Comment organiser une conférence virtuelle en 2020 : un guide étape par étape

Au cours des premiers mois de 2020, le coronavirus et les réglementations de distanciation sociale qui en résultent entraînent une augmentation soudaine du travail à distance et une forte dépendance aux outils de travail à distance.

Cela a également amené de nombreuses entreprises à se demander comment organiser une conférence virtuelle, car elles devaient passer rapidement des événements en personne aux événements en ligne. De nombreuses entreprises, en particulier celles qui ne savent pas comment organiser une conférence virtuelle réussie en 2020, ont plutôt choisi d'annuler complètement ces événements.

Mais maintenant que le travail à distance et les événements et séminaires en ligne sont la nouvelle norme, votre entreprise doit s'adapter et apprendre à organiser une conférence virtuelle qui a tout autant d'impact qu'une conférence en personne.

Qu'il s'agisse d'apprendre à choisir le meilleur logiciel de webinaire ou de suivre efficacement les participants à l'événement, ce guide étape par étape sur la façon d'organiser une conférence virtuelle en 2020 fournit une feuille de route simple pour le succès d'un événement en ligne.

Quels sont les avantages d'héberger une conférence virtuelle ?

Apprendre à organiser une conférence virtuelle offre de nombreux avantages en dehors des économies de coûts liées à l'espace événementiel, aux voyages et aux hôtels.

Prendre des conférences en ligne permet également d'éviter les tracas du temps de déplacement et permet à votre événement d'atteindre plus facilement un public national ou international. En raison du coût réduit et de la commodité d'une conférence virtuelle, vous êtes beaucoup plus susceptible d'avoir un nombre plus élevé d'inscrits et de participants, ce qui signifie plus de prospects pour votre entreprise.

En parlant de génération de prospects, les données que vous collectez sur les participants lors de la conférence virtuelle par le biais d'éléments tels que les sondages en direct et les sessions de questions-réponses peuvent vous aider à améliorer votre stratégie marketing, le lancement de produits et tout futur événement virtuel que vous organisez.

Les conférences en ligne sont un excellent moyen pour les nouvelles entreprises d'accroître la reconnaissance de leur marque tout en générant des revenus en vendant des produits pendant la conférence en ligne ou en facturant des frais d'inscription.

Comment organiser une conférence virtuelle : un processus étape par étape

Réussir une conférence virtuelle nécessite une planification importante concernant non seulement les sujets de présentation et les conférenciers invités, mais également les logiciels de webinaire, la sécurité et l'engagement du public.

Le processus étape par étape ci-dessous explique facilement comment organiser une conférence virtuelle qui donne des résultats.

Première étape : Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes du logiciel de webinaire ?

Bien qu'il existe certaines plates-formes de webinaires gratuites, elles ne disposent pas des fonctionnalités requises pour organiser une conférence virtuelle à grande échelle en 2020. Il est préférable d'opter pour une plate-forme d'événement virtuel payante qui possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Les fonctionnalités les plus importantes à rechercher dans un logiciel de webinaire sont :

• Nombre maximum de participants élevé
• Formulaire d'inscription personnalisé
• Possibilité d'affecter plusieurs hôtes/panélistes
• Rappels/notifications automatiques par e-mail
• Outils d'engagement du public
• Partage d'écran
• Partage de fichiers
• Outil de messagerie instantanée
• Analyses d'audience et rapports
• Enregistrement d'événement
• Contenu diffusé en direct et préenregistré
• Intégration avec les outils de collaboration d'équipe et de marketing

Plus loin dans cet article, nous partagerons les meilleures plates-formes de webinaires dotées de toutes ces fonctionnalités.

Deuxième étape : envisager des outils de présentation supplémentaires

En plus du logiciel de webinaire lui-même, réfléchissez aux autres outils que vous utiliserez pour partager des informations succinctement et maintenir l'engagement des participants.

