Comment mieux collaborer lorsque vous travaillez à distance

Au cours des dernières années, les travailleurs ont accepté de travailler à distance, que ce soit depuis leur domicile ou leur café local. Ce type d'arrangement présente des avantages évidents, notamment la possibilité de mieux planifier votre journée, l'indépendance qu'il vous procure et l'élimination de ce trajet quotidien long et stressant. Néanmoins, il existe également des inconvénients évidents, notamment le manque d'interaction avec vos collègues, qui peut souvent conduire à des percées dans votre travail. Afin d'atténuer cet inconvénient particulier, ce guide explique comment vous pouvez mieux interagir et collaborer en ligne.

Messagerie instantanée

Si vous n'utilisez pas encore de service de messagerie instantanée spécifique à votre travail, c'est le moment d'investir dans un. Il existe ici des options courantes, sous la forme de Slack ou de Microsoft Teams, qui permettent à votre équipe de communiquer parfaitement. Souvent, un message instantané reçoit une réponse bien plus tôt qu'un e-mail et aidera votre équipe à résoudre les petits problèmes plus rapidement, tout en collaborant également dans des discussions de groupe.

La plupart des services de messagerie instantanée ont également une fonction de conférence téléphonique qui peut aider vos équipes à discuter rapidement des problèmes ou à se rencontrer pour une conversation matinale sur le travail prévu pour la journée à venir. Étant donné que le travail à domicile peut amener vos équipes à se sentir isolées ou seules, l'utilisation d'une fonction de chat d'équipe peut les aider non seulement à mieux collaborer, mais aussi à se rattraper et à discuter - comme ils le feraient sur le refroidisseur d'eau au bureau.

Documents collaboratifs

La gestion des documents est une énorme responsabilité pour votre personnel lorsqu'il travaille à domicile. Il est important de pouvoir collaborer sur ces documents. La possibilité de réviser rapidement le travail des autres ou de travailler sur le même document en même temps en ligne peut aider vos employés à travailler plus rapidement et avec un plus grand degré de précision. Le partage de documents collaboratifs, c'est aussi la façon dont vous pourrez observer le travail de votre personnel au cours de la journée.

Il existe plusieurs plates-formes qui offrent ce service, dont certaines sont fournies par les géants du logiciel tels que Google et Microsoft, tandis que d'autres sont plus adaptées à différents types d'entreprises. Vous devez sélectionner le logiciel que vous utilisez en fonction de son utilité globale pour votre entreprise et de la facilité avec laquelle votre personnel peut le prendre et l'utiliser sans avoir à suivre de formation préalable.

Gestion de documents

En plus de travailler sur des documents en équipe, vous souhaiterez également que votre équipe ait accès à toutes les informations, documents et ressources dont elle a besoin pour effectuer son travail avec compétence et agilité. Cela signifie utiliser une forme de gestionnaire de documents pour vous aider à suivre tout votre travail et à trouver facilement des ressources. Utilisez la plate-forme de gestion des actifs numériques DAM pour y parvenir, avec tous vos documents les plus importants facilement accessibles, basés sur le cloud, pour que votre personnel puisse les atteindre en cas de besoin.

Il y a plusieurs avantages à utiliser un programme DAM pour les besoins des différents départements. Par exemple, un service marketing ayant accès à tout son matériel marketing précédent peut l'aider à élaborer plus rapidement de nouvelles campagnes. Les équipes financières peuvent avoir accès à tous vos journaux de bord des mois et années précédents. L'accès à l'information est important. Ceci est primordial pour le bon fonctionnement de votre entreprise lorsque les employés travaillent à domicile.

Systèmes

Bien que les conseils ci-dessus soient tous de nature pratique et reposent sur votre engagement avec le bon type de logiciel sur le marché, il existe également des systèmes que vous pouvez mettre en place pour aider votre personnel à travailler plus efficacement en ligne. Celles-ci incluent des réunions quotidiennes pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, et des salles de sous-commission individuelles ou des rendez-vous café pour aider votre personnel à se connaître et pour vous aider à vous enregistrer avec le personnel que vous pourriez voir une fois par semaine ou moins.

Celles-ci pourraient rester informelles, mais il pourrait être plus utile pour vous de planifier des réunions régulières avec votre personnel et d'encourager les moments de la journée où tout votre personnel devrait avoir des conversations entre eux - qu'il s'agisse de travail ou de leurs activités du week-end. Ces conversations peuvent faire germer de nouvelles idées, exprimer des frustrations et constituer une plate-forme utile pour fournir des commentaires sur les performances de votre équipe.

Des incitations

Lorsque les travailleurs sont au bureau, on s'attend généralement à ce qu'ils soient à leur bureau entre deux heures, souvent de 9 h à 17 h. Cela signifie que, même si un travailleur a techniquement terminé son travail de la journée, il se sentira obligé de rester sur sa chaise de bureau jusqu'à l'heure habituelle de pointage. L'un des avantages du travail à distance est que votre personnel peut pointer tôt sans ressentir la pression d'être présent au bureau, ce qui est un excellent moyen d'inciter à travailler plus dur et plus rapidement.

Mettez en place une politique d'entreprise, si possible, qui fixe des objectifs quotidiens pour vos travailleurs. S'ils atteignent ces objectifs, vous devez autoriser vos employés à prendre le reste de la journée. Cela signifie souvent que les travailleurs ont terminé environ une demi-heure avant leur heure de départ prévue, mais la flexibilité que vous leur accordez ici sera reconnue et appréciée par le personnel, en particulier ceux qui ont des familles à nourrir à la maison.

Techniques de gestion

Lorsque vous gérez une équipe depuis chez vous, il est naturel de se sentir complètement dépaysé. Ce que vous avez appris sur la gestion à ce jour concerne les réunions en face à face et l'obtention du meilleur de votre personnel lorsqu'ils travaillent ensemble dans un environnement de bureau. Changer votre technique pour gérer les personnes dans l'espace en ligne peut sembler intimidant, comme l'ont partagé de nombreux gestionnaires au cours des deux dernières années.

Pourtant, il est certainement possible de gérer efficacement des équipes depuis chez soi. Vous aurez juste besoin d'adapter votre technique, de peaufiner votre approche afin de pouvoir motiver vos travailleurs, de fournir des commentaires sur leurs performances sans les rencontrer dans votre bureau. Lisez en ligne quelques-uns des conseils fournis par des managers qui s'occupent depuis longtemps d'équipes à distance pour savoir comment affiner votre approche de la gestion d'équipes à distance.

Voilà : quelques conseils clés pour aider votre équipe à travailler en collaboration lorsqu'ils travaillent à domicile.