Comment envoyer un fax à partir de gmail, d'un ordinateur et d'un téléphone mobile

La télécopie reste un moyen populaire d'envoyer des documents en 2020 et est un pilier dans de nombreuses organisations de soins de santé dans le monde. La télécopie est plus sécurisée que le courrier électronique, sans oublier que la télécopie cryptée est conforme aux normes HIPAA.

HIPAA, si vous ne le savez pas, signifie Health Insurance Portability and Accountability Act. L'HIPAA fait en sorte que les médecins et les hôpitaux ne puissent pas partager les informations médicales d'un patient via des voies non approuvées et non sécurisées. La télécopie, cependant, est conforme à la loi HIPAA et approuvée.

Avec le bon service de télécopie, vous pouvez envoyer en toute sécurité n'importe quel document d'un point A à un point B tout en conservant une confidentialité totale. De plus, certains services de télécopie modernes fonctionnent entièrement en ligne et sont extrêmement pratiques à utiliser.

Dans cet article, nous vous donnons un aperçu de la façon d'envoyer un fax depuis Gmail, un PC ou un téléphone portable. Le processus est ultra-rapide et ne nécessite aucun savoir-faire technique particulier de votre part. De plus, vous pouvez économiser de l'argent en évitant votre télécopieur traditionnel.

Partie 1 : Comment envoyer un fax depuis un ordinateur

Vous pouvez télécopier à partir de votre ordinateur à l'aide d'un service de télécopie en ligne, Télécopie et numérisation Windows, ou via un télécopieur connecté à votre PC. Nous ne recommandons pas ces deux dernières options - elles nécessitent beaucoup de configuration et ne sont pas pratiques.

Un service de fax Internet, cependant, est pratique à utiliser et ne nécessite aucune configuration. Vous pouvez commencer à télécopier en quelques minutes et économiser de l'argent pendant que vous y êtes. Vous devez cependant choisir le bon service, car tous ne sont pas fiables ou dignes de confiance.

1.1 CocoFax – Le service de fax fiable et professionnel

CocoFax est un service de fax Internet populaire et fiable, conforme à la loi HIPAA. Cocofax a un bon héritage et est le service de choix pour de nombreuses organisations - y compris les hôpitaux - dans le monde entier. Le service a été mentionné en ligne par des chaînes médiatiques bien connues telles que Mashable, Forbes et LifeWire.

L'utilisation de CocoFax est gratuite pendant 30 jours, après quoi vous payez des frais mensuels raisonnables, en fonction de vos besoins de télécopie. Il y a 3 raisons pour lesquelles nous vous recommandons d'utiliser CocoFax pour vos besoins de fax :

• CocoFax offre des fonctionnalités avancées

CocoFax offre plus que la simple commodité de faxer depuis votre ordinateur. Le service offre également de nombreuses fonctionnalités que le télécopieur traditionnel ne peut pas offrir. Certains d'entre eux sont la télécopie 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, la télécopie internationale, le stockage permanent, la prise en charge multiformat, la compatibilité Office 365 et le portage de numéros.

• Le service est incroyablement sûr et privé

Tous les services de fax Internet n'offrent pas la conformité HIPAA, mais CocoFax le fait. Il utilise la dernière technologie de cryptage pour protéger vos fax pendant la transmission. Seuls l'expéditeur et le destinataire ont les clés nécessaires pour déchiffrer le message. CocoFax convient aux communications professionnelles confidentielles.

• Il vous fait gagner du temps et de l'argent

Les services de télécopie par Internet ne vous obligent pas à posséder un télécopieur ou à louer une ligne téléphonique. Au lieu de cela, vous faxez directement des documents à partir de leurs serveurs, tout comme vous envoyez un e-mail. Vous n'avez pas à payer des frais extravagants pour posséder et exploiter un télécopieur ou une ligne téléphonique.

1.2 Comment utiliser CocoFax pour faxer depuis votre ordinateur

Vous avez besoin d'un abonnement CocoFax pour pouvoir faxer depuis votre ordinateur. Comme nous l'avons mentionné précédemment, c'est gratuit pendant 30 jours. Voici des instructions étape par étape sur la façon de faxer avec CocoFax en utilisant votre navigateur Web :

Étape 1 : Inscrivez-vous à un forfait CocoFax sur le site officiel. Vous n'êtes pas obligé de vous engager dans un achat dès le départ.

Il vous sera demandé de choisir un numéro de fax gratuit dans la première partie du processus d'inscription.

Vous devrez fournir quelques détails pour le formulaire suivant à des fins d'identification. L'adresse e-mail que vous enregistrez au cours de cette étape est celle où vous recevrez les notifications relatives à la télécopie.

Votre navigateur redirigera automatiquement vers le tableau de bord CocoFax dès que vous aurez terminé votre inscription.

Étape 2 : Le tableau de bord CocoFax est essentiellement votre télécopieur virtuel. Il vous permet d'envoyer de nouveaux fax et de lire ceux qui arrivent. Il suit également votre activité de télécopie et archive vos télécopies entrantes.

