Comment réussir la mise en œuvre d'une semaine de travail de 4 jours en 2023

La semaine de travail de quatre jours n’est plus une utopie. Grâce au succès de plusieurs essais mondiaux et au déploiement rapide de l'IA , les entreprises proposant une semaine de travail de quatre jours incluent désormais des poids lourds de la technologie comme Microsoft et Amazon aux côtés des magasins familiaux de quartier.

Les incitations sont claires : de l’amélioration de la santé mentale à l’augmentation de la productivité , les avantages sont à la fois pratiques et personnels. Cela ne veut pas dire que la mise en œuvre d’une semaine de travail de quatre jours se fait sans difficultés. Toutes les entreprises ne sont pas faites pour travailler à des horaires comprimés, et cette nouvelle façon de travailler potentiellement révolutionnaire peut en réalité avoir un impact négatif sur le bien-être et la rentabilité des employés si elle est mal mise en œuvre.

Pour vous aider à éviter les pièges courants, ce guide propose des conseils pour bien faire les choses – avec l'aide de professionnels des ressources humaines, d'universitaires et de propriétaires d'entreprise qui ont récemment rejoint le mouvement de la semaine de travail de quatre jours. Poursuivez votre lecture pour savoir si votre entreprise est prête à abandonner une journée de travail et comment cela peut devenir une réalité en sept étapes simples.

Comment mettre en place une semaine de travail de 4 jours :

1. Vérifiez si une semaine de travail de 4 jours fonctionnera pour votre entreprise
2. Définissez les objectifs de votre entreprise
3. Tenir compte des considérations pratiques et juridiques
4. Convenez d'un horaire de travail de 4 jours
5. Lancez votre projet pilote de semaine de travail de 4 jours
6. Évaluez le succès de votre projet pilote
7. Mettez votre semaine de travail de 4 jours en mouvement

Pourquoi les entreprises devraient-elles appliquer une semaine de travail de 4 jours ?

Sans surprise, la réduction de la semaine de travail et l’allongement du temps de loisirs profitent aux employés de multiples façons. Une étude récente de l'Université de Cambridge a révélé que le fait de condenser la semaine de travail de 40 heures en 32 permet de réduire les niveaux de stress de 39 % et les cas d'épuisement professionnel de 71 %, tout en ayant également un impact positif sur la qualité du sommeil et la santé physique.

Les employés ne devraient pas être les seuls à demander un week-end de trois jours. La réduction de la semaine de travail peut également apporter de nombreux avantages aux entreprises.

Les travailleurs plus heureux et mieux reposés sont plus susceptibles d'être plus performants et d'appeler moins de jours de maladie, 95 % des entreprises ayant participé à l'essai mondial de la semaine de quatre jours au Royaume-Uni ont vu leur productivité se stabiliser ou augmenter tout au long du projet pilote et leurs revenus augmenter d'un en moyenne de 35%.

"Nous n'avons eu aucun employé qui a démissionné en près de deux ans, ce qui est assez inhabituel pour les startups en démarrage, qui ont généralement des taux de rotation plus élevés." – Fondatrice de la startup de logiciels Super et défenseure de la semaine de travail de quatre jours, Lindsay Liu

En raison de sa popularité retentissante auprès des travailleurs, les entreprises qui mettent en place une semaine de travail de quatre jours sont plus susceptibles de retenir leur personnel et d'attirer les meilleurs talents , car être considérées à l'avant-garde de cette tendance progressiste en matière de travail est un excellent moyen de relations publiques pour les organisations. Cependant, les semaines de travail de quatre jours ne sont pas une solution miracle et ne seront pas propices à tous les types d’entreprises, comme nous l’explorerons ensuite.

1. Vérifiez si une semaine de travail de 4 jours convient à votre entreprise

La dure réalité est qu’une semaine de travail de quatre jours ne fonctionnera pas pour toutes les entreprises. Avant de commencer à déployer votre projet pilote, vous devez déterminer si la réduction des heures de travail est réellement réaliste pour votre entreprise.

