Les 12 meilleurs outils de collaboration mobile et pourquoi vous en avez besoin maintenant

Des données récentes sur les avantages du travail à distance pour les employeurs montrent que les employés travaillant à domicile sont 15 % plus productifs que les membres de l'équipe au bureau, ce qui permet aux entreprises d'économiser en moyenne 11 000 $ par an.

Les outils de collaboration mobiles tels que les applications de partage de fichiers, les plateformes d'appel vidéo et la messagerie instantanée en déplacement permettent aux membres de l'équipe de communiquer entre eux de n'importe où aussi rapidement qu'ils le feraient dans un environnement de bureau traditionnel.

Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans les outils de collaboration mobiles et quelles sont les meilleures options ? De plus, les versions mobiles des logiciels de collaboration d'équipe populaires valent-elles la peine d'être utilisées ou les fonctionnalités les plus importantes ne sont-elles disponibles que dans les versions de bureau ?

Qu'est-ce que la collaboration mobile ?

La collaboration mobile est le processus d'utilisation d'outils de communication et de collaboration d'équipe mobile pour connecter les membres de l'équipe, peu importe où ils se trouvent ou quel appareil ils utilisent.

Ces applications peuvent être des versions mobiles de logiciels de bureau ou des outils de collaboration d'équipe mobiles autonomes sans contrepartie de bureau.

Les utilisateurs peuvent se connecter entre eux d'un appareil mobile à un appareil mobile ou d'un ordinateur de bureau à un appareil mobile comme une tablette ou un smartphone.

Les outils et fonctions de collaboration mobile les plus populaires sont :

• Partage de fichiers mobiles
• Prise de notes mobile
• Appel vidéo mobile
• Messagerie de chat mobile
• Gestion de projets mobiles
• Partage d'écran mobile

Quels sont les avantages de la collaboration mobile ?

Les applications de collaboration mobiles permettent aux membres de l'équipe de travailler selon leurs propres horaires depuis n'importe quel endroit où ils ont accès à Internet.

Les avantages supplémentaires incluent :

• Amélioration de la communication interne
• Délais de projet plus courts
• Économies de coûts
• Communication rapide
• Meilleur moral des employés
• Collaboration améliorée
• Suivi de projet simplifié

Quels sont les meilleurs outils de partage de fichiers mobiles ?

Les applications de collaboration mobiles de partage de fichiers fournissent un emplacement central pour tous les documents liés à un projet spécifique et leur permettent de partager tous les fichiers qu'ils ont créés avec d'autres membres de l'équipe. Ces outils de collaboration en ligne gratuits aident à réduire les e-mails sans fin et permettent l'édition et les commentaires de fichiers en temps réel.

Ils fournissent également un contrôle de version pour empêcher les membres de l'équipe de travailler sur des brouillons obsolètes.

Lors de l'évaluation de ces outils de collaboration mobiles, tenez compte de la quantité d'espace de stockage qu'ils offrent, ainsi que du contrôle d'accès et des mesures de sécurité de l'application.

Google Docs

Google Docs est l'application de partage de fichiers basée sur un navigateur la plus connue, fournissant des applications de collaboration de bureau et mobiles pour les appareils Android et iOS.

Comme pour la version de bureau, l'application mobile Google Docs permet aux utilisateurs d'accorder l'accès aux fichiers à des utilisateurs spécifiques ou de fournir un accès aux fichiers via un lien partagé. L'édition hors ligne est un autre avantage énorme de Google Docs qui est également disponible dans la version mobile.

Les seules fonctionnalités majeures manquantes dans l'application mobile sont les modifications suggérées, les formes et les en-têtes/pieds de page. Bien que l'édition soit possible dans la version mobile, notez que les utilisateurs doivent également télécharger Google Drive s'ils souhaitent créer des dossiers spécifiques pour les documents.

