Embaucher de nouveaux employés? Un guide des meilleures pratiques d'intégration virtuelle
Publié: 2021-09-01L'intégration des employés est primordiale pour fidéliser les nouvelles recrues. Des rapports ont montré qu'une bonne intégration augmente la rétention des employés jusqu'à 69 %.
La récente tournure des événements a contraint de nombreuses organisations à se tourner vers l'intégration virtuelle. Les entreprises sont obligées de suivre l'évolution rapide des perturbations en apprenant les meilleures pratiques d'intégration virtuelle.
L'intégration virtuelle est le moyen idéal pour mettre en valeur la capacité technologique de votre entreprise. Voici les meilleures pratiques d'intégration virtuelle pour assurer une transition en douceur.
Qu'est-ce que l'intégration virtuelle ?
L'intégration virtuelle ressemble plus à l'intégration en personne. Mais dans ce cas, les processus se déroulent virtuellement à l'aide de ressources en ligne telles que la vidéoconférence et les webinaires.
L'intégration virtuelle est devenue la norme, en particulier avec l'augmentation du nombre de télétravailleurs. Il vous permet de vous connecter et d'interagir avec les nouvelles recrues, quel que soit leur emplacement. En retour, il favorise la flexibilité en vous permettant de répondre à toutes les modalités de travail.
Si vous souhaitez adopter l'intégration virtuelle des employés, nous vous encourageons à intégrer des webinaires, des vidéoconférences, des textes et d'autres programmes interactifs auxquels les nouveaux employés peuvent accéder via leurs appareils intelligents.
Regardons les meilleures pratiques.
Premiers préparatifs
Le travail à distance signifie que les nouveaux membres de l'équipe peuvent ne pas avoir accès à la plupart des ressources de votre entreprise. Par exemple, ils n'auront pas de bureau et d'ordinateur dédiés, pour ne citer que quelques ressources critiques.
C'est à vous d'improviser et de mettre en place ces outils pour eux le plus tôt possible. Ils s'attendent à ce que vous posiez les bases pour eux avant qu'ils ne rejoignent officiellement l'organisation afin d'assurer une intégration réussie dans leurs rôles.
Alors que la plupart des nouveaux employés disposent de l'équipement et du matériel nécessaires pour travailler à domicile, quelques-uns peuvent dépendre de vous. Vous pouvez combler cet écart grâce à une communication préalable pour découvrir les ressources dont ils pourraient avoir besoin.
C'est aussi la meilleure occasion de les éduquer sur les ressources nécessaires. Il s'agit notamment d'un ordinateur fiable, d'une connexion Wi-Fi, d'une webcam et d'outils de vidéoconférence, d'un VPN et d'écouteurs de qualité.
Planifier et communiquer tôt permet d'éviter les désagréments de dernière minute. Ce serait un tel gâchis si vous planifiez une intégration de groupe virtuel, pour vous rendre compte que seuls deux employés sur cinq peuvent accéder à Zoom ou à d'autres plateformes de visioconférence.
Développer une feuille de route d'intégration virtuelle
Un processus d'intégration réussi commence par une feuille de route. Idéalement, une feuille de route est le fondement de votre stratégie d'intégration virtuelle. Il garantit que vous et vos employés restez sur la bonne voie tout au long du parcours d'intégration.
Lors de l'élaboration d'une feuille de route d'intégration, faites attention au calendrier. Fixez la durée idéale du processus d'intégration de chaque employé, qui est de 90 jours en moyenne.
Vous devez également inclure les activités clés à effectuer lors de l'intégration. Il s'agit notamment de l'apprentissage et de la formation des employés pour les aider à comprendre la culture de votre entreprise.
La feuille de route doit mettre en évidence les jalons, qui présentent les activités terminées et les résultats attendus après le processus d'intégration.
Les principales activités comprennent la présentation aux travailleurs de vos objectifs et de votre culture d'entreprise. Apprenez à connaître votre nouvelle équipe et configurez leur lieu de travail numérique. Laissez-les se fixer des objectifs personnels avant de les présenter à leurs copains assignés.
Commencez par élaborer un calendrier d'intégration et assurez-vous qu'il tient compte des périodes d'essai. Au fur et à mesure que les nouveaux employés progressent, vous pouvez leur attribuer des tâches plus spécifiques à accomplir et créer du temps pour les guider dans leur travail.
Vous devez ensuite saisir les activités et les associer aux jalons que les nouveaux employés doivent atteindre. Supposons que vous vouliez qu'ils maîtrisent votre horaire de travail professionnel au cours de leurs deux premières semaines. Vous devriez l'inclure dans votre programme d'entraînement.
Efforcez-vous de vous en assurer et efforcez-vous de vous assurer que votre feuille de route couvre tous les aspects nécessaires pour aider les employés à démarrer leurs rôles.
Intégrer un logiciel d'intégration
L'utilisation d'un logiciel d'intégration d'employés virtuels est l'astuce pour attirer de nouveaux membres dans votre organisation à distance sans diminuer l'engagement. Les systèmes sont sûrs et faciles d'accès.
