Comment stocker correctement les données des petites entreprises

Le stockage des données est un aspect crucial de la gestion d'une petite entreprise. Tous les propriétaires de petites entreprises connaissent les dangers des violations de données.

Donc que fais-tu? Comment exactement un propriétaire de petite entreprise protège-t-il les données de sa petite entreprise ?

Le meilleur moyen est de trouver une solution de stockage de données efficace. Vous voulez un endroit pour stocker vos fichiers auquel vous pouvez accéder de n'importe où. Vous voulez un service capable de sécuriser vos fichiers.

Le guide du stockage des données des petites entreprises

La première chose à faire est d'en savoir plus sur la sauvegarde et la récupération de données. Une fois que vous avez une solution pour la récupération des données des petites entreprises, vous pouvez maintenant passer à la recherche des meilleures options pour stocker les données.

Voici ce que vous devriez considérer :

Image : KnowTechie

1. Disque dur externe

La première étape consiste à investir dans un disque dur externe pour tous vos employés. Vous devez demander à vos employés de sauvegarder leurs fichiers sur ce disque dur. Ce disque dur externe doit rester sur le bureau d'un employé. Vous pouvez investir dans un disque dur pouvant aller de 4 téraoctets à 6 téraoctets à un prix abordable.

Demandez à vos employés de fournir une confirmation régulière de la dernière sauvegarde de leurs fichiers sur ce disque dur externe. Le disque dur externe doit également être protégé par un mot de passe. Cela garantit que les fichiers ne sont pas accessibles si le disque dur est volé ou perdu.

2. Clé USB

Vous devriez également investir dans une clé USB pour chaque employé. Comme les clés USB peuvent stocker une plus petite quantité de données, vos employés doivent les utiliser pour stocker des données urgentes qui ne peuvent pas être remplacées ou répliquées.

Encore une fois, la clé USB doit également être protégée par un mot de passe et stockée au bureau. Le mot de passe du lecteur flash ne doit être connu que de l'employé individuel et de tout administrateur ou superviseur.

3. Stockage traditionnel

Bien qu'ils puissent sembler démodés, il existe toujours un endroit pour stocker vos données sur des CD et des DVD. Si vos ordinateurs ont la possibilité d'utiliser des CD/DVD, vous voudrez peut-être stocker quelques fichiers sur des CD/DVD.

Vous pouvez utiliser des CD/DVD de la même manière que vous utiliseriez une clé USB. Utilisez-les pour stocker des fichiers urgents qui ne peuvent pas être facilement remplacés. Si votre employé doit partager un fichier avec un autre employé, il peut utiliser un CD/DVD comme une forme de stockage pour partager un fichier.

4. Application de surveillance

Il existe des applications de surveillance telles que Prey Project qui peuvent accéder à distance à un ordinateur. Cela se fait généralement si un ordinateur est volé/perdu. Vous pouvez l'utiliser pour sauvegarder immédiatement des fichiers sur un service de stockage en nuage.

Ensuite, une fois les fichiers sauvegardés, vous pouvez les supprimer à distance de l'ordinateur. Surtout si votre personnel peut travailler à distance à l'aide d'ordinateurs portables, nous vous recommandons de leur demander d'installer un service tel que Prey Project.

5. Stockage en ligne

Enfin, la dernière option consiste à utiliser le stockage en nuage. Ces fichiers sont stockés dans un cloud et peuvent être consultés à distance - depuis le bureau et à l'extérieur du bureau.

Le stockage en nuage est souvent gratuit, avec un espace de stockage supplémentaire disponible moyennant des frais d'abonnement. Vous pouvez stocker vos fichiers de données d'entreprise sur plusieurs services de stockage en nuage. Ces services auront également une sécurité renforcée, ce qui rendra difficile pour les pirates de trouver vos données. Vous pouvez (et devriez) également protéger vos fichiers par mot de passe.

Certains services de stockage en nuage vous permettent également de créer des fichiers tels que des documents, des présentations et des feuilles de calcul.

Alors, quelles options de stockage cloud devriez-vous envisager ?

Regardons-en quelques-uns :

Google Drive

Google Drive vous offre 15 gigaoctets de stockage de données gratuitement. Vous pouvez organiser vos fichiers dans différents dossiers. Vous pouvez également créer des documents, des feuilles de calcul et des présentations à l'aide de Google Drive.

Vous pouvez mettre à niveau vers plus d'espace de stockage moyennant des frais d'abonnement. Vous pouvez partager l'accès à vos fichiers individuels. Par exemple, vous pouvez donner accès à un bilan sur Google Drive à votre comptable. Vous et le comptable pouvez alors modifier ce fichier à tout moment.

Vous pouvez également choisir de restreindre certains fichiers afin qu'ils ne soient accessibles qu'à certains membres du personnel. Ou vous pouvez rendre certains fichiers ouverts au public (comme un livre électronique gratuit proposé par votre entreprise). Les fichiers de Google Drive sont accessibles à distance et peuvent être téléchargés sur un ordinateur à tout moment.

Boîte

Box est une option de stockage cloud populaire pour les entreprises. Il s'agit d'un service payant qui offre une multitude de fonctionnalités intéressantes. Cela inclut un cryptage de haut niveau pour vos fichiers. Il comprend également un partage de fichiers facile entre votre personnel.

Vous pouvez synchroniser vos fichiers hors ligne avec votre "boîte". Vous pouvez également utiliser Microsoft Office 365 pour créer des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Box dispose également d'un support technique de haut niveau pour aider votre entreprise à stocker des données.

Pour seulement 10 $ par mois, vous pouvez disposer de 100 gigaoctets de stockage.

Boîte de dépôt

Il s'agit d'une autre option de stockage populaire qui vous offre 2 gigaoctets gratuitement. Vous pouvez passer à 5 téraoctets pour 15 $ par mois.

DropBox vous permet de partager facilement des fichiers avec votre personnel. Si vous souhaitez que vos clients accèdent à des fichiers (sans les modifier), vous avez également cette option. DropBox vous permet également de créer des fichiers à partir de zéro car il dispose d'un document natif, d'une feuille de calcul et d'un créateur de présentations.

DropBox vous permet également de protéger les fichiers par mot de passe, ce qui rend l'accès aux pirates plus difficile.

Microsoft One Drive

C'est une autre excellente option pour le stockage en nuage. Vous recevez 5 gigaoctets gratuitement. Vous pouvez également passer à 6 téraoctets pour 9,99 $ par mois. Cela pourrait être une excellente option à installer pour chaque employé. Cela peut être un excellent complément au disque dur externe qu'ils gardent à leur bureau.

Microsoft OneDrive dispose de fonctionnalités de synchronisation croisée et permet une recherche facile pour trouver vos fichiers. Il existe une multitude d'applications tierces qui peuvent fonctionner avec le service de stockage en nuage.

Protégez vos données

Maintenant que vous savez comment stocker les données de votre petite entreprise, vous pouvez vous assurer qu'elles sont toujours en sécurité. Nous vous recommandons d'utiliser toutes les options mentionnées dans ce guide afin que vous n'ayez pas à vous soucier du stockage des données.

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