Un examen approfondi : notre examen pratique des équipes Microsoft en 2019

La semaine dernière, nous avons examiné de près le terme croissant de « communications d'entreprise », avec un examen pratique de Webex Teams. Pour aider à compléter cette discussion (et pour préparer notre article en tête-à-tête Ultimate Showdown : Microsoft Teams vs WebEx Teams), nous voulions offrir un autre examen approfondi de ce qui est sans doute le plus grand candidat à la médaille d'or Enterprise UC&C : Les équipes Microsoft.

Ce n'est pas la première fois que nous examinons de près Microsoft Teams, mais bien sûr, au fil du temps, un certain nombre de choses ont changé. Alors que les solutions UC axées sur l'entreprise prennent de l'ampleur, nous constatons que les organisations remplacent rapidement les solutions de communication plus standard par ces plates-formes de collaboration complètes et robustes.

Sans aucun doute, ces plates-formes de collaboration capables d'entreprise s'emparent rapidement du marché, étendant leurs capacités bien au-delà du chat persistant à des capacités critiques comme la collaboration visuelle améliorée, et même les dernières technologies comme l'intelligence artificielle.

Afin de mieux comprendre les options actuelles qui existent et pourquoi ces solutions s'imposent rapidement sur le marché, nous avons souhaité vous présenter de près la dernière version de Microsoft Teams.

Une extension de collaboration autonome vers Office 365

Sans trop se concentrer sur le comment et le pourquoi, Microsoft a développé sa propre vision du marché de la collaboration, qui s'intégrerait bien dans l'écosystème Office 365. C'est à peu près aussi simple que cela. Maintenant, cela ne raconte vraiment pas toute l'histoire : Teams est une plate-forme incroyablement performante qui étend la collaboration au-delà des discussions en tête-à-tête ou en groupe.

« Microsoft Teams est une application de collaboration qui aide votre équipe à rester organisée et à avoir des conversations, le tout au même endroit. Voici un aperçu rapide du côté gauche de Teams.

Et, avec une plate-forme cloud aussi puissante augmentant l'accessibilité du portefeuille Microsoft déjà populaire, Microsoft a vu une ouverture pour saisir ce nouveau paradigme de collaboration.

Bien sûr, ils ne sont pas étrangers à la communication avec l'acquisition et le développement continu de Skype, entre autres outils. Mais, comme je l'ai dit dans le passé, Microsoft Teams n'est "pas simplement une autre application de messagerie que vous téléchargez sur votre bureau et votre téléphone comme Slack".

Au lieu de cela, Teams consiste à faire partie de l'écosystème Office 365. Avec Microsoft Teams, les utilisateurs ont accès à un certain nombre de fonctions réparties en quatre catégories :

• Équipes – Trouvez et créez des canaux pour tenir « des réunions sur place, avoir des conversations et partager des fichiers »
• Réunions - Voir tout ce que vous avez aligné pour la journée ou la semaine. Ou programmez une réunion. Ce calendrier se synchronise avec Outlook, un exemple de l'intégration profonde d'Office 365.
• Appels – Les organisations peuvent élargir leurs équipes pour inclure les appels VoIP au-delà du simple chat et de la collaboration
• Activité - Retrouvez tous vos messages non lus, @mentions, réponses et plus encore

Un peu a changé depuis mon dernier regard sur Teams ; Microsoft propose désormais une version gratuite de Teams, permettant aux organisations de tirer parti de Teams sans avoir besoin d'un abonnement Office 365 complet. Mais, l'option de mettre à niveau et d'acquérir l'intégralité de la plate-forme est là pour ceux qui choisissent de le faire.

Et honnêtement, cela met en évidence un argument de vente assez important pour la plate-forme Teams de Microsoft - l'intégration profonde avec le reste de l'écosystème Office 365. Avouons-le, les applications de Microsoft ont été, et seront probablement toujours, les solutions d'entreprise incontournables pour un certain nombre de tâches. Nous ne pouvons pas vraiment imaginer un monde sans Word, Excel et PowerPoint - ou du moins leur influence.

