Améliorez votre flux de travail en embauchant un assistant virtuel

La plupart du temps, vous choisissez un métier en fonction de deux facteurs :

• Potentiel de gains
• Activité que vous aimez faire

Le problème avec ce dernier est que vous entrez dans un domaine pour relever un défi, pour aider les gens ou pour afficher vos propres prouesses, puis vous êtes déçu lorsque vous apprenez la vérité. La vérité est que vous passerez 10 % de votre temps à effectuer ces tâches principales et « perdrez » 90 % de votre temps et de votre énergie à répondre à des e-mails, à saisir des données dans une feuille Excel et à mener des conversations subalternes.

Eh bien, si vous engagez un assistant, vous pouvez éviter la plupart de ces problèmes et aller droit au but. Voici comment vous pouvez améliorer votre flux de travail en embauchant un assistant virtuel.

Gestion des e-mails

Un bon assistant virtuel peut s'occuper de vos e-mails. Ils peuvent les lire et y répondre. Puis, de temps en temps, lorsqu’ils rencontrent quelque chose qui nécessite réellement votre attention, signalez-le-le ou envoyez-le-vous.

Le problème avec les emails, c’est qu’il faut les consulter régulièrement. La plupart d’entre eux ne sont pas substantiels, voire même totalement sans importance. Bien sûr, le filtre anti-spam peut faire un excellent travail, mais tout ce qui n’est pas pertinent n’est pas du spam.

L’essentiel à retenir est que, même si la plupart de ces informations ne sont pas pertinentes, vous devez quand même les vérifier. Les logiciels peuvent faire un travail relativement bon, mais ils ne sont pas tout-puissants . De temps en temps, vous avez besoin d’un véritable humain pour s’en occuper.

Gardez à l’esprit que la vitesse à laquelle vous répondez aux e-mails est extrêmement importante pour vos efforts d’établissement de relations. Idéalement, vous répondriez dans un délai d’une heure, même si une réponse dans un délai de quatre heures est toujours acceptable. Le temps presse et, en tant que professionnel, c'est une ressource qui vous manque toujours.

Gérer votre emploi du temps

Il est difficile de respecter un calendrier serré, mais ce n'est que la pointe de l'iceberg. Cependant, qu’en est-il de l’établissement d’un calendrier gérable ?

Bien sûr, un outil de planification peut vous aider. Certains d’entre eux lisent même vos discussions et, puisqu’ils peuvent comprendre le contexte, planifient vos réunions sans votre contribution. Cependant, cette technologie reste rudimentaire et peu fiable.

Au lieu de cela, vous souhaitez qu'un actuperson, un assistant virtuel , gère vos calendriers, organise votre emploi du temps et même vous rappelle les réunions importantes.

Sans oublier qu’avoir un assistant pour contacter les autres participants vous donne une apparence incroyablement professionnelle.

En dehors de cela, un assistant peut également vous aider à préparer à l’avance le matériel pour ces réunions.

N'oubliez pas que devoir le faire vous-même prend beaucoup de temps. De plus, nous avons tendance à « contourner les règles » et à nous surestimer gravement. Alors, quand il nous semble que le calendrier est trop serré, nous ajoutons une ou deux réunions supplémentaires en pensant que ce n'est rien que nous ne pouvons pas gérer.

Parfois, un étranger est plus objectif, surtout lorsqu’on lui donne des directives claires.

Gérer la recherche

Lorsqu'il s'agit de recherche commerciale, il s'agit d'un processus difficile et long, mais cela ne nécessite pas un niveau incroyablement élevé de compétences académiques.

Après tout, vous ne demandez pas à votre assistant de rechercher le dernier médicament anticancéreux au niveau moléculaire ou de décomposer les choses jusqu'au plus petit composant potentiel. Au lieu de cela, ce que vous demandez, c'est de faire une recherche rudimentaire sur le sujet et de produire des résultats.

Par exemple, si vous êtes dans l'immobilier, vous pouvez leur demander de vous dresser une liste de propriétés appropriées. Cela signifie qu'ils examineront plusieurs annonces locales et noteront chaque propriété qui répond aux critères que vous avez exigés.

Dans la majorité des domaines, vous pouvez imaginer demander à vos assistants de faire ce type de recherche. La différence de résultats entre vous qui effectuez la recherche et quelqu'un d'autre qui la fait n'est vraiment pas si notable. Ce n’est pas une tâche difficile, cela demande juste du temps et des efforts.

Au lieu de le faire vous-même, vous pouvez simplement le déléguer à quelqu’un d’autre et vous concentrer sur les tâches principales.

Service client

Aujourd’hui, dans la plupart des domaines, la simple externalisation du service client n’est pas aussi satisfaisante. Une personne qui appelle ne veut pas être connectée à quelqu'un qui est légèrement associé à une marque par l'intermédiaire d'un tiers.

Parler à un assistant, c'est toujours parler à quelqu'un au sein de l'entreprise. Bien sûr, ce ne sont pas eux qui prennent les devants ni ceux qui fournissent directement les services dont ils ont besoin, mais ils sont suffisamment proches.

Tout d’abord, après avoir passé suffisamment de temps dans votre entreprise (cela ne veut pas dire des années et des décennies), ils auront une assez bonne compréhension de la majorité des processus. Même s'il peut répondre au même nombre de questions que votre page FAQ ou un chatbot (ou même s'il s'appuie sur ces ressources), un assistant virtuel reste un véritable humain.

C'est un vrai salarié, un vrai professionnel, chargé de résoudre son problème. Cela permet à vos clients de se sentir spéciaux. Cela leur permet de se sentir entendus et cela vous rapporte beaucoup de points supplémentaires.

Création et gestion de contenu

Désormais, lorsque nous parlons de création de contenu, la majorité des gens imaginent immédiatement un livre blanc de plus de 4 000 mots rempli de termes techniques et d'études de cas uniques. Même si tel était le cas, avec les outils modernes d’aide à l’écriture, cela ne serait pas hors des capacités d’un assistant virtuel moyen.

Cependant, lorsqu’il s’agit du contenu des articles de blog, du contenu des chaînes YouTube et en particulier du contenu des réseaux sociaux, les choses sont loin d’être aussi complexes ou exigeantes. Pensez-y : la plupart du temps, vous devez couper un clip vidéo à une durée appropriée, ajouter un filtre et choisir une musique de fond appropriée.

Même si vous avez un rédacteur-contributeur, vous pouvez toujours demander à un assistant virtuel de le parcourir et de comparer le contenu aux directives des affiches invitées sur votre blog. De cette façon, s’il y a quelque chose qui ne correspond pas à la norme, ils peuvent le modifier ou le pointer vers cela.

Conclure

L’essentiel à retenir est que les responsabilités d’un assistant varient considérablement. C'est à vous de décider et à l'assistant d'accepter ces conditions. Pourtant, la bonne personne dans le poste d’assistant peut vous rendre la vie tellement plus facile. A vous de prendre les dispositions appropriées.