Avantages effectifs de la gestion des données de référence pour les entreprises

Grâce à la gestion des données de référence, il existe désormais un moyen plus efficace de stocker et de présenter les données. L'élimination des pertes coûteuses a permis aux entreprises d'aujourd'hui de se concentrer sur les activités de marketing et de stratégie opérationnelle. Il s'agit d'un avantage essentiel, notamment en raison des importantes fusions et acquisitions qui ont lieu dans le monde de l'entreprise.

• Statistiques
• Avantages du MDM
• Défis MDM
• Conclusion

• Au cours de la décennie précédente, Gartner prévoyait que les revenus mondiaux des logiciels de gestion des données de référence (MDM) atteindraient 1,9 milliard de dollars d'ici 2012.
• Il y a eu une augmentation de 21% des revenus générés de 2011 à 2012.
• Le marché est passé à 3,2 milliards de dollars en 2015.

Comment la gestion des données de référence profite-t-elle à une entreprise dans son ensemble ?

• Élimination de la redondance

  Chaque organisation standard a des départements et des unités mis en place pour le fonctionnement efficace de l'entité corporative. Ces sous-niveaux ont différentes catégories d'équipes conçues pour atteindre des objectifs spécifiques pour chaque département.

  Quelques-unes de ces équipes comprennent l'équipe marketing, l'équipe commerciale, l'équipe informatique ainsi que l'équipe de recherche et développement. Toutes ces équipes interagissent directement ou indirectement avec le client.

  Au cours de l'interaction avec le client, les équipes doivent collecter et maintenir les données recueillies auprès du client. Ces données vitales doivent permettre à cette unité fonctionnelle de s'acquitter efficacement de ses fonctions. L'inconvénient de ce processus est que la redondance est inévitable, en raison de la répétition des données et des données inutilisées en jachère.

  L'un des avantages de la gestion des données de référence est qu'elle supprime la redondance des données. Il garantit également que les données se trouvent dans un emplacement central unique.

• Modifications des données de base

  Le processus d'hébergement et de conservation des dossiers provenant de nombreuses sources par divers organes d'une entreprise est très difficile. En effet, les modifications de données ou les mises à jour de données ont lieu de manière isolée au sein d'une unité ministérielle particulière distincte des autres.

  Malheureusement, cela se traduit par une divergence des données au sein d'une même organisation, car les modifications ou les mises à jour apportées ne se reflètent pas dans tous les domaines. Les chefs d'unité fonctionnelle dépendent des données pour prendre des décisions commerciales, cependant, ces données doivent être crédibles.

  Les décisions commerciales prises sur la base de données erronées ou inexactes pourraient avoir des conséquences catastrophiques pour une entreprise. Cela pourrait être aussi grave qu'une perte de revenus de l'ordre de millions pour l'entreprise.

  La seule façon d'éviter ce danger est de disposer d'enregistrements de données crédibles, exacts et à jour. La gestion des données de base résout ce problème en affectant une édition générale qui se reflète à chaque point.

• Analyse de données utile et efficace

  Vous ne pouvez pas trop insister sur l'importance et l'intégrité des enregistrements de données dans une organisation. Pour être crédibles, les données doivent être exactes, explicites et à jour. En effet, la qualité des décisions commerciales prises est le reflet direct de la qualité des données présentées.

  Une analyse inexacte effectuée sur des données inexactes donnera des résultats erronés qui ne seront pas utiles et se révéleront inefficaces. La solution ou le moyen de sortir de ce résultat indésirable est la gestion des données de référence.

  L'un des principaux avantages de la mise en œuvre de la gestion des données de référence sur vos enregistrements de données est une analyse de données utile et efficace.

• Les données clés entrent

  L'un des principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées aujourd'hui est la question de la surcharge d'informations. Il y a tellement de données recueillies auprès de diverses sources par plusieurs ministères pour des raisons différentes.

