Comment créer le webinaire de formation parfait pour les équipes distantes

Les outils de messagerie instantanée, d'appel vidéo et de collaboration d'équipe rationalisent la communication entre les employés distants grâce à une conversation en face à face en temps réel.

Compte tenu de la flambée actuelle du travail à distance due au COVID-19, les entretiens avec les candidats, l'organisation de réunions d'équipe et l'édition de fichiers par vidéo sont désormais monnaie courante.

Les webinaires ne se limitent pas à faire des ventes ou à renforcer la notoriété de la marque. Désormais, les entreprises intelligentes considèrent le logiciel de webinaire comme un outil précieux pour la communication interne de masse, en particulier lorsqu'il s'agit de formation en ligne pour les membres de l'équipe.

Les webinaires de formation garantissent que tous les membres de votre équipe ont une compréhension claire des politiques RH, des logiciels de l'entreprise, des nouveaux produits, du langage/des techniques de vente, et plus encore. Ils enrichissent également le développement professionnel et personnel.

• Qu'est-ce que la formation Webinaire ?
  • Pourquoi utiliser les webinaires pour former les employés ?
  • Avantages et inconvénients des webinaires de formation
  • Sujets communs des webinaires de formation
• Comment créer un webinaire de formation réussi en 10 étapes
  • Étape 1 : Divisez le contenu en sous-thèmes
  • Étape 2 : Choisissez les hôtes, les conférenciers et les panélistes
  • Étape 3 : Évaluer les webinaires en direct par rapport aux webinaires préenregistrés
  • Étape 4 : mener des sondages auprès des employés et des RH
  • Étape 5 : développer des paquets d'accompagnement de webinaire
  • Étape 6 : Décidez des aides visuelles et des outils
  • Étape 7 : Développer un processus d'enregistrement et de sécurité
  • Étape 8 : Organisez une séance d'entraînement
  • Étape 9 : Créer une enquête de suivi
  • Étape 10 : Choisissez le bon logiciel de webinaire
• Principales caractéristiques du logiciel de webinaire
• Les 5 meilleurs outils de webinaire
  • Webinaires vidéo Zoom
  • GoToWebinaire
  • Événements Cisco Webex
  • Webinaire RingCentral
  • Tempête en direct
• Logiciel de conférence Web vs outils de webinaire pour la formation d'équipe

Qu'est-ce que la formation Webinaire ?

La formation par webinaire est un séminaire Web qui, contrairement à un appel vidéo compact ou à une conférence Web, permet aux hôtes de se connecter simultanément avec des centaines, voire des milliers de participants et/ou d'employés. Considérez-le comme une conférence interne virtuelle à grande échelle en direct ou préenregistrée basée uniquement sur des sujets liés à la formation des employés.

Comme les séminaires en personne, les webinaires de formation utilisent des diaporamas, des conférenciers invités, le partage d'écran, des séances de questions-réponses, des vidéos et d'autres aides pour maintenir l'engagement des participants.

Pourquoi utiliser les webinaires pour former les employés ?

Les entreprises utilisent les webinaires pour présenter directement leurs produits et services aux prospects et en savoir plus sur leur marché cible. Parfois, ils vendent des webinaires en tant que produit B2B.

Au lieu de former et de recycler les membres du personnel individuellement, en petits groupes ou par emplacement, saisissez l'opportunité offerte par les webinaires RH pour dissiper la confusion, comprendre et atténuer les points faibles des employés et définir des attentes claires à l'échelle de l'entreprise.

Les webinaires permettent au personnel des RH, aux responsables du recrutement et à toute autre personne impliquée dans l'apprentissage et le développement des employés de créer des programmes de formation et de culture d'entreprise réutilisables, leur permettant d'être plus disponibles pour aider dans les tâches immédiates.

Avantages et inconvénients des webinaires de formation

Les webinaires peuvent faire économiser beaucoup d'argent à votre entreprise en éliminant les frais de déplacement, les frais de restauration et les frais de location d'espace. Mais s'ils sont mal exécutés, ils se sentent impersonnels et frustrent les membres de votre équipe.

