Fonctionnalités et exigences les plus essentielles pour un logiciel de gestion des ressources humaines

Le domaine de la gestion des ressources humaines a grandement bénéficié de l'implantation d'outils logiciels. Après tout, le succès de toute entreprise dépend des personnes qui y travaillent. Ces tâches sont essentielles : sélectionner les meilleurs employés, les motiver et les impliquer, suivre leurs progrès et les encourager. Et cela suggère de collecter et d'analyser des tonnes d'informations provenant de différentes sources ainsi que des études approfondies des interactions des employés.

Il devient de plus en plus sophistiqué, même pour les petites équipes, sans parler des grandes entreprises. D'ailleurs les entreprises grandissent (sinon, elles déclinent), et le travail du responsable RH offre chaque jour de nouveaux défis. Des outils spécialisés, comme ceux développés par JatApp, sont utiles. Leur objectif premier est de débarrasser les managers des tâches routinières qui consomment la majeure partie de leur temps. Mais ils aident également les managers à améliorer tous leurs efforts et à obtenir de bien meilleurs résultats.

Si vous recherchez un nouveau logiciel RH pour prendre en charge vos processus RH ou si vous souhaitez remplacer un logiciel existant par une alternative plus puissante, vous devez commencer par comprendre les exigences de ce logiciel.

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Exigences du logiciel de gestion des ressources humaines : ce dont vous avez besoin des outils RH

Un logiciel conçu par des professionnels devrait faciliter la vie des responsables RH et de tous les autres employés. La réponse à la question "qu'est-ce qu'un logiciel RH" est trop générale - elle comprend tout, d'une petite application dédiée ciblée sur des tâches spécifiques à un système complet de gestion des ressources humaines avec plusieurs dizaines de fonctionnalités.

La bonne nouvelle est que, quel que soit le type de solution SIRH dont vous avez besoin, vous obtiendrez le bon outil. Il existe à la fois des solutions prêtes à l'emploi développées par des responsables informatiques et des plateformes personnalisées conçues pour la demande de votre entreprise. Ici, le défi consiste à obtenir une solution correspondant précisément à vos demandes, et ces demandes varient pour chaque entreprise en particulier.

Facteurs à prendre en compte lors de l'élaboration de vos exigences pour le logiciel RH

Les solutions apportées par les équipes de développement de logiciels HRMS les plus en vue varient en fonctionnalité, mais elles doivent toutes assurer les qualités suivantes :

• Une seule plateforme pour stocker les données de différents départements – embauche des employés, paie, suivi du temps de travail, etc.
• La sécurité des données doit être garantie est un must car les systèmes RH contiennent des informations sensibles.
• L'évolutivité est nécessaire à mesure que votre personnel grandit, et la fonctionnalité HRMS doit s'adapter aux nouvelles exigences.
• L'analyse des données doit fournir des mesures fiables pour évaluer les performances du personnel et les efforts du responsable des ressources humaines.

Dans vos considérations, concentrez-vous sur les besoins commerciaux et les processus de l'entreprise. Vous devez être sûr que la nouvelle fonctionnalité logicielle améliorera les performances et la productivité globales, et qu'elle répondra aux exigences de sécurité des infrastructures complexes. Et bien que votre entreprise puisse définir des exigences spécifiques pour les outils, la plupart des entreprises ont besoin de certaines fonctionnalités fondamentales qui doivent être présentes dans le logiciel.

Gestion de documents

Le logiciel de gestion RH doit fournir un répertoire pour conserver les données des employés. Les données comprennent généralement des informations personnelles et de paiement, des informations sur les salaires, l'historique des emplois, des antécédents disciplinaires, des commentaires sur les performances, etc. De plus, ce module doit inclure la base de connaissances des documents de l'entreprise. Il est crucial de spécifier le niveau d'accès aux données pour déterminer quelles données sont disponibles pour tous les employés et quelles informations sont réservées à la personne autorisée uniquement.

