Comment réduire le gonflement du SaaS pour une approche informatique Lean

Le SaaS n'a cessé de gagner en popularité au cours de deux décennies, rendant obsolète le modèle de licence perpétuelle pour les logiciels téléchargeables avec ses fonctionnalités intégrées basées sur le cloud, applicables aux entreprises de toutes tailles et de tous types. Cependant, fournir une visibilité complète de l’infrastructure technologique à toute entreprise peut s’avérer difficile.

Bien qu'un outil SaaS existe pour presque tous les actifs de l'organisation, promettant d'améliorer l'efficacité des flux de travail, sans une structure et un cadre de gestion appropriés, les répétitions, les chevauchements inutiles et les autorisations fragmentées peuvent amplifier la surcharge logicielle. Plongez-vous pour comprendre la dynamique derrière le gonflement du SaaS et les stratégies pour l'atténuer, en visant une fonction informatique plus simple et plus efficace.

Comprendre le gonflement du SaaS et ses défis

La surcharge logicielle, dans sa forme la plus simple, se produit lorsque les tranches consécutives d'un programme informatique deviennent sensiblement plus lentes, consommant plus de mémoire, d'espace disque et de puissance de calcul. À l’ère du cloud, ce problème s’amplifie, non seulement au sein d’un seul système, mais à l’échelle de l’entreprise, avec l’augmentation des applications SaaS qui épuisent les ressources. Selon les estimations de 2022, 58 % des dépenses en logiciels d'application sont allouées aux solutions cloud, et cette proportion devrait grimper à 66 % d'ici 2025. Cette tendance est propulsée par la facilité avec laquelle les applications SaaS peuvent être acquises, mises en œuvre et utilisées.

Même si l’amélioration de l’efficacité est une aubaine, la simplicité de l’approvisionnement SaaS présente de nombreux défis à l’informatique. Un témoignage de la prolifération du SaaS est que les unités commerciales non liées à l'informatique contrôlent désormais plus de la moitié des systèmes d'une entreprise. Le Shadow IT constitue souvent une part importante du portefeuille SaaS d'une entreprise standard. Par conséquent, les responsables informatiques peuvent avoir du mal à réguler les dépenses SaaS, incapables d’identifier facilement les opportunités de réduction des coûts. Les répercussions de ce manque de visibilité et de compréhension sont immenses pour les organisations de toutes tailles. Les recherches indiquent qu'une organisation moyenne utilise régulièrement moins de 50 % de ses abonnements à des applications, ce qui entraîne un gaspillage considérable.

Comment minimiser le gonflement du SaaS ? Conseils pratiques pour les responsables informatiques

Il est essentiel de reconnaître que le coût d'un outil va au-delà des frais de licence, englobant les coûts de formation, de personnalisation, les perturbations lors de la transition vers un nouveau système et les ressources globales, qui peuvent tous épuiser les ressources d'une équipe. Par conséquent, il est impératif de réduire la surcharge du SaaS en suivant des étapes telles que :

1. Réalisation d'audits réguliers : les responsables informatiques doivent effectuer des audits logiciels de routine pour identifier et évaluer l'utilisation efficace de toutes les applications SaaS dans l'entreprise. La collecte de données sur l'adoption, l'utilisation et les commentaires des utilisateurs des logiciels aidera à déterminer quels outils ajoutent véritablement de la valeur et lesquels sont redondants ou sous-utilisés. Cette évaluation aide à prendre des décisions éclairées concernant le maintien, la réduction ou l’annulation des licences.
2. Comprendre les modèles d'utilisation : les responsables informatiques doivent fournir les fonctionnalités appropriées aux groupes d'employés les plus appropriés et établir le besoin réel et la fréquence d'utilisation au sein de ces groupes. Cette approche aide les entreprises à négocier les prix plus efficacement.
3. Classer l'hypertrophie technologique en fonction du risque : La rationalisation de l'environnement technologique et la minimisation des excès impliquent trois étapes fondamentales de l'évaluation des risques : critique, nécessaire et potentiel élevé.
4. Mise en œuvre d'un processus d'autorisation SaaS : pour éviter la surcharge du SaaS, en particulier dans les équipes plus grandes ou distantes, mettez en œuvre un mécanisme d'autorisation robuste. Assurez-vous qu’il existe des étapes et des procédures simples pour enregistrer les approbations et les refus.
5. Effectuer des examens réguliers et des audits des fournisseurs : l'évaluation périodique des fournisseurs et des contrats SaaS actuels garantit qu'ils correspondent aux exigences de l'organisation, aidant ainsi à identifier les surcharges avant qu'elles n'alourdissent votre organisation.

Pourquoi contrôler le gonflement du SaaS est crucial en 2024

Alors que les entreprises se tournent vers la numérisation, les applications SaaS inutilisées sont apparues comme un problème important, dans la continuité de l’ère pandémique, qui a été témoin d’une adoption technologique accélérée et souvent imprévue. Lorsque l’encombrement du SaaS dépasse un certain seuil, cela peut entraîner des dépenses informatiques inutiles, des risques de sécurité accrus et la possibilité d’une dépendance vis-à-vis d’un fournisseur.

• Dépenses informatiques inutiles : des dépenses excessives en applications SaaS peuvent entraîner des dépassements de budget et des difficultés financières pour une organisation. Il est essentiel de prendre en compte l'effet d'entraînement de cette situation sur le plan de transformation numérique de votre organisation et l'allocation des ressources.
• Risques de sécurité accrus : si vous ne parvenez pas à contrôler la prolifération des SaaS, l'utilisation des applications fantômes par votre entreprise est susceptible d'augmenter. Ces applications non autorisées peuvent ne pas satisfaire aux normes de sécurité et de conformité de l'organisation, augmentant ainsi votre vulnérabilité aux violations de données.
• Possibilité de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur : les organisations renouvellent et s'engagent fréquemment dans des accords étendus avec des fournisseurs qui, malheureusement, n'offrent pas une valeur suffisante. Cela rend difficile la transition vers une solution économiquement réalisable, même si le problème est identifié.

En résumé : réduire le gonflement du SaaS

Les plates-formes SaaS basées sur le cloud, fondamentales pour la plupart des cadres technologiques actuels, offrent des avantages substantiels par rapport au modèle logiciel à licence perpétuelle traditionnellement accepté. Cependant, sans diligence, vous risquez d’accumuler un excès de licences, dont certaines pourraient être inutiles ou excessives, voire de vous retrouver avec un environnement SaaS encombré d’applications fantômes et de licences non autorisées. Les cinq étapes décrites vous aideront à éliminer la surcharge logicielle, rendant votre environnement informatique plus simple, plus efficace et plus rentable. De plus, il est essentiel d’éviter activement l’achat de produits logiciels inadaptés (ceux qui ne disposent pas d’intégrations suffisantes, de fonctionnalités inutiles ou d’une interface utilisateur complexe) pour anticiper et éviter que l’encombrement du SaaS ne devienne un fardeau.

Découvrez notre cadre de réduction des coûts du cloud pour les DSI pour obtenir des conseils supplémentaires sur la réduction de la surcharge.

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