5 outils logiciels clés pour optimiser le flux de travail de votre entreprise en 2024

Comment gérez-vous le flux de travail de votre entreprise ?

Face à une concurrence féroce et aux exigences élevées des clients, les entreprises s’efforcent d’atteindre une efficacité optimale pour obtenir un avantage concurrentiel.

Les flux de travail métier sont une série de tâches individuelles suivant une séquence requise pour l'exécution des processus métier.

Considérez-le comme un chemin que les tâches doivent suivre pour atteindre vos objectifs commerciaux.

Par conséquent, la mise en œuvre d'un système pour optimiser le flux de travail rationalise les opérations et augmente non seulement la vitesse et l'efficacité, mais permet également à votre entreprise d'économiser du temps et des coûts.

En fait, selon Camunda, 97 % des décideurs commerciaux conviennent que l'automatisation des flux de travail est essentielle à la transformation numérique, soulignant l'importance des systèmes de gestion des flux de travail.

Alors, quels outils peuvent vous aider à atteindre l’efficacité de vos flux de travail ?

Cet article abordera les principaux logiciels de flux de travail d'entreprise en 2024 pour vous aider à automatiser les processus et à exécuter vos flux de travail sur pilote automatique.

Commençons.

1. Logiciel d'optimisation de transchargement

Vous exploitez une entreprise de logistique ?

Si vous le faites, vous comprenez, plus que quiconque, l’importance du bon déroulement des choses.

Sans flux de travail clairs pour gérer les employés et les machines exécutant les processus quotidiens, vous serez probablement confronté à des inefficacités telles que des retards et une mauvaise satisfaction des clients.

La taille du marché de l’automatisation logistique devrait en fait passer de 32,7 milliards USD en 2023 à 51,2 milliards USD d’ici 2028, ce qui montre la demande accrue d’outils d’automatisation.

Beaucoup de temps et d'argent sont consacrés à la gestion et à la surveillance manuelles des flux de travail pour garantir le bon déroulement des choses . Néanmoins, cela ne garantit pas l’efficacité car les humains sont sujets aux erreurs.

Le meilleur logiciel d’optimisation du transbordement fournit une plateforme centralisée pour superviser toutes les opérations. Une vue de haut niveau permet aux gestionnaires et aux parties prenantes de comprendre l’ensemble de chaque étape de l’entreprise.

De plus, ces outils vous permettent de créer et d'exécuter des flux de travail personnalisés qui garantissent l'achèvement des tâches dans les délais, la transparence et la responsabilité.

Une solution d'optimisation du transbordement au milieu de tous vos logiciels logistiques, comme les outils de gestion de cour et d'entrepôt, garantit que le travail est interconnecté, avec des approbations et un lancement de tâches rapides. C'est un peu comme passer le bouton d'un processus à un autre.

Merchandise Warehouse Company recherchait une solution pour optimiser ses opérations en éliminant les problèmes de redondance et en offrant la flexibilité lui permettant de répondre aux demandes des clients.

Grâce à Datex Footprint, un système de gestion d'entrepôt, l'entreprise a réussi à automatiser ses processus pour chacun de ses clients et à atteindre une plus grande précision et productivité.

2. Gestion de la relation client (CRM)

Les clients sont au cœur de toute entreprise.

Pour les entreprises centrées sur le client, la satisfaction et l’expérience client sont une priorité.

Cependant, face aux exigences des clients qui n’ont jamais été aussi élevées, les responsables du service client sont contraints de trouver de nouvelles façons de répondre à ces demandes et d’améliorer la satisfaction des clients.

Il existe un lien évident entre une mauvaise gestion de la relation client et une baisse des bénéfices.

En fait, une étude de NewVoiceMedia a révélé que les entreprises américaines perdent jusqu'à 75 milliards de dollars par an à cause de mauvaises expériences clients, quantifiant ainsi le coût croissant d'une mauvaise gestion de la relation client.

Les clients veulent désormais une communication rapide, des expériences personnalisées et une flexibilité qui ne peuvent être obtenues qu'avec un logiciel d'optimisation CRM.

