Comment collecter efficacement les factures impayées : meilleures pratiques pour les propriétaires de petites entreprises

Les propriétaires de petites entreprises sont constamment à la recherche de stratégies pour augmenter leur rentabilité. Une approche pour y parvenir consiste à collecter les factures en souffrance dès que possible. Cependant, cela peut être difficile pour les propriétaires d'entreprise qui n'ont pas beaucoup d'expertise en matière de recouvrement.

De plus, la plupart des propriétaires de petites entreprises n'ont pas de division de recouvrement, ce qui rend plus difficile le suivi des factures en souffrance et le contact rapide avec les clients qui n'ont pas encore payé.

L'article discutera de certaines pratiques exemplaires pour la collecte des factures afin d'aider les propriétaires de petites entreprises.

1. Obtenez un contrat

Bien qu'il soit tentant de plonger directement dans les affaires, vous devriez avoir un contrat juridiquement contraignant avant de conclure un accord. Cela a également un bon sens commercial.

Les services que vous acceptez de fournir et les conditions dans lesquelles vous recevrez des paiements doivent figurer dans un contrat juridiquement contraignant . Mettre n'importe quoi par écrit, même si ce n'est que « je vais faire ceci » et « alors tu feras cela », est mieux que de ne rien avoir.

Lors de la rédaction d'un tel contrat, il est idéal que vous travailliez avec un professionnel du droit connaissant bien votre entreprise.

2. Faites savoir aux clients que vous le pensez

Vous ne pouvez pas survivre sans vos clients, mais si vous négligez régulièrement les retards de paiement, vous nuisez à votre réputation, perdez de la crédibilité et perdez de l'argent. Ce faisant, vous offrez à vos clients un financement sans intérêt.

Si c'est l'entreprise dans laquelle vous souhaitez être, vous devriez la poursuivre. Mais selon toute vraisemblance, ce n'est pas le cas, alors vous voudrez développer une procédure pour garder un œil sur les factures impayées et, si nécessaire, rappeler aux clients les conditions de paiement et le contrat qu'ils ont accepté lorsqu'ils ont fait affaire avec vous.

3. Identifiez le problème

Votre objectif est de déterminer pourquoi un client retient votre argent et comment vous pouvez le récupérer. Peut-être que votre client a oublié, a traversé un moment difficile ou est submergé par des tâches administratives.

Lorsque vous avez identifié la source du problème, vous et le client pouvez trouver une solution qui inclut des conditions de paiement équitables.

Si un client traverse une période difficile, vous devrez peut-être déterminer dans quelle mesure il se remettra sur pied et combien d'argent vous pouvez vous attendre à récupérer. Par exemple, leur incapacité à payer est-elle due à des facteurs indépendants de leur volonté ?

Le « comment » d'être payé à temps deviendra évident une fois que vous aurez établi un canal de contact ouvert avec les comptes clients et que vous comprendrez mieux le « pourquoi ».

Un retard de paiement peut vous alerter de problèmes supplémentaires dans votre organisation, tels que des livrables de projet inachevés. Cela peut également vous aider à déterminer si le client vaut la peine d'être conservé si vous découvrez des signaux d'alarme.

4. Le plus tôt est mieux que plus tard

N'importe qui dans le domaine des recouvrements vous dira que plus vous êtes actif tôt dans le cycle de paiement , plus la probabilité que vous récupériez une partie ou la totalité de votre argent est élevée.

Habituellement, les choses empirent plus que prévu parce que vous attendez quelques semaines, que vous êtes distrait par d'autres choses, que vous vous sentez stupide de ne pas avoir suivi plus tôt, puis que vous attendez quelques semaines de plus.

Arrêtez ce cercle vicieux avant qu'il ne commence. Une façon d'augmenter la probabilité de réussir à recouvrer une créance est de s'engager dans un suivi systématique dès le début du cycle.

5. Connaissez vos droits

Vous pouvez trébucher dans le noir sur la collecte des factures si vous n'avez pas suivi de formation sur les comptes clients ou le recouvrement de créances.

