Comment la communication par e-mail stimule le progrès des entreprises

Les e-mails sont la force centrale de communication dans le monde des affaires, avec cette seule technologie qui relie les entreprises à travers le monde et facilite un dialogue rapide de personne à personne. Alors que les cadres ont tendance à en envoyer beaucoup plus, l'employé de bureau moyen enverra environ 40 e-mails par jour.

Au-delà de la simple création d'un support et d'un mécanisme de communication accessibles, les e-mails deviennent également une force centrale pour faire avancer les projets dans d'autres domaines. Qu'il s'agisse d'atteindre de nouveaux clients, de renforcer les relations actuelles ou d'améliorer les relations internes et externes, le courrier électronique fait tout.

Dans cet article, nous nous tournerons vers la communication par e-mail, démontrant les différentes façons dont elle contribue à la réussite dans le monde des affaires.

Utilisation du courrier électronique pour le service client

Le courrier électronique est le moyen préféré des clients pour contacter l'assistance concernant un service ou un produit. Garder un canal ouvert pour le service client par e-mail sera incroyablement efficace pour votre entreprise, car cela contribuera à rendre vos clients plus satisfaits de vos offres. Bien que l'acquisition de nouveaux clients puisse être une entreprise coûteuse, les conserver peut entraîner des rendements élevés. Au fil du temps, une fidélité soutenue à une entreprise se traduira par des revenus plus élevés pour l'entreprise elle-même.

Afin d'augmenter autant que possible la satisfaction de la clientèle, votre entreprise devrait se tourner vers le courrier électronique pour le service client. Une fois qu'une demande d'aide arrive, assurez-vous qu'un agent de support répond à cet e-mail initial dans les 24 heures, et moins si possible. Un taux de réponse rapide démontrera au client que vous accordez la priorité à ses préoccupations, et une solution opportune créera une association positive entre le client et votre marque.

Le courrier électronique étant une forme de communication directe, qui arrive immédiatement dans la boîte de réception de l'utilisateur, il est extrêmement efficace dans les situations d'assistance. En tirant parti de la communication par e-mail pour le service client, vous augmenterez les taux de satisfaction et convertirez vos clients en clients fidèles.

Utiliser le courrier électronique pour capturer de nouveaux prospects

Au-delà de l'utilisation des e-mails pour communiquer avec les clients actuels, le courrier électronique peut également être un moyen puissant pour entrer en contact avec de nouveaux prospects et sécuriser de nouveaux clients. L'email marketing est une forme bien connue et efficace pour entrer en contact avec de nouveaux clients, et qui se permet un degré élevé de personnalisation.

En utilisant le marketing par e-mail personnalisé, vous pouvez atteindre de nouveaux groupes d'utilisateurs et discuter des avantages potentiels que vous auriez pour eux. Selon votre entreprise, le style et le contenu de ces e-mails varient considérablement. Cependant, la ligne directrice commune dans ces nouveaux e-mails de prospect est que vous démontrez l'efficacité de votre produit ou de vos services pour ce client particulier.

De même, vous pouvez entretenir des prospects potentiels par e-mail, en tirant parti du canal ouvert pour envoyer des messages personnalisés directement dans les boîtes de réception de vos nouveaux clients. L'e-mail étant un format hautement traçable, vous pouvez également intégrer des marqueurs de suivi et de performance dans ces e-mails. Lors de la gestion de votre service marketing, vous pourrez voir leurs taux de réussite avec le marketing par e-mail et leur donner les informations dont ils ont besoin pour analyser les taux d'ouverture des e-mails, les taux de clics et les conversions.

Au fil du temps, vous pouvez transformer vos flux de courriers électroniques sortants en un système puissant d'acquisition de nouveaux prospects.

Utilisation du courrier électronique pour la communication interne

En règle générale, alors que le courrier électronique est un outil efficace de communication interne, c'est en fait l'un des domaines qu'il voit le moins utilisé. La plupart des entreprises auront plusieurs systèmes de communication interne différents, comme un outil de messagerie instantanée à côté de leur e-mail. Pour les employés qui font partie de la même équipe ou du même service, un système de messagerie instantanée sera plus efficace pour la communication au quotidien.

Le courrier électronique est utile lorsque votre entreprise se concentre sur la communication interdépartementale. Si un membre de l'équipe a besoin d'entrer en contact avec quelqu'un à qui il n'a pas vraiment de raison de parler régulièrement, le courrier électronique offre un niveau de formalité attendu dans le monde des affaires.

De même, lorsque vous contactez des conversations internes importantes, comme celles avec un responsable ou un représentant des ressources humaines, il est toujours judicieux de le faire par e-mail. Avec le courrier électronique, vous aurez un enregistrement permanent des conversations que vous avez eues, ce qui vous aidera à créer une trace écrite pour l'avenir.

Les meilleures pratiques pour booster l'efficacité de vos e-mails

Afin de faciliter une meilleure communication par e-mail, vous devez toujours vous efforcer de suivre les meilleures pratiques énoncées. De plus, votre entreprise peut avoir des guides de style en matière de communication par e-mail externe, que vous pouvez également prendre en compte.

Voici quelques-unes des pratiques les plus importantes que vous pouvez suivre pour améliorer l'efficacité de vos e-mails :

• Gardez les e-mails courts - Compte tenu du fait que les gens reçoivent plus de 100 e-mails par jour, il est toujours préférable de garder vos e-mails courts et agréables. Bien que les plaisanteries soient appréciées, ne perdez pas trop de place avant d'en arriver à l'objet de votre e-mail. Les gens apprécieront que vous expliquiez le plus tôt possible pourquoi vous envoyez l'e-mail.
• Utilisez les signatures électroniques - Les signatures électroniques sont un espace supplémentaire que vous pouvez joindre à toutes vos communications sortantes, ce qui donnera plus d'informations au destinataire. En utilisant des modèles pour les signatures d'e-mails, vous serez en mesure de créer rapidement un style d'e-mail unique pour votre entreprise et de vous assurer que vous envoyez des communications par e-mail cohérentes à tous.
• Implémenter des liens sortants – Un autre moyen efficace de tirer le meilleur parti de vos e-mails consiste à inclure des liens sortants, soit dans le texte de votre e-mail, soit dans votre signature d'e-mail. Ces liens sortants vous permettront de partager plus d'informations avec le destinataire, ce qui vous permettra d'affiner davantage l'objectif de cet e-mail.

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une liste exhaustive, ces idées de base vous donneront l'essentiel de la façon dont vous pouvez maximiser les retours de chaque e-mail que vous envoyez. Heureusement, bon nombre de ces meilleures pratiques se concentrent simplement sur la rationalisation de vos messages, en en emballant davantage dans un espace plus petit. Dans cet esprit, vous serez en mesure de créer en permanence de meilleurs e-mails et d'augmenter leur réception positive.

Dernières pensées

Communiquer par e-mail est l'un des moyens les plus efficaces de faire des affaires. Que vous contactiez un nouveau prospect, que vous discutiez avec des collègues ou que vous créiez simplement une trace écrite d'idées et de dates précises à revoir, le courrier électronique peut vraiment tout faire.

En comprenant les différentes manières dont vous pouvez utiliser la communication par e-mail, vous êtes en mesure de rationaliser toutes les communications sortantes et de faire progresser votre entreprise. Au fil du temps, le courrier électronique deviendra la force centrale de connexion, d'expansion et de raffinement au sein de votre entreprise. Autrement dit, si vous le favorisez comme un front de communication solide et permettez au courrier électronique de devenir l'outil efficace qu'il peut être.