Avantages

• Rentable
• Gain de temps
• Offrir de la flexibilité aux employés
• Améliorer la disponibilité du personnel RH et formation
• Augmenter le travail d'équipe parmi les travailleurs à distance
• Offre de la proactivité concernant les confusions potentielles futures
• Permet aux managers d'identifier les leaders potentiels
• Présente les employés aux managers et aux supérieurs hiérarchiques
• Améliore la collaboration entre plusieurs succursales/emplacements

Les inconvénients

• Difficile de mesurer avec précision l'engagement
• Un logiciel insuffisant rend les webinaires de formation inutiles
• Potentiel de difficultés techniques
• Défi de coordonner des webinaires en direct sur plusieurs fuseaux horaires
• Potentiel de questions négligées
• Se sent écrasant et sans fin si mal conçu
• Manque de communication en personne

Sujets communs des webinaires de formation

Tout comme le format de webinaire permet aux entreprises d'expliquer les services et les produits aux consommateurs, il donne également aux équipes RH et aux managers la possibilité de couvrir un large éventail de sujets au cours d'une seule réunion à l'échelle de l'entreprise.

Certains des sujets de webinaires de formation les plus populaires incluent :

• Intégration des employés
• Politiques RH
• Ventes
• Logiciel
• Conformité
• Service Clients
• Démonstration de produit
• Culture d'entreprise et image de marque

• Procédures et politiques d'urgence

Comment créer un webinaire de formation réussi en 10 étapes

Tout type de gestion d'employés distants via un webinaire nécessite une planification détaillée pour réussir.

Mais si vous le faites correctement, vous pourrez utiliser les matériaux et les enregistrements dans le futur.

Suivez le guide étape par étape ci-dessous pour créer un webinaire de formation qui fonctionne à la fois pour les travailleurs au bureau et à distance.

Étape 1 : Divisez le contenu en sous-thèmes

La première étape consiste à diviser le contenu que vous souhaitez couvrir en sous-thèmes mordants.

Des études montrent que seulement 10 % des participants pensent qu'une heure est une durée de webinaire appropriée. Donc, si vous formez les membres de l'équipe sur des sujets plus longs, votre meilleur pari est de diviser le contenu en sessions de 30 à 45 minutes.

Par exemple, si vous organisez un webinaire RH, les sous-thèmes incluront :

• Image de marque/histoire de l'entreprise
• Avantages et rémunération
• Vacances/prise de force
• Diversité et inclusion
• Politique sur le harcèlement sexuel
• Procédures de signalement

Plusieurs sessions à la demande plus courtes ou préenregistrées sont bien plus efficaces qu'un seul webinaire épuisant. De plus, les sous-sections permettent aux travailleurs à distance de trouver beaucoup plus facilement le sujet spécifique qu'ils doivent examiner à l'avenir.

Étape 2 : Choisissez les hôtes, les conférenciers et les panélistes

Avoir une liste de sous-thèmes permet d'attribuer facilement des parties spécifiques du webinaire aux membres de l'équipe les plus qualifiés pour en parler.

Lors du choix des hôtes et des co-hôtes, des conférenciers et des panélistes, concentrez-vous sur la diversité des données démographiques et des titres de poste.

Lorsque vous travaillez avec une équipe principalement distante, ces webinaires de formation sont l'occasion de présenter les dirigeants aux membres de l'équipe qu'ils n'auraient normalement pas la chance de rencontrer - et vice versa.

Invitez des conférenciers extérieurs à votre entreprise pour prononcer un discours liminaire ou pour former les membres de l'équipe à l'utilisation de certains logiciels.

Étape 3 : Évaluer les webinaires en direct par rapport aux webinaires préenregistrés

Ensuite, déterminez si le sujet du webinaire serait mieux présenté à un public en direct ou préenregistré et mis à disposition à la demande.

Résistez à l'envie de toujours choisir de pré-enregistrer pour gagner du temps. Des sujets tels que la formation aux logiciels sont beaucoup plus efficaces lorsqu'ils sont présentés dans un format interactif en direct qui permet aux membres de l'équipe de poser des questions en temps réel. De plus, vous pouvez toujours enregistrer des webinaires en direct qui ont un contenu permanent pour une utilisation future.

Cependant, des choses comme les vacances d'entreprise ou les politiques sur les réseaux sociaux sont simples et peuvent être préenregistrées. Si vous pré-enregistrez des webinaires, assurez-vous que les membres de l'équipe disposent d'un formulaire ou d'un espace clair pour poser des questions.

Étape 4 : mener des sondages auprès des employés et des RH

Créez un sondage pour vos employés et vos représentants RH avant de finaliser le plan de votre webinaire. Cela vous permet d'identifier clairement les zones problématiques et de comprendre les formats et les outils que votre équipe trouvera les plus efficaces.

De plus, impliquer les membres de l'équipe dans le processus de conception du webinaire de formation les rend plus enthousiastes à la fois pour y assister et pour rester engagés.