Prêt à envoyer votre premier fax via CocoFax ? Cliquez sur le bouton "Nouveau fax" dans le coin du tableau de bord. Cela fera apparaître la fenêtre de création de fax.

Étape 3 : La fenêtre "Envoyer un fax" est exactement comme la fenêtre dans laquelle vous rédigez des e-mails. Et composer un fax, c'est comme écrire un e-mail.

Vous trouverez ci-dessous les détails que vous pouvez remplir lors de l'envoi d'un fax :

• Champ « À » : Le numéro de fax du destinataire est inséré dans le champ « À ». Vous pouvez fournir des numéros locaux ou internationaux.
• "Objet" (facultatif) : l'objet est facultatif. Si vous le fournissez, il est imprimé en haut du document que vous envoyez.
• Page de garde (facultatif) : La page de garde est la première page du fax que vous êtes sur le point d'envoyer. Il est facultatif, mais vous pouvez choisir de l'inclure pour le contexte.
• Pièces jointes : les pièces jointes sont l'élément le plus important : il s'agit essentiellement des documents que vous souhaitez envoyer par télécopie. Vous pouvez numériser et télécharger tout type de document. Les formats pris en charge incluent Doc, Xls, Png et Pdf.

Étape 4 : Cliquez sur le bouton "Envoyer" une fois votre fax composé et tous les documents joints. Vous pouvez télécopier plusieurs documents à la fois.

Une fois le fax envoyé, vous recevrez un message de confirmation sur le tableau de bord. Vous recevrez également une notification à l'adresse e-mail que vous avez fournie.

Parfois, la télécopie peut échouer. Cela est dû à des numéros mal saisis ou à des problèmes avec la machine du destinataire, le plus souvent. Vous pouvez réessayer si c'est le cas.

CocoFax vous permet également de faxer depuis votre ordinateur via d'autres moyens :

• Vous pouvez télécopier à partir d'une application Office 365 telle que MS Word avec le module complémentaire CocoFax.
• Vous pouvez faxer depuis Google Drive avec le module complémentaire CocoFax.

1.3 Comment recevoir un fax sans télécopieur

Il est possible de recevoir une télécopie sans télécopieur, tout comme il est possible de télécopier sans télécopieur. Il vous suffit d'avoir souscrit à un service de fax Internet comme CocoFax.

Si vous avez un numéro de fax et que vous êtes abonné à CocoFax, vous recevrez tous les fax entrants dans votre tableau de bord. CocoFax traduit automatiquement les fax entrants au format électronique et les transmet au tableau de bord. Vous n'avez pas besoin d'un télécopieur ou d'une imprimante.

Des documents sont-ils joints au fax ? Ils seront traduits au format PDF. Vous pouvez stocker ces documents sur votre PC ou les faire imprimer.

Veuillez noter que vous avez besoin d'un numéro de fax pour pouvoir recevoir des fax entrants, même s'il est normal de ne pas avoir de fax.

Partie 2 : Comment envoyer et recevoir un fax via Gmail

Traditionnellement, l'envoi d'un e-mail a toujours été plus pratique que l'envoi d'un fax. Grâce à la technologie moderne, vous pouvez combiner la commodité du courrier électronique avec la télécopie. Il est possible d'envoyer et de recevoir des fax via un service populaire tel que Gmail.

CocoFax est une solution de fax multiplateforme. Il offre des fonctionnalités de courrier électronique à télécopie. L'utilisation d'un client de messagerie pour vos besoins de télécopie présente plusieurs avantages :

• Envoyer un fax depuis Gmail est super simple. Tout ce que vous avez à faire est de composer un e-mail, de joindre des fichiers et de l'envoyer par e-mail au numéro du destinataire, suivi de "@cocofax.com".
• Vous recevez facilement les notifications relatives aux fax dans votre boîte de réception.
• Il est possible de vérifier les nouveaux fax aussi facilement que de vérifier les nouveaux e-mails.
• Vous n'avez pas besoin de vous connecter à votre compte CocoFax tout le temps pour faxer.

2.1 Comment envoyer un fax depuis Gmail

Si vous vous demandez comment envoyer un fax depuis Gmail, voici les étapes à suivre :

Étape 1 : Vous devrez vous inscrire pour un compte et un abonnement CocoFax. C'est gratuit pendant un mois.

Lors de l'inscription, il vous sera demandé de remplir un formulaire dans le cadre du processus. Enregistrez l'identifiant Gmail à partir duquel vous souhaitez envoyer un fax à cette étape. CocoFax vous permettra d'envoyer et de recevoir des fax depuis cette adresse.

Étape 2 : Connectez-vous au compte Gmail pour commencer à envoyer des fax. Vous pouvez utiliser votre navigateur Web ou l'application Gmail, selon ce qui vous convient le mieux.

Étape 3 : Envoyer un fax depuis Gmail revient à écrire un e-mail. Vous envoyez un e-mail aux serveurs de CocoFax, qui le traduisent au format fax et le transmettent au destinataire en votre nom.

