Comment l'apprentissage automatique va changer les communications d'entreprise

Il est presque impossible de parler de l'avenir de la technologie sans parler d'intelligence artificielle. Le mot à la mode a imprégné à peu près toutes les facettes de la technologie, et les communications d'entreprise ne sont pas différentes. Maintenant, nous ne parlons pas d'une armée de robots intelligents qui menacent la race humaine, loin de là. Nous sommes loin de cela, heureusement.

Cependant, l'intelligence artificielle est réelle, elle est là, et elle va apporter des changements drastiques à notre façon de faire des affaires et d'interagir avec nos équipes au quotidien. Au cours de leurs présentations à Enterprise Connect cette année, Microsoft et Google ont longuement discuté de la réalité actuelle de l'IA et des communications d'entreprise, ainsi que de l'avenir proche. En termes simples, lorsque les choses deviennent plus intelligentes, nos vies deviennent plus simples.

Avec la montée en puissance de l'IA dans nos plates-formes de communications unifiées, nous verrons un tout nouveau concept pour la façon dont nous percevons les communications et ce que nous devrions attendre de ces solutions.

L'essor des communications intelligentes

Lors de son discours d'ouverture, Bob Davis, vice-président d'Office 365 Engineering chez Microsoft, a expliqué que Microsoft avait une nouvelle vision à long terme pour l'industrie des communications d'entreprise. Cette vision s'appuie sur le travail existant effectué par de nombreux acteurs différents sur le marché, mais pousse également les communications unifiées vers une toute nouvelle voie.

Cette nouvelle voie est connue sous le nom de communications intelligentes. Les communications intelligentes seront plus connectées que jamais. Les communications intelligentes seront perspicaces et proactives, nous permettant de faire tomber les barrières et de mieux gérer le déluge d'informations auquel nous sommes exposés chaque jour.

Mais pour mettre une définition au terme, les communications intelligentes seront l'intersection de l'intelligence artificielle et des communications d'entreprise. Une façon de penser à cela serait l'IA en tant qu'assistant personnel des utilisateurs, leur fournissant un aperçu des conversations ou les acheminant vers les informations dont ils ont besoin.

Maintenant, tout cela est conceptuel, alors allons creuser dans quelques exemples concrets pour mieux comprendre de quoi je parle.

Puisque nous utilisons le terme et la définition de Microsoft, il convient de commencer par le géant de la technologie pour expliquer un scénario du monde réel, d'autant plus que Microsoft utilise déjà l'IA au sein de sa plate-forme UC. Ainsi, Microsoft a introduit l'idée des communications intelligentes, mais d'où vient-il ce concept ? Pour comprendre d'abord d'où vient l'idée, il faut d'abord comprendre le paysage.

Une plate-forme et un cerveau

La dernière application de communications unifiées de Microsoft est Microsoft Teams, l'aspect collaboratif de leur plate-forme Office 365. Teams vit directement dans Office 365 et permet aux utilisateurs de se regrouper en équipes pour travailler ensemble et discuter de projets, partager des mises à jour, des informations, des fichiers, etc. Mais ce n'est que la plate-forme, nous n'avons pas encore atteint l'IA.

Lors de leur discours, Davis a expliqué que "pour que quelque chose soit intelligent, il faut un cerveau". Ainsi, construit au-dessus de Microsoft Teams est quelque chose que le géant de la technologie appelle le Microsoft Graph. "C'est ce qu'est le graphique Microsoft", a poursuivi Davis, "un cerveau puissant qui se connecte aux signaux de données provenant de chaque e-mail, chaque fichier, chaque message envoyé dans Office 365."

Étant donné que ce « cerveau » analyse en permanence chaque interaction dans Office 365, le graphique peut offrir des informations puissantes et nous aider à mieux gérer le flux massif d'informations.

Un assistant puissant

Par exemple, lorsque vous essayez de contacter Steve et que vous recherchez simplement James dans Office 365, Microsoft Graph peut prédire exactement à quel Steve vous souhaitez parler, en fonction de vos équipes existantes, des canaux dans lesquels vous vous trouvez et de votre contact précédent. avec d'autres Steve.

Ou pour un scénario plus complexe, disons que vous travaillez sur un projet de construction d'un nouveau drone. Vous avez besoin d'un expert en drones pour vous aider à guider le projet, donc au lieu de demander un expert en drones, vous pouvez simplement demander à Microsoft Teams "Qui connaît les drones ?" Les équipes rechercheront ensuite dans chaque canal et interaction pour savoir qui parle le plus des drones et vous recommanderont d'interagir avec cet utilisateur.

Une nouvelle façon de se rencontrer

En plus de fournir des informations telles que l'expert en drones de votre équipe, Microsoft Graph peut également changer la façon dont nous organisons et participons aux réunions. Actuellement, les réunions sont un ensemble d'expériences déconnectées, et de nombreux appels d'informations critiques passent entre les mailles du filet. Par exemple, il est très facile de perdre le fil lors de la prise de notes si quelqu'un parle trop vite, puis d'avoir cette information manquante dans votre transcription de la réunion.

Avec Microsoft Graph, les réunions peuvent être très différentes. Au lieu de cela, a déclaré Davis, nous devrions traiter les réunions comme des "cycles de vie", afin qu'elles puissent être facilement enregistrées et partagées. Par exemple, Teams peut être configuré pour enregistrer vos réunions, transcrire automatiquement les réunions et placer le fichier directement dans la discussion de votre équipe pour être consulté ultérieurement. De cette façon, vous avez accès à chaque élément d'information qui a été discuté au cours de la réunion. Pour aller encore plus loin, avec l'IA, les utilisateurs peuvent rechercher des mots clés spécifiques ou même leurs noms dans des réunions enregistrées, et accéder directement à ce moment précis de la réunion.