Au lieu de demander à un orateur de faire une introduction, utilisez plutôt une vidéo préenregistrée. Partagez votre écran pendant la conférence pour mieux illustrer les points ou expliquer aux participants comment utiliser le logiciel ou naviguer sur la page de destination de votre site Web. Créez une présentation de diapositives pour afficher des données et des infographies importantes.

Nous vous suggérons également de partager virtuellement des documents et des fichiers avec les participants au début ou avant la conférence. Ceux-ci peuvent inclure des ordres du jour de réunion, des questions à considérer, des cahiers d'exercices, des copies de présentations, des biographies de présentateurs, etc.

Enfin, assurez-vous de considérer comment le matériel et l'équipement peuvent améliorer votre événement virtuel. Investir dans une webcam et un éclairage de haute qualité peut faire toute la différence.

Cette vidéo offre des conseils précieux et rapides sur la façon de configurer l'éclairage de vidéoconférence en direct dans votre maison :

Troisième étape : sélectionnez les sujets et les intervenants

La meilleure approche pour décider d'un sujet pour un événement virtuel est d'être aussi précis que possible.

Résistez à la tentation de couvrir un large éventail de sujets et concentrez-vous plutôt sur un créneau pertinent qui présente de nouvelles informations sur un sujet brûlant.

Par exemple, si vous souhaitez organiser un événement en ligne sur l'utilisation des médias sociaux en 2020, une conférence avec un titre comme "Comment utiliser les médias sociaux pour tirer parti des ventes" est susceptible d'obtenir peu d'inscrits. Un meilleur sujet de conférence serait quelque chose comme : "TikTok : comment et pourquoi il a remplacé Instagram en tant que plate-forme de médias sociaux la plus populaire de 2020".

Lorsqu'il s'agit de sélectionner une gamme de conférenciers, nous vous suggérons de vous assurer d'un panel de 3 à 5 experts de l'industrie au lieu d'avoir une seule personne pour animer l'ensemble de l'événement.

Plusieurs hôtes amèneront différents types de participants en fonction de leurs propres suivis et sujets de discussion. De plus, les gens auront l'impression de tirer plus de valeur de la conférence en ligne parce que vous offrez une variété de perspectives.

Quatrième étape : créer un formulaire d'inscription à une conférence virtuelle

Ensuite, créez un formulaire d'inscription qui permet aux gens de s'inscrire (et de payer, le cas échéant) votre conférence virtuelle.

Vous pouvez choisir d'intégrer le formulaire d'inscription sur votre site Web afin qu'il puisse être trouvé via la recherche Google. Vous pouvez également le lister sur les pages de médias sociaux ou l'envoyer dans un lien direct par e-mail. Si possible, optez pour l'inscription en un clic.

Votre formulaire d'inscription doit comprendre :

• Coordonnées des participants
• Informations sur les conférenciers/panélistes
• Horaire de la conférence
• Les liens vers les réseaux sociaux de votre entreprise
• Informations démographiques sur les participants (âge, lieu, sexe)
• Informations sur l'emploi des participants

Ne vous contentez pas d'utiliser le formulaire pour obtenir des inscriptions, voyez-le comme une opportunité d'apprendre à connaître votre public et d'affiner votre contenu.

Incluez des sondages demandant aux inscrits ce qu'ils aimeraient retirer de la conférence, les sujets qui les intéressent le plus et les conférenciers qu'ils attendent le plus avec impatience.

Cinquième étape : Quels sont les meilleurs moyens de promouvoir votre événement virtuel ?

La meilleure façon de promouvoir un événement virtuel dépend du type de conférence que vous organisez et de ce que vous espérez retirer de l'événement.

Si vous vendez le webinaire lui-même en facturant l'inscription, envoyez des messages marketing par e-mail à vos clients existants, dirigez la liste de diffusion et publiez-le sur les réseaux sociaux. Si vous essayez de vous connecter à d'autres dans votre secteur spécifique, publiez des informations sur votre événement sur des forums de discussion ou contactez directement d'autres entreprises de votre secteur. Vous voudrez peut-être même envisager de vous connecter avec des influenceurs de médias sociaux pertinents qui partageront des informations sur votre conférence avec leurs abonnés.