Pour les secteurs qui fournissent une assistance 24h/24 et 7j/7, comme les transports et les soins de santé, ces dispositions ne seront pas adaptées pour des raisons évidentes. Les entreprises hôtelières comme les magasins de détail, les restaurants et les bars ont également tendance à se conformer à des horaires plus traditionnels pour répondre aux demandes des consommateurs.

« Est-ce que la semaine de travail de quatre jours fonctionne ? Oui. Mais pas pour tout le monde. Certaines entreprises de certains secteurs ne le peuvent tout simplement pas. Vous devez être prêt à relever les défis. Cela ajoute un niveau de complexité dont vous devez être conscient. – Cat Goulbourne, responsable RH et recrutement chez SEOMG !

Les grandes organisations peuvent également être freinées par des défis bureaucratiques ainsi que par l'ampleur et la complexité du projet. Cependant, selon une enquête réalisée par la revue en libre accès Open Access Government, 22 % des travailleurs britanniques ont déclaré qu'ils étaient tout simplement trop occupés pour condenser leur charge de travail en quatre journées de huit heures, tandis que d'autres avaient trop de réunions dans leur emploi du temps.

En gardant ces obstacles à l’esprit, avant de vous lancer, il peut être judicieux de vous poser ces questions :

1. Votre personnel a-t-il l’habitude d’atteindre systématiquement ses objectifs sous pression ?
2. Tous les rôles dans votre entreprise sont-ils flexibles ?
3. Votre entreprise est-elle capable de gérer une gestion du temps et des ressources humaines compliquée ?
4. Êtes-vous en mesure de réduire le nombre ou la durée des réunions d’équipe ?
5. Votre entreprise sera-t-elle en mesure de réduire les heures de travail tout en répondant aux attentes des clients ?

Si la réponse à la plupart de ces questions est non, il est probable que votre entreprise ne soit pas encore prête à réduire sa semaine de travail. Nous communiquerions de toute façon ce choix à vos collaborateurs, tout en étant aussi transparents que possible sur votre processus décisionnel. Si la plupart de vos réponses sont affirmatives, passez au conseil suivant.

2. Définissez les objectifs de votre entreprise

Vous pensez être fait pour une semaine de travail de quatre jours ? Toutes nos félicitations! Vous devez maintenant décider ce que vous souhaitez retirer de cet arrangement.

La plupart des entreprises qui ont réussi à réduire les heures de travail l’ont fait avec des objectifs précis en tête. Quelle que soit la signification du « succès » pour votre entreprise – qu’il s’agisse du bonheur, de la productivité ou de la fidélisation du personnel – vos objectifs doivent s’aligner sur ces priorités.

« Définir les buts et objectifs de la période d'essai. Souhaitez-vous améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, augmenter la productivité ou réduire les coûts opérationnels ? » – Eric Sornoso, PDG du service de livraison de nourriture Mealfan.

Le reste de votre stratégie dépendra de ces objectifs, alors assurez-vous d'utiliser des objectifs SMART qui sont basés sur le temps, spécifiques et mesurables. Ne les créez pas non plus dans le vide. Établissez un dialogue ouvert avec tous les niveaux de votre entreprise pour obtenir un consensus sur les résultats souhaités, les préférences en matière de calendrier et les niveaux d'engagement.

3. Tenir compte des considérations pratiques et juridiques

Lancer une semaine de travail de quatre jours peut être passionnant, mais vous devez vous assurer de suivre tous les freins et contrepoids avant de franchir le pas. Cela implique de faire le point sur les postes occupés dans votre entreprise et de vous assurer que chacun d'entre eux est adapté à une semaine condensée. Si certains travailleurs sont confrontés à des charges de travail plus lourdes, les rôles devront être repensés pour garantir que le projet pilote soit accessible à tous.

Si vous employez des employés à temps partiel, vous devrez déterminer comment cette transition fonctionnera pour eux également. Vous pouvez emprunter deux voies principales : réduire de 20 % les heures travaillées au cours d'une semaine pour s'aligner sur la réduction accordée aux personnes travaillant à temps plein, ou augmenter leur salaire proportionnellement. Les changements sur lesquels vous êtes d'accord maintenant auront probablement des implications à long terme pour le travailleur et vos résultats financiers, alors assurez-vous qu'ils sont correctement pris en compte.