Les autres fonctionnalités mobiles de Google Docs incluent :

• Fonction voix-texte
• Ajouter/résoudre des commentaires de document
• Balisage des commentaires
• Outil de surbrillance
• Accepter/refuser les modifications
• Historique des révisions

En plus de la création, du partage et de l'édition de documents via Google Docs, Google propose également des versions mobiles de son outil de tableur, Google Sheets, et de son outil de présentation, Google Slides. Consultez notre article sur les meilleurs hacks Google Doc pour en savoir plus sur les fonctionnalités supplémentaires de bureau et mobiles.

Boîte de dépôt

Dropbox est une application de bureau et mobile de partage de fichiers multiplateforme avec plus de 175 types de fichiers pris en charge, notamment des images, des fichiers Adobe PDF, des documents Google et Microsoft Office, etc.

Compatible avec les appareils mobiles iPhone et Android, Dropbox fournit à la fois le stockage de fichiers et l'édition et la collaboration en temps réel. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers entre eux et créer des dossiers pour organiser les documents par projet ou par équipe.

Alors que sa version gratuite permet jusqu'à 2 Go de stockage, les plans payants offrent un espace de stockage illimité.

Dropbox mobile n'offre pas autant de fonctionnalités que sa version de bureau, mais fournit toujours la synchronisation automatique des documents, l'accès aux fichiers hors ligne et la numérisation de documents/images à partir des appareils photo des smartphones.

Les autres fonctionnalités mobiles de Dropbox incluent :

• Mot de passe de protection
• Commentaire de fichier
• Impression à distance
• Lien et partage de fichiers SMS
• Historique d'édition des fichiers
• Notifications push
• Barre de recherche de fichiers

Que sont les applications mobiles de prise de notes ?

Que vous soyez en visioconférence ou que vous assistiez à une réunion en personne avec un client, l'utilisation d'une application mobile de prise de notes facilite le téléchargement, le partage et la révision ultérieure d'informations importantes.

Créez des listes de tâches, réfléchissez à des idées avec d'autres membres de l'équipe et accédez à des fichiers supplémentaires dans des applications comme EverNote et Microsoft OneNote.

EverNote

EverNote est un appareil mobile de prise de notes et un système de classement virtuel qui permet aux utilisateurs d'organiser des notes dans des "carnets" spécifiques à un sujet ou de classer les notes via des balises de sujet.

Les utilisateurs peuvent créer des listes de tâches, joindre et commenter des fichiers, inclure des pages Web et même numériser des cartes de visite dans EverNote. L'outil s'intègre même à d'autres plates-formes de collaboration d'équipe telles que Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce et Microsoft Teams.

Les fonctionnalités mobiles d'EverNote incluent également :

• Synchronisation automatique
• Notes audio
• Annotation PDF
• Babillards virtuels
• Authentification unique

EverNote propose une version de base gratuite et deux options payantes qui offrent un espace de stockage supplémentaire.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote est un bloc-notes numérique qui agit à la fois comme une application mobile de prise de notes individuelle et à l'échelle de l'équipe. Les utilisateurs peuvent séparer les blocs-notes en différents sujets et sections, capturer du contenu à partir du Web et partager à la fois des blocs-notes entiers et des pages de notes individuelles avec d'autres membres de l'équipe. Toute personne ayant accès aux notes peut les annoter/modifier en temps réel.

Il est particulièrement populaire pour sa capacité à convertir des notes manuscrites en texte dactylographié grâce à sa fonction de reconnaissance de texte OCR. Les utilisateurs de OneNote peuvent également dessiner et annoter des notes, mettre en surbrillance du texte important et télécharger des photos de leur appareil mobile dans leurs notes.

La version mobile de Microsoft OneNote propose également :

• Listes de tâches
• Synchronisation cloud
• Accès hors ligne
• Enregistrement audio et vidéo
• Modèles de prise de notes
• Balises personnalisées
• Notez l'historique des versions
• Notes autocollantes virtuelles

Les plateformes d'appels vidéo mobiles en valent-elles la peine ?

Le logiciel de conférence Web permet des réunions en face à face entre les membres de l'équipe distante, les départements et les chefs de projet, ce qui en fait l'une des fonctionnalités de collaboration mobile les plus importantes de cette liste.