Dans l'ensemble, Microsoft a des exemples réels assez impressionnants de la façon dont l'IA est utilisée en ce moment, à notre époque actuelle.

Bien que Google n'ait pas organisé une présentation complète comme Microsoft, le géant des moteurs de recherche a eu l'occasion de partager une adresse de vision de l'industrie dans laquelle ils ont directement discuté de l'intelligence artificielle et de l'avenir des communications.

Diane Chaleff, Office of the CTO for Google Cloud Suite, a présenté la vision de Google pour l'avenir des communications, une vision fortement influencée par l'apprentissage automatique. Elle a expliqué comment les communications ont toujours été au cœur de l'innovation et de la croissance, et comment l'apprentissage automatique sera au cœur de l'innovation pour les communications en particulier.

Une nouvelle façon de programmer des réunions

Un fil conducteur entre l'introduction de l'intelligence artificielle dans les communications semble être l'accent mis sur l'amélioration de nos réunions. Les réunions ont lieu tous les jours, et bien que leur objectif principal soit d'être productifs, elles peuvent parfois avoir l'impact inverse si les choses ne se passent pas bien. Google pense que nous pouvons révolutionner tous les aspects des réunions, de l'organisation aux réservations d'espace, en passant par le temps passé en réunion.

Pour commencer les réunions, Chaleff a expliqué que l'employé de bureau américain moyen passe plus d'une heure par semaine à planifier des réunions - une heure de pure distraction. Au lieu d'essayer d'organiser le calendrier de cinq ou six personnes différentes, nous pouvons utiliser l'apprentissage automatique pour le faire pour nous, le tout dans le cadre d'un chat. Un bot alimenté par l'apprentissage automatique peut être utilisé pour planifier des réunions de manière conversationnelle avec un message simple, comme "planifier une réunion avec Dan demain".

À la réception de ce code, le bot analyse alors les calendriers des deux participants pour localiser un bloc vide commun et indique automatiquement cette heure aux deux participants.

Trouver un espace

Alors maintenant, vous avez planifié votre réunion au bon moment, mais qu'en est-il de trouver un lieu de rencontre ? Chaleff a de nouveau partagé une statistique, selon laquelle 25% à 40% des salles de réunion réservées finissent même par ne pas être utilisées et restent vides. C'est beaucoup d'espace perdu. Le problème pour trouver un lieu de rencontre n'est pas le manque d'espace, mais plutôt une utilisation inefficace de l'espace.

Par exemple, si votre réunion individuelle avec Dan échoue, l'espace de réunion peut être libéré - dites simplement au bot, ou à votre collègue, que vous ne pouvez pas le faire et l'apprentissage automatique peut être utilisé pour mettre à jour automatiquement le calendrier et marquer cette salle programmée comme vide.

Mais en allant encore plus loin, l'apprentissage automatique pourrait également être utilisé pour trouver une salle de taille appropriée pour votre réunion. Si la liste des participants diminue, voire augmente, le même bot alimenté par l'apprentissage automatique peut reprogrammer la réunion pour une salle qui correspond mieux à votre liste de participants. Dans l'ensemble, l'apprentissage automatique peut être utilisé pour nous permettre d'organiser plus efficacement non seulement nos heures de réunion, mais également nos lieux.

Des réunions plus productives

Toujours de la même manière que Microsoft, Google veut révolutionner la façon dont nous passons notre temps dans les réunions, nous permettant d'être plus productifs. Dans le monde actuel, si vous manquez une date clé lors de la prise de notes, vous devrez peut-être planifier une nouvelle réunion juste pour découvrir cette information. Google, cependant, voit ce problème être résolu avec une solution différente.

Pour l'avenir, Google promeut l'utilisation d'un tableau blanc numérique, comme son propre Jamboard, pour nous aider à prendre de bien meilleures notes et à ne jamais manquer une information importante. Avec l'apprentissage automatique intégré au tableau blanc numérique, les notes manuscrites peuvent être automatiquement converties en une police dactylographiée, plusieurs utilisateurs peuvent prendre des notes sur le tableau en même temps et être des participants égaux, et l'apprentissage automatique peut même être utilisé pour nettoyer des dessins ou griffonnages.

Tout ce que vous écrivez au tableau sera alors sauvegardé, et retranscrit. Le Jamboard peut également enregistrer votre réunion et retranscrire automatiquement tout ce qui a été dit, pour que rien ne passe entre les mailles du filet. La vision de Google est que nous pouvons utiliser l'intelligence artificielle pour maximiser l'ingéniosité humaine. Nous pouvons utiliser l'IA pour gérer toutes les tâches inutiles et banales, permettant aux gens de faire ce qu'ils font le mieux, d'être créatifs.

L'intelligence artificielle n'a pas besoin d'être une technologie apocalyptique effrayante dont nous avons peur. La réalité est que l'IA est déjà disponible et qu'elle est là pour nous aider. Les réunions sont clairement une frontière convenue pour commencer pour l'intelligence artificielle. Nous avons même vu d'autres fournisseurs comme Cisco introduire des solutions similaires qui tirent parti de l'apprentissage automatique pour rendre nos réunions plus productives.

J'ai beaucoup aimé le sentiment exprimé par Chaleff dans sa courte présentation : la communication a toujours été au centre de l'innovation, et cela est particulièrement vrai en cette nouvelle ère de l'information. En utilisant l'IA pour gérer tous les "déchets", comme l'a dit Chaleff, les humains sont libérés pour être plus productifs, travailler plus efficacement et communiquer plus efficacement.