  Habituellement, le grand volume de données rassemblées concerne les tâches et les objectifs de chaque service. L'organe exécutif de l'entreprise, qui est l'organe de décision le plus puissant et l'autorité finale, détermine la politique de l'entreprise.

  Pour ce faire, le cadre intermédiaire doit informer l'exécutif. Les managers impliqués dans cet exercice doivent étayer leurs positions par des données vérifiables. Cela signifie que l'énorme volume de données doit être filtré ou rationalisé. La gestion des données de référence rend cela possible en ne produisant que des données utiles et pertinentes.

• Données faisant autorité

  Les opérations commerciales font partie des processus vitaux qui composent le bon fonctionnement d'une organisation. Cependant, les opérations commerciales ont besoin d'informations pour être à la fois efficaces et efficientes.

  Pour qu'une entreprise fonctionne correctement, les données obtenues des différentes unités fonctionnelles doivent non seulement avoir une source vérifiable, mais doivent également s'avérer authentiques.

  Les avantages de la gestion des données de référence vous aident, en tant que chef d'entreprise, à coordonner toutes vos sources de données en un seul nœud clé.

  Par conséquent, étant donné que le personnel responsable se donne beaucoup de mal pour s'assurer que le nœud de données clé est crédible, la gestion des données de référence devient la source de données mondiale faisant autorité de l'entreprise.

• La cohérence des données

  L'intégrité des données est l'un des principaux problèmes. Les entreprises s'appuient fortement sur les données pour prendre des décisions commerciales quotidiennes. Ces décisions commerciales ont souvent des conséquences monumentales. En effet, les décisions déterminent souvent si une organisation réalisera un profit ou une perte.

  Il peut déterminer s'il y aura une augmentation ou une baisse des revenus. En plus de cela, certaines des données rassemblées capturent également des détails sur les concurrents. Ceci est important car cela aide une organisation à effectuer une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) précise.

  La concurrence relève du groupe des menaces parce que le succès d'un concurrent fait que ce concurrent s'empare d'une plus grande partie de la part de marché. Cela signifie une augmentation des revenus pour le concurrent et une diminution des revenus pour votre entreprise.

  Par conséquent, l'intégrité des données ne doit pas être mise en doute. Une caractéristique clé de l'intégrité des données est la cohérence des données. La gestion des données de référence garantit la cohérence de vos données. Si vos données sont cohérentes, cela signifie qu'elles sont fiables, cela améliore la vitesse à laquelle le travail progresse au sein de votre service et même à l'échelle de l'entreprise.

• Plates-formes multiples

  Aujourd'hui, les affaires se déroulent pratiquement à la vitesse de la lumière, dans le sens où les informations sont générées rapidement et les décisions sont prises rapidement. De plus, vous devez également prendre conscience du fait que le monde est désormais un village global.

  Cela signifie que, grâce à Internet, les hommes d'affaires peuvent désormais interagir entre les localités, les pays, les régions et les continents. Une grande majorité de ces interactions commerciales ont lieu sans que les gens ne se rencontrent physiquement.

  Un autre facteur dans les affaires qui a pesé sur les transactions est la prolifération de plusieurs plates-formes commerciales. Dans le passé, les affaires se déroulaient via des réunions physiques organisées entre les parties intéressées, mais l'arène est désormais différente.

  Plusieurs plateformes sont maintenant disponibles et ont été mises en place à des fins commerciales. Il s'agit notamment de l'espace physique, du cyberespace et du cloud. Les avantages de la gestion des données de référence garantissent la disponibilité des données sur toutes ces plateformes.

• La flexibilité

  Plusieurs techniques de gestion des données existent. Le seul but de ces mécanismes est la gestion efficace et efficiente des données. Les entreprises du monde entier investissent massivement dans les données.

  En effet, des données crédibles sont pratiquement la pierre angulaire des entreprises modernes. Toute entreprise qui manque de données ne peut pas avoir la perspective dont elle a besoin pour prendre des décisions commerciales précises.

