Les 15 meilleures intégrations Office 365 pour la productivité

Nous avons discuté à maintes reprises de la manière dont les intégrations peuvent être utilisées pour étendre considérablement les outils et les solutions que vous utilisez déjà au travail. Grâce à trois lettres simples et importantes, API, même l'utilisateur le moins féru de technologie peut combiner deux solutions autrement distinctes, ou même ajouter des fonctionnalités entièrement nouvelles.

Les intégrations sont devenues courantes dans la collaboration d'équipe et les applications UC, et sont devenues une écurie majeure de ces solutions. Cependant, beaucoup peuvent ne pas se rendre compte que les mêmes outils exacts qu'ils utilisaient depuis avant même que les intégrations n'existent peuvent également être étendus avec des intégrations. Je parle bien sûr de Microsoft Office. Word, Excel, Outlook et d'autres applications Office disposent déjà d'un ensemble de fonctionnalités très sain, et elles ont été améliorées au fil des ans.

Mais cela ne signifie pas nécessairement qu'il n'y a plus de place pour grandir. Lorsque Microsoft a adopté le cloud et introduit Office 365, la suite d'applications autrement héritée s'est ouverte à un tout nouveau monde de convivialité. En fin de compte, Office 365 peut faire beaucoup, mais la suite a encore beaucoup de lacunes.

Étant donné que presque tout le monde utilise encore Office et Office 365 comme principaux outils de productivité, nous avons voulu examiner de près les modules complémentaires et les intégrations qui existent.

Application : Outlook et Word

Pour un gain de temps absolu, DocuSign pour Outlook est un must pour ceux qui comptent sur leurs communications par e-mail. En tant que l'une des solutions de signature électronique les plus populaires disponibles, DocuSign est probablement l'un des ajouts les plus précieux que vous puissiez apporter à Outlook, sans parler de la suite Office 365. Essentiellement, DocuSign permet aux utilisateurs de signer numériquement tous les e-mails, contrats ou documents juridiques.

Disponible pour Outlook et Word, l'application permet également aux utilisateurs de faire signer des documents par un destinataire en toute sécurité. Il peut même enregistrer automatiquement des copies de chaque document dans votre stockage OneDrive. Malheureusement, le service nécessite un abonnement mensuel de 10 $, mais il peut vraiment aider à éviter les tracas constants liés à l'impression, à la numérisation et à la télécopie de documents. Un essai gratuit de 10 jours est également disponible et vaut la peine d'en profiter.

Application : SharePoint

SharePoint est une solution de plateforme collaborative basée sur le Web vraiment intéressante de Microsoft. Pour ceux qui ne le savent pas, SharePoint s'intègre en fait à Office de plusieurs façons et fonctionne généralement comme un système de gestion et de stockage de documents. Les utilisateurs peuvent configurer un espace centralisé et protégé par mot de passe pour partager des documents et des fichiers, comme une base de données pour votre entreprise. Combiné avec le courrier électronique ou Microsoft Teams, SharePoint peut être un complément utile.

Cependant, pour les équipes qui s'appuient uniquement sur SharePoint et le courrier électronique, il y a des lacunes à combler. Par exemple, SharePoint ne fournit aucune sorte d'annuaire des employés, ce qui est un aspect crucial d'une solution de collaboration efficace. Mais bien sûr, pour en revenir au sujet, il existe une application pour SharePoint qui fait exactement cela. Avec un annuaire complet des employés, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches dans les équipes, configurer différents thèmes et regroupements pour les employés ou les équipes, et même filtrer les résultats par compétences ou lieux. Trouvez toujours les meilleures équipes pour le travail.

Application : Outlook

Semblable à l'une de nos fonctionnalités VoIP et UC préférées, ce module complémentaire de recherche et de numérotation facilite la transition de l'e-mail à l'appel téléphonique. Tout comme son nom l'indique, ce module complémentaire effectuera une recherche dans vos e-mails dans Outlook et transformera n'importe quel numéro de téléphone dans n'importe quel message en liens cliquables.

Cliquer sur un lien lancera simplement un appel et composera ce numéro. Cela ne semble pas si grave à première vue, mais c'est vraiment l'une de ces fonctionnalités qui vous manque désespérément une fois qu'elle est partie. L'efficacité d'un simple clic sur un lien pour lancer un appel téléphonique peut faire gagner de précieuses minutes.