Plus tôt vous connaîtrez vos droits et recours possibles, mieux vous vous porterez. Vous acquerrez non seulement des connaissances sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire, mais vous gagnerez également en assurance dans la gestion des clients.

Saviez-vous, par exemple, que vous pouvez légalement rechercher le numéro de sécurité sociale de quelqu'un s'il évite vos efforts de recouvrement de créances ?

6. Faites une affaire pour vous contenter de moins

Supposons qu'un client vous doit 20 000 $ et qu'il a 120 jours de retard. Depuis quatre mois, vous tentez de recouvrer une dette qui semble sans espoir. Essayez toujours de négocier un montant de règlement réduit avec le client avant d'annuler une dette.

Même si le retard de paiement vous stresse, vous pouvez être sûr qu'il stresse encore plus le client. Ils en perdent probablement le sommeil.

Ils peuvent être impatients de retirer 5 000 $ de leurs livres si vous les approchez et leur dites que vous êtes prêt à le prendre. Et parce que vous aviez écrit cela comme étant sans espoir de toute façon, c'est 5 000 $ de plus dans votre poche.

7. Restez calme

Il est humain de se sentir contrarié par un client qui a reçu vos services mais qui a tardé à payer.

Cependant, vous devez respirer profondément et garder votre sang-froid. La colère réduira la probabilité d'un recouvrement de créances réussi. Le client ressentira votre colère, la prendra personnellement et refusera de coopérer avec vous.

Votre humeur affecte grandement la façon dont vous traitez le client et la façon dont il vous traite. Traitez chaque appel comme s'il s'agissait du premier appel d'une journée fantastique. Si vous étiez en colère lors du dernier appel, donnez-vous un peu de temps pour vous calmer, puis réessayez.

Le client réagira au ton que vous lui donnerez. Votre attitude optimiste déteindrea sur le client et incitera une réponse plus coopérative.

Bien que la persévérance soit cruciale dans le recouvrement de créances, il existe une ligne étroite entre le suivi et le harcèlement :

• Harceler les clients reviendrait à les appeler chaque matin pendant 60 jours et à leur crier dessus.
• Une approche persistante consisterait à appeler les clients tous les sept à dix jours et à leur proposer plusieurs plans de paiement pour les aider à commencer à rembourser leur dette.

8. Enregistrez tout

La documentation est l'une des choses les plus cruciales lorsque vous essayez de récupérer votre argent auprès des clients. Si la dette mène à un procès, avoir des dossiers auxquels se référer sera très utile.

• Enregistrez la conversation et écrivez des notes chaque fois que vous parlez avec un client au téléphone.
• Vérifiez et copiez chaque lettre que vous envoyez par la poste.
• Gardez une trace des visites de vos clients, que ce soit à leur bureau ou à domicile.

9. Mettez tout le monde dans votre équipe sur la même page

Le processus de collecte repose sur les contributions de tous les départements en contact avec les clients, en particulier les ventes. De nombreuses entreprises n'incluent pas leur personnel de vente dans leur processus de recouvrement car elles croient à tort que l'obligation incombe uniquement à l'équipe financière.

Cependant, si vous rencontrez toujours des difficultés pour recevoir des paiements après un troisième rappel, la réponse peut appartenir à votre équipe commerciale.

Vous pourriez supposer que le client a une mauvaise gestion financière , mais votre équipe de vente pourrait savoir le contraire. Il peut s'agir d'une plainte en attente ou d'un problème imprévu avec le produit ou le service.

Dernières pensées

La collecte des factures est un processus fatigant. Dans certaines situations, vous pouvez avoir l'impression d'être trop mou et dans d'autres, vous pouvez craindre d'être trop dur.

L'objectif est de trouver un équilibre entre les deux extrêmes afin que les clients vous prennent au sérieux et vous remboursent le moment venu.

À l'occasion, vous devrez annuler une créance irrécouvrable, mais si vous vous en tenez aux directives mentionnées ci-dessus, vous devriez voir une certaine amélioration. Nous espérons que cet article vous aidera à acquérir beaucoup de connaissances sur la collecte des factures.