Un guide du débutant pour démarrer avec Notion

La productivité est devenue l'un des indicateurs de référence pour évaluer ses performances. Que ce soit pour le travail ou tout ce que l'on doit accomplir; c'est un spectacle courant de voir des gens identifier leurs progrès avec « leur niveau de productivité » au cours d'une période. En conséquence, nous constatons une augmentation du contenu qui suggère d'aider les gens à devenir plus productifs, avec une variété d'applications et de services en tête de liste des utilitaires indispensables qui font de l'organisation et du fonctionnement tout au long de la journée une expérience efficace et sans tracas.

Notion est l'une de ces applications qui a gagné en popularité en ligne et qui gagne rapidement de nouveaux utilisateurs tout au long de ce temps. Fondée en 2016 par Notion Labs Inc, Notion est une application qui fournit une solution unique à un large éventail d'utilitaires tels que des bases de données, des tableaux Kanban, des wikis, des rappels et des calendriers. Ces utilitaires vous aident à créer votre propre système pour la prise de notes, les données, la gestion de projet et la collaboration, entre autres.

Si vous recherchez une application qui vous aide à faire l'une de ces choses, ou si vous débutez avec Notion, voici notre guide détaillé pour vous aider à travailler efficacement avec Notion et à tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.

Qu'est-ce que Notion ?

Notion est un espace de travail tout-en-un pour tous vos besoins en matière de prise de notes, de gestion de tâches et de gestion de projets/données/connaissances. Il offre un espace de travail unifié pour vous aider à collaborer avec d'autres et à travailler sur des wikis, des bases de données, des tableaux kanban et des tâches. Vous pouvez même intégrer certains des outils populaires en ligne, tels que Google Drive, Figma, GitHub, Slack, CodePen, etc., sur Notion pour étendre davantage les possibilités de cas d'utilisation.

Outre son utilisation dans un cadre professionnel, l'application trouve également une application dans une variété de scénarios pour un usage personnel, ainsi que la journalisation, le suivi des habitudes ou même le suivi des investissements. De plus, il offre une fonctionnalité de mise en signet, qui peut vous aider à mieux organiser vos articles à lire plus tard sur le Web. Si vous pensiez que le champ d'utilisation de Notion se termine ici, vous allez être surpris. Vous voyez, en plus de faire toutes les choses que nous venons de mentionner, vous pouvez également utiliser Notion pour créer des sites Web (ou des pages Web).

Notion est disponible sur la plupart des plates-formes populaires telles qu'Android, iOS, macOS, Windows et le Web.

Notions de base

Avant de commencer à utiliser Notion, vous devez comprendre certaines choses pour avoir une meilleure idée des différents composants et fonctionnalités proposés sur l'application. L'interface de l'application peut être divisée en deux éléments : la barre latérale (menu de gauche) et l'éditeur.

1. Naviguer dans la barre latérale

Selon la plate-forme sur laquelle vous utilisez Notion, la façon dont vous accédez à la barre latérale peut être différente. Mais, d'une manière générale, vous devriez pouvoir y accéder en un tour de main ou en quelques clics. La barre latérale est divisée en différentes sections. Voici une ventilation de la même chose.

2. Panneau de contrôle

La première chose que vous voyez sur la barre latérale de Notion est la section du panneau de contrôle, qui contient la clé pour un tas d'opérations de base. Tout en haut, vous voyez votre identifiant d'espace de travail. Vous pouvez cliquer dessus pour basculer entre plusieurs espaces de travail. Alors que tout le contenu lié à un espace de travail réside en dessous (dans la section espace de travail), parfois, lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose dans un espace de travail, vous pouvez simplement cliquer sur la fonction Recherche rapide pour trouver le contenu que vous voulez rapidement et facilement.

Si vous envisagez d'utiliser Notion pour la collaboration, le moyen le plus rapide d'accéder à toutes les notifications (pour les modifications, les affectations de tâches et les modifications similaires) dans votre espace de travail est la section Toutes les mises à jour, qui contient des mentions ainsi que des notifications pour les pages que vous suivez. De plus, pour vous assurer que vous êtes tous rattrapés, l'application vous offre également la possibilité d'activer les notifications push.

Enfin, nous avons les paramètres qui contiennent les paramètres de toutes les différentes fonctionnalités de Notion. À partir de là, vous pouvez faire des choses comme intégrer d'autres applications, ajouter des membres aux espaces de travail, modifier les informations de facturation et utiliser les paramètres de sécurité avancés (avec le plan Entreprise). De plus, vous pouvez également activer le mode sombre si vous préférez travailler avec des interfaces sombres.

