Comment rendre vos processus de back-office fluides comme de la soie

Il n'y a peut-être jamais eu de meilleur moment pour évaluer et éliminer les processus et procédures obsolètes qui freinent les entreprises. La pandémie de COVID-19 a entraîné de nombreuses pertes, mais elle a également permis à une grande variété d'employeurs d'effectuer une réinitialisation matérielle des opérations quotidiennes.

Bien que la mort imminente du bureau traditionnel ait probablement été exagérée, l'élimination des inefficacités doit être une priorité absolue.

Pour beaucoup, cela pourrait représenter un résultat positif et revitalisant les affaires. Bien sûr, la tendance à l'automatisation est en cours depuis des décennies. Les entreprises comptent de plus en plus sur tout, des logiciels de paie aux systèmes de gestion de documents pour gérer les tâches de routine. Cette année, cependant, l'augmentation du travail à distance provoquée par la pandémie offre une chance de faire apparaître des obstacles inutiles à la productivité.

Lorsque vous évaluez la manière dont vos processus de back-office aident ou entravent vos clients, vos employés et votre direction, veillez à agir avec prudence. Beaucoup de gens ont perdu leur emploi l'année dernière, et beaucoup de ceux qui n'ont pas eu peur de le faire. Alors que vous cherchez à rationaliser les procédures de back-office, veillez à rassurer les employés sur le fait qu'il y aura encore beaucoup de travail à faire. Votre objectif est de réduire la corvée afin que votre personnel puisse s'occuper de tâches plus importantes.

Alors que vous réfléchissez aux moyens d'aider vos employés à faire leur travail le plus précieux, considérez ces cinq façons d'améliorer les processus de back-office :

1. Éliminer la chasse au papier

Après que des millions d'employés ont quitté les bureaux et ont commencé à travailler à domicile, la collecte des signatures nécessaires est devenue de plus en plus difficile. L'impossibilité de se rendre dans un bureau voisin pour une approbation de routine a mis en évidence une inefficacité opérationnelle qui a peut-être été cachée pendant des années. Ajoutez à cela des clients méfiants vis-à-vis des virus qui hésitaient à entrer dans n'importe quel lieu d'affaires, et le besoin de modernisation est devenu urgent.

Heureusement, il existe plusieurs solutions de signature électronique sécurisées que votre entreprise peut mettre en œuvre rapidement. Certains des services les plus populaires à examiner incluent DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign et Secured Signing. Les coûts et les caractéristiques de ces offres varient, mais on peut tous s'appuyer sur elles pour assurer la sécurité des documents confidentiels. Lors de la tarification des forfaits, comparez le coût aux dépenses (et aux retards) que votre entreprise accumule pour faire la navette en ville.

2. Accélérez le processus de recrutement

Plusieurs facteurs peuvent contribuer à un processus d'embauche inefficace. Parmi les plus courantes, citons la publication de descriptions de poste mal rédigées, l'entretien d'un trop grand nombre de candidats et le fait de prendre trop de temps pour prendre une décision. Les membres de l'équipe affectés à plusieurs entretiens prolongés ne peuvent pas utiliser ce temps pour faire leur travail principal.

CareerBuilder, Monster et d'autres sites Web de recherche d'emploi proposent désormais des services de recherche ciblés qui associent des descriptions de poste et des mots clés bien rédigés aux seuls profils d'utilisateurs qualifiés. Les candidats non qualifiés peuvent être bloqués ou filtrés. En investissant dans un processus de recherche qui sélectionne les candidats en fonction de vos besoins, votre entreprise peut attirer un bassin de candidats de meilleure qualité.

Souvent, la meilleure personne pour le poste que vous espérez pourvoir ne cherche même pas de travail. En utilisant une campagne ciblée, vous pouvez néanmoins les notifier, suscitant éventuellement de l'intérêt. Cibler les bons candidats, qu'ils soient en recherche ou non, facilitera considérablement vos processus RH.

3. Réduisez votre inventaire à mesure que vous augmentez vos ventes

Le commerce électronique continue de croître de façon exponentielle, mais il existe des preuves solides qu'il y aura toujours une place pour le commerce de détail physique. Les détaillants doivent simplement s'assurer qu'ils stockent les choses que les gens veulent.