  Le stock de données d'une entreprise doit subir plusieurs opérations et procédures. Une entreprise fait cet exercice afin de maintenir l'intégrité de ses données. Cette activité couvre les listes d'accès à l'utilisation des données, la disponibilité des données et la maintenance des données ainsi que le stockage des données. La flexibilité des données est beaucoup plus grande dans la gestion des données de référence que pour les autres.

• Sauvegarde facile

  Le référentiel de données d'une entreprise fait partie des actifs clés que possède une entreprise. Par conséquent, un haut niveau de sécurité est nécessaire. Les pirates peuvent pénétrer dans l'infrastructure d'une entreprise et voler des enregistrements de données précieux.

  Les enregistrements de données peuvent inclure et couvrir tout ce qui va des chiffres de vente, des unités de production, des dossiers du personnel (ce qui constituerait une atteinte à leur vie privée) et des études de marché ainsi que des conceptions pour les prototypes à venir.

  Dans le processus, et généralement, pour dissimuler leurs traces, les pirates ont tendance à introduire des vers et des virus dans le système. Cela entraîne souvent la corruption de données vitales ou la perte pure et simple de données.

  L'administration centralisée des ressources dans la gestion des données de base vous permet de sauvegarder vos données beaucoup plus facilement.

• Convivialité et efficacité commerciale accrues

  Les logiciels de gestion de données sont essentiels au bon fonctionnement et au succès d'une entreprise. Par conséquent, il est important de le concevoir pour qu'il soit le plus convivial possible.

  Tous les différents départements d'une entreprise, ses équipes ainsi que tous les cadres doivent trouver le package de prestations de gestion des données de référence facile à utiliser et à déployer.

  Chaque entreprise veut fonctionner de la manière la plus efficace possible et toutes les entreprises veulent être aussi efficaces que possible dans leur prestation de services.

  Les avantages de la gestion des données de base créent la possibilité d'atteindre cet objectif en facilitant l'utilisation des données, améliorant ainsi les opérations commerciales.

• Accès basé sur les rôles

  L'un des avantages de la gestion des données de base est la capacité et la polyvalence du progiciel. Il vous est possible, en tant qu'administrateur, de définir des autorisations sur le système.

  Cela signifie que la gestion des données de référence vous permet de gérer les données de l'entreprise de manière très importante. Vous pouvez conférer certains privilèges et droits au personnel de l'entreprise en fonction du cadre, du statut de gestion, du niveau de responsabilité et du rôle fonctionnel.

  Par conséquent, vous pouvez accorder ou refuser l'accès à certaines personnes en fonction de leur niveau d'habilitation au sein de l'entreprise. L'avantage de ceci est que seules les informations spécifiques au rôle du personnel sont fournies, ce qui améliore la sécurité du système dans son ensemble.

• Efficacité améliorée

  Le but de toute organisation est donc de devenir plus efficace ; vous devez éliminer les déchets et les pertes. Le but des pirates et des entités malveillantes, en revanche, est de corrompre et de voler des données.

  Cela se traduit par des données non seulement corrompues, mais aussi parfois inaccessibles. Ces données sont inutiles pour l'organisation et représentent une perte d'heures de travail consacrées à la gestion des données ainsi qu'une perte de revenus.

  L'intégrité des données doit toujours être maintenue car il s'agit d'une exigence clé qui permet au personnel de faire son travail. Par conséquent, vous devez supprimer les données corrompues. La gestion des données de référence purge votre pool de données de ce type, améliorant ainsi la productivité et l'efficacité.

• Éliminer les données de mauvaise qualité

  Si les données que vous avez en stockage sont obsolètes, inexactes et invérifiables, elles sont de mauvaise qualité. Vous ne pouvez pas fonder vos décisions commerciales sur des données non fiables, car cela entraînerait des décisions erronées. De plus, les revenus de l'entreprise perdraient des revenus, ce qui n'est pas souhaitable.

