Service VoIP mensuel ou annuel - Quel est le meilleur pour votre entreprise

Les fournisseurs de logiciels VoIP (Voice over Internet Protocol) professionnels tels que Nextiva, RingCentral et Vonage permettent de réaliser des économies de 30 à 50 % par rapport aux téléphones de bureau traditionnels.

La signature d'un contrat à long terme avec un fournisseur de système téléphonique est considérée comme un moyen d'augmenter encore plus les économies.

À la suite de l'impact catastrophique de COVID-19 sur de nombreuses entreprises, les entreprises réévaluent les véritables avantages d'être enfermées dans un contrat de fournisseur unique qui est un cauchemar à sortir lorsque des circonstances imprévues surviennent.

Pour beaucoup, il est maintenant temps de passer à un service VoIP sans contrat.

Une plus grande flexibilité n'est pas la seule raison pour laquelle aucune option de contrat ne vaut la peine d'être envisagée.
Ici, nous allons explorer pourquoi renoncer à un long contrat de téléphonie VoIP peut être la bonne décision pour votre entreprise.

Table des matières:

1. VoIP avec ou sans contrat pour les entreprises
2. Inconvénients d'un service VoIP sous contrat
3. Avantages d'un système VoIP sans contrat
4. Les pièges potentiels d'un fournisseur VoIP sans contrat
5. Tarification avec contrat ou sans contrat

VoIP avec ou sans contrat pour les entreprises

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Les fournisseurs de services téléphoniques VoIP sous contrat exigent généralement un engagement d'au moins un an en échange d'un prix global inférieur pour leurs services. Le prix annuel doit être payé en totalité à la date d'initiation du plan, plus les frais d'activation et d'installation.

Vous devrez peut-être également payer pour mettre à niveau votre connexion Internet Wi-Fi et votre bande passante en plus d'acheter un nouveau routeur et d'autres équipements.

Aucun plan de contrat ne facturera des frais mensuels globaux plus élevés et peut toujours nécessiter une connexion Internet haut débit améliorée, mais ils ne nécessitent pas de paiement initial important.

Par exemple, le fournisseur VoIP Nextiva facture 251,40 $/utilisateur par an pour son forfait Téléphone professionnel professionnel. Son forfait mensuel sans contrat coûte 24,95 $/utilisateur par mois ou 299,40 $/utilisateur par an. La signature d'un contrat d'un an offre une économie de 20 %, mais nécessite un engagement envers un système téléphonique VoIP Nextiva pour toute l'année.

Cela signifie que même si les services de Nextiva ne répondent pas à vos attentes, vous ne pourrez probablement pas rompre le contrat et récupérer tout ou partie de votre argent. Si vous souhaitez résilier votre contrat plus tôt, vous devrez payer des frais d'annulation qui annulent souvent toute économie importante que vous pourriez réaliser en le rompant avant la fin de l'année.

Le tableau ci-dessous décrit les autres différences majeures entre un contrat annuel et des services VoIP mensuels.

Inconvénients d'un service VoIP sous contrat

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En plus du coût initial plus élevé, être « enfermé » dans un contrat VoIP présente d'autres inconvénients.

Ceux-ci inclus:

• Le processus de négociation
• Frais cachés
• Une baisse soudaine de la qualité du service
• Inflexibilité en cas de ralentissement des affaires

Le processus de négociation

Les contrats avec n'importe quel fournisseur SaaS peuvent être difficiles à négocier.

Ces contrats sont, sans exception, initialement rédigés au profit du fournisseur par rapport au client. Une négociation réussie nécessite de longs allers-retours et même l'assistance d'un avocat spécialisé dans les contrats - souvent les deux.

Les domaines de négociation les plus importants comprennent les garanties et les SLA, les caractéristiques et fonctionnalités attendues, la protection et la propriété des données et les clauses d'indemnisation. (Notre article sur les accords de niveau de service réussis fournit plus d'informations.)

Les petites entreprises qui n'ont pas beaucoup d'influence se retrouvent souvent désavantagées, mais les grandes entreprises qui sont établies et capables de courtiser plusieurs fournisseurs à la fois peuvent bénéficier de meilleurs prix et conditions.

Les services de communication non contractuels nécessitent l'achat d'une simple licence logicielle (le droit d'utiliser le service VoIP) au lieu de nécessiter également une fastidieuse négociation de SLA.

Frais cachés

Comme pour toute solution de communication d'entreprise sous contrat, il arrive si souvent que la « bonne affaire » que vous pensez obtenir d'un contrat VoIP est gâchée par des frais cachés et de faux frais d'initiation.

Il y a des frais d'installation, des frais de résiliation anticipée, des frais d'installation, des frais si vous dépassez vos limites mensuelles définies, des frais E911, des frais pour les utilisateurs supplémentaires et ces mystérieux frais de "support".

Surtout lorsque vous signez le contrat pour la première fois, ne soyez pas surpris si ces frais finissent par vous coûter autant, voire plus, que le coût des services eux-mêmes.

