Résoudre les 6 défis de mise en œuvre de PBX hébergé les plus courants

L'adoption d'une solution PBX hébergé peut être l'un des moyens les plus simples de réduire les coûts et d'améliorer l'infrastructure de communication et de téléphonie de votre entreprise. Avec tout le travail lourd géré dans le cloud, par le fournisseur de services, un PBX hébergé vous fournira une pléthore de fonctionnalités robustes, une flexibilité inégalée et des appels vocaux de haute qualité. Cependant, comme toute technologie, l'adoption d'un PBX hébergé n'est pas sans inconvénients ni accrocs.

De nombreux problèmes avec les solutions VoIP et PBX hébergé peuvent être résolus avec une compréhension de base du système ou une coopération avec votre fournisseur de services VoIP. Se familiariser avec les solutions VoIP, la terminologie et les problèmes courants peut éviter à votre entreprise un certain nombre de maux de tête lors du passage des anciens téléphones à la VoIP, ou même en recommençant avec un nouveau fournisseur de PBX hébergé.

Le problème

La première étape pour maintenir un haut niveau de qualité avec votre solution PBX hébergée est de vous assurer que votre entreprise est équipée d'une connexion Internet adéquate. Bon nombre des problèmes courants concernant la qualité des appels VoIP peuvent être attribués à la connexion Internet sur laquelle repose le service. Avec un PBX hébergé, tout est géré directement via votre connexion Internet et vos appels téléphoniques sont transférés sous forme de données via cette connexion. Une panne de téléphone ou même de légers accrocs lors de vos appels peuvent facilement nuire à l'image professionnelle de votre entreprise, et certains utilisateurs peuvent tout simplement ne pas tolérer une mauvaise expérience de communication.

La solution

Heureusement, la VoIP est devenue beaucoup plus fiable ces dernières années, mais le manque de fiabilité peut toujours être un problème clé - mais il peut être entre vos mains d'améliorer cette fiabilité. Lors de l'adoption d'une solution PBX hébergée, la première chose à faire est de tester votre connexion Internet et de reconnaître les goulots d'étranglement qu'elle peut avoir. Un système est seulement aussi robuste que son point le plus faible. Bien sûr, en ce qui concerne votre connexion Internet, le filaire est toujours meilleur que le sans fil. Les câbles permettent un flux constant de données et ne peuvent pas être interrompus par des facteurs externes comme le serait une connexion sans fil. Même avec le routeur le plus puissant au monde, un signal WiFi sera bloqué et affaibli par toutes les barrières qu'il doit traverser, et peut être interrompu ou recevoir des interférences. Si possible, assurez-vous que votre connexion ne se limite pas à une configuration Wi-Fi uniquement pour garantir la connexion la plus puissante disponible. Un bon point de départ serait de tester la vitesse de votre connexion Internet pour comprendre avec quoi vous travaillez et comment mettre à niveau.

Étant donné que vos données d'appel sont transférées sur Internet, il est également impératif de s'assurer que votre bureau dispose du niveau de bande passante approprié pour gérer non seulement ces informations, mais également toutes les autres données transférées à partir de l'utilisation standard d'Internet dans tout le bureau. Un appel VoIP typique consommera environ 85 kilobits (kbps) de bande passante de téléchargement et de téléchargement, mais la vitesse de téléchargement est essentielle à la qualité de votre appel téléphonique. Sans une bande passante et une vitesse de téléchargement appropriées pour extraire les données, vos appels peuvent souffrir d'instabilité ou d'interruptions.

Le problème

Même avec la connexion Internet la plus robuste, la bande passante la plus élevée et la vitesse de téléchargement la plus rapide disponible dans votre bureau, la qualité de votre service peut en souffrir. Comme indiqué précédemment, les tremblements ou les interruptions, les appels interrompus, les discours brouillés en raison de données mal placées ou décalées et même des problèmes de sécurité peuvent affecter les connexions VoIP si vous ne maintenez pas et ne gérez pas les outils mis en place pour garantir la meilleure qualité de service disponible. Sans matériel ou provisions appropriés, il peut être impossible de maintenir un haut niveau de qualité d'appel, ce qui peut avoir un impact négatif sur la présence de votre entreprise et sur la capacité à faire le travail.