En tant que détaillant, les stocks inutilisés représentent un double coup dur. Non seulement vous payez pour un produit qui accumule la poussière sur un écran, mais vous payez également pour l'espace au sol où repose l'écran. Que vos marchandises invendues se trouvent sur le plancher de vente ou dans l'entrepôt, cela vous coûte de l'argent.

Alors que les acheteurs retournent dans les magasins après la pandémie, assurez-vous de proposer les produits qu'ils recherchent en investissant dans un logiciel de prévision des stocks. Des packages tels que QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl et Shopventory vous permettront de rester au courant des tendances d'achat. Ils peuvent vous aider à gérer ce que vous avez déjà en stock et à faire de futures recommandations d'achat en fonction des ventes réelles.

4. Automatisez la planification

Si votre entreprise dépend de la planification de rendez-vous, vous savez probablement déjà combien de temps et d'aggravation cela implique. Vous devez trouver des heures de rendez-vous mutuellement acceptables, les confirmer à l'avance, puis les reporter en cas de conflit. Les meilleurs rendez-vous sont ceux qu'un client fixe lui-même, sans prendre le temps de votre personnel de bureau.

Aujourd'hui, plusieurs progiciels de calendrier peuvent vous aider à réduire votre pourcentage de rendez-vous manqués. Certains des meilleurs incluent Calendar, Setmore, Google Calendar et Acuity.

Selon les besoins de votre entreprise, une application peut être configurée pour envoyer par e-mail à un client une poignée d'heures de rendez-vous disponibles. Cliquer sur l'un d'entre eux envoie une confirmation à votre entreprise et réserve automatiquement ce créneau horaire. Les alertes peuvent être adaptées aux besoins de votre entreprise et envoyées par e-mail ou SMS. La prise de rendez-vous automatique est une solution gagnant-gagnant qui libère du temps pour votre personnel et vos clients.

5. Arrêtez d'enregistrer des fichiers sur des ordinateurs individuels

Les solutions informatiques basées sur le cloud ont pratiquement éliminé le besoin de stocker des fichiers sur un serveur local ou, pire, sur le bureau d'un employé individuel. Si vous avez déjà joué au jeu exaspérant de "Who's Got the File?" quelques minutes avant une présentation importante, vous savez à quel point cela peut coûter cher. Alors que de plus en plus d'employés passent au travail à distance, il est maintenant temps de mettre le holà à l'enregistrement de fichiers sur des machines locales.

Facilitez la transition de vos employés vers le stockage uniquement dans le cloud en sélectionnant la solution qui correspond le mieux aux spécificités de votre entreprise. Les options populaires incluent Google Docs, Microsoft OneDrive et Apple iCloud. Tout passage réussi d'une fonctionnalité de bureau à une solution basée sur le cloud commencera par une évaluation approfondie des besoins. Si vous manquez des critères nécessaires, le personnel développera rapidement des solutions de contournement qui vont à l'encontre de l'objectif de l'accès partagé aux fichiers importants.

Allez plus loin et passez à une plate-forme intégrée en tant que service, ou IPaaS. Un IPaaS fonctionne pour favoriser les communications entre vos différents systèmes d'entreprise, faisant gagner du temps à vos employés en gardant toutes vos informations et données à portée de main.

Voir les choses familières avec une nouvelle perspective

Votre plus grand ennemi lorsque vous chercherez à mettre à niveau vos processus sera probablement vos propres présupposés enracinés, « nous avons toujours fait comme ça ». Votre plus grand allié dans tout effort visant à rationaliser les processus de back-office pourrait être un regard neuf non influencé par vos succès ou vos échecs passés.

Les employés, les clients et les fournisseurs ont tous un intérêt direct dans votre entreprise, et c'est une bonne chose. Toutefois, lorsque vous recherchez un changement significatif, envisagez d'ajouter au moins une partie désintéressée hautement qualifiée à l'équation. Efforcez-vous de rester ouvert à toutes les questions qui commencent par « Pourquoi ? »