Ho-Ho… Hello ! : 5 façons de pimenter le message d'accueil des Fêtes de votre entreprise

Peu de gens pourraient l'envisager, mais le message d'accueil de votre messagerie vocale professionnelle est probablement plus important que vous ne le pensez. Maintenant, nous détestons probablement tous enregistrer ces messages d'accueil génériques à la maison ou sur nos téléphones portables. Mais quand il s'agit de notre entreprise, une salutation robotique générique et sans vie ne suffira probablement pas. Et grâce au logiciel fourni avec votre solution VoIP d'entreprise, il est plus facile que jamais de modifier vos messages d'accueil à la volée.

Si vous n'êtes pas au bureau, un message d'accueil de messagerie vocale servira essentiellement de première ligne de communication entre vous et des clients ou des clients potentiels. Alors bien sûr, cela pourrait être une excellente occasion d'ajouter une touche de personnalité, tout en restant bien sûr toujours aussi professionnel que possible. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas vous amuser avec !

Répandre la joie des fêtes

À l'approche de la période des fêtes, le message d'accueil de la messagerie vocale de votre bureau devrait rapidement informer les appelants de tout changement potentiel d'heures, de jours ou de disponibilité. Oh, et quelle meilleure façon de transmettre vos souhaits de vacances qu'avec un message d'accueil personnalisé et mis à jour - bien sûr, tout en gardant vos clients et prospects informés de l'endroit où vous serez et quand.

Tout le monde n'observera pas les mêmes vacances, et toutes les entreprises ou même les membres de votre équipe ne seront pas présents à la même heure ou même les jours. Il est également tout à fait possible que votre entreprise reste ouverte, mais ajustez les heures d'ouverture. Quoi qu'il en soit, l'enregistrement d'un message de vœux personnalisé pour votre entreprise peut contribuer grandement à améliorer l'expérience de vos clients.

Un récapitulatif rapide : personnaliser votre message d'accueil de messagerie vocale

Maintenant, nous avons couvert le sujet un peu en détail dans le passé, avec des moyens infaillibles d'engager les appelants avec votre message d'accueil de messagerie vocale professionnelle. Toujours une base solide pour construire votre nouveau message d'accueil de messagerie vocale, nous couvrirons un bref récapitulatif des aspects les plus importants d'un message d'accueil de messagerie vocale pour ceux qui ne sont pas familiers.

• Injectez un peu d'humour

Rendez-le drôle! Maintenant, tout le monde n'est pas le comédien le plus drôle, et cette fois pour pratiquer une routine de stand-up. Personne ne veut atteindre votre messagerie vocale juste pour être accueilli avec 15 blagues toc-toc. Mais vous pouvez facilement ajouter un peu d'humour, alléger un peu le ton et essayer de laisser les gens avec le sourire. Bien sûr, restez léger – pas d'humour noir ici.

• Fournissez aux appelants un délai pour vérifier les messages vocaux

Bien sûr, votre téléphone a sonné parce que quelqu'un voulait entrer en contact. Ils ont reçu votre messagerie vocale parce que vous étiez occupé ou simplement absent. Si vous réservez une partie de votre journée pour consulter vos messages vocaux, informez-en l'appelant afin qu'il puisse s'attendre à ce que vous retourniez son appel. Les gens laisseront plus de détails s'ils savent que quelqu'un le vérifiera plus tard.

• Utilisez moins de mots, plutôt que beaucoup

Restez simple, concis et précis. Les appelants n'auront pas besoin de votre histoire de vie et ne voudront pas attendre la fin d'un message d'accueil de 2 minutes juste pour pouvoir laisser un message. Ne cachez pas les détails, dites-leur où vous serez, quand vous y serez ou quand vous ne serez pas là, et comment entrer en contact.

• Offrir aux appelants d'autres options de communication

Si cela fonctionne mieux pour vous, offrez à vos appelants la possibilité de vous envoyer un e-mail, ou même d'envoyer un SMS à une application de SMS VoIP, ou même votre numéro personnel si cela ne vous dérange pas. De nombreuses personnes préféreront la possibilité d'envoyer rapidement des SMS ou des e-mails, et les appelants apprécieront le niveau de service accru.