« Les organisations ne doivent pas être moins attentives aux obligations légales pendant une semaine de travail de quatre jours que lors d'organisations d'horaires plus classiques. Les lois sur les salaires et les horaires s’appliqueront toujours à une semaine de travail de quatre jours. – Robert Bird, professeur de droit des affaires à l'Université du Connecticut

Les employeurs devront également s'assurer qu'ils respectent les lois du travail locales et fédérales. Les politiques telles que les heures supplémentaires, les congés payés et les jours de vacances sont toutes susceptibles d'être affectées par le changement. Il peut donc être judicieux de consulter un avocat spécialisé en droit du travail avant de graver quoi que ce soit dans le marbre.

4. Convenez d'un horaire de semaine de travail de 4 jours

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de passer à une semaine de travail de quatre jours. Lorsqu'il s'agit d'établir votre horaire, cela dépend vraiment des besoins uniques de votre entreprise et des préférences de vos employés. Dans cette optique, voici quelques horaires de travail populaires sur quatre jours à considérer :

1. Pas de vendredi ni de lundi

Étant donné que les week-ends prolongés constituent un attrait majeur du travail à horaires comprimés, la plupart des entreprises choisissent de supprimer les vendredis ou les lundis de l'horaire de travail. Choisir un jour pour tout le monde garantit que l'on travaille les mêmes heures de base. Cependant, il n'offre pas de flexibilité aux employés et ne se prête pas bien aux industries qui fournissent des biens ou des services de manière continue.

2. Jours de congé flexibles

Si cela est favorable à votre entreprise, il peut également être intéressant d'envisager la mise en place d'un horaire flexible. Des horaires flexibles sur 4 jours permettent aux travailleurs de prendre congé quand cela leur convient le mieux. Cela pourrait inclure des heures de début échelonnées, des heures de fin anticipées, ainsi que les quatre jours de travail habituels et un jour de congé.

« Fixer des attentes pour certaines heures où chacun doit être disponible et accorder une autonomie pour le reste de son temps. Cela contribuera à garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde tout en permettant une certaine flexibilité. – Jack, responsable RH chez ExpenseOnDemend

3. Le modèle 4-10

Enfin, si la compression des heures travaillées n'est pas une option pour votre entreprise, mais que vous souhaitez tout de même bénéficier d'un week-end de trois jours, une semaine de travail de 4 à 10 jours pourrait vous convenir le mieux.

Idéal pour les entreprises ayant des charges de travail plus lourdes, le modèle 4-10 fait référence au travail de 10 heures par jour, quatre jours par semaine. C'est un bon moyen de goûter à la semaine de quatre jours sans risquer de sacrifier les heures travaillées. Cependant, notez qu'avec des taux de productivité qui diminuent généralement après la huitième heure de la journée de travail et que certains États appliquent des lois sur les heures supplémentaires quotidiennes, cela ne conviendra certainement pas à tout le monde.

Après avoir convenu de votre emploi du temps, vous devrez le communiquer à votre équipe ainsi qu'aux clients et parties prenantes externes. Assurez-vous de le faire au moins un mois à l’avance pour éviter toute confusion ou conflit d’horaire.

5. Lancez votre projet pilote de semaine de travail de 4 jours

Vous avez travaillé dur et pris les décisions difficiles. Vous devez maintenant lancer votre projet pilote de quatre jours.

Pour donner à votre essai les meilleures chances de succès, vous devrez apprendre à gérer efficacement vos heures restantes. Pour de nombreuses entreprises, cela signifiera évaluer la valeur des réunions et les réduire si nécessaire. Établir des « jours sans réunion » est également un excellent moyen de permettre des périodes de travail approfondi et ininterrompu.

