Comment les RH peuvent-elles utiliser les signatures électroniques pour représenter la culture d'entreprise ?

Les signatures e-mail sont utilisées par plus de 62 % des spécialistes du marketing, agissant comme un outil précieux qui peut encore accroître la notoriété de la marque autour d'une entreprise. En tant que complément facile aux e-mails, vous pouvez utiliser cet outil marketing pour apporter un élément de professionnalisme à chaque e-mail que vous envoyez, ainsi que pour joindre des informations utiles qui aident les gens à rester en contact avec vos comptes professionnels.

Pourtant, en plus de promouvoir l'entreprise et d'assurer un degré plus élevé de visibilité de la marque, les signatures électroniques peuvent également être utilisées pour représenter davantage la culture d'entreprise et stimuler la communication. En fait, ce dernier point d'augmenter la facilité de communication a été repris par diverses grandes agences de marketing, 89 % des spécialistes du marketing utilisant des signatures pour inclure des informations de contact supplémentaires.

Dans cet article, nous allons explorer les avantages de l'utilisation d'une signature électronique dans toute une entreprise, en passant en revue les avantages clés et en démontrant comment on peut aider à informer et à développer la culture interne de l'entreprise.

Allons droit au but.

Comment ajouter une signature électronique dans Outlook ?

L'ajout d'une signature électronique dans Outlook est étonnamment facile, vous permettant de créer et de télécharger une signature en quelques minutes seulement. Avec des options hautement personnalisables et une gamme de créateurs en ligne vers lesquels vous pouvez vous tourner, la mise en œuvre d'une signature à l'échelle de l'entreprise n'est pas aussi difficile que vous ne le pensez.

Dans Outlook, il existe un processus spécifique que vous pouvez suivre :

• Préférences - Après avoir ouvert votre compte de messagerie Outlook, accédez aux préférences, qui doivent se trouver dans la barre de la fenêtre en haut à gauche de votre écran.
• Signatures – Accédez à Signatures en descendant dans la liste alphabétique ou sélectionnez « Aide », puis recherchez-la directement. Cliquez dessus pour ouvrir la page de signature dans Outlook.
• Modifier – Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter une nouvelle signature. Vous pourrez ensuite modifier le type et le nom de votre signature avant de la personnaliser avec des champs et des réponses personnalisés. De même, c'est ici que vous pouvez télécharger directement une signature prédéfinie si vous en avez créé une avec une application ou un service tiers.
• Publier - Après avoir personnalisé votre signature de courrier électronique, vous pouvez ensuite cliquer sur Appliquer, les modifications étant ensuite publiées sur votre compte. Assurez-vous que la signature électronique est sélectionnée. Si c'est le cas, le prochain e-mail que vous envoyez depuis votre compte inclura automatiquement la signature de l'e-mail au bas de la page.

Avec cela, vous avez rapidement créé et inclus une signature électronique que vous pouvez également distribuer dans toute votre entreprise.

Pourquoi mon entreprise devrait-elle utiliser des signatures électroniques ?

Une fois que vous avez créé une signature d'e-mail, vous serez prêt à profiter des avantages de cet ajout d'e-mail utile. En règle générale, les signatures électroniques présentent à la fois un avantage instantané et un avantage qui s'accroît avec le temps. Par exemple, bien qu'il y ait un avantage instantané de ces signatures, dont nous parlerons sous peu, en utiliser une maintenant signifie que chaque e-mail que vous envoyez dans le futur contiendra en permanence ces informations supplémentaires.

Si quelqu'un consulte son e-mail et revient sur ses e-mails passés pour voir ce que vous avez pu dire, votre signature d'e-mail sera un rappel permanent de l'image de marque de votre entreprise, de ses informations et des détails futurs que vous avez peut-être inclus.

Les avantages instantanés de l'utilisation d'une signature électronique sont vastes, ce simple ajout faisant une grande différence. Les signatures d'e-mails en ligne peuvent :