N'oubliez pas que la promotion d'une conférence virtuelle ne consiste pas seulement à obtenir un nombre élevé d'inscrits. Vous voulez également vous assurer d'avoir un ratio inscription/participation élevé.

Envoyez des notifications de rappel une seule fois aux inscrits, en particulier la semaine de la conférence. Plus important encore, créez une page privée sur les réseaux sociaux ou un forum de discussion où les inscrits peuvent apprendre à se connaître, poser des questions et parler de ce qu'ils espèrent apprendre de la conférence.

Si vous n'avez toujours pas vu le nombre d'inscrits que vous attendiez la semaine de l'événement, pas de panique. Plus de la moitié des participants au webinaire attendent la semaine de l'événement pour s'inscrire.

Sixième étape : Comment pouvez-vous assurer la sécurité de votre conférence virtuelle ?

En raison de problèmes tels que Zoombombing, vous devrez prendre des précautions supplémentaires pour vous assurer que votre conférence virtuelle en 2020 est sécurisée et privée.

Recherchez un logiciel de webinaire qui nécessite une authentification à deux facteurs pour les hôtes de réunion et vous permet de protéger par mot de passe les événements virtuels. Les contrôles administratifs tels que la possibilité de désactiver/activer le son des participants, de décider qui peut partager l'audio/vidéo, et qui peut et ne peut pas partager leurs écrans pendant l'événement sont également cruciaux.

La meilleure façon de sécuriser votre événement est d'activer une salle d'attente virtuelle.

Cela permet aux administrateurs et aux hôtes de présélectionner les participants avant qu'ils ne soient autorisés à rejoindre l'événement. Si quelqu'un ne s'est pas inscrit ou ne semble pas familier, vous n'avez pas besoin de le laisser entrer. Vous pouvez également choisir de verrouiller votre événement une fois qu'il a commencé, ce qui empêchera quiconque de le rejoindre.

Septième étape : sélectionnez votre arrière-plan

Vous n'organiseriez pas un événement en personne sans configurer la scène pour refléter votre marque - alors assurez-vous d'accorder la même attention à la configuration de votre arrière-plan virtuel.

Vous pouvez choisir parmi des images d'arrière-plan prédéfinies fournies par le logiciel de webinaire pour donner de l'intimité aux présentateurs et pour masquer une maison encombrée. De nombreuses plateformes de webinaires proposent également des arrière-plans personnalisés avec le logo d'une entreprise.

Cette vidéo explique simplement comment personnaliser l'arrière-plan de votre conférence virtuelle.

Huitième étape : Comment pouvez-vous augmenter l'engagement lors d'une conférence virtuelle ?

L'engagement des participants est la partie la plus importante de votre conférence virtuelle, mais un contenu intéressant et pertinent ne suffit pas toujours à retenir l'attention de votre public.

La réalisation de sondages et d'enquêtes en direct pendant votre événement virtuel aide les hôtes à évaluer l'engagement du public au sens large et donne aux participants la possibilité de partager leurs opinions comme ils le feraient lors d'un événement en direct. Cela les maintient impliqués dans la présentation à distance.

En fait, vous constaterez probablement que les commentaires que vous recevez virtuellement sont plus honnêtes et détaillés que lors d'événements en personne, surtout si vous autorisez l'anonymat.

Chaque conférence virtuelle devrait avoir son propre outil de messagerie instantanée qui permet à la fois les messages publics et privés. De cette façon, les participants peuvent poser des questions de clarification rapides, partager des idées et même faire des commentaires sur les informations partagées.

Vous avez plusieurs options en ce qui concerne les questions-réponses lors d'un événement en ligne. Tout d'abord, les participants peuvent poser des questions à tout moment de l'événement via une boîte de questions-réponses dans l'outil de messagerie instantanée. Ou, vous pouvez réserver un temps dédié aux questions-réponses à la fin de l'événement ou après chaque intervenant. Des outils virtuels de levée de main et de mise en lumière du public qui montrent la personne qui pose une question sur un flux vidéo en direct reproduisent encore plus l'expérience de questions-réponses en direct.

