook a fait ce que beaucoup appellent le "lancement surprise" d'une nouvelle application appelée Horizon Workrooms vers la fin du mois d'août 2021. L'application étend une collaboration virtuelle en réunissant les utilisateurs de VR (réalité virtuelle) et les participants au chat vidéo, menant le géant des médias sociaux plus profondément sur le marché de la collaboration.

L'objectif de la paire - permettre aux utilisateurs d'accéder aux tableaux blancs Zoom et aux réunions Zoom à partir d'environnements de salle de travail virtuels en tirant parti des salles de travail Horizon disponibles sur Oculus Quest de Facebook. Voici ce que j'ai appris. Pour commencer, Zoom ne cherche pas à perdre du temps ou à se lancer dans la réalité virtuelle sans raison, Smith ajoutant :

« Zoom ne cherche pas seulement à se lancer dans la réalité virtuelle ; mais nous voulons résoudre des problèmes du monde réel. Et si je n'ai pas de grand écran ? Que se passe-t-il si je ne peux pas visualiser le contenu sur le tableau blanc ? »

C'est là que la réalité virtuelle entre en jeu pour Zoom et devient un outil qui peut aider les utilisateurs à visualiser de grandes quantités de contenu sans utiliser un grand écran. "C'est un problème simple que nous essayons de résoudre, et il s'est avéré qu'il coïncidait en temps opportun avec Oculus et son développement d'Horizon Workrooms", a résumé Smith.

Hot desking du futur

Un autre problème que Zoom cherche à résoudre, trouver l'endroit optimal pour s'asseoir au bureau. Disponible plus tard cette année, une nouvelle fonctionnalité de hotdesking permettra aux employés de réserver des bureaux et d'autres zones dans leurs bureaux à l'aide d'une carte interactive.

L'objectif de Zoom, pour mieux comprendre votre historique de communication, qui vous rencontrez et à quelle fréquence vous vous rencontrez pour y parvenir. L'analyse tente de répondre : avec qui discutez-vous beaucoup ? Quelle est la profondeur de ces engagements que vous avez avec ces personnes? Il peut ensuite faire des suggestions sur l'endroit où vous devriez vous asseoir via le client Zoom et en fonction d'autres facteurs également.

Les utilisateurs ont même une carte visuelle de leurs options de sièges et savent qui d'autre se trouve dans cet espace, cette pièce ou ce voisinage partagé.

« Si je vais être dans nos bureaux de San Jose et que je n'ai jamais été à San Jose auparavant ; Je peux avoir une idée de la disposition de l'espace et même faire un tour à travers ce bâtiment. »

Il en va de même pour la réservation d'une salle de conférence. En termes d'expérience, c'est un peu comme une réception virtuelle ou un kiosque pour Zoom Rooms, où les utilisateurs peuvent faire des réservations. Il peut également vous dire quand quelqu'un est dans le hall et peut vous conduire sans avoir à quitter l'espace que vous avez déjà installé.

Les utilisateurs de Zoom subissent simplement une authentification rapide pour apporter leur expérience Zoom personnelle à n'importe quel appareil Zoom Rooms ou Zoom Phone via un code QR. L'expérience nécessite que Zoom exploite les données des clients, mais les utilisateurs peuvent s'inscrire ou se retirer comme bon leur semble. On me dit qu'aucune donnée de conversation privée n'est utilisée.

Zoom espère éliminer ce sentiment générique associé au hotdesking. Si vous devez vous déplacer, votre expérience doit être la même à chaque poste de travail - la philosophie de Zoom.