Le moment où vous choisissez de lancer votre pilote est également important. Opter pour une période plus calme enlève un peu de pression sur les employés, comme nous l'a dit John Lin, propriétaire de JB Motor Works, basé à Philadelphie. Lors du déploiement récent du projet pilote de quatre jours pour son entreprise, Lin a choisi une période creuse dans son cycle économique. « Cela a permis d'évaluer l'impact sans trop de risques », a expliqué Lin.

Il est également important de rappeler que des problèmes surgiront sans aucun doute tout au long de cette période et que cela est tout à fait normal. Aborder ces problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et en tirer des leçons contribuera à renforcer votre plan avant qu'il ne soit réellement mis en œuvre.

6. Évaluez le succès de votre pilote

Une fois votre projet pilote de quatre jours de travail terminé, vous devrez évaluer ses résultats.

Pour ce faire, vous devrez comparer les données collectées tout au long du projet pilote et les comparer aux données de votre semaine de travail typique de quatre jours. Ces informations vous aideront à voir dans quelle mesure votre projet pilote a réussi à atteindre vos objectifs initiaux.

Outre les mesures quantitatives mesurant l'impact du projet pilote sur la productivité et les marges bénéficiaires, il est également important de recueillir des conclusions qualitatives auprès des employés. Ces informations peuvent être obtenues au moyen d'enquêtes de rétroaction et d'entretiens en personne et vous aideront à évaluer le succès de l'essai dans son ensemble.

Comme nous le dit John Lin : « La meilleure façon d’évaluer le succès d’un essai comporte de multiples facettes. »

« Cela ne repose pas uniquement sur des indicateurs de productivité tels que le nombre de voitures entretenues, mais également sur le moral des équipes, les taux de rétention et les niveaux de satisfaction des clients. C'est un processus qualitatif et quantitatif qui nécessite un dialogue ouvert et régulier avec l'équipe ». – John Lin, propriétaire de JB Motor Works, basé à Philadelphie

7. Mettez en mouvement votre semaine de travail de 4 jours

Si vous êtes satisfait des résultats de votre essai, bravo ! Il est temps de mettre officiellement en œuvre votre semaine de travail de quatre jours.

Dès le départ, vous devez communiquer ce succès en interne et en externe pour définir les attentes et préparer chacun aux prochaines étapes. Ensuite, vous devez intégrer les pratiques de quatre jours dans la culture de votre entreprise. Cela signifie empêcher les vieilles habitudes de s’installer et intégrer cet arrangement dans le cadre de l’image de votre entreprise.

Mais ce processus ne s'arrête pas là. Pour garantir le succès de cette transition à long terme, il est indispensable de recueillir les commentaires des employés au moyen d’enquêtes, d’entretiens en personne ou de groupes de discussion. Si votre personnel a des opinions bien arrêtées sur le déploiement ou si des modifications doivent être apportées, il est important que les employeurs agissent également rapidement.

Il est également impératif que les employés ne lâchent pas la balle. Travailler quatre jours par semaine est un privilège, et ce n'est pas parce que l'essai est terminé qu'il est temps de lâcher le pied. Plutôt que d’inciter le personnel à faire des heures supplémentaires, instaurer une culture de responsabilité et de confiance est un moyen bien plus efficace de maintenir la productivité à long terme.

Déployer une semaine de quatre jours n'est pas une tâche facile, et les employeurs doivent en être conscients avant de prendre cette idée au sérieux. C'est un processus qui nécessite des essais et des erreurs continus et qui peut parfois prendre des années pour se perfectionner.

« En fin de compte, la mise en œuvre d'une semaine de travail de quatre jours n'est pas une science exacte, c'est une danse qui associe la dynamique unique de votre entreprise à la nécessité de maintenir ou d'augmenter la productivité. » – Wendy Wang, propriétaire de l'entreprise F&J Outdoor, qui travaille quatre jours par semaine

Cependant, relever ces défis n’est qu’un petit prix à payer pour une main-d’œuvre plus heureuse, en meilleure santé et plus productive. Alors que plusieurs États américains soutiennent les essais de semaine de travail de quatre jours et s’engagent à soutenir les entreprises qui décident de les lancer, c’est le moment le plus opportun pour franchir le pas.