Enfin, envisagez de répartir les participants en petites sessions virtuelles en petits groupes de 5 à 7 personnes. Une petite salle de sous-commission leur permet de réseauter, de réfléchir, puis de présenter leurs idées aux autres participants.

Étape 9 : Quelle est la meilleure façon de faire un suivi après un webinaire ?

Une fois la conférence virtuelle terminée, de nombreux outils de webinaire enverront automatiquement un enregistrement et une transcription de l'événement aux participants et aux inscrits. Considérez si vous souhaitez que cet enregistrement soit accessible pour toujours, ou seulement pour une période de temps définie.

Les présentateurs peuvent également être disposés à partager des diapositives de présentation ou des vidéos préenregistrées diffusées lors de l'événement virtuel en plus de ces enregistrements.

Même si vous avez envoyé des offres pendant la conférence en ligne, envoyez des offres supplémentaires ou des invitations à un événement virtuel à venir immédiatement après.

La chose la plus importante à envoyer après une conférence virtuelle est une enquête, qui peut être basée sur des notes ou sous forme de questions-réponses pour des commentaires plus spécifiques. Pour encourager les participants à répondre à l'enquête, promettez de télécharger les réponses sur les réseaux sociaux ou de faire participer toute personne répondant à l'enquête à un tirage au sort.

Surtout si votre conférence virtuelle est axée sur le réseautage, vous souhaiterez peut-être également passer immédiatement de la conférence à un happy hour virtuel via un logiciel de conférence Web.

Dixième étape : Réutilisez le contenu dans un webinaire à la demande

La dernière étape pour comprendre comment organiser une conférence virtuelle consiste à déterminer si vous souhaitez ou non réutiliser une partie de tout le contenu enregistré dans les futurs cours en ligne ou webinaires.

Envisagez de transformer des images de sessions en direct en un webinaire à la demande, surtout si la conférence virtuelle se concentrait sur un contenu permanent. Cela permet également aux inscrits qui ont manqué le webinaire en direct de voir le contenu à l'avenir.

Vous pouvez choisir de rendre ces webinaires à la demande gratuits ou payants.

Quelles sont les meilleures pratiques pour une conférence Web réussie ?

En plus des étapes ci-dessus, suivez ces meilleures pratiques pour savoir comment organiser une conférence virtuelle en 2020.

Combien de temps doit durer une conférence virtuelle ?

Tout d'abord, considérez la durée de l'événement.

Bien que les conférences physiques d'une journée soient courantes, une grande partie de ce temps est consacrée au réseautage et à la socialisation. Si votre conférence virtuelle est un événement d'une journée entière, envisagez de transformer certains des sujets en sessions à la demande plus courtes ou assurez-vous de prévoir de nombreuses pauses.

Près de 70% des inscriptions aux webinaires concernent des événements virtuels d'une durée d'une heure - alors considérez que c'est le «sweet spot» en matière de durée. Vous pouvez également répartir des conférences virtuelles plus longues sur une semaine.

Cependant, si votre conférence virtuelle doit être un événement d'une journée, assurez-vous de créer et de partager au préalable un programme d'événement avec les inscrits.

Devriez-vous créer un ordre du jour de conférence virtuelle ?

Surtout si vous organisez une conférence virtuelle qui dure plusieurs heures, le fait d'avoir un programme d'événement permet aux participants de sélectionner les sessions et les conférenciers qu'ils prioriseront et illustre la valeur globale de l'événement.

Les ordres du jour de la conférence vous permettent également d'intégrer des moments de réseautage virtuel dédiés aux participants tout au long de la journée, ce qui les encouragera à rester plus longtemps.

Les agendas sont utiles pour apprendre à héberger un contenu virtuel car ils fournissent un aperçu de la façon dont vous passerez d'un sujet ou d'un intervenant à un autre. De plus, ils gardent les conférenciers qui ont tendance à dépasser leur temps dans les délais.

