Solutions de visioconférence conformes HIPAA pour la télésanté

Lors de l'évaluation d'un logiciel de conférence Web, les utilisateurs tiennent compte de facteurs essentiels tels que la taille et la durée maximales des réunions, l'intégration avec d'autres outils de collaboration d'équipe et des fonctionnalités spécifiques telles que les capacités de partage d'écran et les capacités d'enregistrement. Mais pour les organisations de soins de santé, la nécessité de se tourner vers des outils de visioconférence conformes à la loi HIPAA devient de plus en plus urgente.

Les professionnels de la santé doivent comprendre la différence entre les outils de conférence Web publics et privés pour s'assurer qu'ils utilisent un logiciel de visioconférence conforme à la loi HIPAA.

Dans cet article de blog, nous passerons en revue les meilleures solutions de visioconférence conformes à la loi HIPAA et leurs principales fonctionnalités.

Meilleur logiciel de visioconférence conforme à la loi HIPAA

Vous trouverez ci-dessous les meilleurs outils de visioconférence conformes à la HIPAA :

1. Zoom pour la santé
2. RingCentral pour la santé
3. GoTo pour la santé
4. VVoir
5. doxy.moi
6. Télésanté SimplePractice
7. Thera-LINK

En plus de répondre aux normes de règles de sécurité, ils offrent des fonctionnalités qui améliorent l'expérience de télémédecine dans son ensemble du début à la fin. Que vous ayez besoin d'aide pour planifier des rendez-vous et envoyer des rappels de suivi, fournir des formulaires d'admission ou même si vous avez besoin de faire venir un autre membre de l'équipe de soins d'un patient, les outils vidéo conformes à la loi HIPAA ci-dessous le rendent possible.

1. Zoom pour la santé

Zoom for Healthcare est un outil de vidéoconférence basé sur le cloud qui respecte les réglementations HIPAA et PIPEDA en plus d'offrir une conformité signée BAA pour les informations de santé protégées.

Les prestataires de soins de santé doivent considérer Zoom comme un outil de téléconférence et de visioconférence qui sert principalement les entreprises B2C et B2B, mais qui propose également des plans spécifiques à l'industrie pour les professionnels de la santé, les éducateurs, les employés du gouvernement et les professionnels de la finance. Il s'agit d'une distinction importante, car notre liste des meilleurs outils de conférence Web conformes à la loi HIPAA comprend des outils d'appel vidéo avec des plans pour les prestataires de soins de santé et des outils conçus principalement pour la télémédecine.

L'un des aspects les plus uniques de Zoom for Healthcare est qu'il est capable de s'intégrer aux appareils médicaux, y compris les stéthoscopes numériques, les caméras d'examen et le dossier de santé électronique (DSE) d'un patient - ce que de nombreux autres outils de cette liste sont incapables de faire. faire.

Il permet également des enregistrements de bureau locaux conformes à la HIPAA, inclut le partage d'écran pour collaborer avec des membres supplémentaires de l'équipe de soins d'un patient et s'intègre même au logiciel de santé Epic. Zoom for Healthcare permet à plus de deux utilisateurs de se joindre à un rendez-vous de télémédecine, mais le nombre maximum de participants dépend du plan spécifique sélectionné par les utilisateurs.

Il est idéal pour les organisations de soins de santé qui recherchent un logiciel qui se concentre principalement sur la fourniture de fonctionnalités de vidéoconférence et moins sur la gestion des patients.

Alors que de nombreux autres outils de cette liste offrent des fonctionnalités natives de planification de rendez-vous, de facturation et même la possibilité pour les patients de laisser des avis, Zoom for Healthcare oblige les utilisateurs à s'appuyer sur des applications externes intégrées pour ces fonctionnalités.

Zoom for Healthcare est compatible avec les ordinateurs de bureau Apple et Windows, ainsi qu'avec les appareils mobiles Android et iOS. Le prix commence à 200 $ par mois pour un maximum de 10 hôtes.