Avez-vous déjà composé le mauvais numéro parce que vous l'avez mal lu ? Supprimer toute légère opportunité d'erreur peut nous aider à rester concentrés. Au lieu d'abandonner votre train de pensée pour passer un appel, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur un joli petit lien.

Application : Outlook

Maintenant, voici une situation familière : avez-vous déjà envoyé un e-mail, puis réalisé que vous avez oublié d'ajouter la pièce jointe ? Vous est-il déjà arrivé d'envoyer une pièce jointe, mais de vous rendre compte ensuite que ce n'était pas la bonne ? Avez-vous déjà envoyé un e-mail uniquement pour repérer une faute de frappe flagrante directement dans la première ligne ? Eh bien, vous pouvez éviter d'envoyer un double e-mail pour tenter de corriger votre erreur et simplement modifier l'e-mail.

DocSend est un module complémentaire vraiment cool qui donne aux utilisateurs le pouvoir de suivre, de contrôler et même de mettre à jour les documents qu'ils envoient par e-mail à partir d'Outlook - et oui, ce contrôle est disponible même après l'envoi de l'e-mail. Les utilisateurs peuvent mettre à jour le contenu qu'ils envoient à tout moment, et leurs destinataires ne verront que la version finale.

Il existe également des fonctionnalités de mesure intéressantes, telles que l'engagement page par page et la possibilité de voir exactement qui consulte le contenu. Cela pourrait être un excellent outil pour éviter les erreurs de messagerie, mais aussi un excellent moyen de suivre l'engagement sur vos newsletters et vos e-mails de vente.

Applications : Power BI

Power BI de Microsoft est un choix de premier ordre pour de nombreuses entreprises en matière de solutions de Business Intelligence. À lui seul, Power BI est capable de générer des aides visuelles très détaillées. Mais bien sûr, les intégrations peuvent toujours ajouter quelque chose qui manquait auparavant, même à partir de quelque chose comme Power BI. L'un de nos add-ons préférés que nous avons rencontrés était le concepteur d'infographie. Étant nous-mêmes de grands fans d'infographie, nous considérons cela comme un complément indispensable pour toute entreprise qui a besoin de ses données pour raconter une histoire.

Que vous souhaitiez une infographie détaillée pour mettre en évidence toutes vos données ou pour adapter des graphiques à votre sujet individuel, ce module complémentaire peut vous aider. Les utilisateurs ont accès à un ensemble complet de graphiques et ont même la possibilité de télécharger leurs propres graphiques uniques. En fin de compte, Infographic Designer est probablement l'un des meilleurs outils que vous pouvez utiliser pour embellir vos rapports.

Applications : SharePoint

Si vous utilisez déjà SharePoint comme centre de ressources central pour votre entreprise, l'ajout d'une page FAQ est la prochaine étape. Ce module complémentaire permet aux utilisateurs d'établir une page complète de questions fréquemment posées pour leurs équipes dans SharePoint. Avec un éditeur de texte intégré, il est simple pour quiconque de composer une nouvelle FAQ, ou même de modifier des questions et réponses existantes.

Les utilisateurs peuvent contrôler l'ordre des questions, ajouter des animations ou même rechercher dans la liste pour trouver leur question exacte. La page FAQ serait un excellent outil de formation pour aider les équipes à intégrer plus rapidement de nouveaux membres. Une page FAQ pourrait également servir de référence très rapide, même pour les employés chevronnés, en répertoriant des informations de référence utiles pour des projets ou des tâches.

Application : Outlook

Comme à peu près tous les services de messagerie, Outlook impose malheureusement une limite de taille de fichier pour les pièces jointes et les documents. Cela peut vraiment limiter les capacités de partage de fichiers d'Outlook si votre entreprise n'utilise pas SharePoint ou tout autre service de transfert de fichiers. Mais si vous souhaitez vous en tenir à Outlook uniquement, le module complémentaire Send Anywhere est fait pour vous.

Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces jointes jusqu'à 10 Go, en contournant complètement toutes les limitations de taille de fichier d'Outlook. Send Anywhere ajoute également une nouvelle couche de sécurité. Au lieu d'envoyer les pièces jointes elles-mêmes dans l'e-mail, Send Anywhere envoie une URL placée dans l'e-mail. Le destinataire n'a alors qu'une semaine pour ouvrir et accéder au fichier avant qu'il n'expire.

