Techniques et hacks Google Sheets que vous devriez connaître

Publié: 2021-06-14

Google Sheets est l'un des meilleurs outils jamais créés pour un usage personnel et professionnel. Ce logiciel simple offre une variété de services tels que la fusion de courrier, des formules complexes et bien plus encore. Tant que vous connaissez tous les tenants et les aboutissants du programme, vous pouvez utiliser cet outil dans toute sa mesure.

Google Sheets est également l'un des programmes les plus polyvalents. Vous pouvez faire presque tout ce que vous souhaitez faire au-delà de la simple création de feuilles en soi. Les calculs et les rapports peuvent être créés, partagés et modifiés par de nombreux propriétaires de fichiers.

Si vous collaborez avec une équipe répartie dans différentes régions du monde, les feuilles de calcul Google peuvent être consultées et consultées à tout moment, assez facilement. Lorsque vous tombez sur une nouvelle application intéressante comme Google Spreadsheets, vous aimeriez connaître autant de trucs et astuces que possible pour tirer le meilleur parti de cette expérience. Par conséquent, plus vite vous apprendrez ces astuces et hacks, plus votre expérience sera efficace.

Google Sheets dispose d'un large éventail de fonctionnalités et d'immenses possibilités d'application, quelle que soit la manière dont vous souhaitez les utiliser. Ils sont faciles à démarrer, cependant, il existe un large éventail de travaux que vous pouvez effectuer avec les données au fur et à mesure que vous continuez à apprendre davantage de fonctionnalités et de fonctions de cette application étonnante.

Parmi tous les nombreux avantages que Google Spreadsheets peut apporter, vous seriez très intéressé de savoir comment l'utiliser à votre avantage. Sinon, vous allez passer à côté de tous les grands avantages qu'il peut apporter à vous et à votre entreprise dans son ensemble.

Voici quelques-uns des meilleurs trucs et astuces de Google Spreadsheets que vous devriez connaître

  1. Envoyer un e-mail via un commentaire

Sur Google Spreadsheets , vous pouvez mettre en surbrillance des cellules spécifiques et y insérer vos commentaires. De plus, vous pouvez également envoyer automatiquement un e-mail via ce commentaire.

Google Spreadsheets a ainsi proposé l'une des meilleures fonctionnalités de collaboration avec toute votre équipe. Grâce à cette fonction de messagerie automatique, vous pouvez mettre à jour le destinataire en temps réel.

Pour envoyer un e-mail via un commentaire, voici tout ce que vous avez à faire :

  • Cliquez sur la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter un commentaire et sélectionnez l'option Ajouter un commentaire.
  • Lorsque la zone de commentaire apparaît, ajoutez un signe plus (+) puis l'adresse e-mail du destinataire.
  • Lorsque vous ajoutez votre commentaire, le destinataire recevra également l'e-mail immédiatement.
  1. Regrouper les cellules dans un ordre particulier

Vous pouvez regrouper les cellules de vos feuilles de calcul Google de plusieurs manières. Généralement, cela peut dépendre de la fonction spécifique de la feuille de calcul créée ou de vos préférences personnelles. Ici, l'une des meilleures techniques que vous pouvez appliquer consiste à utiliser ARRAYFORMULA().

Pour simplifier encore plus les choses, un tableau fait référence à un tableau de valeurs. Lorsque la ARRAYFORMULA est appliquée à vos données, vos données sont également traitées en un seul lot. En utilisant cette formule, vous pouvez immédiatement apporter des modifications à un seul endroit, puis ces modifications sont automatiquement appliquées à l'ensemble de la plage de données.

  1. Créer des cartes thermiques

Les cartes thermiques sont la fonctionnalité qui vous permet d'attirer l'attention sur certaines parties importantes de vos tableaux. Surtout lorsque vous travaillez sur des données volumineuses, de grandes feuilles et plusieurs tables, il sera très déroutant pour le lecteur de signaler immédiatement les principaux domaines d'intérêt. Au-delà de la simple mise en évidence, une carte thermique est le meilleur moyen de créer des couches d'importance sur vos feuilles.

Par exemple, les surbrillances rouges plus claires sont pour des informations moins importantes, les surbrillances rouges moyennes sont des données assez importantes, cependant, le rouge intense constitue les informations les plus importantes qui pourraient nécessiter le plus d'attention.