Les fonctionnalités supplémentaires de Zoom for Healthcare incluent :

• Outil tableau blanc
• Salle d'attente des patients
• Vidéo et audio HD
• Outil de désactivation/désactivation du son
• Partage de fichiers dans l'application
• Outil de messagerie instantanée
• Transcriptions d'enregistrements
• Cryptage AES 256

Bien que Zoom pour les soins de santé respecte la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie, des problèmes fréquents avec Zoombombing ont amené de nombreux professionnels de la santé mentale à interdire à quiconque dans leur cabinet d'utiliser Zoom.

Enfin, les professionnels de la santé doivent comprendre que, bien que Zoom propose une version gratuite, seul le logiciel spécifique Zoom for Healthcare est conforme à la loi HIPAA . La version gratuite ne convient donc pas à une utilisation en télémédecine.

2. RingCentral pour les soins de santé

RingCentral for Healthcare est une solution de télémédecine dans le cloud conforme à la loi HIPAA avec certains outils de gestion des patients. Il est également certifié HITRUST CSF, offre un BAA et utilise un cryptage de bout en bout pour protéger les données.

Pendant la crise du COVID-19, RingCentral a acquis une nouvelle notoriété en proposant temporairement gratuitement sa solution de visioconférence aux prestataires de santé. RingCentral for Healthcare est compatible avec les ordinateurs de bureau Windows et Mac et les appareils mobiles Apple et Android.

Les patients apprécieront particulièrement les capacités de prise de rendez-vous omnicanal de l'outil, ainsi que les rappels de rendez-vous automatisés par SMS/texte et les notifications de suivi. Pendant le rendez-vous vidéo lui-même, les médecins peuvent partager leurs écrans avec les patients, ce qui facilite le partage des résultats de laboratoire et l'examen des images médicales pour tous. RingCentral dispose également d'un outil de partage de fichiers intégré à l'application qui permet aux patients et aux prestataires de soins d'envoyer et de recevoir des fichiers pendant la session vidéo. Il dispose également d'un outil de messagerie de chat bidirectionnel.

RingCentral s'intègre aux CRM populaires, aux outils de messagerie instantanée et à d'autres services de communication unifiés. Il dispose également d'une application native de messagerie instantanée qui permet aux patients et aux médecins de poser des questions, d'envoyer des liens/fichiers ou même de communiquer avec d'autres membres de l'équipe de soins.

Les professionnels de la santé peuvent utiliser l'outil d'annotation de fichiers pour mettre à jour les dossiers des patients et prendre des notes virtuelles pendant le rendez-vous. Ensuite, ils peuvent partager ces notes avec le patient, les stocker dans RingCentral pour une utilisation future ou les envoyer à d'autres professionnels de la santé autorisés.

Les fonctionnalités supplémentaires de RingCentral for Healthcare incluent :

• Exportations de conformité
• Assistance client 24h/24 et 7j/7
• Calendrier de l'équipe
• Outils de gestion des tâches
• Chat illimité, stockage, utilisateurs invités

Le prix de l'outil de visioconférence standard RingCentral commence à 5 $ par mois et par fournisseur. Il existe également une version gratuite de RingCentral, mais pour respecter la conformité HIPAA, les professionnels de la santé doivent sélectionner la version payante.

3. GoTo pour les soins de santé

GoTo est un logiciel de visioconférence de bureau et mobile qui propose un plan unique pour les professionnels de la santé. Il est conforme à la loi HIPAA et offre la certification BAA aux entités couvertes dans le domaine de la santé.

La plate-forme de conférence de GoTo est alimentée par GoTo Meeting et GoTo Connect, et est unique en ce que ses trois plans sont conformes à la HIPAA, offrant aux utilisateurs une plus grande flexibilité que les autres outils de cette liste, qui n'ont qu'un seul plan conforme à la HIPAA. Parce que GoTo Meeting offre un plus grand nombre de participants à la session maximum (jusqu'à 150 même sur son plan de base), il est idéal non seulement pour les rendez-vous de télémédecine individuels, mais aussi pour la formation des employés, les webinaires et les conférences médicales en ligne.