Utilisation de Microsoft Teams : l'interface utilisateur

Comme avec presque toutes les autres applications UC&C, Microsoft parvient à rendre la navigation assez simple avec une fenêtre de contenu principale au centre et une navigation sur la gauche. Personne n'essaie de réinventer la roue ici, juste de la rendre plus confortable.

Comme sur la plupart des autres applications UC ou de collaboration, il y a quatre icônes le long du panneau de gauche pour la navigation principale, mais cette fois avec une petite étiquette de texte pour accompagner l'icône, juste au cas où vous ne pourriez pas comprendre ce que cette image de une bulle de chat signifie.

Mais Microsoft a pris une tournure un peu unique dans la conception de Teams, en se concentrant plus spécifiquement sur l'aspect équipe de la plate-forme. La vue principale que l'on voit dès qu'ils ouvrent l'application est le flux d'activité, où les utilisateurs peuvent voir tout ce que fait toute leur organisation.

Cela inclut les conversations, les fichiers et, très franchement, presque tout ce que vous souhaitez ajouter, des applications Microsoft aux intégrations tierces. La répartition se poursuit avec une concentration plus précise, car les icônes suivantes du menu de navigation permettent aux utilisateurs d'accéder directement aux discussions individuelles ou de se concentrer plutôt sur les équipes - pensez aux équipes comme aux salles de discussion partagées.

En fin de compte, les équipes sont l'endroit où la plupart de votre collaboration se déroulera. Ce sont des groupes de personnes réunies pour un travail, des projets ou des intérêts communs. Les équipes sont composées de canaux.

Chaque canal est ensuite construit autour d'un thème spécifique, par exemple « production de contenu » ou « optimisation marketing ». Au sein des canaux, les utilisateurs converseront, organiseront des réunions, collaboreront et partageront des fichiers ou des documents.

Les utilisateurs peuvent également accéder aux fichiers directement dans l'onglet Fichiers et disposer d'un autre bouton de menu pour étendre encore plus leurs fonctionnalités avec d'autres applications et services Microsoft.

Dans l'ensemble, la conception est simple et la navigation est facile, mais je ne peux pas m'empêcher de ressentir une redondance ici, avec la possibilité de regarder une activité à l'échelle du département (qui inclura généralement vos équipes), ou une autre de regarder de plus près les équipes elles-mêmes.

À grande échelle, cela aurait du sens, permettant aux départements de se développer davantage en équipes plus petites, mais cela peut également représenter trop d'options pour les équipes plus petites - d'où la raison pour laquelle ces plates-formes sont orientées vers les grandes entreprises.

Collaborer dans Microsoft Teams : L'UX

Les équipes Microsoft permettent bien sûr un haut niveau de collaboration grâce à l'utilisation des solutions et applications Office 365. Les utilisateurs peuvent co-éditer des documents en temps réel, ce qui était déjà possible avec 365 en général.

Les utilisateurs peuvent choisir l'application qu'ils souhaitent spécifiquement mettre en évidence et l'ajouter à leur vue à l'aide des boutons d'onglet. Ces onglets permettent aux individus de passer rapidement d'une fenêtre à l'autre et d'accéder aux fichiers ou documents pertinents, par exemple ce document Word que vous et le reste de l'équipe de relations publiques co-éditez. Au fur et à mesure que la conversation sur les modifications se déroule, chaque utilisateur peut également voir les modifications individuelles en cours.

Mais la collaboration implique également la communication ; qui doit finalement être le plus simple possible. Nous ne pouvons pas avoir ces grands barrages routiers qui nous ralentissent et ralentissent effectivement notre taux de production en même temps.