  

  Par conséquent, la seule façon d'éviter cela est de vous assurer que vos données sont de bonne qualité en termes de fiabilité. Ce que fait la gestion des données de référence, c'est de regrouper toutes vos banques de données en un seul emplacement central. Cet emplacement central est accessible à toutes les parties concernées, qui sont les unités fonctionnelles de l'entreprise.

  Cependant, pour que cela devienne exploitable et réponde aux normes de qualité requises, vous devez travailler sur les données. L'un des avantages de la gestion des données de référence est d'abord de sécuriser votre stockage, de le mettre à jour et de le purger des données de mauvaise qualité.

• Prise de décision améliorée

  Le concept entier derrière la gestion des données de référence est la centralisation, la sécurité et le stockage des banques de données. Le résultat d'avoir des données de meilleure qualité est une prise de décision de meilleure qualité. Les unités fonctionnelles dépendent du pool central en tant que source finale faisant autorité.

  Ce stockage central est accessible chaque fois que des ressources sont requises avec un accès accordé en fonction des niveaux de privilège. L'un des avantages de la gestion des données de référence est que vous pouvez tirer parti des ressources mises en commun d'autres unités commerciales au sein de l'organisation.

  Le résultat est que vous avez une meilleure compréhension et une meilleure compréhension de ce à quoi ressembleraient vos offres de solutions. Les informations tirées des enquêtes marketing menées par l'équipe marketing peuvent être extrêmement bénéfiques pour l'équipe commerciale. Le résultat est une meilleure prise de décision.

• Conformité réglementaire supérieure

  Chaque industrie du monde des affaires moderne a un organisme de réglementation, qui est un organe du gouvernement. Cet organisme gouvernemental a un pouvoir de surveillance, de réglementation ainsi qu'une sanction en cas d'entreprises qui contreviennent à la loi.

  Dans le même ordre d'idées, toutes les entités organisationnelles dûment enregistrées se voient imposer certaines normes par l'organisme de réglementation auxquelles elles doivent adhérer. Celles-ci couvrent l'achat de licences d'exploitation, le paiement des cotisations et le respect de normes d'exploitation strictes.

  La création, l'organisation et la maintenance d'un pool de données centralisé apportent un avantage unique à l'entreprise. Vous pouvez facilement suivre votre niveau de conformité aux normes réglementaires définies pour votre secteur. Il vous est relativement facile de rencontrer et de respecter les dates d'expiration avant le renouvellement des licences, etc.

• Hiérarchisation efficace

  Dans une organisation d'entreprise, plusieurs relations d'affaires existent entre le client et les différentes équipes départementales de l'entreprise. Quelques-unes de ces relations incluent la relation client-équipe de vente, la relation client-équipe marketing, la relation client-équipe d'assistance et la relation client-équipe d'assistance à la clientèle.

  Ce sont toutes des relations clients stratégiques, qui doivent être cultivées et entretenues. La raison pour laquelle cela devrait être le cas est que sans clients, aucune entreprise ne peut réaliser de ventes, sans ventes, il n'y a pas de revenus et sans revenus, il n'y a pas de profit. Toute entreprise qui ne fait pas de profit finira par disparaître.

  Toutes ces relations clients stratégiques génèrent des données précieuses. Il est important de sécuriser les données obtenues dans un pool central après collationnement. Cet emplacement est accessible aux différentes branches d'une entreprise à la demande.

  La gestion des données de référence(1) vous offre une vue intégrée de l'association qui existe entre les différentes relations clients stratégiques. Cette perspective contribue à améliorer la qualité des décisions commerciales que vous prenez.

Quels sont les plus grands défis de la gestion des données de référence ?