Comme avec Zoom, GoTo n'a pas de prise de rendez-vous native, de facturation ou d'intégration de dispositifs médicaux. Nous avons décomposé les fonctionnalités supplémentaires de Zoom vs GoTo Meeting sur notre site pour ceux qui souhaitent une comparaison plus approfondie des deux plates-formes.

GoTo offre plusieurs fonctionnalités de visioconférence qui le rendent idéal pour les soins de santé, notamment :

• Partage d'écran
• Partage de fichiers dans l'application
• Messagerie instantanée
• Prise de notes dans l'application
• Audio et vidéo HD
• Serrures de réunion
• Nombre illimité de réunions
• Aucune limite de temps pour les réunions

Les utilisateurs paieront 12 $ par mois ou 16 $ par mois pour les plans Professionnel et Business, respectivement. Bien qu'un plan Entreprise soit disponible, la structure de prix n'est pas répertoriée sur le site GoTo Meeting.

4. VVoir

Les personnes intéressées par les alternatives Zoom pour la télémédecine devraient fortement envisager VSee.

VSee fournit des fonctionnalités de communication vidéo et de gestion de cabinet certifiées HIPAA et Business Associate Agreement qui sont axées sur le patient d'une manière que certains autres outils de cette liste ne le sont pas.

La fonctionnalité Everyday Health de VSee implique directement les patients en dehors d'un seul rendez-vous de télémédecine en permettant aux prestataires de définir et de surveiller les objectifs de bien-être des patients. Il s'intègre à des appareils tels que Fitbit, des tensiomètres, des balances sans fil, etc. Grâce à l'application mobile VSee, les patients peuvent également envoyer des photos à leur fournisseur de soins de santé, créer et partager des graphiques d'humeur et même télécharger des journaux alimentaires.

VSee est également particulièrement adapté aux rendez-vous de télémédecine sans rendez-vous. La fonction de salle d'attente ne se contente pas de donner aux patients programmés un espace virtuel de marque pour attendre que leur fournisseur commence la réunion. Il permet également aux patients virtuels sans rendez-vous de surveiller le temps d'attente, de regarder des vidéos éducatives pendant qu'ils attendent ou d'accéder à une assistance par chat en direct.

VSee fournit également des formulaires d'admission personnalisés, permet aux patients de payer en ligne par carte de crédit et envoie des rappels de rendez-vous.

Lors d'un rendez-vous, les prestataires peuvent filtrer les résultats de laboratoire, les dossiers EHR, les tomodensitogrammes et bien plus encore en temps réel. Les patients peuvent également envoyer des photographies via la fonction de chat lors de leurs rendez-vous.

VSee permet également le contrôle de la caméra PTZ pour les examens à distance et l'accès au streaming périphérique qui permet aux prestataires de soins de santé de voir des images d'échographie, d'électrocardiogramme et d'otoscope tout en voyant leurs patients à l'écran.

Il est compatible avec les systèmes Mac, Windows, iOS et Android.

Les fonctionnalités supplémentaires de VSee incluent :

• Ordonnances électroniques
• Formulaires d'admission virtuels
• Annotation en direct et partage d'écran
• Possibilité d'ajouter des membres supplémentaires de l'équipe de soins lors d'un rendez-vous
• Auto-planification du patient
• Enquêtes post-visite auprès des patients
• Confirmations automatiques par SMS et e-mail
• Matériel médical compatible VSee

Le plan de base de VSee coûte 49 $ par mois et le prix de son plan d'entreprise n'est pas indiqué sur le site Web.