Une plate-forme de communication et de collaboration performante supprime ces obstacles et facilite la communication, et non la complique. Microsoft Teams parvient à le faire en permettant un niveau intense et granulaire de personnalisation de la communication. Ce que je veux dire par là, c'est que les utilisateurs peuvent vraiment se décomposer et se concentrer sur ce qu'ils veulent que leurs conversations portent, grâce à l'organisation.

Il existe deux options distinctes :

• Équipes - ce sont les groupes, comme les départements ou les équipes, au sein d'une organisation. Vous devez constituer des équipes, puis y ajouter des personnes.
• Canaux - Au-delà des équipes, les utilisateurs peuvent diviser encore plus leurs conversations avec des canaux spécifiques et dédiés. Chaque équipe individuelle démarre automatiquement avec son propre canal dédié appelé "Général", mais les utilisateurs peuvent étendre avec plus de canaux pour des projets ou des sujets spécifiques si nécessaire.

Bien sûr, une fois les canaux configurés, les utilisateurs sont alors libres de rejoindre ces discussions de groupe (tant qu'ils font partie de l'équipe) pour commencer à collaborer - considérez ces canaux comme des salles de discussion communes pour chaque projet ou réunion spécifique.

Des équipes seront dédiées à des départements spécifiques, par exemple l'équipe de contenu. Au sein de l'équipe de contenu, il peut y avoir une organisation supplémentaire avec des canaux, tels que "Contenu interne", "Contenu indépendant", "Contenu de publication invité", etc.

Ce niveau de configuration organisationnelle devrait contribuer grandement à fournir une expérience claire, facile à comprendre et cohérente. Le plus grand avantage est la possibilité de jongler avec plusieurs canaux dédiés au sein d'une équipe.

Sur d'autres plates-formes, comme Slack, les utilisateurs peuvent créer autant de canaux qu'ils le souhaitent et peuvent dédier des canaux spécifiques à des projets spécifiques comme ceux énumérés ci-dessus, mais cela ne fera que créer une longue liste de canaux désorganisés. Mais, pour aider à garder les choses organisées, j'aime l'inclusion d'un onglet Activité en haut de chaque canal pour capturer les parties importantes d'une conversation.

Le concept se déplace plus loin dans le domaine des « communications d'entreprise » lorsque les utilisateurs sont beaucoup plus capables d'organiser leurs communications et ont la possibilité de passer d'une équipe ou d'un service à l'autre, et même d'organiser davantage les efforts (si nécessaire) avec des canaux spécifiques et dédiés à l'intérieur. ces équipes.

De cette façon, si une personne fait partie de plusieurs équipes, elle n'a pas besoin de jongler avec plus d'un compte Slack ou d'une salle Slack, mais elle a plutôt la possibilité de passer d'une équipe à l'autre.

L'approche de Microsoft en matière d'IA dans les communications unifiées

En septembre 2017, Lori Wright a expliqué que Microsoft avait "une nouvelle vision des communications intelligentes", qui, selon elle, transformerait "les expériences d'appel et de réunion pour les personnes et les organisations du monde entier".

L'idée générale était que ce nouveau paradigme de communications intelligentes va au-delà des « communications unifiées traditionnelles » en incluant des capacités plus intelligentes et proactives.

Cette annonce concernait principalement un changement de stratégie de Microsoft, mettant davantage l'accent sur Teams en tant que solution de collaboration chargée de promouvoir ce concept de communications intelligentes.

Il semble que le plan soit de permettre aux équipes de supprimer lentement mais sûrement Skype for Business - que ce soit ou non l'avenir de Microsoft reste à voir, mais l'accent mis sur les communications intelligentes est absolument toujours un élément central de la plate-forme. Ce qui est intéressant à voir, cependant, c'est que certaines des dernières versions de Microsoft sont intégrées à la fois à Skype et à Teams, sans aucune mention de Skype for Business.

Par exemple, il suffit de regarder l'annonce récente de Microsoft d'une capacité de flou d'arrière-plan dans Skype et Teams. En tirant parti de l'IA, les utilisateurs peuvent choisir de brouiller leur arrière-plan lors d'une vidéoconférence pour masquer l'encombrement.