Étape 5 : développer des paquets d'accompagnement de webinaire

Des documents supplémentaires donnent aux employés des documents auxquels se reporter une fois le webinaire terminé. Ils renforcent les principaux points à retenir couverts et donnent aux participants quelque chose à suivre pendant le webinaire.

Le matériel supplémentaire comprend :

• Kits de bienvenue des employés
• Copies imprimées des politiques de l'entreprise
• Instructions écrites du logiciel
• Copies des tableaux, graphiques et points de données utilisés dans les présentations
• Cahiers
• Règles de conformité

Étape 6 : Décidez des aides visuelles et des outils

Tout comme les réunions de bureau et les présentations standard, les webinaires sont également améliorés par l'utilisation d'aides visuelles.

Décidez comment vous utiliserez des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, PowerPoint, les outils de questions-réponses, le partage d'écran, le téléchargement de fichiers et les sondages en direct dans votre webinaire.

Étape 7 : Développer un processus d'enregistrement et de sécurité

Surtout si vous couvrez des politiques et des données sensibles de l'entreprise, il est de votre responsabilité de vous assurer que votre webinaire est sécurisé.

Cela commence par la création d'un processus d'inscription.

Pour les cours de formation en webinaire, rendez l'accès sur invitation uniquement et protégez votre événement par mot de passe. Bien que vous puissiez approuver automatiquement les inscrits au webinaire, approuvez manuellement les inscrits lors de la réalisation d'un webinaire interne.

Activez les contrôles d'hôte nécessaires, tels que la possibilité d'ajouter/supprimer des membres de webinaire, les fonctionnalités de désactivation/désactivation du son et les limites de partage d'écran.

Étape 8 : Organisez une séance d'entraînement

Surtout si vous envisagez de créer un programme de formation enregistré à utiliser dans le cadre de votre processus d'intégration, faites un essai avec d'autres présentateurs.

De cette façon, vous vous sentirez plus à l'aise avec le matériau que vous recouvrez et vous serez préparé à toute difficulté technique. Vous aurez également une meilleure connaissance des fonctionnalités telles que le tableau blanc, les sondages et le partage d'écran.

Enregistrez des webinaires de pratique pour évaluer les domaines qui doivent être améliorés.

Étape 9 : Créer une enquête de suivi

Votre travail n'est pas terminé une fois le webinaire terminé. Vous devez effectuer un suivi auprès des participants pour créer un sondage qui évalue l'efficacité du webinaire.

Les bonnes questions de l'enquête de suivi incluent :

• Le webinaire a-t-il été un moyen efficace d'apprendre ?
• Avez-vous rencontré des difficultés techniques pendant le webinaire ?
• Avez-vous pu rester concentré pendant le webinaire ?
• Avez-vous l'impression que le webinaire vous a préparé à expliquer les matières couvertes aux autres ?
• Quelles étaient les principales forces et faiblesses du webinaire ?

Certains logiciels de webinaires vous permettent même d'apporter des modifications aux enregistrements, afin que vous puissiez nettoyer ou ajouter des informations supplémentaires aux sections qui auraient pu être plus solides en fonction des commentaires.

Étape 10 : Choisissez le bon logiciel de webinaire

L'aspect le plus important de votre préparation est de choisir le logiciel que vous utiliserez pour héberger votre webinaire.

Avant de commencer votre recherche, réfléchissez aux fonctionnalités dont vous aurez besoin pour héberger efficacement votre webinaire.

Principales caractéristiques du logiciel de webinaire

Le logiciel de webinaire que vous sélectionnez a le plus grand mot à dire sur le succès ou non de votre webinaire RH. Lorsque vous comparez vos options, vous devez connaître les fonctionnalités les plus importantes à rechercher avant de créer un webinaire.

Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez possède les fonctionnalités suivantes :

• Suivi de l'attention/engagement

• Capacités d'enregistrement/transcription
• Partage d'écran
• Vote
• Outils de questions-réponses
• Participants appropriés et limites de temps
• Mot de passe de protection
• Activer/désactiver les fonctionnalités
• Enregistrements à la demande
• Possibilité de supprimer/bloquer des participants
• Partage de fichiers
• Messagerie de groupe et chat privé
• Sous-titrage
• Capacités de co-hébergement
• Rappels et notifications par e-mail
• Excellente qualité vidéo et audio
• Outils de reporting des données
• Intégrations d'outils de communication
• Diffusion en direct via Facebook, YouTube, etc.
• Levée virtuelle de la main
• Tableau blanc
• Options de connexion

Les 5 meilleurs outils de webinaire

Déterminez si vous souhaitez un logiciel de webinaire fourni avec d'autres fonctionnalités de collaboration d'équipe et de conférence Web, ou si vous préférez un outil de webinaire autonome.