• Engagement des parties prenantes

  L'engagement des parties prenantes est l'un des plus grands défis auxquels vous êtes confronté avec la gestion des données de référence. Il est important et essentiel pour vous d'impliquer les parties prenantes concernées. La plupart du temps, les activités qui ont lieu au cours de la mise en œuvre se situent en amont.

  Cela signifie qu'une grande partie du travail effectué n'est généralement pas visible pour la majorité des autres équipes. Par conséquent, le personnel le considère comme une activité qui relève des responsabilités de l'équipe informatique et en dehors de sa sphère d'influence.

  Par conséquent, vous devez vous engager dans un processus de formation pour les membres de l'équipe interfonctionnelle des autres unités commerciales. Vous devez vous assurer de les éclairer sur les avantages de la gestion des données de référence.

• Parrainage exécutif

  Si vous devez adopter, conserver et maintenir la gestion des données de référence au sein de votre organisation, vous devez faire en sorte que l'exécutif s'y associe. C'est souvent un défi majeur pour les administrateurs.

  Vous avez besoin de l'exécutif pour parrainer et soutenir l'actif que vous avez acquis dans sa totalité. Pour y parvenir, vous devez trouver un moyen de convaincre l'exécutif de la viabilité du système.

  En outre, l'exécutif doit également voir quels avantages l'entreprise peut tirer de l'utilisation du logiciel. La seule façon d'y parvenir est de présenter des exemples de réussite qui sont le résultat direct de la mise en œuvre de l'actif.

  En plus de cela, vous devez les impliquer dans le processus d'intégration du logiciel de gestion des données de référence avec d'autres systèmes CRM.

• Saisie d'exigences non pertinentes

  Un autre défi que vous pouvez rencontrer est la saisie d'exigences non pertinentes dans la gestion des données de base. Pour que l'actif MDM soit opérationnel, certains paramètres doivent être configurés pour s'assurer qu'il fonctionne de manière optimale.

  Il est important que seules les exigences pertinentes qui sont des attributs clés des données soient incluses dans la configuration. Si d'autres paramètres non pertinents entrent, cela nuirait à la fonctionnalité du système.

  Par conséquent, cela conduirait à de mauvaises conclusions basées sur les données, ce qui entraînerait de mauvaises décisions. Celles-ci peuvent être très difficiles et coûteuses à invalider à l'avenir.

• Absence de gouvernance efficace des données

  C'est une erreur de supposer que la gestion des données de référence, en tant que forme de technologie, suffit à piloter les activités d'une entreprise. En fait, l'actif ne produira un rendement maximal que s'il est personnalisé pour répondre aux normes déterminées par les besoins spécifiques de votre organisation.

  Cela signifie que la gestion des données de référence ne réussira pas uniquement en tant que solution technologique. Elle doit être à la fois définie et portée par les objectifs commerciaux de l'entreprise.

  C'est un défi majeur que vous rencontrerez probablement. Par conséquent, il existe un besoin critique d'une gouvernance efficace des données.

• Outillage approprié

  Obtenir les outils appropriés dans la gestion des données de référence est également un défi commun. Il est essentiel que vous obteniez ce droit dès le départ. Cependant, vous vous demandez peut-être comment faire le bon choix.

  Quels critères devez-vous appliquer pour faire une sélection ? Quelles fonctionnalités devez-vous rechercher dans un outil ? Pouvez-vous choisir juste et tous les outils qui se présentent à vous ? Certaines de ces questions peuvent vous traverser l'esprit.

  Ce qui suit devrait vous guider pour faire le bon choix. Tout d'abord, vous devez définir clairement les exigences de votre organisation. Quels sont les besoins actuels de l'entreprise ? Quels sont les futurs besoins de l'entreprise ? Essayez de faire des projections pour l'avenir en termes d'expansion et de croissance.

  En plus de cela, vous devez examiner attentivement votre vision organisationnelle et votre énoncé de mission. Il est impératif que vous vous assuriez que les projections des besoins futurs ainsi que les plans correspondent à la vision et à l'énoncé de mission de votre entreprise. Enfin, vous devez définir l'objet et le but du bien que vous souhaitez acquérir.