Le meilleur de ces outils automatise les tâches redondantes et chronophages telles que le routage des conversations et le marketing, libérant ainsi du temps pour que votre personnel d'assistance puisse se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée comme le service client.

Les chats en direct et les chatbots permettent à votre entreprise de fournir des réponses et une assistance rapides aux clients.

Grâce à des fonctionnalités avancées telles que l'IA conversationnelle, les chatbots peuvent fournir un contexte au personnel d'assistance et acheminer les conversations vers des personnes qualifiées pour une expérience améliorée.

De plus, le logiciel CRM automatise la catégorisation des conversations à l'aide de fonctionnalités telles que les balises automatiques pour une analyse approfondie qui peut fournir une compréhension approfondie des attentes et des expériences des clients.

Au-delà de l'automatisation, le logiciel CRM vous permet de bénéficier d'autres avantages, comme une plateforme de communication centralisée qui permet à votre personnel de répondre à toutes les demandes des clients sur plusieurs canaux sur une seule plateforme.

D'autres fonctionnalités notables incluent les rapports et les analyses, le suivi des SLA et les réponses prédéfinies, qui sont également utiles lors de l'automatisation.

3. Principaux outils de flux de travail de documents

Gérez-vous manuellement des documents ?

Si c’est le cas, vous devez être conscient des inefficacités liées au fait de ne pas disposer d’un système de gestion de documents solide qui vous permet de stocker, partager et numériser tous vos fichiers professionnels.

L'un des principaux goulots d'étranglement associés à une mauvaise gestion des documents est la lenteur des processus qui peut entraîner des retards dans la livraison des services et des marchandises.

Par exemple, dans le secteur de la logistique, où la paperasse est importante, le processus de signature et d'approbation prend beaucoup de temps, ce qui ralentit les délais d'exécution et entraîne des retards.

Cela se traduit bien sûr par une mauvaise satisfaction des clients, ce qui est mauvais pour votre entreprise.

En fait, l'étude de Zendesk a révélé qu'environ trois consommateurs sur cinq conviennent qu'un bon service client est essentiel pour qu'ils se sentent fidèles à une marque.

Ces statistiques devraient montrer l'importance de processus rationalisés pour améliorer l'expérience client.

Les meilleurs outils d'automatisation des documents facilitent les processus de gestion des documents, depuis la collecte jusqu'à la collecte des signatures pour approbation . Avec la plupart des documents traités sur pilote automatique, votre entreprise peut économiser des coûts et des ressources qui peuvent être transférés vers d'autres tâches importantes et complexes.

Dès le départ, ces logiciels de workflow d'entreprise, en 2024, collectent des documents numériques provenant de différentes sources ou numérisent des documents physiques avant de les catégoriser et de les intégrer au système.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals est un acteur clé de l'industrie pharmaceutique avec des milliers d'employés. De ce fait, la rédaction manuelle de contrats types prend beaucoup de temps.

ActiveDocs a fourni une solution qui a facilité les processus centrés sur les documents impliquant la création et la révision de projets de contrat et a pu accélérer les pratiques de révision et d'approbation.

4. Automatisation

L'automatisation peut alimenter et augmenter la productivité.

Imaginez le temps que vos employés consacrent à des tâches redondantes comme rechercher des documents, répondre aux requêtes répétitives des clients et numériser des fichiers pour les numériser.

Eh bien, cela représente beaucoup de temps perdu, ce qui se traduit par d'énormes coûts opérationnels au détriment de tâches complexes et importantes.

En réalité, les employés consacrent environ 19 jours de travail chaque année à des tâches répétitives, selon une étude de SnapLogic. Cela montre clairement combien de temps est perdu sur des activités banales au lieu de se concentrer sur la croissance de l’entreprise.

Cela ne s’arrête pas à la perte de temps. Les tâches redondantes nuisent également au moral de vos employés, entraînant une réduction de la productivité, ce qui peut affecter votre entreprise.