• Améliorer la professionnalisme - Plus de 82% des entreprises utilisent désormais activement les signatures de courrier électronique. L'une des principales raisons pour lesquelles c'est le cas est qu'il promeut une image de professionnalisme. Les entreprises peuvent les utiliser pour montrer leur image de marque, inclure des détails supplémentaires et utiliser les couleurs de l'entreprise. Non seulement c'est pratique, mais cela augmente le sentiment de professionnalisme en ligne.
• Rationaliser les contacts - Un autre avantage de l'utilisation des signatures électroniques est que les employés peuvent inclure d'autres points de contact. Le courrier électronique, bien que largement utilisé, est loin d'être le moyen de communication le plus efficace. Pour cette raison, inclure un numéro de téléphone, une adresse e-mail alternative ou un autre point de contact aidera les gens à rester en contact avec l'entreprise.
• Boostez la reconnaissance de la marque – La reconnaissance de la marque est une partie importante du marketing en ligne. En fait, le simple fait d'inclure de la couleur dans votre e-mail, reflétant les couleurs de votre entreprise, peut améliorer la reconnaissance de la marque jusqu'à 80 %. La signature électronique de votre entreprise offre une opportunité fantastique d'inclure des supports marketing, le logo de votre marque et le nom de votre entreprise. Au fil du temps, cela contribuera à augmenter la probabilité que les gens reconnaissent et associent un service client positif à votre marque.

Bien que ce soient les principaux avantages que vous obtiendrez en incluant une signature électronique, ils ne font qu'effleurer la surface, car il s'agit de l'un des changements peu coûteux que vous pouvez apporter à votre entreprise.

Comment les RH peuvent-elles utiliser les signatures électroniques pour faire progresser la culture interne de l'entreprise ?

Bien que nous ayons discuté des avantages externes de l'introduction d'une signature électronique dans votre entreprise, vous pouvez également bénéficier d'avantages internes, le service des ressources humaines utilisant les signatures électroniques pour faire progresser la culture d'entreprise.

Le courrier électronique est une méthode de communication essentielle au sein de l'entreprise, les employés utilisant ce flux pour se parler tout au long de la journée. Avec ce précédent, les départements RH peuvent inclure une série d'informations supplémentaires dans leurs communications.

Par exemple, les RH peuvent utiliser des signatures d'e-mail pour

• Exécutez des enquêtes auprès de l'entreprise – Dans les signatures d'e-mail envoyées par le service des RH, les employés peuvent inclure un lien vers une enquête récente menée par les RH. Il peut s'agir d'un lien vers une enquête anonyme sur les conditions de travail, d'un espace pour donner votre avis ou de toute autre enquête en cours. Cela offre aux employés une méthode simple pour accéder à un endroit où partager leurs sentiments, dans un e-mail RH permettant à chacun de gagner du temps tout en offrant un emplacement central pour rechercher des enquêtes.

• Planifier des réunions - De nombreux employés des RH utilisent désormais leur signature électronique comme emplacement pour stocker les liens "Prendre une réunion". Ceux-ci amèneront d'autres employés sur une plateforme en ligne où ils pourront choisir parmi les créneaux de réunion disponibles. Lorsqu'un employé des RH doit planifier de nombreuses réunions, cela peut lui éviter de nombreux allers-retours, tout en garantissant que les employés peuvent trouver un moment qui s'intègre dans leur journée. C'est l'un des meilleurs moyens de rationaliser la création et la diffusion de nouvelles réunions au sein d'une entreprise.

• Annoncer des nouvelles - Enfin, les RH peuvent diffuser des messages et des nouvelles de l'entreprise via leurs signatures électroniques. Des annonces à grande échelle aux bulletins quotidiens qu'ils peuvent distribuer, la signature électronique est un excellent endroit pour garder les gens impliqués et mis à jour sans les obliger à lire via un portail d'actualités de l'entreprise. Grâce à cette manière sans engagement de diffuser des informations, votre équipe RH peut communiquer facilement des messages, sans avoir à faire un effort supplémentaire.

En tant qu'emplacement singulier qui peut être vu et accessible par toute personne à qui le service des ressources humaines envoie un e-mail, une signature d'e-mail est un excellent endroit pour inclure des éléments qui renforceront la culture de l'entreprise. Souvent sous-utilisé, il s'agit d'un changement singulier que vous pourriez intégrer à votre service RH et qui peut faire une énorme différence.

Dernières pensées

Alors que les signatures e-mail sont largement discutées comme un outil utile pouvant être utilisé pour affiner la communication professionnelle et renforcer la reconnaissance de la marque, elles sont rarement présentées comme un outil utile pour la communication interne. En plus de simplement donner aux employés plus de méthodes possibles pour contacter leurs représentants des RH, les signatures d'e-mails sont souvent un excellent tableau d'affichage pour une communication ultérieure.

De l'inclusion d'un bouton de planification de réunion à la conception d'un endroit où les nouvelles de l'entreprise peuvent être insérées, les signatures électroniques sont un endroit merveilleux pour renforcer la connexion et la culture de l'entreprise dans un environnement d'entreprise.