• Définitions de modèle

  La gestion des données de référence nécessite un modèle de données de référence. Ce modèle de données de base nécessitera une définition claire. Cela peut être difficile car cela peut ne pas être clair au départ.

  De plus, quel que soit le modèle que vous choisirez finalement, il doit répondre aux exigences uniques de votre entreprise. Vous aurez besoin de données de base et de métadonnées de premier niveau ainsi que de données de base et de métadonnées de second niveau.

  Ensuite, vous devez superposer le modèle que vous définissez avec toutes les couches de données de base et de métadonnées obtenues. L'objectif est de simplifier le processus d'intégration.

• Situations actuelles complexes

  En affaires, les entreprises planifient leur croissance parce qu'elle est attendue et souhaitable. La croissance signifie expansion, plus de personnel, plus d'immobilisations ainsi que plus de biens immobiliers en termes d'acquisition de terrains pour les succursales et les bureaux régionaux à l'étranger.

  La croissance se traduit également par l'acquisition de plus de systèmes pour améliorer le fonctionnement de l'entreprise. Cela signifie automatiquement que la mémoire de données augmente de manière presque exponentielle avec chaque système acquis.

  Cependant, cette situation pose un sérieux défi car elle crée un chevauchement des données. Vous devez trouver un moyen de relever ce défi, car il entraîne des complications dans la gestion des données de référence.

• Talents et connaissances

  La gestion des données de référence est essentielle au fonctionnement efficace des systèmes d'entreprise modernes d'aujourd'hui. Cela va au-delà de la technologie, des plans et des conceptions et est si important qu'il est devenu l'élément vital des entreprises.

  Le capital humain reste la ressource la plus importante d'une organisation, car le personnel reste le cerveau des systèmes. De plus, les personnes compétentes et capables sont toujours une condition essentielle pour que l'entreprise puisse prospérer.

  Par conséquent, la meilleure voie à suivre consiste à appliquer le capital humain à la gestion des données de référence. Cela vous obligera à fusionner les compétences humaines et l'expérience pour construire le type de système unique que vous désirez. Cela signifie que vous devez rassembler une équipe spécialement triée sur le volet dans un groupe de travail parfaitement adapté à la tâche.

• Établir la norme

  Il est extrêmement difficile d'établir des normes dans la gestion des données de référence. C'est probablement le défi le plus difficile qui lui est associé. Les normes ne peuvent être contraignantes que si toutes les unités commerciales constitutives de l'organisation s'entendent mutuellement.

  Les normes à adopter doivent s'aligner sur les objectifs organisationnels. En plus de cela, toutes les unités commerciales au sein de l'entreprise doivent être capables de le mettre en œuvre dans les paramètres de leurs objectifs départementaux.

• Revenir au début

  De nombreux administrateurs ont une difficulté commune dans les entreprises du monde entier. Le défi est de savoir par où commencer avec la gestion des données de référence ainsi que comment démarrer la mise en œuvre.

  Ce que vous devez faire, c'est retourner à la planche à dessin et détailler une procédure à suivre. Vous devez vous assurer que vos préparatifs sont adéquats et que vous disposez de toutes les ressources nécessaires.

  Cela servira de modèle ou de guide pour la mise en œuvre. Par conséquent, établissez un point d'origine et lancez le processus à partir de là.

Conclusion

La gestion des données de référence est l'incarnation des meilleures pratiques mondiales dans l'industrie. Il permet la mise en œuvre de diverses architectures, plates-formes et applications.

Il est conseillé d'exploiter la puissance de cet atout précieux car il réduit sensiblement vos frais généraux. Ceci est souhaitable pour toutes les entreprises : augmenter les bénéfices et réduire les coûts. La gestion des données de référence peut rendre cela possible pour vous.

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