Les plateformes d'appels vidéo mobiles garantissent que les employés ne manquent pas ces réunions importantes, où qu'ils se trouvent, et permettent même aux membres de l'équipe d'assister facilement à des webinaires ou à des sessions de formation virtuelles de n'importe où.

En plus de la visioconférence mobile, bon nombre de ces outils offrent également des fonctionnalités telles que le partage d'écran, la messagerie instantanée, des outils de planification, l'enregistrement de réunions, etc.

Zoom et GoToMeeting sont les deux principaux outils d'appel vidéo mobile car ils offrent les versions mobiles les plus complètes de leur logiciel de bureau.

Aller à une réunion

Le logiciel de conférence Web GoToMeeting est l'une des alternatives Skype Entreprise les plus populaires grâce à des fonctionnalités telles que l'enregistrement et la transcription de réunions, des outils de présentation de tableau blanc et de pass et un contrôle administrateur renforcé.

Sa version mobile compatible iOS, Blackberry et Android n'est pas moins robuste et offre des fonctionnalités essentielles en dehors des simples appels vidéo, ce qui signifie qu'elle élimine le besoin de télécharger plusieurs outils de collaboration mobile.

Les utilisateurs mobiles de GoToMeeting peuvent voir jusqu'à six écrans simultanés, bénéficier d'une vue active du haut-parleur et partager des écrans avec d'autres participants.

Les fonctionnalités mobiles supplémentaires de GoToMeeting incluent :

• Outil de messagerie instantanée
• Planification des réunions
• Rejoindre une réunion en un clic
• Annotation d'écran partagé
• Enregistrement de réunion mobile
• Appel audio VoIP
• Pass présentateur
• Notifications push de rappel de réunion

Veuillez noter qu'au moment d'écrire ces lignes, les applications de collaboration mobiles GoToMeeting ne sont disponibles qu'avec des forfaits payants.

Zoom

Zoom est la plate-forme de visioconférence la plus populaire du moment, et son application mobile compatible avec Android et iOS n'est qu'une autre raison.

Les utilisateurs peuvent voir jusqu'à quatre écrans simultanément et peuvent balayer pour voir des écrans supplémentaires lors de réunions plus importantes.

Tout le monde peut rejoindre une réunion Zoom sur un appareil mobile via un lien de réunion, ce qui signifie qu'il n'est pas nécessaire de télécharger l'application (bien que ceux qui organisent des réunions en aient besoin). Les retardataires peuvent même rejoindre une réunion en cours via leur appareil mobile, et les hôtes peuvent inviter d'autres à se joindre après le début de la réunion.

Les fonctionnalités supplémentaires de Zoom Mobile incluent :

• Partage de fichiers
• Raccourcis Siri
• Activer/désactiver le son des participants
• La salle d'attente mobile virtuelle
• Messagerie instantanée
• Affichage de l'intervenant actif par défaut
• Partage d'écran
• Outil tableau blanc (iPad uniquement)
• Co-annotation de partage d'écran
• Arrière-plans virtuels
• Mode de conduite sécuritaire
• Fonction de levée de main

Si des problèmes de sécurité récents comme Zoombombing vous ont fait réfléchir à deux fois avant d'utiliser cette plate-forme d'appel vidéo populaire, notre liste des meilleures alternatives Zoom propose des options supplémentaires.

Quelles applications Mobile Chat Messenger devriez-vous utiliser ?

Les applications de messagerie instantanée sont des outils de collaboration mobiles permettant une communication interne instantanée. Ils sont idéaux pour envoyer des annonces à l'échelle de l'entreprise, obtenir des éclaircissements rapides, ou même interroger ou demander des commentaires aux membres de l'équipe.

Ces applications devraient permettre aux utilisateurs de créer des chaînes privées et publiques en fonction des équipes, des sujets, etc. Les utilisateurs devront également marquer/mentionner les utilisateurs individuels ou les canaux dans leur ensemble, pour s'assurer que les employés sont informés des informations spécifiques à l'équipe et urgentes.

Certaines applications de messagerie instantanée permettent également le partage de fichiers dans l'application, les appels vidéo et les appels de conférence audio.