Pour créer des cartes thermiques, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle sur Google Sheets, en procédant comme suit :

  • Sélectionnez les cellules sur lesquelles vous souhaitez appliquer les règles de format
  • Cliquez sur Format, puis sur Formatage conditionnel
  • Créer une règle à l'aide de la fonction d'échelle de couleurs
  1. Utiliser des tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques sur Google Spreadsheets sont pratiques, en particulier lorsque vous travaillez avec un grand ensemble de données que vous souhaitez résumer.

Avec les fonctionnalités des tableaux croisés dynamiques, votre tableau bidimensionnel peut être pivoté, ce qui vous permet de créer une troisième dimension de votre tableau. Ce type de fonctionnalité vous aide à répondre à des questions telles que les suivantes :

  • Combien de rockers ont été vendus dans chaque magasin ou succursale, pour le quatrième trimestre de 2019 ?
  • Quel commercial a le plus contribué au chiffre d'affaires du mois de mai ?

Désormais, pour créer des tableaux croisés dynamiques, vous pouvez suivre ces étapes :

  • Mettez en surbrillance toutes les cellules que vous souhaitez utiliser pour vos données
  • Dans le menu du haut, cliquez sur Données, puis sélectionnez l'option Tableau croisé dynamique
  • Créez un tableau croisé dynamique personnalisé, comme vous le souhaitez
  1. Appliquer différents filtres

Oui, des filtres peuvent également être appliqués sur votre document Google Spreadsheets, et ces filtres sont en place, de sorte que vous pouvez mieux comprendre et analyser certains groupes de données de vos feuilles.

Grâce aux filtres, vous pouvez désormais afficher uniquement les lignes ou les colonnes de vos feuilles qui présentent un intérêt particulier. Cette astuce peut s'avérer utile, en particulier lorsque vous utilisez vos feuilles de calcul lors d'un rapport.

Pour appliquer un filtre sur vos feuilles de calcul, voici les étapes à suivre :

  • Sélectionnez l'icône ou le bouton Filtrer
  • Choisissez les valeurs que vous souhaitez inclure dans vos filtres
  1. Utiliser la fonction de validation des données

Une autre fonction qui rend vos feuilles de calcul Google plus efficaces est la fonction de validation des données. Cette fonction vous permet de contraindre toutes les valeurs saisies dans vos feuilles de calcul.

Pour utiliser la fonction de validation des données, gardez à l'esprit les étapes suivantes :

  • Choisissez "Données" dans le menu du haut
  • Cliquez sur "Validation des données"
  • Après, vous pouvez choisir soit "Liste d'une gamme" ou "Liste d'éléments"

Grâce à cela, lorsque l'on entre des données qui ne correspondent à aucun des éléments de la liste que vous avez créée, un avertissement apparaîtra. Avec cette fonction, vous pouvez même restreindre les personnes, de sorte que quiconque visualise ou a accès à vos feuilles ne pourra désormais saisir que des éléments provenant de votre liste.

  1. Protégez les données de vos feuilles

Cette technique fonctionne très utilement lorsqu'il y a plusieurs utilisateurs du même document Google Spreadsheet. Lorsqu'il y a des informations qui doivent être définitives, en particulier les données qui sont très importantes, vous pouvez verrouiller ces cellules. Ainsi, les données des cellules que vous avez verrouillées ne sont pas accidentellement modifiées.

Cela peut être fait en accédant à l'onglet "Autorisations d'édition de plage". Ensuite, choisissez l'option "seulement vous".

Derniers mots

Cette feuille de triche Google Sheets vous permet de maximiser l'utilité et les fonctions de Google Spreadsheets. En général, l'objectif est de profiter au mieux de Google Spreadsheets. Oui, cela peut prendre du temps et des efforts de votre part pour maîtriser ces techniques. Mais, une fois que vous aurez compris, vous vous rendrez compte que vous avez manqué tellement de choses simplement parce que vous n'avez pas encore utilisé Google Sheets à votre avantage. Maintenant, allez-y et commencez à appliquer ces techniques.

Avez-vous des idées à ce sujet? Faites-le nous savoir ci-dessous dans les commentaires ou transférez la discussion sur notre Twitter ou Facebook.

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