Application : Excel

Travaillant en conjonction avec les services cloud Smarter BIZ, ce module complémentaire permet à quiconque de transformer complètement Excel en un CRM mobile entièrement fonctionnel. Les utilisateurs peuvent créer tous les rendez-vous directement dans Excel, distribuer les rendez-vous à une équipe de vente sur des appareils mobiles Android (si c'est ce que votre entreprise utilise) et obtenir des mises à jour en temps réel de l'état de toutes les communications avec les clients. Le véritable avantage supplémentaire ici est la proximité de l'ensemble de la plate-forme avec l'application Android et fournit aux gestionnaires une simple «base d'opérations» directement dans Excel.

Les utilisateurs peuvent également utiliser l'intégration pour apporter des informations très puissantes à leurs feuilles de calcul Excel, y compris les emplacements GPS, les journaux d'appels, les enregistrements d'appels, l'état des rendez-vous attribués ou tout nouveau rendez-vous créé pour les appels de suivi. Dans l'ensemble, Smarter Biz Manager peut s'avérer être un outil simple permettant aux PME de stimuler et d'automatiser leurs ventes. L'ensemble de la plate-forme facilite le suivi et la gestion des prospects.

Application : Outlook

Le courrier électronique et Outlook ne sont pas nécessairement les services les moins sécurisés. Cependant, si vous souhaitez aller encore plus loin dans la sécurité d'Outlook, alors IXD Secure Mail pourrait être votre choix. IXD consiste à sécuriser les e-mails et les documents que vous envoyez à l'aide d'un chiffrement de bout en bout.

Les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des e-mails sécurisés directement depuis Outlook sans avoir à utiliser une application ou un plug-in distinct. Pour aider à garder tout agréable et sécurisé, chaque bit d'information que vous envoyez sera crypté, même les données au repos. IXD prend également en charge la messagerie sécurisée de bureau et mobile avec ce qu'ils prétendent être des «méthodes cryptographiques de pointe».

Application : Outlook

Surnommé « l'outil de productivité par e-mail ultime », Boomerang est le complément que vous souhaitez si votre équipe ne recherche pas nécessairement un remplacement de l'e-mail. Avec des fonctionnalités vraiment utiles, Boomerang donne aux utilisateurs un contrôle total sur leurs boîtes de réception et d'envoi. Les utilisateurs peuvent planifier l'envoi d'e-mails à un moment optimal ou planifier des réunions par e-mail. Boomerang peut également rappeler aux utilisateurs de suivre les messages importants qui n'ont pas de réponse.

Boomerang a même une option unique de "snooze", qui fait resurgir un message en haut plus tard à une heure prédéterminée. Dans l'ensemble, Boomerang est un excellent outil pour suivre les prospects qui sont morts, éviter les maux de tête de planification aller-retour, communiquer facilement avec des destinataires dans différents fuseaux horaires ou même aider à éliminer l'encombrement de votre boîte de réception.

Applications : Excel, Powerpoint, Word

Si vous espérez faire d'Excel un outil de collaboration plus visuel, ne cherchez pas plus loin. Les diagrammes LucidChart basés sur HTML5 permettent aux utilisateurs d'ajouter un tout nouvel élément collaboratif à Excel. Plus important encore, le module complémentaire apporte également au tableau un tout nouvel élément visuel pour Excel, en rupture avec les chiffres et les graphiques. Les utilisateurs ont accès à des centaines de modèles différents, notamment des organigrammes, des outils de wireframing, des outils de maquette, des diagrammes de réseau, des modèles de processus métier et même des cartes mentales.

Pour encore plus de contrôle, les utilisateurs peuvent utiliser des formes complètement différentes pour créer leurs tableaux et graphiques, faire glisser et déposer leurs propres images ou exporter l'intégralité de la pièce sous forme de fichier image PDF, PNG ou JPG. Les utilisateurs peuvent également intégrer leurs diagrammes dans des blogs ou des wikis et créer des maquettes interactives. Pour une collaboration en temps réel, les modifications apportées aux documents sont fusionnées et synchronisées avec tous les utilisateurs simultanément, et le tout inclut même une discussion de groupe ainsi qu'un système de commentaires. L'application est également disponible pour Powerpoint et Word.