Mou

Slack est l'application de messagerie instantanée la plus connue et sa version mobile est compatible avec les appareils de bureau et mobiles.

La version mobile de Slack organise les canaux de discussion dans le menu de navigation, permet la création de sous-threads et le marquage des utilisateurs, et s'intègre même aux outils de collaboration d'équipe populaires tels que Google Docs, Asana et Jira.

Les utilisateurs peuvent envoyer des messages dans des groupes publics et privés ou des canaux individuels et peuvent télécharger et accéder à des fichiers via des intégrations d'applications tierces.

Les fonctionnalités supplémentaires de Slack Mobile incluent :

• Mises à jour de statut
• Ne pas déranger
• Réactions émojis
• Chaînes consultables
• Possibilité de marquer les messages comme non lus
• Rappels de réponse
• Modification et suppression des messages
• Mode sombre

Si Slack ne convient pas à votre équipe, notre liste des meilleures alternatives Slack propose des options supplémentaires.

Signal

Signal est l'outil de messagerie instantanée mobile idéal pour les entreprises particulièrement soucieuses de la sécurité et de la confidentialité.

Tous les messages et appels sont cryptés de bout en bout, les données des utilisateurs ne sont pas partagées et, mieux encore, Signal est open source et entièrement gratuit. En plus de la messagerie instantanée, Signal permet également des appels vidéo individuels et des appels audio VoIP illimités.

Les fonctionnalités supplémentaires incluent :

• Réactions émoticônes
• Partage de fichiers, d'images et de vidéos
• Messages qui disparaissent
• Accès par code PIN
• Utilisateurs bloqués

Signal n'a pas autant d'outils de collaboration intégrés à l'application que Slack, mais c'est le bon choix pour les membres de l'équipe qui ont besoin d'un moyen de communiquer rapidement les uns avec les autres tout au long de la journée de travail.

Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet mobile ?

Les outils de gestion de projet permettent aux chefs d'équipe d'attribuer des tâches et de surveiller l'avancement du projet et permettent aux employés de comprendre facilement leurs responsabilités et leurs rôles.

Ces plates-formes sont également d'importants outils de collaboration mobile car elles fournissent des diagrammes de Gantt et des vues Kanban, des listes de tâches et permettent aux chefs de projet de définir des dépendances de tâches.

Bien que les options populaires de logiciels de gestion du travail comme Monday.com, Trello et Basecamp aient d'excellentes versions de bureau, leurs applications mobiles compromettent de nombreuses fonctionnalités essentielles.

Wrike

Wrike est un logiciel de collaboration d'équipe qui propose une application Android gratuite et une application mobile iOS en plus de sa version de bureau plus robuste.

Wrike fournit des flux d'activités de tâches en temps réel, offre à la fois des vues basées sur des tableaux et des feuilles de calcul, et s'intègre à d'autres outils de collaboration d'équipe populaires tels que Slack, Microsoft Teams et Zoom.

Bien que les autres outils de collaboration mobile de cette liste soient accessibles via un navigateur Web mobile, notez que le téléchargement de l'application elle-même est le seul moyen d'utiliser Wrike sur un appareil mobile.

Les fonctionnalités mobiles supplémentaires de Wrike incluent :

• Affectation de tâches à plusieurs employés
• Affectation des sous-tâches
• Les dates d'échéance
• Mode hors-ligne
• Partage de fichiers
• Commentaires de tâche
• Suivi du temps
• Vue de la charge de travail
• Barre de recherche à l'échelle de l'application

Asana

Asana est une plate-forme de gestion du travail de bureau populaire, particulièrement connue pour son système de gestion des tâches de type liste de contrôle et ses multiples vues de tableau.

Sa version mobile Android et iOS offre la plupart des mêmes fonctionnalités que l'outil de bureau, y compris les vues calendrier, Gantt et Kanban. L'application mobile d'Asana comprend des notifications push, des attributions de tâches et des commentaires, et même la hiérarchisation des tâches.

Les chefs d'équipe peuvent également examiner et approuver les tâches et les fichiers téléchargés en ligne ou hors ligne.