3. Espace de travail notionnel

L'espace de travail est l'endroit où résident toutes vos pages (et leurs activités associées). C'est comme un bureau virtuel qui constitue tous les composants essentiels pour vous aider à réaliser tout ce que vous voulez avec Notion. Par exemple, vous pouvez avoir deux espaces de travail différents (un pour un usage professionnel et un pour un usage personnel) avec des pages et des entrées complètement isolées. Si plusieurs personnes travaillent sur un projet, un espace de travail peut vous aider à suivre l'avancement et à faciliter la collaboration des autres membres de l'équipe. Tous vos espaces de travail sont situés dans le menu de la barre latérale (à gauche) de Notion et, selon vos besoins, vous pouvez ajouter de nouveaux espaces de travail ou supprimer des espaces de travail existants.

4. Page (et bloc)

Un bloc est un élément essentiel d'une page Notion, ou vous pouvez l'appeler le bloc de construction d'une page. La page, en revanche, est l'endroit où se trouvent toutes vos entrées. Vous pouvez avoir plusieurs pages, imbriquées les unes dans les autres, ou même ajouter des hyperliens vers d'autres pages. Dans le cas d'un espace de travail personnel, les pages que vous créez sont toujours privées, sauf si vous les partagez explicitement, alors qu'avec les espaces de travail collaboratifs, vous devez rendre vous-même les pages privées chaque fois que vous en créez une. De plus, si vous collaborez avec une personne dans un espace de travail, vous pouvez également partager des pages avec elle pour lui donner accès à celle-ci.

De même, il existe des pages imbriquées, qui sont essentiellement des pages dans des pages. Ils apparaissent lorsque vous développez une page (depuis la barre latérale) ou lorsque vous l'affichez dans l'éditeur. Cependant, une chose à noter ici est que les pages partagées et privées apparaissent dans la barre latérale une fois que vous avez marqué les pages de vos espaces de travail comme telles.

Toutes vos entrées sur une page apparaissent sous forme de blocs, et vous pouvez les ajouter en tapant une barre oblique et en sélectionnant une entité de bloc dans la liste. Vous pouvez ajouter des blocs de base, y compris des images, de l'audio, de la vidéo, du code, un tableau, un calendrier et des fichiers. De plus, vous avez également la possibilité de personnaliser les blocs en modifiant la couleur de la police ou l'arrière-plan, ce qui facilite la différenciation des différents blocs sur une page.

Les pages de Notion résident dans la barre latérale (menu de gauche). Vous pouvez organiser ces pages dans un ordre qui correspond à vos préférences. De plus, vous pouvez également les supprimer, les dupliquer ou les déplacer en cliquant sur les trois points à côté du nom de la page. Pour ajouter une touche plus personnalisée, Notion vous offre également la possibilité d'ajouter des icônes personnalisées à vos pages.

5. Modèles de notions

Bien que la création d'une page à partir de zéro vous donne plus de contrôle sur son contenu et vous permette de faire fonctionner les blocs et de les disposer exactement comme vous le souhaitez, si vous ne faites que commencer, vous pourriez être submergé par la variété d'options disponibles sur l'application. Ainsi, pour éviter toute confusion et faciliter l'utilisation sans effort de Notion par les nouveaux utilisateurs, l'application comprend une large gamme de modèles pour un ensemble diversifié de scénarios d'utilisation à la fois professionnels et personnels.

6. Importer

Si vous êtes nouveau dans Notion, vous disposez probablement d'une multitude de documents différents et d'autres données pertinentes dans les différentes applications (que vous avez utilisées jusqu'à présent). Et c'est pour cette raison que Notion inclut la fonction d'importation. Qu'il s'agisse de documents Word, de feuilles Excel, de texte, de démarquage ou de tout autre document/fichier, vous pouvez les importer sur Notion pour disposer d'un emplacement centralisé pour toutes vos données. Ainsi, selon la plate-forme à partir de laquelle vous souhaitez importer des données, vous pouvez trouver des instructions spécifiques ici.

7. Poubelle

Enfin, il y a les poubelles. Elle est située tout en bas de la barre latérale et, comme son nom l'indique, la corbeille contient toutes les pages que vous avez supprimées de vos espaces de travail. De la corbeille, vous pouvez supprimer définitivement les pages dont vous n'avez plus besoin. Ou, vous pouvez restaurer les pages que vous avez peut-être supprimées accidentellement, qui sont automatiquement envoyées à l'espace de travail dont elles font partie.

Comment utiliser l'éditeur Notion ?

Comme déjà mentionné, Notion est comme un puzzle avec une variété de blocs parmi lesquels choisir pour vous aider à créer le puzzle que vous voulez. Lorsque vous commencez, l'application vous accueille avec une toile vierge que vous pouvez concevoir et travailler à votre guise.

Maintenant que vous comprenez comment naviguer dans l'interface et accéder à toutes les fonctions et fonctionnalités, il est temps de commencer avec l'éditeur. L'éditeur est ce qui donne lieu à tout votre contenu sur une page dans un espace de travail. Il se trouve sur le côté droit de la barre latérale et est la première chose qui vous accueille lorsque vous ouvrez Notion pour la première fois, avec une page de démarrage.