Les fournisseurs utilisent également des vides juridiques pour facturer des frais pour les programmes de conformité réglementaire tels que le RCIP et les lois fédérales sur le service universel. De plus, ils utilisent dans ces contrats un langage intentionnellement vague (pensez « doit » au lieu de « doit ») pour éviter toute responsabilité financière si leur niveau de service baisse.

Bien que personne ne puisse éviter complètement les frais, vous pouvez en éviter beaucoup si vous optez pour un forfait mensuel. Notre article sur les frais légaux et les taxes VoIP vous aidera à en savoir plus sur ce qu'il faut rechercher.

Diminution de la qualité de service

Avant de signer un contrat, les fournisseurs de VoIP vous promettent le monde : un support client instantané, une disponibilité de 99,999 % en dehors des pannes de courant, une qualité d'appel cristalline et des fonctionnalités "révolutionnaires" que vous ne pouvez obtenir qu'avec ce fournisseur spécifique.

Mais une fois que vous avez signé ce contrat ?

Vous pouvez rencontrer une grave diminution de votre qualité de service globale, y compris des appels interrompus, des notifications manquées et des problèmes de règles de transfert d'appels.

Mais lorsque vous appelez à l'aide, votre fournisseur ne se précipite pas pour réparer les choses. Ils ont déjà votre argent et ils vous ont piégé dans un contrat dont ils savent que vous ne pourrez pas vous défaire avant un an ou plus.

Lorsque vous travaillez avec vos propres clients, avec qui allez-vous passer le plus de temps ? Le client qui a déjà acheté votre produit le plus cher ou celui qui ne l'a pas encore acheté ?

Vous ne voulez pas que votre propre entreprise souffre parce que votre fournisseur VoIP est trop occupé à rechercher son prochain prospect pour répondre à votre demande d'assistance ou vous guider à travers une nouvelle fonctionnalité.

Inflexibilité en cas de ralentissement des affaires

Plus tôt dans cet article, nous avons mentionné l'impact que la pandémie de COVID-19 de 2020 a eu sur les entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs imaginables.

Vous avez probablement remarqué de nombreuses vitrines vides, et peut-être que votre propre lieu de travail a été contraint de réduire son personnel pour garder ses portes ouvertes pendant la pandémie.

L'une des nombreuses leçons que le coronavirus a enseignées aux entreprises était que le fait d'avoir la flexibilité et la liberté de réduire immédiatement leurs dépenses d'exploitation peut faire la différence entre surmonter une crise financière ou être contraint de fermer.

L'inflexibilité en cas de ralentissement des affaires - AKA, l'incapacité de sortir d'un contrat coûteux lorsque les choses se compliquent - peut être catastrophique. Avec un forfait mensuel, vous pouvez être tranquille en sachant que, si des problèmes financiers, politiques, naturels ou autres imprévus surviennent, vous n'aurez pas à couper les services essentiels parce que vous ne pouvez pas sortir de votre VoIP. Contrat.

Avantages d'un service VoIP mensuel

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Bien qu'il y ait de nombreux avantages à un plan sans contrat, les raisons les plus convaincantes pour éviter de signer quelque chose sont :

• Pouvoir expérimenter comment votre entreprise bénéficie de la VoIP dans son ensemble
• Accepter une meilleure offre d'un concurrent dans l'espace VoIP
• Sélection de fonctionnalités à la carte pour un haut niveau de personnalisation
• Toujours avoir le dessus

Opportunité d'explorer les besoins VoIP de votre entreprise

Aller avec un fournisseur sans contrat est un choix particulièrement excellent pour les entreprises qui sont plus récentes dans l'espace VoIP en général.

Sans l'engagement d'un contrat à long terme, vous pouvez en savoir plus sur la façon dont les fonctionnalités premium telles que l'audioconférence et les appels téléphoniques vidéo peuvent bénéficier à votre entreprise. Vous pouvez également mieux comprendre ce qu'il faut rechercher chez un fournisseur et éviter de payer pour des plans coûteux que vous devez encore acheter des modules complémentaires adaptés à vos besoins. Expérimentez avec les applications mobiles PBX hébergées, les liaisons SIP et les softphones vous permettant de prendre des appels depuis votre téléphone portable ou votre tablette.

Vous aurez le temps de discuter des avantages et des inconvénients des services que vous avez essayés avec les membres de votre équipe, de comprendre les outils qui les aident à travailler plus efficacement et de mieux évaluer si vous êtes prêt à passer complètement d'un ligne fixe vers VoIP.

Assurez-vous également de profiter des essais gratuits des meilleurs fournisseurs avant de prendre votre décision. Notez que certaines entreprises débiteront automatiquement votre carte de crédit le jour de la fin de l'essai, donc si vous n'êtes pas intéressé par le fournisseur, retirez la carte la veille de la fin de l'essai.

Possibilité de profiter d'une meilleure offre

L'avantage numéro un d'une solution VoIP sans contrat ?

Être en mesure de prendre une meilleure offre d'un fournisseur concurrent.

