Comment utiliser Google Documents

Google Docs est l'une des applications de traitement de texte les plus omniprésentes, donnant à Microsoft Word une course pour son argent. Des milliers de particuliers et d'entreprises l'utilisent dans le monde parce qu'il est gratuit.

L'utilisation de Google Docs est assez simple. Vous pouvez modifier des documents sur votre mobile ou utiliser un ordinateur de bureau ordinaire. C'est génial lorsque vous êtes sur le terrain ou que vous voulez vous référer à des choses que vous avez enregistrées.

Dans ce guide, nous examinons comment utiliser Google Docs. Nous explorons ensuite certaines des raisons pour lesquelles les gens utilisent l'application.

Comment utiliser Google Documents

Google Docs vous permet de créer, de mettre en forme et de partager des documents avec d'autres personnes. C'est l'un des outils les plus polyvalents qui soient.

Créer des documents

Pour créer un nouveau document, accédez à docs.google.com. Vous trouverez ici divers documents et modèles pour vous aider à démarrer.

Tout d'abord, vous devrez vous connecter à votre compte. Ensuite, vous pouvez cliquer sur le signe "+" pour créer un nouveau document à partir de zéro.

Dans Google Docs, vous pouvez créer des documents Word, des feuilles de calcul et des présentations à partir de rien, comme dans la suite Office 365 de Microsoft.

Cependant, la transversalité est limitée. Et vous n'avez pas autant d'options qu'avec les produits Microsoft.

Modifiez et formatez vos documents

L'édition et la mise en forme de vos documents sont extrêmement intuitives. Google rend Google Docs aussi similaire que possible au principal logiciel de traitement de texte.

Son utilisation ressemble à une ancienne version de Microsoft Word en ce qui concerne le format et la structure du menu. Cependant, comme vous pouvez vous y attendre de la part de Google, la fonctionnalité est à la pointe de la technologie.

Et tout est conservé dans le cloud pour être édité ultérieurement.

Si vous souhaitez modifier le texte de vos documents, cliquez sur le mot que vous souhaitez modifier, puis mettez-le en surbrillance. Ensuite, commencez à taper et votre nouveau mot apparaîtra.

Si vous souhaitez annuler ou rétablir une action, vous pouvez utiliser les boutons Annuler et Rétablir en haut de l'écran. Ceux-ci vous permettent de revenir en arrière, par exemple, si vous supprimez accidentellement tout votre travail.

Sur les appareils à écran tactile, vous pouvez commencer à modifier des documents en appuyant deux fois sur l'écran. Cela fera apparaître un clavier avec toutes les lettres dessus. Vous pouvez ensuite taper facilement toutes vos modifications.

Google Docs est mieux utilisé sur un ordinateur avec un clavier QWERTY conventionnel. Comme d'autres logiciels de productivité, il vous permet de taper autant de mots par minute que vos doigts le permettent.

Créer des documents à partir de zéro sur des appareils mobiles est un peu plus délicat, mais cela n'a rien à voir avec les limites du logiciel lui-même. Au lieu de cela, cela a à voir avec des problèmes avec l'interface de l'appareil.

La plupart des écrans ne sont pas assez grands pour permettre la saisie au doigt conventionnelle.

Partager le travail avec d'autres

La fonctionnalité la plus impressionnante de Google Doc est peut-être la possibilité de partager de la documentation avec d'autres personnes.

Le service vous permet de fournir aux autres plusieurs niveaux d'accès, selon que vous collaborez avec eux ou non. Lorsque vous envoyez des documents à d'autres personnes, le logiciel envoie un lien vers leur adresse e-mail.

Partager le travail avec les autres est étonnamment simple. Tout d'abord, vous cliquez sur le gros bouton "Partager" dans le coin supérieur droit. Vous pouvez alors choisir entre trois options.

Le premier est « affichage uniquement ». Cette option signifie que la personne que vous partagez peut voir le document, mais qu'elle ne peut en aucun cas le modifier.

L'option suivante est le commentateur. Cet outil vous permet de spécifier si vous autorisez ou non les personnes à commenter votre travail.

Google Docs dispose d'un outil de commentaire utile qui permet aux réviseurs de mettre en évidence des sections et de fournir des commentaires. La quantité de commentaires qu'ils peuvent faire est illimitée et l'outil est granulaire.

Le dernier niveau d'accès est "éditeur". Avec cela, d'autres utilisateurs peuvent apporter des modifications directes au document.

Par exemple, si vous envoyez un travail à un client, l'accès éditeur lui permet de peaufiner votre travail sans avoir à le renvoyer pour révision ou à le copier dans un autre document.

Pourquoi les gens utilisent-ils Google Docs ?

Les gens utilisent Google Docs pour toutes sortes de raisons. Mais l'une de ses principales utilisations est pour le travail.

Parce qu'il est gratuit et que Google n'impose aucune restriction, les utilisateurs peuvent l'utiliser quand ils le souhaitent et éviter de payer des primes coûteuses exigées par d'autres éditeurs de logiciels.

Il est également simple de partager votre travail, et Google vous permet de convertir des documents au format Microsoft et vice versa avec une interruption de formatage minimale.

Au-delà de cela, les gens utilisent Google Docs pour d'autres raisons. Les préparateurs et les survivalistes, par exemple, l'adorent car il est disponible partout.

Ils peuvent l'utiliser pour stocker toutes leurs informations personnelles essentielles en cas d'urgence, en sauvegardant tous leurs documents physiques.

Les blogueurs de l'espace l'utilisent également pour écrire des articles et des guides, comme un guide de configuration de la ceinture de combat, avant de le publier sur leurs sites Web. Enfin, l'outil facilite le copier-coller du travail dans les CMS du site Web.

Google Docs est également utile pour les organisations caritatives et les groupes à but non lucratif qui cherchent à réduire les coûts.

Beaucoup ont besoin de services de traitement de texte de base, mais n'ont pas les budgets nécessaires pour payer des solutions au niveau de l'entreprise. Google Docs est un logiciel gratuit utile qui répond à 95 % de leurs besoins.

Ensuite, il existe de nombreuses agences de marketing et équipes de gestion de projet qui utilisent Google Docs.

Ces personnes trouvent que le service facilite le partage d'idées, le travail en équipe et la gestion efficace des personnes.

Elle est particulièrement critique dans le secteur du savoir, où l'écrit fait partie intégrante du modèle d'entreprise.

Les créateurs de contenu, par exemple, s'appuient fortement sur Google Docs pour fournir des services à leurs clients. En conséquence, cela fonctionne bien mieux que les systèmes internes qui agacent les rédacteurs et n'offrent pas assez de flexibilité.

Conclusion

L'utilisation de Google Docs est, heureusement, incroyablement simple. Et c'est quelque chose que toute personne qui fait du traitement de texte devrait considérer.

C'est un outil vital pour un usage personnel et pour toute personne impliquée dans l'industrie du savoir.

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