Comme tout sur Notion est une page regroupant tous les différents éléments (appelés blocs), vous passez le plus clair de votre temps sur l'éditeur, c'est pourquoi il est rudimentaire d'en comprendre les bases. Si vous débutez, vous pouvez utiliser les modèles (de la barre latérale) pour créer la page dont vous avez besoin et, en même temps, en apprendre davantage sur les différents blocs en cours de route.

1. S'appuyer sur les modèles Notion par défaut

Comme déjà mentionné, Notion propose une large collection de modèles pour différents cas d'utilisation, que vous pouvez utiliser pour démarrer immédiatement, avec une connaissance limitée du savoir-faire. Les modèles sont classés en neuf catégories ; vous pouvez y accéder depuis la barre latérale. Ainsi, en fonction de vos besoins, vous pouvez choisir un modèle dans l'une de ces catégories. De plus, si vous le souhaitez, vous pouvez également configurer certains des blocs de ces pages en fonction de vos besoins.

Par exemple, si vous avez créé un espace de travail avec lequel tous vos collègues ingénieurs peuvent collaborer, vous pouvez utiliser le modèle Wiki d'ingénierie sous la catégorie Modèles d'ingénierie pour créer un wiki, qui contient toutes les informations et données pertinentes liées à votre projet.

Ou, pour vous donner un autre exemple, vous pouvez vous diriger vers la catégorie Modèles personnels pour vous créer un deuxième cerveau qui peut vous aider à garder une trace de toutes les choses que vous trouvez intrigantes et dont vous avez besoin de prendre des notes pour vous en souvenir à plus long terme.

2. Création de modèles Notion personnalisés

Bien que les serveurs Notion proposent des modèles pour un tas de cas d'utilisation différents, si vous souhaitez créer des pages selon vos besoins, avec une combinaison de différents blocs pour remplir un objectif spécifique, vous pouvez ajouter et créer vous-même une page comprenant différents blocs.

Lorsque vous cliquez sur Ajouter une page , un modèle vierge par défaut vous est présenté avec des raccourcis pour ajouter des éléments (ou des blocs). Vous pouvez soit ajouter des blocs à l'aide de ces raccourcis, soit créer complètement une page à partir de zéro. Si vous optez pour cette dernière approche, en considérant que vous avez déjà intitulé votre page, cliquez sur un espace vide et tapez une barre oblique (/). L'éditeur vous présente alors une liste de blocs que vous pouvez ajouter. Utilisez les touches fléchées pour sélectionner un bloc et appuyez sur la touche Entrée (ou Retour).

Les blocs sont généralement classés en cinq catégories différentes :

je. Basique : en-têtes, listes (à puces, numérotées, bascule), texte, page, liste de tâches, citation, séparateur, lien vers la page et légende.
ii. Inline : équations en ligne, mentionner une personne, mentionner une page, emoji, et date ou rappel.
iii. Base de données : tableau, tableau, liste, calendrier et chronologie.
iv. Médias : image, vidéo, audio, code, fichier et signet Web.
v. Avancé : table des matières, équation de bloc, fil d'Ariane et bouton de modèle.

De plus, pour personnaliser l'expérience et rendre les blocs plus discernables (au cas où vous auriez une énorme collection de blocs sur une page), vous pouvez également modifier la couleur du texte ou la couleur d'arrière-plan des blocs. En plus de cela, Notion dispose également d'un menu secondaire, accessible dans la fenêtre de l'éditeur, qui vous donne accès à quelques fonctionnalités et options de style supplémentaires. Pour y accéder, cliquez sur le menu à trois points (horizontal) en haut à droite de l'éditeur et choisissez une action dans la liste.

En relation: 11 meilleurs modèles de calendrier Google Sheets

Tarification notionnelle

Notion a un modèle d'abonnement à plusieurs niveaux qui comprend : personnel (gratuit), professionnel personnel, équipe et entreprise. Ainsi, selon votre cas d'utilisation, vous pouvez choisir l'un de ces abonnements. Si vous êtes un utilisateur unique et souhaitez utiliser Notion pour un usage personnel, l'abonnement personnel (ou gratuit) a tout ce que vous pouvez demander avec l'application. Et devrait donc suffire à la plupart de vos besoins. Car, alors qu'il y avait initialement quelques limitations sur le plan gratuit, la société s'en est récemment tirée avec la même chose. Et par conséquent, l'abonnement personnel apporte désormais la parité des fonctionnalités pour les fonctionnalités de chapiteau sur tous les plans, le reste des plans d'abonnement offrant un accès à quelques fonctionnalités et fonctionnalités supplémentaires telles que les outils d'administration, l'API, la sécurité avancée, SAML SSO, parmi un quelques autres.

Visitez Notion