Vos besoins seront-ils satisfaits par une version gratuite d'un logiciel de webinaire populaire, ou votre entreprise est-elle mieux adaptée à un plan payant plus robuste ?

Webinaires vidéo Zoom

Bien que mieux connu pour ses fonctionnalités d'appel vidéo et ses outils d'apprentissage à distance, Zoom dispose également d'une application de webinaire vidéo qui permet un maximum de 100 panélistes webcam interactifs et jusqu'à 10 000 participants à la session de formation webinaire en lecture seule.

Il est compatible avec YouTube et Facebook Live et s'intègre au logiciel CMS populaire afin que vous puissiez facilement envoyer des formulaires d'inscription de marque aux membres de votre équipe. Les employés peuvent regarder et interagir avec les hôtes et entre eux via des ordinateurs de bureau, des appareils mobiles et des ordinateurs portables, ce qui rend l'apprentissage en ligne plus pratique.

Notez cependant qu'il n'existe pas de version gratuite des outils de webinaire de Zoom, bien qu'il existe un plan gratuit pour leur fonction de visioconférence standard.

Les fonctionnalités supplémentaires des webinaires vidéo Zoom incluent :

• Webinaires en direct, à la demande, récurrents et préenregistrés
• Enregistrement automatique du webinaire
• Rapports et analyses
• Intégration avec Salesforce, Marketo, Panopto et d'autres outils
• Appel mondial pour plus de 70 pays (frais de péage non inclus)
• Suivi de l'engagement/de l'attention
• Sondage en direct
• Outil de questions-réponses
• Partage d'écran en un clic
• Sous-titrage
• Levée virtuelle de la main
• Messagerie de chat de groupe et 1-1
• Prise en charge du zoom en direct
• Activer/désactiver le son
• Promouvoir les participants en panélistes
• Contrôles de l'hôte solides pour empêcher Zoombombing

GoToWebinaire

L'outil de collaboration d'équipe GoToMeeting propose également GoToWebinar, qui permet aux responsables des ressources humaines et au personnel de formation d'héberger en direct, à la demande et préenregistré sans obliger les participants à télécharger l'outil pour rejoindre un événement.

Il a une excellente intégration logicielle et est compatible avec Zapier, Salesforce, Infusionsoft, Leadpages et de nombreux outils CRM. Bien que, comme les webinaires vidéo Zoom, il n'existe actuellement aucun plan GoToWebinar gratuit, les utilisateurs bénéficient d'un essai gratuit de 7 jours lorsqu'ils s'inscrivent.

Les hôtes qui devront effectuer une grande quantité de préparation, de partage d'écran et de partager de nombreux documents de webinaire avec les participants seront bien servis par les fonctionnalités de planification complètes de GoToWebinar. L'outil enregistre les paramètres des webinaires précédents et crée des modèles automatiques pour les futurs webinaires.

GoToWebinar propose également :

• Jusqu'à 3 000 participants
• Image de marque pour le matériel de webinaire
• Formulaires d'inscription personnalisés
• Un tableau de bord d'engagement des utilisateurs
• Outils de chronométrage
• Sondage en direct
• Questions-réponses et outils d'enquête
• Enregistrement du webinaire
• Rapports sur les participants et analyse des événements
• Assistance téléphonique 24h/24 et 7j/7
• Partage de fichiers et de vidéos
• Jusqu'à 6 caméras de présentation simultanées
• Application mobile
• Fonctionnalités de co-hébergement
• Conformité RGPD
• Partage d'écran
• Vue d'audience pour voir ce que voit une audience

Événements Cisco Webex

Comme Zoom, Cisco Webex est surtout connu pour son logiciel de visioconférence standard (consultez notre comparaison de Zoom vs Webex pour en savoir plus sur ce que chaque outil d'appel vidéo a à offrir.)

L'outil de webinaire de Webex, Cisco Webex Events, est le meilleur choix pour les entreprises comptant un grand nombre d'employés, car jusqu'à 3 000 participants distants peuvent voir un flux en direct et jusqu'à 40 000 membres de l'équipe peuvent regarder un webinaire préenregistré. Il est compatible avec Android, iPhone et d'autres appareils mobiles, afin que les téléspectateurs puissent regarder de la manière qui leur convient le mieux.