5. doxy.moi

doxy.me est le seul logiciel de télémédecine qui respecte à la fois les normes de confidentialité HIPAA et offre une visioconférence gratuite conforme HIPAA. Il s'agit d'un logiciel basé sur un navigateur qui est également conforme aux normes GDPR, HITECH, PIPEDA et PHIPA, ce qui signifie qu'il s'agit de l'une des options les plus sécurisées de notre liste.

En plus d'une fonctionnalité de salle d'attente où les patients peuvent s'enregistrer virtuellement pour informer leur médecin de leur arrivée, doxy.me propose une file d'attente pour les patients. Cela signifie que les professionnels de la santé peuvent rapidement reprogrammer des rendez-vous et voir quelqu'un dans leur salle d'attente si leur patient programmé est en retard, ce qui permet un haut niveau de flexibilité.

Les professionnels de la santé peuvent également personnaliser entièrement leurs salles d'attente, en choisissant des citations inspirantes sur le travail d'équipe à lire par les patients, des vidéos à regarder ou encore des images apaisantes.

doxy.me est également adapté aux mobiles pour les appareils iOS et Android. Alors que le plan de télémédecine est entièrement gratuit, doxy.me propose également deux plans payants qui incluent davantage de capacités de gestion des patients.

Les fonctionnalités supplémentaires de doxy.me incluent :

• Durée de session illimitée
• Nombre illimité de séances
• Adresse URL personnalisée de la salle
• Audio/vidéo HD
• Chat messager
• Historique des réunions
• Notifications du navigateur
• Rappels par SMS et par e-mail
• Cryptage de bout en bout
• Assurance contre les infractions

6. SimplePratique

SimplePractice est un logiciel de visioconférence mobile et de bureau qui respecte la conformité HIPAA et offre des outils de gestion des patients robustes.

C'est également l'une des rares options logicielles de télémédecine de cette liste qui offre un traitement d'assurance, il est donc idéal pour les professionnels de la santé qui se concentrent à la fois sur le traitement des patients souffrant de santé physique et mentale. Les personnes pratiquant la distanciation sociale en 2020 ont rapidement compris comment les médias sociaux et la santé mentale pouvaient entrer en conflit.

Avant un rendez-vous, les prestataires peuvent collecter des informations sur l'assurance, fournir aux patients des formulaires d'admission personnalisables et examiner tous les fichiers ou photographies que les patients ont téléchargés. L'outil de réservation en ligne permet aux clients nouveaux et existants de visualiser les créneaux horaires disponibles, de prendre rendez-vous avec leur prestataire de soins préféré et de spécifier le service médical spécifique dont ils ont besoin dans le portail client.

Les documents d'admission des patients sont compatibles avec les appareils mobiles, de sorte que les patients peuvent les remplir sur n'importe quel appareil. SimplePractice fournit également un système de messagerie sécurisé intégré à l'application, permettant aux patients et aux prestataires de soins d'échanger des informations avant ou après les rendez-vous. Le système de messagerie est également disponible sur les appareils mobiles.

Les fonctionnalités supplémentaires incluent :

• Partage d'écran
• Appel vidéo en un clic
• Widget de réservation de site Web
• Modèles de notes personnalisés
• Synchronisation du calendrier personnel
• Nombre illimité de clients
• Facturation automatique par carte de crédit

SimplePractice propose un essai gratuit de 30 jours et son plan de télémédecine coûte 10 $ par mois et par clinicien. Chaque réclamation d'assurance est facturée à 25 cents par réclamation.

7. Thera-LINK

Thera-LINK est un outil de télémédecine spécifiquement destiné aux professionnels de la santé mentale. Il est conforme à toutes les règles HIPAA et offre un essai gratuit de trois jours.

Comme les autres outils de cette liste, Thera-LINK propose également des fonctionnalités de gestion de cabinet telles que des rappels automatisés, des options de paiement par carte de crédit en ligne et son outil d'annuaire natif qui permet à ceux qui recherchent des conseils de trouver votre cabinet dans une base de données en ligne.