La solution

La première étape pour gérer votre qualité de service serait d'adopter un fournisseur de PBX hébergé qui peut fournir à votre entreprise un accord de niveau de service. Communs à la plupart des fournisseurs, ces accords aideront à garantir que tout ce qui se trouve sur le backend du fournisseur fonctionnera non seulement, mais continuera de fonctionner aussi bien que possible sans aucun problème. Mais le reste se rabattra là encore sur vos pratiques mises en place pour gérer la qualité de service dont vous bénéficiez lorsque vous passez ou recevez des appels. Avec une connexion Internet appropriée pour alimenter le système PBX hébergé, vous ne devriez pas remarquer de problèmes avec vos appels - mais si tout se passe bien du côté de votre FAI, il y a encore des points d'attention au sein de votre propre entreprise qui peuvent avoir un impact.

L'établissement d'une connexion VoIP nécessite toujours l'utilisation de routeurs et même d'éventuels commutateurs pour diriger les données là où elles doivent aller et permettre au matériel de parler avec votre réseau. Des routeurs et des commutateurs spécifiques compatibles QoS ont des fonctions intégrées pour donner la priorité à votre trafic VoIP par rapport à l'utilisation Internet standard, donnant à ces données l'autoroute tandis que tout le reste est délégué aux rues latérales. Réduire le nombre de points d'accès par lesquels vos informations doivent transiter améliorera également votre qualité de service, si les données doivent passer par deux routeurs individuels, cela peut avoir un impact négatif sur ce transfert de données et tout ralentir. De nombreux pare-feu fournissent également une liste de filtres pour bloquer ou autoriser le trafic entrant, et ceux-ci peuvent être configurés au cas par cas pour garantir que les données VoIP disposent de la bande passante et des autorisations dont elles ont besoin.

Le problème

L'un des principaux responsables de l'interruption ou de la restriction de votre service VoIP est le routeur redouté, ou même tout autre matériel incompatible. De nombreux anciens routeurs ne peuvent tout simplement pas prendre en charge la VoIP et le transfert de données qui se produit (voir les meilleurs routeurs pour la VoIP). D'autres matériels réseau, tels que les commutateurs (comme mentionné ci-dessus) peuvent rencontrer des problèmes de compatibilité, et pas seulement avec les protocoles VoIP, mais aussi avec eux-mêmes. Tout réseau obsolète qui utilise encore du matériel ancien, ou même un matériel inapproprié, peut faire de la transition vers l'introduction d'une solution PBX hébergé un casse-tête majeur et continuer à produire des problèmes sur la route. Non seulement les routeurs eux-mêmes peuvent être incompatibles, mais ils peuvent même être programmés de manière incorrecte. Si vous utilisez des téléphones hérités plus anciens, ou même des téléphones d'un autre fournisseur de PBX hébergé lors du passage à un nouveau, il y a également le problème de l'approvisionnement de vos téléphones.

La solution

Mettre à jour, mettre à jour et mettre à jour. Si votre entreprise vient tout juste de passer à un PBX hébergé mais fonctionne toujours sur un réseau vieux de 5 ans, il est peut-être temps de remplacer tout cet équipement par de nouveaux routeurs, commutateurs, câbles ou tout autre équipement moderne. d'autres matériels et points d'accès, même vos anciens téléphones. De nombreux fournisseurs incluront ou vendront des téléphones qui sont fournis et prêts à être branchés, de sorte que la configuration est faite pour vous - sinon vous risquez de passer des heures à essayer de vous frayer un chemin à travers des portails Web obsolètes en essayant de rechercher les adresses IP et les noms de compte nécessaires pour provisionnez vos anciens téléphones sur votre nouveau service. Lorsqu'il s'agit de mettre à niveau le matériel, l'investissement initial n'a même pas besoin d'être énorme, car l'équipement le plus à la pointe de la technologie n'est pas toujours nécessaire - mais plutôt de s'assurer que le matériel que vous choisissez est compatible avec votre cas d'utilisation. De nombreux fournisseurs fournissent ou vendent leurs propres routeurs et commutateurs compatibles VoIP, ou peuvent être achetés auprès de détaillants indépendants. Encore une fois, ce n'est pas le plus cher qui est important, mais plutôt de s'assurer que vous disposez de l'outil approprié pour le travail. Bien que, ne vous attendez pas à lésiner sur un routeur et à vous attendre à des appels de haute qualité, tout routeur d'entrée de gamme standard de Best Buy peut entraîner encore plus de maux de tête.