L'automatisation est le fondement de l'optimisation des flux de travail. Il n'existe vraiment aucun logiciel de flux de travail d'entreprise qui ne soit basé sur l'automatisation, des systèmes de gestion de documents aux outils de gestion de la relation client.

L'automatisation libère votre personnel des tâches chronophages et monotones, leur permettant de se concentrer sur des problèmes complexes nécessitant une intervention humaine.

Cela augmente non seulement la productivité en réduisant considérablement les coûts.

Vous pouvez facilement faciliter et optimiser les flux de travail en exécutant des tâches telles que le traitement des paiements, les approbations et le routage des conversations, garantissant ainsi des processus rationalisés et une précision et une efficacité améliorées.

Maverick International est une entreprise mondiale d'emballage qui donne la priorité aux processus rationalisés et à l'efficacité. Les machines à sceller l'entreprise sont conçues pour sceller des sacs de différentes tailles. Les ajustements manuels entre les équipes pour s'adapter aux différentes tailles étaient cependant lents.

OMRON Automation a fourni une solution qui a permis à l'entreprise d'automatiser son processus de changement. Les machines pourraient s’ajuster automatiquement à la taille souhaitée en temps quasi réel.

5. Gestion de projet

Une bonne gestion de projet peut améliorer le flux de travail.

Cela implique la supervision des tâches et des processus et l'allocation des ressources pour atteindre les objectifs commerciaux dans les limites convenues.

Leur absence entraînerait des retards dans la réalisation des objectifs, une mauvaise expérience client et des problèmes de qualité, pour n'en citer que quelques-uns . Tout cela peut avoir un impact direct sur la rentabilité, entravant ainsi la croissance de l’entreprise.

En fait, une étude menée par Geneca a enregistré 75 % des personnes interrogées qui ont cité le manque de confiance comme raison de l'échec du projet. Ce chiffre suggère un décalage entre les objectifs du projet et les responsables de sa mise en œuvre.

Les outils de gestion de projet font partie des logiciels de flux de travail d'entreprise capables de rationaliser les processus en 2024. Ils le font en fournissant des cadres structurés qui améliorent la communication et garantissent une allocation efficace des ressources.

Dans le secteur de la logistique, par exemple, la gestion de projet garantit que les ressources sont allouées aux départements importants et qu'il n'y a pas de surallocation de ressources.

De plus, diviser les projets en tâches gérables et établir des contraintes claires permet aux employés de prioriser efficacement le travail. Les solutions de workflow telles que Trello aident à visualiser les progrès, aidant ainsi les équipes à identifier les goulots d'étranglement et à ajuster les charges de travail selon les besoins.

AYESA, une entreprise espagnole internationale spécialisée dans la technologie et l'informatique, a utilisé plusieurs logiciels pour rationaliser ses opérations sans intégration. Cela a entraîné des problèmes de visibilité du projet, car ils ne disposaient pas d'une image commune et claire de l'état du projet.

Lors de la mise en œuvre d'Easy Redmine, l'entreprise a obtenu une visibilité sur la charge de travail et la capacité d'avoir des projets bien organisés. Cela permet à chaque membre de l'équipe de savoir qu'il doit le faire à tout moment et au chef de projet de contrôler le calendrier.

Conclusion

Vous n'avez toujours pas optimisé les flux de travail de votre entreprise ?

C’est votre meilleur pari pour prendre l’avantage dans un environnement commercial très compétitif, vous permettant de rationaliser vos opérations sans compromettre la qualité.

En fait, selon un rapport de Gitnux, environ 75 % des chefs d'entreprise déclarent que l'automatisation des flux de travail leur confère un fort avantage concurrentiel, soulignant la nécessité de flux de travail efficaces.

Les logiciels de flux de travail d'entreprise ne manquent pas, allant des outils d'optimisation de transfert aux solutions de gestion de la relation client qui améliorent la satisfaction client.

L'intégration de plusieurs de ces outils peut augmenter considérablement la productivité, gagner du temps et rationaliser les processus pour la croissance de l'entreprise.