Il est également compatible avec les ordinateurs de bureau Windows et Mac ainsi qu'avec les appareils mobiles Apple Android et iOS.

Bien que Thera-LINK soit un excellent outil de téléthérapie pour tous les types d'organisations de soins de santé mentale, il est particulièrement idéal pour les prestataires qui pratiquent le conseil de groupe, la thérapie familiale ou ceux qui hébergent des groupes de soutien. Alors que de nombreux services de télésanté conformes à la HIPAA n'offrent que des appels vidéo bidirectionnels, Thera-LINK n'impose pas de limite au nombre maximum d'écrans de patients. Cela signifie qu'il s'agit également d'un logiciel de webinaire idéal pour les professionnels de la santé mentale.

Thera-LINK propose également une salle d'attente virtuelle complète qui joue une variété de musique, permet aux utilisateurs de définir une image de fond apaisante et empêche même les clients d'entrer dans leur session jusqu'à ce qu'ils aient payé.

Les professionnels de la santé mentale peuvent également prendre des notes sur les données des patients et les conversations pendant le rendez-vous. Thera-LINK sécurise et enregistre automatiquement les notes de session, stocke les notes précédentes et les verrouille afin qu'elles ne puissent pas être modifiées.

Les fonctionnalités supplémentaires de Thera-LINK incluent :

• Boutons muet/réactivé
• Messager de chat en session
• Partage d'écran
• Partage de fichiers sécurisé
• Auto-planification du client
• Types de rendez-vous
• Accord BAA
• Cryptage de bout en bout

Bien qu'il n'existe pas de version gratuite de Thera-LINK pour la vidéoconférence conforme à la HIPAA, il s'agit d'une option abordable, à partir de seulement 30 $ par mois.

Meilleure plate-forme de visioconférence HIPAA gratuite

Notre premier choix pour une solution de visioconférence gratuite conforme à la loi HIPAA est Doxy.me. Il y a très peu de fournisseurs qui offrent autant que Doxy.me sur un plan gratuit tout en étant conforme à la HIPAA, donc quand il s'agit d'une plate-forme gratuite fiable et facile à utiliser, nous vous recommandons de consulter ce site Web de haute qualité. plate-forme basée. Si vos besoins dépassent ceux de la plate-forme gratuite, quelques options payantes sont disponibles, comme nous l'avons indiqué ci-dessus.

Choisir la meilleure plateforme vidéo pour vos besoins

Lorsque vous déterminez lequel des nombreux outils de visioconférence conformes à la HIPAA vous convient, il y a quelques considérations clés.

• Existe-t-il une meilleure solution pour votre domaine médical? Comme nous l'avons mentionné avec des plateformes telles que Thera-LINK et TheraNest, de nombreuses plateformes se sont segmentées dans un créneau de soins de santé. Ces fournisseurs ont tendance à offrir des fonctionnalités qui correspondent bien aux besoins des médecins et des patients dans la pratique médicale spécifique à laquelle ils adaptent la plate-forme.

• De quoi vos patients et employés ont-ils besoin? Concentrez-vous sur les besoins de vos médecins et médecins, avec des fonctionnalités telles que l'e-prescription et les tableaux de bord client afin de tirer le meilleur parti de votre logiciel. Jetez ensuite un coup d'œil à ce que vos patients attendent le plus d'un portail patient virtuel et d'une plateforme de conférence, comme la messagerie directe.

• D'autres cabinets médicaux sur le terrain utilisent-ils un certain produit ? Tester chacune de ces plates-formes n'est pas viable pour vous au bureau ou à domicile, alors jetez un œil aux pratiques similaires utilisées pour leur solution de visioconférence pour avoir une idée de la norme dans votre domaine.