Les fonctionnalités supplémentaires incluent :

• Notes vocales
• Mises à jour de l'avancement des tâches
• Les dates d'échéance
• Ordres du jour des réunions
• Création de sous-tâches
• Modèles de projets prédéfinis
• Édition de fichiers

En savoir plus sur les tarifs et les forfaits Asana dans notre revue détaillée.

Que sont les applications de partage d'écran mobile ?

Les applications gratuites de partage d'écran donnent aux membres de l'équipe une vue en temps réel de l'écran de quelqu'un d'autre, ce qui facilite grandement l'apprentissage des employés sur l'utilisation d'un nouveau logiciel, l'identification d'un problème technique ou l'assistance à la clientèle.

Les applications de partage d'écran doivent inclure l'accès au tableau blanc et permettre le contrôle à distance, et certaines peuvent même inclure des fonctionnalités telles que l'impression à distance et l'enregistrement d'écran de session.

Certains des outils ci-dessus que nous avons mentionnés, tels que Zoom et GoToMeeting, offrent des fonctionnalités de partage d'écran en plus d'autres fonctionnalités telles que les appels vidéo et le partage de fichiers. Cependant, les outils de collaboration mobiles ci-dessous sont exclusivement des applications de partage d'écran.

mikogo

Mikogo est une plate-forme de partage d'écran mobile et de bureau compatible avec les appareils Apple iOS et Android.

Il connecte les utilisateurs de bureau et mobiles ainsi que les utilisateurs mobiles à mobiles et prend en charge la conférence vocale pendant les sessions de partage d'écran. Seuls les utilisateurs qui souhaitent partager leurs écrans doivent télécharger l'application, tandis que les participants peuvent rejoindre via un navigateur. Les utilisateurs peuvent partager l'intégralité de leurs écrans mobiles ou de bureau, ou une seule application.

Mikogo est unique en ce sens qu'il stocke des données concernant les sessions de partage d'écran passées, y compris les participants, la durée de la réunion, la date de la réunion, etc. Le partage d'écran individuel est gratuit pour toujours, tandis que les utilisateurs payants peuvent partager jusqu'à 25 écrans simultanément.

Mikogo propose également :

• Passe fonction de présentateur
• Télécommande souris et clavier
• Outil tableau blanc
• Enregistrement d'écran de session
• Transfert de fichier

AnyDesk

AnyDesk est l'un des meilleurs outils de collaboration mobile multiplateforme pour le partage d'écran.

Il est compatible avec les appareils mobiles Android et Apple ainsi qu'avec les ordinateurs de bureau et est particulièrement connu pour fournir un accès sans surveillance. Cela signifie que tout utilisateur disposant d'un mot de passe peut accéder à distance à l'écran d'un membre de l'équipe quand il le souhaite, ce qui en fait un outil idéal pour les représentants du service client.

Alors que sa version gratuite se limite strictement au partage d'écran, ses trois plans payants offrent des fonctionnalités telles que :

• Impression à distance
• Outils de tableau blanc
• Partage de fichiers
• Télécommande
• Enregistrement d'écran de session
• Messagerie instantanée

Les outils de collaboration mobile sont-ils aussi bons que les logiciels de collaboration d'équipe de bureau ?

Bien que les outils de collaboration mobiles n'offrent pas toutes les fonctionnalités de leurs homologues de bureau, ils ne compromettent pas les fonctions essentielles telles que la prise de notes, le partage d'écran, les fonctionnalités de gestion des tâches, les appels vidéo et le partage de fichiers.

Les outils de collaboration mobiles offrent tout autant de valeur que les versions de bureau avec plus de commodité, de facilité d'utilisation et de flexibilité. Ne soyez donc pas surpris si les membres de l'équipe commencent à les préférer aux logiciels standard.

Cependant, afin d'éviter que ces outils n'occupent trop d'espace de stockage - et d'éviter les tracas liés au passage constant d'une application à l'autre - il est préférable de s'appuyer sur des outils de collaboration mobile offrant un ensemble de fonctionnalités plus complet, par opposition à ceux qui se concentrent sur une seule application. une caractéristique principale.

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