Compte tenu notamment de l'essor du travail à distance, l'espace virtuel des télécommunications est plus compétitif que jamais. Les fournisseurs se vendent mutuellement moins cher et ajoutent des lignes téléphoniques supplémentaires gratuites et des appels illimités aux États-Unis et au Canada pour attirer les utilisateurs. Ils offrent même des fonctionnalités telles que la messagerie de chat en direct et des intégrations logicielles avancées avec des plates-formes telles que Skype et Zoom.

Lorsque vous êtes pris au piège d'un contrat à long terme, vous ne pourrez pas choisir un fournisseur qui vous offre toutes ces choses à un prix inférieur à celui que vous payez actuellement.

Au lieu de cela, vous serez obligé de vous en tenir à un service de qualité inférieure jusqu'à l'expiration de votre contrat, tandis que vos concurrents se précipiteront et commenceront à bénéficier de cette offre à la place.

Niveau supérieur de personnalisation

Les plans de services groupés offrent de nombreuses fonctionnalités VoIP telles que l'identification de l'appelant, les standards automatiques, la messagerie vocale virtuelle, le routage avancé des appels entrants et l'enregistrement des appels dans un seul package pour un prix fixe.

Mais lorsque vous optez pour l'un de ces plans groupés, vous payez probablement pour des fonctionnalités dont vous n'avez pas vraiment besoin - et en manquez certaines dont vous pourriez bénéficier. Au lieu de cela, choisissez vos fonctionnalités à la carte et payez-les individuellement, en personnalisant complètement votre plan.

De plus, n'oubliez pas que les fournisseurs ajoutent constamment de nouvelles fonctionnalités et améliorent l'expérience utilisateur. Plus vous prenez de temps pour signer un contrat, meilleur sera le produit que vous aurez en main lorsque vous le ferez.

Avoir le dessus

Enfin, lorsque vous ne vous engagez pas dans un contrat à long terme avec un prestataire, vous aurez toujours le dessus.

Pensez au niveau de soin avec lequel vous entretenez vos propres prospects lorsque vous voulez vraiment qu'ils deviennent des clients. Vous prenez le temps de répondre à leurs questions et même de proposer des offres spéciales pour adoucir le pot. Les fournisseurs feront de même pour vous.

De plus, si vous décidez éventuellement de passer à un plan contractuel, vous aurez beaucoup plus de pouvoir de négociation en tant que client existant.

Les pièges potentiels d'un fournisseur VoIP sans contrat

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Bien qu'il y ait des avantages évidents à choisir un fournisseur sans contrat, il y a quelques points dont il faut se méfier.

Tout d'abord, vous ne bénéficierez pas du même niveau de support client que les clients sous contrat. Souvent, ceux qui ont un contrat se voient attribuer un gestionnaire de compte dédié et bénéficient d'une assistance prioritaire, ce qui signifie que leurs demandes d'assistance auront toujours priorité sur les vôtres.

Envisagez de travailler avec un fournisseur qui dispose d'une riche base de connaissances en ligne à partir de laquelle vous pouvez puiser lorsque vous avez besoin d'aide.

De plus, comme vous n'avez pas négocié de contrat, vous n'aurez pas le même niveau de service garanti que ceux qui l'ont. Bien que de nombreux fournisseurs offrent toujours une disponibilité de 99 % (la norme dans l'espace SaaS), vous ne serez pas protégé de la même manière que ceux disposant d'un SLA détaillé.

Le plus gros problème potentiel est d'être touché par une augmentation mensuelle soudaine des prix parce que vous n'avez pas convenu d'un prix fixe garanti avec le fournisseur. Si cela se produit, vous devrez choisir entre payer un montant mensuel plus élevé, vous engager dans un contrat si vous pouvez obtenir un meilleur prix ou changer complètement de fournisseur.

Enfin, notez que vous aurez probablement moins de contrôle sur la façon dont vos données sont utilisées et partagées que ceux qui ont un contrat. Les fournisseurs peuvent partager vos coordonnées, des données sur la façon dont vous utilisez le service, etc. avec des tiers.

Bien que vous soyez toujours protégé par les protocoles VoIP FCC, assurez-vous de vous familiariser avec la politique de confidentialité du fournisseur et la sécurité de ses centres de données avant de prendre votre décision finale.

Tarification avec contrat ou sans contrat

Combien d'argent pouvez-vous économiser avec un plan contractuel - et ces économies sont-elles suffisamment importantes pour que les tracas d'un contrat annuel en valent la peine ?

Ci-dessous, nous avons décrit 5 des principaux fournisseurs de VoIP et comparé le prix du contrat annuel de leurs forfaits les plus populaires à l'échelle de prix mensuelle sans contrat.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont les fournisseurs VoIP et les systèmes PBX les plus populaires et les troncs SIP des fournisseurs se comparent les uns aux autres ? Nos articles de comparaison en tête-à-tête, comme celui-ci sur RingCentral vs 8 × 8, pour voir lequel convient le mieux à votre entreprise.