Les meilleures pratiques consistent à mettre les informations les plus importantes au début de la conférence et à réserver la session ou le conférencier le plus attendu pour la fin.

Comment pouvez-vous vous entraîner pour un événement virtuel ?

Lorsque vous organisez une conférence en personne pour la première fois, il est facile de se rendre dans l'espace quelques heures à l'avance pour s'entraîner et s'assurer que tout l'équipement et la technologie fonctionnent correctement.

Lorsque vous organisez un événement en ligne, recherchez un logiciel de webinaire qui comprend une salle de pratique virtuelle. Il s'agit d'une salle de réunion privée où tous les exposants présentant des produits et les conférenciers peuvent se rencontrer pour pratiquer leurs présentations. Ils peuvent également s'assurer que les diapositives et autres outils d'engagement fonctionnent correctement.

Ces salles peuvent enregistrer des séances d'entraînement, afin que les hôtes puissent regarder et améliorer leurs présentations virtuelles.

Cependant, même avec beaucoup de pratique, les choses peuvent mal tourner. Assurez-vous d'avoir suffisamment de personnel de soutien technique et de représentants du service à la clientèle à portée de main pendant la conférence, et créez un «plan B» en cas de difficultés techniques.

Quelles sont les meilleures plateformes de conférence virtuelle ?

Aucun des conseils ci-dessus sur la façon d'héberger une conférence virtuelle ne fera de différence si vous ne choisissez pas le bon logiciel de webinaire.

Vous trouverez ci-dessous nos choix pour les 5 meilleures plates-formes d'événements virtuels.

GoToWebinaire

GoToWebinar, la plate-forme de webinaires de GoToMeeting, peut accueillir jusqu'à 3 000 participants et permet à la fois du contenu en direct et préenregistré.

Ses principales caractéristiques comprennent :

• Documents et partage de fichiers
• Sondage en direct et questions-réponses
• Levée virtuelle de la main
• Coup de projecteur sur le public
• Tableau blanc
• E-mails automatisés
• Enregistrement et transcriptions en ligne et locaux
• Accès des participants No0download
• Paiements multiples acceptés
• Analyse des événements et rapports
• Formulaire d'inscription personnalisé
• Modèles de webinaires

Il est idéal pour les grandes conférences virtuelles ainsi que pour les entreprises utilisant des événements virtuels pour en savoir plus sur leur public cible ou générer des revenus.

GoToWebinar propose quatre plans payants dont le prix varie de 49 $/mois à 399 $/mois.

WebinaireJam

WebinarJam est une plate-forme de conférence virtuelle pouvant accueillir jusqu'à 6 000 participants, six présentateurs et permettant des webinaires d'une durée maximale de quatre heures.

Ses meilleures fonctionnalités incluent :

• Chat messager
• Tableau blanc
• Sondages en direct
• Notifications par e-mail/SMS
• Partage de fichiers et documents
• Offres actives
• Inscription en un clic
• Analyse des performances
• Bouton de secours
• Enregistrement automatique
• Intégration avec Mailchimp, Zapier, etc.

WebinarJam est un bon choix pour les conférences virtuelles qui incluent des offres en direct et celles qui dépendent fortement de l'engagement et de la participation des participants. Notez cependant qu'il ne propose que des webinaires en direct, pas des webinaires automatisés.

WebinarJam propose trois forfaits payants dont le prix varie de 499 $/an à 999 $/an. Lisez notre revue détaillée pour plus d'informations sur les prix et les fonctionnalités de WebinarJam.

EasyWebinaire

EasyWebinar propose des événements virtuels automatisés et préenregistrés pouvant accueillir jusqu'à 2 000 participants.