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Gestion du recrutement

La recherche et l'embauche de nouveaux employés sont les tâches directes du responsable RH. Le logiciel RH devrait rationaliser ces processus en automatisant les tâches. Cela comprend la publication automatisée des offres d'emploi et la gestion des candidatures des candidats, les canaux de communication, les pages et portails de carrière, etc.

Gestion des performances

L'un des facteurs décisifs dans la gestion des ressources humaines d'un logiciel est la possibilité de surveiller la performance de l'employé. Il devrait y avoir une évaluation de la productivité, une collecte de commentaires, des programmes de coaching et d'éducation pour les employés, des rapports d'évaluation, etc.

Gestion des avantages

L'analyse et l'évaluation des avantages font partie des principales exigences d'un logiciel RH professionnel. Il devrait également fournir des informations détaillées sur les conditions d'obtention de ces prestations. L'employé doit avoir accès à cette section et comprendre ce qu'il peut s'attendre à obtenir et comment.

Gestion de la paie

Le service des ressources humaines est responsable de la gestion financière. Le système que vous commanderez auprès de la société de développement de logiciels RH devrait pouvoir calculer les salaires, les primes, les commissions et les actions. Il doit inclure les règles de gestion de la rémunération et les mettre à jour, gérer les plans de rémunération, gérer les impôts, etc.

Gestion des présences

Le logiciel doit suivre les présences, les absences et le temps de travail des employés. Les plates-formes HRMS avancées planifient également les activités de travail dans différents départements et projets et informent les employés engagés de tout changement. Ces modules logiciels incluent généralement des feuilles de temps qui permettent un suivi fluide du temps et des congés.

Développement personnel professionnel

La politique d'encouragement à l'épanouissement des salariés est obligatoire dans de nombreuses entreprises. Les plateformes HRMS comprennent également des modules dédiés où les responsables RH peuvent planifier, programmer et suivre la formation des employés et leur fournir des cours de formation développés dans l'entreprise ou achetés auprès de plateformes de formation tierces.

Contrat d'employé

L'une des exigences cruciales est la fonctionnalité pour fidéliser les employés en évaluant leur engagement. Cet aspect est devenu plus essentiel depuis la pandémie mondiale et le passage massif au travail à distance. Ainsi, les responsables RH ont été confrontés à de nouveaux défis de communication pour soutenir le bien-être des employés et leur fournir un retour d'information rapide sur toutes les demandes. En pratique, ce devrait être l'espace où le service RH et les employés communiquent efficacement. Les systèmes GRH personnalisés offrent une telle fonctionnalité.

Module de rapport

L'interface utilisateur des plates-formes de gestion des ressources humaines fournit des tableaux de bord pratiques avec des mesures clés pour évaluer les différents aspects de l'entreprise en un coup d'œil. En outre, les responsables doivent pouvoir obtenir des rapports détaillés et complets sur tous les aspects qui les intéressent afin d'évaluer les performances réelles et de planifier d'autres mesures et activités.

Ce sont les caractéristiques de base que tous les systèmes de qualité pour la gestion des RH devraient fournir. Les prix standard des logiciels SIRH suggèrent de couvrir toutes ces demandes. Cependant, votre objectif est également de déterminer les exigences supplémentaires spécifiques à votre entreprise. Il ne s'agit pas du nombre de fonctionnalités disponibles dans le logiciel.

La plateforme SIRH est un outil efficace lorsqu'on l'applique correctement. Ainsi, vous devez comprendre comment les pouvoirs du logiciel s'ajoutent à vos processus de travail, et comment ils les influenceront et aideront les employés à se réaliser. La précision et l'actualité seront la priorité.

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J'espère que ce didacticiel vous a aidé à connaître les fonctionnalités et les exigences les plus essentielles pour le logiciel de gestion des ressources humaines . Si vous voulez dire quelque chose, faites-le nous savoir via les sections de commentaires. Si vous aimez cet article, partagez-le et suivez WhatVwant sur Facebook, Twitter et YouTube pour plus de conseils techniques.

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