Le bon logiciel permet aux nouveaux employés de découvrir la culture et l'histoire de votre entreprise à partir de leurs ordinateurs.
De plus, le logiciel d'intégration favorise la précision et la responsabilité. Ceci est différent de l'intégration sur papier, qui peut être un peu difficile à contrôler. Le logiciel d'intégration vous permet de suivre plus facilement les progrès des travailleurs sans réunions en face à face.
Mieux encore, vous pouvez oublier d'imprimer des centaines de pages pour diffuser les informations d'intégration. Le logiciel d'intégration facilite les réunions virtuelles et la diffusion d'informations en quelques clics.
Le logiciel d'intégration maximise le temps de face. Il vous permet de transférer toutes les informations critiques aux nouveaux employés.
En retour, vous pouvez passer la plupart de votre temps à avoir des discussions percutantes. Et économisez le temps que vous auriez passé à répondre aux questions des employés.
En plus de gagner du temps, l'intégration de logiciels minimise les risques. En même temps, cela réduit le temps nécessaire entre la formation des travailleurs et la productivité.
De plus, investir dans un logiciel d'intégration augmente la crédibilité de votre entreprise. Les nouveaux employés sentiront que vous prenez votre entreprise au sérieux. Ils seront ravis de se joindre à votre équipe.
Prenez votre temps pour rechercher un logiciel d'intégration des employés fiable et modernisez vos processus. Le logiciel simplifie le processus de recrutement. Il le fait en permettant aux nouvelles recrues de remplir des formulaires à partir de leur ordinateur dans le confort de leur foyer.
Grâce à cela, les responsables du recrutement peuvent se concentrer sur des tâches productives. Ils peuvent laisser le logiciel gérer tous les processus fastidieux. Il s'agit notamment de vérifier l'exactitude des données et de rappeler aux employés les délais.
Développer un pack de bienvenue pour les nouveaux employés
Un pack de bienvenue permet à vos nouvelles recrues de se sentir valorisées et appréciées. De plus, c'est un moyen idéal de leur offrir toutes les informations nécessaires pour démarrer. De plus, cela les aide à s'installer et à s'installer en attendant les réunions officielles d'intégration.
Les packs de bienvenue donneront aux nouveaux employés un aperçu de votre culture d'entreprise. Cela les incitera à se sentir enthousiastes à l'idée de rejoindre votre entreprise.
Envisagez de concevoir des packs de bienvenue que vous pouvez rapidement distribuer par voie électronique aux employés depuis leur domicile. Vous devez envoyer les packs de bienvenue avant le premier processus d'intégration des employés.
Notez que les packs de bienvenue ne doivent pas être utilisés pour partager des informations sensibles telles que des mots de passe. Vous devez inclure les éléments de base, tels que les adresses e-mail et les numéros de téléphone de vos collègues.
Les packs de bienvenue visent à fournir aux nouveaux travailleurs des informations générales sur votre entreprise. L'information les guide à travers leurs premières semaines ou mois dans votre entreprise. Il peut s'agir d'une vidéo détaillée les accueillant et leur donnant un sentiment d'appartenance.
Incluez des fiches d'informations telles que les identifiants de connexion par e-mail et ordinateur. Cela aidera également à ajouter des listes de tâches et des agendas pour la première journée d'intégration virtuelle afin de les préparer.
Rendez la vidéo amusante et intéressante. Évitez d'être trop formel car vous voulez que les nouveaux travailleurs se sentent à l'aise dans leur nouveau lieu de travail.
Si possible, créez des webinaires de formation pour une partie importante de la formation. C'est une autre façon de faire en sorte que les nouvelles recrues se sentent les bienvenues et appréciées en répondant à toutes les questions en temps réel.
Attribuer des amis
Amener de nouvelles recrues à bord est passionnant. Mais cela peut aussi être super stressant et chronophage.
Les gestionnaires d'embauche jouent un rôle crucial dans l'accueil et la formation des nouveaux travailleurs au cours de leurs premières semaines et de leurs premiers mois. Mais, cela vous aidera si vous avez une équipe plus large pour faciliter le processus.
Vous ne pouvez pas vous tromper avec les copains d'intégration pour assurer une intégration réussie. Pour commencer, les copains d'intégration offrent un contexte. Cela aide les nouveaux employés à s'adapter rapidement à leurs fonctions.
Avec le contexte, les travailleurs comprennent précisément comment contribuer au succès de leurs équipes.
Les copains d'intégration offrent le type de contexte que vous ne pouvez pas trouver dans les manuels. Ils aideront les nouveaux travailleurs à identifier les parties prenantes pertinentes. Ils peuvent également naviguer à travers différents aspects de votre organisation.
Grâce aux avancées technologiques, vous pouvez désormais intégrer des outils de visioconférence lors de l'onboarding virtuel. Les outils permettent d'avoir des interactions entre amis en face à face qui ressemblent à des interactions en personne.
Vous pouvez connecter les employés et les copains assignés par e-mail. Laissez-les utiliser des moyens de communication adaptés en fonction des préférences des copains. De plus, l'intégration de copains améliore la productivité.