Choisissez l'option "Composer un nouvel e-mail" et remplissez les détails nécessaires :

• « À » : Le champ « À » est l'endroit où vous saisissez habituellement l'adresse e-mail du destinataire. Pour nos besoins, vous allez taper le numéro de fax du destinataire suivi de "@cocofax.net". Par exemple, si leur numéro de fax est le 98765, saisissez « [email protected] ».
• « Objet » (facultatif) : l'objet apparaît sous forme de note en haut de la page de télécopie.
• Corps de l'e-mail (facultatif) : la première page du fax, également appelée page de garde, est le corps de l'e-mail. C'est facultatif.
• Fichiers fax : vous pouvez joindre n'importe quel fichier à l'e-mail. Il s'agit du document fax principal que vous envoyez. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à la fois dans n'importe quel format pris en charge.

Étape 4 : Cliquez sur le bouton "Envoyer" lorsque vous êtes prêt. Félicitations, vous avez réussi à envoyer un fax depuis Gmail !

Comme pour la télécopie à partir du tableau de bord, vous recevrez une confirmation si la télécopie est envoyée. En cas de problème, vous en serez également informé.

2.2 Comment recevoir un fax vers Gmail

Comment faites-vous pour recevoir un fax de Gmail ? Vous aurez besoin d'un service de fax Internet prenant en charge la télécopie par e-mail, tel que CocoFax. Avec CocoFax, tous les fax entrants sont traduits au format e-mail et transférés dans votre boîte de réception.

Si les documents sont faxés, ils seront convertis au format PDF et également joints à l'e-mail. Veuillez garder à l'esprit que vous avez besoin d'un numéro de fax pour pouvoir recevoir des fax, bien que vous n'ayez pas besoin d'un fax ou d'une ligne téléphonique.

Partie 3 : Comment envoyer un fax depuis un téléphone portable

Enfin, vous pouvez également faxer depuis votre téléphone portable. C'est peut-être l'option la plus pratique, car vous pouvez utiliser le téléphone mobile de n'importe où. Vous devrez vous abonner à un service de fax Internet tel que CocoFax pour pouvoir faxer depuis votre appareil mobile.

Si vous disposez d'un abonnement à un service de fax Internet, vous pouvez envoyer ou recevoir un fax de trois manières :

1. Envoyez un fax depuis le navigateur de votre téléphone portable

Tout comme le navigateur Web d'un ordinateur, vous pouvez utiliser le navigateur Web de votre téléphone mobile pour envoyer des télécopies. Connectez-vous au tableau de bord CocoFax pour composer un fax et l'envoyer en un clin d'œil. Les étapes mentionnées dans la partie 1 s'appliquent également aux navigateurs de téléphones mobiles.

2. Utilisez un client de messagerie comme Gmail pour faxer depuis votre téléphone

Vous pouvez utiliser un client de messagerie tel que Gmail pour envoyer des fax depuis votre téléphone, depuis votre navigateur Web ou via l'application Gmail. Reportez-vous aux étapes mentionnées dans la partie 2 pour savoir comment procéder.  

3. Téléchargez une application de fax dédiée pour téléphone portable

Certains fournisseurs de fax Internet comme CocoFax sont également livrés avec une application dédiée pour téléphone portable. Vous pouvez télécharger cette application de fax sur iOS ou Android pour envoyer facilement des fax depuis votre téléphone.

Partie 4 : FAQ

1. Puis-je envoyer un fax depuis Gmail gratuitement ?

Oui, vous pouvez utiliser CocoFax pour envoyer gratuitement un fax depuis Gmail. Le service est livré avec un essai gratuit de 30 jours. Vous devrez payer des frais mensuels raisonnables après la fin de l'essai.

2. Puis-je envoyer un fax directement à un compte Gmail ?

Vous ne pouvez pas faxer directement vers un compte Gmail. En effet, la télécopie utilise la technologie téléphonique tandis que les clients de messagerie comme Gmail fonctionnent sur la technologie numérique. Les deux technologies ne sont pas compatibles entre elles. Les télécopies entrantes sont envoyées à des numéros de téléphone et non à des adresses e-mail.

3. Existe-t-il une alternative à l'utilisation d'un service de fax en ligne pour envoyer des fax depuis Gmail ?

Certains serveurs de fax au niveau de l'entreprise peuvent envoyer des e-mails directement à un télécopieur, mais ils sont difficiles à configurer et coûteux à entretenir. Vous aurez probablement besoin d'employer toute une équipe pour cela. Il est plus pratique d'utiliser un service de fax Internet à la place.

Conclusion

Pour résumer, vous pouvez recevoir et envoyer un fax via votre compte Gmail, votre ordinateur ou votre téléphone portable. Tout ce dont vous avez besoin est un abonnement à un service de fax Internet comme CocoFax et une connexion Internet. C'est rapide, sûr et facile. Il existe des méthodes alternatives, mais elles ne fonctionnent pas aussi bien.

Avez-vous des idées à ce sujet? Faites-le nous savoir ci-dessous dans les commentaires ou transférez la discussion sur notre Twitter ou Facebook.

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