Les principales fonctionnalités d'EasyWebinar incluent :

• Webinaires mensuels illimités
• Jusqu'à 4 présentateurs simultanés
• Outil de messagerie de chat en direct
• Intégration YouTube Live et Facebook Live
• Partage d'écran HD/intégration avec des applications de partage d'écran gratuites
• Enregistrement automatique
• Audio VoIP à réduction de bruit
• Pass présentateur outil
• Rapports/analyses des participants
• Offres en temps réel
• Questions/réponses/sondage
• Notifications/rappels par e-mail

EasyWebinar est idéal pour les entreprises qui souhaitent utiliser ces plateformes pour apprendre à créer un webinaire de formation pour les employés ou pour celles qui souhaitent réutiliser les webinaires passés. Il propose trois forfaits payants dont le prix varie de 78 $/mois à 499 $/mois.

Événements BlueJeans

BlueJeans Events est une plate-forme de webinaires qui permet un maximum de 50 000 participants, une participation indépendante de l'appareil et jusqu'à 100 flux d'écran simultanés.

Ses fonctionnalités incluent :

• Partage d'écran
• Partage de fichiers
• Messagerie de chat en direct
• Sondage en direct/questions-réponses
• Enquêtes en direct
• Intégration pour Salesforce, Marketo, etc.
• Accès téléphonique sans frais
• Durée illimitée de la conférence virtuelle
• 5 heures d'enregistrement d'événements

BlueJeans Events est idéal pour les entreprises nationales qui souhaitent pouvoir accueillir le plus grand nombre possible de participants à l'événement. Cependant, comme WebinarJam, BlueJeans Events n'offre pas non plus de fonctionnalités de conférence virtuelle préenregistrées et automatisées.

BlueJeans Events propose un hébergement de webinaires uniques pour 499 $ ou des webinaires illimités pour un montant non divulgué. Pour en savoir plus sur ce que cette plateforme a à offrir, lisez notre revue complète de la visioconférence BlueJeans.

Webinaires vidéo Zoom

Les webinaires Zoom Video permettent d'accueillir jusqu'à 10 000 participants à des événements virtuels et incluent des options de visualisation en direct et à la demande.

Ses principales caractéristiques comprennent :

• Marquage personnalisé
• Chat en direct
• Sondage/Q&R
• Levée virtuelle de la main
• Pass présentateur outil
• Diffusion en direct sur Facebook Live et YouTube Live
• Intégrations avec la collaboration d'équipe populaire
• Modèles d'enregistrement de marque
• Rapports et analyses
• Contrôles de l'hôte
• Aide à la planification d'événements

La tarification des plans de webinaires de Zoom commence à 40 $/mois par hôte pour un maximum de 100 participants. C'est une plate-forme idéale pour les entreprises qui cherchent à accroître la reconnaissance de leur marque et à monétiser les webinaires.

Si Zoombombing présente un risque trop important pour votre entreprise, ou si les régulateurs du secteur ont interdit l'utilisation de Zoom, envisagez plutôt ces alternatives Zoom.

Une conférence virtuelle peut-elle avoir le même impact qu'un événement en personne ?

Surtout compte tenu des fonctionnalités robustes, des outils d'engagement du public et des analyses détaillées des participants, organiser une conférence virtuelle en 2020 n'est pas seulement aussi bon qu'un événement en personne - c'est encore mieux.

Cependant, afin de bien planifier comment organiser une conférence virtuelle et de vous assurer que tous les panélistes et employés sont sur la même longueur d'onde, vous devez mettre à niveau votre logiciel de collaboration d'équipe pour améliorer votre système de gestion.

Des outils de gestion de projet tels que Monday.com et Asana peuvent vous aider à attribuer clairement des tâches telles que le développement de contenu et la prise de contact avec des conférenciers invités à des membres spécifiques de l'équipe.

Les outils de messagerie instantanée tels que Slack et les meilleures alternatives de Slack garantissent que les employés peuvent obtenir des réponses rapides aux questions urgentes et communiquer avec d'autres services sur des problèmes tels que les erreurs de page d'inscription.

Nos revues détaillées des meilleurs outils de collaboration d'équipe et de leurs meilleures fonctionnalités garantissent que vous sélectionnerez un logiciel qui rend la planification et l'exécution d'un webinaire simple et transparente.