D'une part, le terme « communications intelligentes » peut être utilisé pour décrire la collaboration globale améliorée fournie par une solution comme Teams, principalement l'édition en direct et le partage de fichiers ainsi que le chat persistant.

Mais en réalité le terme va un peu plus loin, et Microsoft met en avant quelques fonctionnalités intéressantes rendues possibles par cette nouvelle idée de collaboration intelligente :

• Avant le début d'une réunion, Teams localisera et "mettra en évidence" ce qu'il considère être des informations ou des documents pertinents qui aideront à l'effort de collaboration.
• Au cours d'une réunion, Teams capturera et transcrira la conversation avec un sous-titrage temporel codé et même une reconnaissance vocale pour attribuer des remarques à des orateurs spécifiques.
• Après la réunion, Teams videra automatiquement l'enregistrement et la transcription de cette réunion dans tous les canaux ou conversations pertinents sur la plate-forme. Cela permet à n'importe qui au sein de l'organisation de rechercher et d'examiner le contenu de la réunion.

Toute cette idée, comme mentionné ci-dessus, consiste à simplifier le processus de travail - maintenant c'est un peu un cheval mort à ce stade, c'est tout le concept au-delà de l'IA et des automatisations.

Mais, je pense qu'il est important de voir ce concept mis en action dans la réalité, et Microsoft, par exemple, a des débuts très intéressants dans le monde réel de la révolution de l'IA.

Ce qui est particulièrement intéressant, bien sûr, c'est ce concept majeur de «communications intelligentes», qui signifie une orientation et une priorité claires, de Microsoft au sein de la plate-forme Teams, étant placées non seulement sur l'introduction de nouvelles fonctionnalités, mais aussi sur l'innovation radicale de la façon dont le travail est effectué. .

L'essentiel : Tirer parti d'Office 365

Ces solutions de niveau entreprise font clairement leur affaire et sont sur le point de remplacer certaines de nos solutions les plus appréciées. Par exemple, Microsoft Teams se porte très bien en particulier, et gagne en fait pas mal de terrain sur Slack. En décembre 2018, Computer World a signalé que MS Teams "est désormais la deuxième application de chat d'entreprise la plus populaire".

Ils ont noté que d'après les résultats d'une récente enquête Spiceworks, 21 % des personnes interrogées utilisaient Teams maintenant, contre seulement 3 % en 2016. Bien que nous ne puissions pas encore compter nos poulets avant qu'ils n'éclosent, et ce n'est qu'une enquête avec portée limitée, je pense qu'il y a une indication claire d'une réaction aux besoins commerciaux existants. Slack a vraiment introduit l'idée d'un chat persistant fonctionnant pour remplacer le courrier électronique et permettant des communications et une collaboration permanentes en temps réel.

Mais ces plates-formes comme Webex Teams et Microsoft Teams ont reconnu que le logiciel de collaboration d'équipe est bien plus qu'une salle de chat IRC sophistiquée - sinon IRC n'aurait pas été remplacé par des applications plus jolies et plus brillantes. La possibilité de collaborer non seulement par le texte, mais aussi par la vidéo, le tableau blanc et même la co-édition de documents est si puissante qu'il n'y a aucune raison pour que cela ne soit pas possible.

C'est là que Microsoft Teams brille assez fort, en particulier l'inclusion et l'intégration profondes des outils et produits Microsoft Office et Office 365 existants. C'est un euphémisme de dire que la suite Office a été révolutionnaire et continue de l'être (au moins d'une certaine manière, même si elle ne fait que créer de meilleurs concurrents).

La possibilité de simplement saisir une solution facile à utiliser, et même gratuite, qui non seulement fonctionne avec mais exploite spécifiquement certains des outils les plus courants que nous utilisons déjà quotidiennement est un peu une évidence, au lieu d'assembler d'autres outils. Après tout, n'est-ce pas là le but des communications unifiées ?