L'une des meilleures fonctionnalités de Webex Events est sa salle de préparation privée. Cela permet à toute personne présentant pendant le webinaire de se rencontrer et de s'entraîner seule ou avec d'autres panélistes.

Les fonctionnalités supplémentaires de Webex Events incluent :

• Suivi de l'engagement et de l'attention
• Options d'authentification unique
• Cryptage des données AES et accès sur invitation uniquement
• Invitations et rappels personnalisables
• Jusqu'à 5 présentateurs simultanés
• Vue du haut-parleur actif
• Fonctionnalités du tableau blanc
• Partage/diffusion de fichiers et de vidéos
• Annotation de fichiers en temps réel
• Activer/désactiver le son
• Questions-réponses thématiques
• Sondage en direct
• Messagerie de chat public/privé
• Enquêtes post-événement
• Outils d'analyse et de reporting
• Intégration GRC
• Service client
• Matériaux/formulaires de marque

Webinaire RingCentral

Ringcentral est un autre logiciel de conférence Web qui propose des outils de webinaire payants supplémentaires via RingCentral Webinar.

Comme les événements Cisco Webex, il a également une limite élevée de participants, permettant un maximum de 10 000 spectateurs simultanés avec jusqu'à 500 présentateurs. Il dispose de contrôles d'hôte solides, comme la possibilité d'ajouter ou de supprimer des participants après le début du webinaire.

RingCentral Webinar permet aux hôtes de définir des arrière-plans virtuels pour les présentateurs, ce qui renforce l'image de marque de l'entreprise ou masque simplement un cadre désordonné.

Le webinaire RingCentral propose également :

• Formulaires d'inscription personnalisables et e-mails de rappel
• Enregistrement de webinaire en un clic
• Sondage en direct
• Outils de questions-réponses interactifs
• Rapports de données et d'analyse
• Chat messager
• Partage de fichiers
• Intégration des médias sociaux pour un partage facile
• Webinaires ponctuels ou récurrents
• Intégration avec Salesforce, Marketo et d'autres applications populaires
• Tableau blanc
• Partage d'applications
• Levée virtuelle de la main

Tempête en direct

Livestorm est un outil de webinaire mobile et de bureau compatible avec Mac iOS, Android et la plupart des navigateurs Internet.

Organisez un webinaire en direct via l'outil de streaming de Livestorm ou YouTube, et créez également des webinaires préenregistrés, à la demande et récurrents.

Bien que conçu principalement comme un logiciel de webinaire, Livestorm permet également des vidéoconférences plus petites.

Les principales fonctionnalités de Livestorm incluent :

• Partage d'écran de bureau et d'application unique
• Jusqu'à 1 000 participants
• Webinaires HD illimités
• Accessibilité par navigateur uniquement (aucun téléchargement requis)
• Partage de fichiers
• Outil de messagerie instantanée
• Outil de questions-réponses
• Outils de vote et de sondage en temps réel
• Capacités de co-hébergement
• Outils d'inscription aux webinaires de marque
• Intégration de l'inscription sur le site Web d'une entreprise
• Formulaires d'inscription personnalisables et modèles
• Analytics et suivi de l'engagement
• Enregistrements instantanés de webinaires
• Stockage d'enregistrement illimité
• Rappels automatisés par e-mail
• Intégration avec plus de 1 000 applications
• Conformité RGPD
• Modération des participants/contrôles de l'hôte

La version gratuite de Livestorm permet des réunions jusqu'à 10 personnes inscrites avec un maximum de quatre participants et une limite de temps de 20 minutes. Le forfait gratuit offre un nombre illimité de webinaires en direct et préenregistrés, ainsi qu'un nombre illimité de réunions vidéo.

Logiciel de conférence Web vs outils de webinaire pour la formation d'équipe

Les petites équipes peuvent utiliser des outils de visioconférence standard pour former les employés et organiser des assemblées générales, par opposition aux logiciels de webinaires.

Notre tableau des meilleurs outils de conférence Web compare les fonctionnalités, les coûts et les capacités des plates-formes d'appel vidéo populaires.

Une fois que vous avez vu à quel point l'utilisation de webinaires pour former votre équipe peut faire la différence, ne vous arrêtez pas là. Prévoyez d'autres moyens de webinaires pour accroître la notoriété de la marque, réseautez virtuellement et même organisez des fêtes de bureau virtuelles et des cérémonies de remise de prix de reconnaissance des employés pendant la distanciation sociale.