Il est également important de vous assurer que votre matériel est correctement configuré pour l'utilisation que vous avez en tête. De nombreux routeurs ont une liste géante de fonctionnalités, de fonctions, d'autorisations et d'exceptions qui peuvent être configurées directement via un portail Internet convivial. Bien sûr, la tâche peut sembler intimidante pour ceux qui ne sont pas familiers, mais l'assistance de votre fournisseur VoIP et la sélection de matériel VoIP peuvent rendre la tâche d'ouvrir les bons points simple et facile. Même l'achat d'un appareil compatible ou ciblé VoIP devrait suffire à garantir que vos connexions sont correctement configurées. La réduction du nombre de points entre votre réseau et le PBX hébergé est également essentielle, comme mentionné ci-dessus - moins de routeurs signifie moins de restriction sur les données et le réseau. Comme indiqué ci-dessus, apporter de nouveaux téléphones pour accompagner votre nouveau service peut vous aider à réduire les maux de tête liés à l'approvisionnement de vos téléphones existants, bien que le support client des fournisseurs devrait également vous aider, car le processus consiste principalement à brancher les informations correctes dans le champ approprié, si la mise à niveau n'est pas une option.

Le problème

Les ordinateurs, les réseaux et même la VoIP peuvent sembler intimidants au début pour ceux qui ne sont pas familiers avec ce qui semble être un système complexe. Avec sa propre terminologie, ses abréviations et ses exigences uniques, la nature peu familière de la VoIP peut s'avérer difficile, même pour le responsable informatique ou de centre de données le plus expérimenté. L'exploitation d'un centre de données ou la configuration du réseau pour votre bureau est une tâche différente de la mise en œuvre d'une solution VoIP, et de nombreux administrateurs réseau peuvent simplement ne pas savoir comment fonctionne la VoIP ou un PBX hébergé. Avec un manque de connaissances et même de compréhension de base, il peut sembler presque impossible de passer à une solution VoIP, ou du moins improbable de prendre le temps de rassembler les connaissances nécessaires pour se lancer. Et même une fois que vous avez établi une solution PBX hébergée pour votre bureau, qui le met en place et sait comment entretenir le système ?

La solution

Heureusement, la majorité des tâches lourdes et de la configuration d'un PBX hébergé sont gérées par le fournisseur, via le cloud. Comme le service est hébergé sur le back-end et les centres de données du fournisseur, et qu'il n'est pas nécessairement nécessaire d'établir une infrastructure supplémentaire sur site, la configuration peut être aussi simple que l'installation d'un nouveau routeur. En raison de la nature des solutions hébergées, vous pouvez avoir votre nouveau système téléphonique opérationnel en quelques minutes.

Si vous suivez les étapes précédentes pour garantir une connexion Internet suffisamment puissante et un matériel compatible, la configuration devrait être aussi simple que d'appeler un fournisseur, de brancher tout votre matériel et vous serez prêt à passer des appels. Il est révolu le temps de déchiffrer le bavardage technologique, de devoir décider quel codec fonctionnerait le mieux pour votre système et de provisionner du matériel compliqué. Bien sûr, tout configurer représente la moitié de la bataille, et configurer votre système téléphonique ne se limite pas à brancher un téléphone sur un routeur. Avec les listes de fonctionnalités massives fournies avec une solution PBX hébergé, vous devrez peut-être prendre un certain temps pour tout configurer comme vous le souhaitez - mais encore une fois, le temps de feuilleter les manuels d'utilisation pour comprendre les portails Web compliqués est révolu. Généralement inclus avec le service, de nombreux fournisseurs de PBX hébergé incluent l'accès à un portail Web super convivial, utilisant des techniques de cliquer-glisser afin que toute personne de tout niveau de compétence puisse rapidement adapter son système téléphonique à son cas d'utilisation. La formation de vos employés devrait appartenir au passé.

Le problème

Bien sûr, même avec toute la planification du monde, si quelque chose échoue du côté de votre fournisseur de services, votre entreprise est laissée sans défense jusqu'à ce qu'elle soit résolue. Tout le monde comprend les tracas de composer un numéro de service client juste pour attendre un agent, mais lorsqu'il s'agit de vos lignes téléphoniques, être sans service ne serait-ce qu'une minute peut être catastrophique pour votre entreprise. Que votre service téléphonique tombe complètement en panne, que vous remarquiez des interruptions ou des tremblements mais que tout va bien de votre côté, ou que vous vouliez simplement activer ou désactiver une nouvelle fonctionnalité, un fournisseur sans canaux de communication appropriés et un support médiocre peut transformer des minutes d'indisponibilité en heures , voire des jours.