• Équilibrez le sentiment personnel avec le besoin de professionnalisme

Il est vraiment important de trouver un équilibre entre paraître trop froid, conservateur et impersonnel et rendre votre message trop large, long ou excentrique. Si vous pouvez créer quelque chose de mémorable, cela aidera à engager un appelant ou un client potentiel. Allez trop loin du fond, et vous les effrayerez

Quelques idées pour démarrer

En fin de compte, ce sera à vous ou à votre équipe d'enregistrer et de personnaliser leur propre salutation personnelle. Selon la culture générale et l'identité de votre entreprise, il peut être judicieux d'engager les clients avec une salutation de vacances plus amicale, chaleureuse et amusante - tandis que d'autres pourraient bénéficier davantage d'une coupe nette, jusqu'aux explications commerciales des changements d'horaire. , pour vous aider à démarrer, voici quelques modèles rapides à utiliser. N'hésitez pas à adapter, modifier, personnaliser ou recommencer complètement à zéro ! Ceux-ci peuvent bien sûr être utilisés pour votre message d'accueil individuel au bureau ou pour l'ensemble de votre entreprise.

Commencer par le côté sérieux :

1. Bonjour et merci d'avoir appelé GetVoIP ! Nous sommes fermés aujourd'hui pour les vacances, et serons de retour au bureau demain, jeudi 14. Nous nous excusons pour tout inconvénient que cela pourrait causer, mais attendez-vous à une réponse rapide de notre part demain ! Bonnes vacances et bonne journée.

2. Bonjour, vous avez joint Matt Grech, je serai absent du bureau pendant les prochains jours en raison des vacances. N'hésitez pas à laisser un message, ou vous pouvez m'envoyer un e-mail à Matt@GetVoIP si quelque chose d'urgent apparaît. Je ne manquerai pas de vous répondre dès mon retour au bureau. Joyeuses fêtes!

3. Merci d'avoir appelé GetVoIP, nous sommes actuellement absents en raison des vacances et notre bureau sera fermé du lundi 12 au vendredi 16. Nous nous excusons pour tout inconvénient et espérons vous servir une fois de retour. N'hésitez pas à visiter notre site Web, GetVoIP.com, pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider.

Ou si vous voulez quelque chose d'un peu plus amusant :

4. Bonjour, merci d'avoir appelé GetVoIP. Nous serions ravis de vous aider de toutes les manières possibles, mais ces vacances nous empêchent de faire quoi que ce soit ! Nous retournerons au bureau après le Nouvel An le 2 janvier, mais n'hésitez pas à vous rendre sur notre site Web GetVoIP.com pour apprendre ce que vous pouvez. Joyeuses fêtes!

5. Joyeuses fêtes de GetVoIP ! Désolé, nous n'avons pas pu trouver l'un des stagiaires pour répondre à votre appel, nous sommes tous occupés à essayer de terminer cet approvisionnement en lait de poule avant la fin de l'année. N'hésitez pas à consulter notre site internet, ou même à laisser un message. Nous serons de retour au bureau après le Nouvel An le 2 janvier et nous vous répondrons dès que possible.

Aie du plaisir avec ça!

Quel que soit le message d'accueil de vacances que vous décidez de créer pour votre bureau, il dépendra certainement de votre personnalité, de vos goûts et de votre environnement. N'oubliez pas de suivre quelques règles simples et de rester professionnel, vous ne voudriez pas effrayer les appelants sans même avoir la possibilité de leur parler directement ! Les Fêtes offrent une occasion unique d'étendre encore plus la capacité personnelle de nos salutations, et on ne sait jamais, cela pourrait bien vous aider à décrocher votre prochaine offre.

Crédit d'image à Far Reach Inc. http://www.farreachinc.com/blog/far-reach/2015/01/08/ho-ho-oh-how-to-create-unforgettable-corporate-holiday-greetings