Dans la plupart des cas, les nouveaux employés peuvent prendre du temps pour s'adapter à l'environnement de travail. Ils ont besoin de temps pour apprendre leurs descriptions de poste et leurs exigences. Et des copains d'intégration viennent accélérer le processus d'apprentissage.
L'apprentissage rapide signifie qu'ils peuvent rapidement devenir productifs dans leurs rôles. Par conséquent, ils contribueront au succès de votre entreprise.
De plus, l'affectation de compagnons d'intégration améliore la satisfaction des nouvelles recrues. La raison en est qu'ils trouvent plus facile de surmonter les défis lorsqu'ils rejoignent des organisations complexes.
Planifiez des réunions hors site ponctuelles
Le manque d'interactions est l'un des défis les plus importants auxquels les nouveaux employés et les employeurs sont confrontés lors de l'intégration virtuelle. Dans la plupart des cas, les appels téléphoniques et les vidéoconférences ne suffisent pas.
Dans certains cas, les employés peuvent se sentir isolés. Et il n'y a pas de meilleur moyen d'aborder ces problèmes que d'organiser des réunions hors site pour les nouveaux travailleurs. Il est également conseillé de tenir les réunions loin des bureaux de votre entreprise.
Les réunions hors site renforcent les relations entre les employés virtuellement embarqués et les autres membres de l'équipe. S'il est exécuté correctement, il peut augmenter le taux de rotation des employés.
Nous sommes à une époque où presque tout tourne autour de la technologie. Mais les interactions en face à face sont essentielles pour améliorer les connexions.
La communication est essentiellement faite de langage corporel. Et les appels téléphoniques, skype et les e-mails ne peuvent pas aller plus loin.
Organiser une réunion générale est le meilleur moyen de faire passer vos points de vue. De plus, cela encourage les employés à s'exprimer.
Des réunions hors du bureau bien planifiées et personnalisées sont également un excellent moyen de montrer votre appréciation aux nouveaux membres de l'équipe. Cela prouve que vous êtes ravi de les avoir à bord. Par conséquent, vous êtes assuré de leur loyauté et de leur travail acharné.
Néanmoins, les réunions en personne ne sont possibles que si les employés sont de votre région. S'ils viennent d'endroits géographiquement éloignés, vous aurez peut-être du mal à les mobiliser. Mais vous pouvez toujours organiser des réunions sociales sur le Web.
L'objectif est de se connecter profondément et de faire en sorte que les nouveaux membres de l'équipe se sentent comme faisant partie de votre organisation.
Enregistrements réguliers
Des vérifications régulières vous aident à déterminer les progrès des employés. De plus, cela vous aide à établir l'efficacité de votre stratégie d'intégration.
Effectuez des vérifications hebdomadaires. L'objectif est de voir le jalon couvert et de déterminer si vous êtes dans le délai imparti. Vérifiez les performances des travailleurs. Si nécessaire, résolvez les problèmes avant qu'ils ne s'accélèrent.
C'est également l'occasion pour vous d'obtenir les commentaires des employés concernant le processus d'intégration. Vous pouvez ensuite utiliser les commentaires pour améliorer la stratégie. L'idée profite à votre entreprise et à l'avenir des travailleurs.
La meilleure partie de l'intégration virtuelle est que les enregistrements sont aussi simples que l'envoi d'e-mails ou la planification de réunions Zoom. Demandez si les nouvelles recrues ont du mal à s'adapter à votre culture. Vous pouvez également confirmer si vous êtes trop rapide et devez ralentir le processus.
Créer une culture conviviale pour les télétravailleurs
On a beaucoup parlé de la création d'une culture d'entreprise en général. La plupart des responsables du recrutement et des propriétaires d'entreprise ne réalisent pas que les travailleurs à distance ne partagent pas les mêmes expériences que ceux qui travaillent à partir de l'organisation.
Il est recommandé de créer une culture qui s'adresse à vos travailleurs distants. Cela les fait se sentir appréciés et inclus, peu importe d'où ils travaillent.
Ne pas le faire peut donner aux travailleurs à distance l'impression qu'ils ne sont qu'un placement temporaire. Avec cela, ils ne mettront pas tout leur potentiel pour amener votre entreprise à des sommets plus élevés.
Commencez par comprendre la valeur du travail à distance. Communiquez la culture de votre entreprise, et encouragez les télétravailleurs à s'exprimer librement lorsqu'ils rencontrent des problèmes.
Meilleures pratiques et astuces pour l'intégration virtuelle
Le télétravail est devenu une norme. Dans quelques années à venir, presque toutes les organisations auront au moins un télétravailleur.
L'intégration virtuelle vise à aider les travailleurs à s'intégrer de manière transparente dans votre organisation. De plus, cela leur donne l'impression de faire partie de votre équipe. Cela peut sembler difficile au début. Mais les meilleures pratiques d'intégration virtuelle ci-dessus vous aideront à bien faire les choses avec vos nouvelles recrues.
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