La solution

De nos jours, il est presque impossible de trouver une entreprise qui ne place pas le service client sur un très haut piédestal. Il a été prouvé que les clients abandonnent facilement un fournisseur ou une entreprise s'ils estiment que le support client fourni n'est pas à la hauteur. Heureusement, de nombreux fournisseurs, sinon tous, en ont pris note et ont écouté. Bien que le service client soit considéré comme la clé du succès, tous les fournisseurs ne sont pas créés de la même manière et tous les fournisseurs n'ouvrent pas les mêmes canaux. Il est facile de se vanter d'un service client de qualité, mais si vous n'autorisez vos clients à appeler votre ligne d'assistance qu'à des heures très précises de la journée, cela ne fera aucun bien à personne lorsque leur téléphone tombera en panne au milieu de la nuit.

Lorsque l'on compare les fournisseurs de PBX hébergé, l'un des aspects les plus importants à prendre en compte est le niveau de service et les voies de communication fournies. Certains fournisseurs maintiennent des lignes téléphoniques de service client 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, des adresses e-mail et même un chat Web en direct afin que vous puissiez entrer en contact à tout moment. De nombreux fournisseurs feront même tout leur possible pour s'assurer que leur service client est basé à 100% aux États-Unis afin que les clients n'aient pas à s'inquiéter d'une barrière linguistique potentielle qui peut faire durer un appel de 5 minutes 50 minutes. Il est également important de noter que certains services PBX hébergés fourniront différents niveaux de service client en fonction du niveau de service auquel votre entreprise est abonnée et limiteront même l'assistance téléphonique 24h/24 et 7j/7 aux clients les mieux rémunérés. Choisir un fournisseur qui permet de le contacter en cas de problème aussi facilement que possible rendra la transition d'autant plus simple.

Le problème

La sécurité dans toute entreprise de toute taille devrait être une préoccupation majeure lors de l'établissement d'un réseau, que votre entreprise envisage ou non d'adopter un PBX hébergé. Avec l'ajout d'un PBX hébergé ou d'une solution VoIP, non seulement vos données écrites sont transférées sur votre réseau, mais désormais toutes vos communications téléphoniques et vocales seront également traitées via le même réseau. En raison de la nature de la VoIP, il peut être possible pour une partie cherchant à infiltrer votre réseau de mettre la main sur les données d'appel envoyées via votre réseau et d'intercepter les communications, leur permettant essentiellement d'écouter votre appel téléphonique. Avec la majeure partie du cadre de votre système téléphonique hors de votre contrôle, comment pouvez-vous être certain que tout est verrouillé et sécurisé ?

La solution

Eh bien, en fait, le déplacement de votre service téléphonique vers le cloud comprend intrinsèquement un certain nombre d'avantages en matière de sécurité simplement en raison de la nature du système. Les administrateurs auront accès au portail Web qui fournit non seulement les informations analytiques utiles, l'accès aux fonctionnalités de votre service, mais également les fonctions de sécurité. Les administrateurs peuvent définir des niveaux d'accès spécifiques pour chaque utilisateur afin que seul le personnel autorisé puisse gérer vos fonctions les plus puissantes ou accéder aux informations en ligne. Les administrateurs peuvent généralement désactiver à distance un téléphone pour qu'il n'utilise pas votre service PBX hébergé directement à partir de ce même portail. Ainsi, si un employé mécontent part mais a un téléphone à la maison, vous pouvez vous assurer qu'il n'a plus accès au réseau ou au service. Ce même portail fait également du suivi de l'utilisation du téléphone une tâche rapide et facile, vous pouvez même enregistrer des appels et les écouter plus tard.

Mais qu'en est-il des intrus indésirables pénétrant dans votre réseau et écoutant vos appels privés ? Heureusement, tous les serveurs que votre PBX hébergé exploitera sont protégés par un cryptage de pointe et des contrôleurs de frontière de session, pour ne pas garantir que les données récupérées seront un gâchis d'informations brouillées, mais agiront également comme un pare-feu dédié juste pour votre téléphone. appels. L'ajout d'une passerelle de chiffrement cloud et l'exigence de mots de passe pour tous les appareils et connexions à votre réseau aideront également à empêcher la plupart des attaques. En plus de cela, comme mentionné précédemment dans la section routeur, le matériel que vous utilisez peut aider à verrouiller votre réseau, car la plupart des routeurs agiront eux-mêmes comme un pare-feu avec la possibilité de restreindre l'accès au réseau, mais utiliseront également leur propre logiciel. pare-feu. Toute serrure supplémentaire que vous pouvez mettre sur la porte rendra tout simplement plus difficile pour quelqu'un d'entrer par effraction.