Applications : SharePoint

Comme toutes les plateformes, SharePoint a ses forces, mais aussi ses faiblesses. SharePoint peut être idéal pour gérer des projets, des documents et des fichiers, mais lorsqu'il s'agit de gestion de projet visuelle, cela tombe un peu à plat. Certaines de nos solutions de collaboration préférées (et des alternatives Basecamp) ont tendance à inclure des éléments visuels comme les tableaux Kabnan. Et bien sûr, c'est exactement ce que nous avons trouvé pour SharePoint avec Saketa Kanban Board.

Ce module complémentaire permet aux utilisateurs de gérer les tâches avec les aides visuelles d'un gestionnaire de tâches de style Kanban. Saketa organise simplement visuellement toutes vos tâches SharePoint existantes sur un « tableau », avec des mosaïques de chaque tâche pour afficher les informations les plus pertinentes. La priorité des tâches peut être représentée par différentes couleurs et les utilisateurs peuvent définir la séquence des cartes ou réaffecter et redéfinir les priorités des tâches. Les utilisateurs peuvent également organiser et trier par date de début, utilisateur affecté ou date d'échéance.

Application : SharePoint

Si vous recherchez une aide visuelle à ajouter à SharePoint et que vous n'êtes pas fan de l'organisation de style Kabnan, les diagrammes de Gantt vous aideront peut-être. Bien qu'il s'agisse d'un module complémentaire payant, Milestone Gantt offre une nouvelle façon visuelle d'organiser les tâches et de suivre l'avancement des projets existants. Les utilisateurs peuvent afficher les jalons du projet et les mises à jour majeures sur ces diagrammes de style Gantt, et ont même la possibilité d'afficher les barres de progression et de ligne de base.

Les jalons peuvent être représentés et hiérarchisés par couleur ou formes pour aider à fournir des aides visuelles encore plus rapides à l'avancement d'un projet. Certaines options de gestion et de configuration utiles existent également, telles que la possibilité de personnaliser l'utilisation des diagrammes de Gantt lors de l'exportation ou de l'ajout de "périodes de gel".

Application : Outlook

Celui-ci ne devrait pas surprendre, mais certains pourraient même ne pas réaliser qu'il existe ! Salesforce est facilement l'une des solutions CRM les plus populaires, et pour cause. Si votre équipe utilise déjà la solution populaire, Salesforce Lightning est l'un des moyens les plus simples d'améliorer l'efficacité et la productivité (en plus d'intégrer Salesforce dans votre solution UC, bien sûr).

Mais Salesforce Lightning permet aux utilisateurs d'afficher tous les contacts, pistes, comptes, opportunités, requêtes et objets personnalisés associés aux e-mails et aux rendez-vous sans jamais avoir à quitter Outlook. Les utilisateurs peuvent également rechercher des enregistrements Salesforce directement dans Outlook, ainsi que créer de nouveaux enregistrements ou ajouter des e-mails et des rendez-vous aux enregistrements en un seul clic. En mode d'intégration standard, tout est question de gain de temps et de gain de productivité.

Application : Outlook

En tant que point de vue unique sur la gestion de projet et la collaboration, Smartsheet est une solution axée sur les feuilles de calcul. Avec sa mise en page familière et simple, l'idée est que les équipes peuvent organiser les informations dans un format lisible sans la distraction des aides visuelles ou la personnalisation excessive. Avec Smartsheet pour Outlook, les utilisateurs peuvent apporter cette simplicité dans la solution et l'intégrer directement dans Outlook. Les utilisateurs peuvent organiser et suivre des projets, ou même collaborer sur les projets directement depuis leur boîte de réception Outlook.

Pour certaines fonctionnalités puissantes, les utilisateurs peuvent convertir n'importe quel e-mail directement en un élément partagé qui apparaît sous la forme d'une nouvelle "ligne" sur votre Smartsheet que tous les participants peuvent voir instantanément. Vous pouvez également conserver l'intégralité de votre conversation par e-mail autour du projet étroitement liée à la tâche associée pour une référence rapide. Smartsheet inclut également une fonction de recherche qui vous permet de localiser rapidement tout ce que vous recherchez.