• La solution est-elle sécurisée ? Le cryptage de bout en bout est très important pour une visioconférence de qualité conforme à la loi HIPAA, mais il existe des fonctionnalités et des intégrations qui peuvent être intégrées à certaines plates-formes pour garantir davantage que vous restez conforme en tant que cabinet médical et que vos données et celles de vos patients sont sécurisées. .

• La société de plateforme signe-t-elle un BAA ? Un accord d'associés commerciaux est une pièce très importante du puzzle pour vous assurer que vous restez conforme aux lois HIPAA, alors vérifiez que toute plate-forme que vous envisagez est disposée à en signer un.
• Comment s'intègre-t-il dans votre système actuel ? Demandez-vous si vous utiliserez votre propre plate-forme ou système de stockage en nuage, et si le logiciel que vous envisagez s'intégrera bien avec celui-ci. Ne sacrifiez pas votre flux de travail pour quelque chose de flashy !
• Considérez le coût. Les petites pratiques ont une capacité différente de s'appuyer sur une plate-forme solide que les grandes, alors réfléchissez à ce que vous obtenez pour le prix d'une plate-forme donnée et travaillez avec l'équipe de vente pour trouver un plan qui convient à votre budget.

Quels outils vidéo prennent en charge à la fois le personnel et les patients ?

En plus de sélectionner les bons outils de visioconférence conformes à la loi HIPAA pour votre cabinet, réfléchissez également à la manière dont les plateformes de collaboration en ligne vous permettront de mieux communiquer avec les autres membres de votre équipe médicale.

Des applications comme Asana vous permettent de planifier et de décomposer des tâches à long terme afin que les administrateurs et les professionnels de la santé puissent respecter les délais, partager des idées et rationaliser la gestion des tâches.

Nos tables interactives détaillent les principales fonctionnalités des logiciels de collaboration d'équipe tels que Microsoft Teams et Redbooth pour améliorer la communication interne de votre cabinet et, par conséquent, développer votre cabinet de télémédecine.

Qu'est-ce que la communication vidéo destinée au public ?

Les applications de communication vidéo destinées au public sont des outils d'utilisation quotidienne où les vidéos sont partagées par l'application avec d'autres utilisateurs. Tous les outils de visioconférence HIPAA doivent être non publics.

Les applications de communication vidéo populaires destinées au public à éviter incluent :

• Facebook en direct
• Tic
• TIC Tac
• Instagram
• Twitter

Les plates-formes de visioconférence non publiques sont celles qui sont fermées au grand public, ce qui signifie que seules les personnes disposant d'un accès spécifique peuvent voir et participer à l'appel vidéo.

Les outils de chat vidéo populaires non publics incluent :

• Hangouts Google
• Vidéo WhatsApp
• Facebook Messenger
• Jacasser
• Apple Face Time

Cependant, ce n'est pas parce qu'un outil de communication n'est pas accessible au public qu'il est également conforme à la loi HIPAA.

Bien que les professionnels de la santé aient été temporairement autorisés à utiliser certains des outils non publics ci-dessus comme outils de communication de télémédecine pour les crises de COVID-19, ce ne sont pas des outils de visioconférence HIPAA.

Vidéo en télésanté avant et après COVID-19

Si le COVID-19 a indéniablement contribué à l'essor de la télémédecine, le recours aux soins médicaux virtuels avait déjà augmenté de 1 400 % entre 2014 et 2018.

Pour encourager les professionnels de la santé à fournir des soins de santé virtuels à leurs patients pendant le COVID-19, le ministère de la Santé et des Services sociaux a choisi d'exercer son pouvoir discrétionnaire, ce qui signifie que le HHS n'a pas imposé de sanctions pour violation de la HIPAA aux professionnels de la santé utilisant des outils de vidéoconférence pour fournir tout type de soins médicaux de bonne foi pendant la crise du COVID-19.

Cette action sans précédent a attiré une attention particulière sur la différence entre les outils d'appel vidéo publics et privés, car le pouvoir discrétionnaire d'application ne s'appliquait qu'à ces derniers.

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