Comment organiser un événement en ligne réussi : 8 conseils

Voici les détails complets sur un événement en ligne comme ce qu'est un événement en ligne, les éléments à prendre en compte avant d'organiser une conférence virtuelle et les méthodes pour organiser un événement en ligne .

Plusieurs entreprises et organisations se tournent lentement vers des événements en ligne au lieu de rencontres en personne. Il y a une croissance exceptionnelle de l'utilisation des événements en ligne en raison de la montée soudaine de la pandémie. Quelles que soient les entreprises et les organisations qui ont besoin de maintenir un lien avec leurs propres employés afin de faire avancer les choses à temps. Les rassemblements virtuels sont également beaucoup trop courants dans les familles où nous nous réunissons avec des parents, des amis en ligne et passons du temps de qualité. Si vous êtes le seul à vous occuper de ces choses, voici quelques conseils organisés pour les débutants, suivis de méthodes pour organiser un événement en ligne avec succès.

Qu'est-ce qu'un événement en ligne ?

Rien de spécial! Il s'agit simplement d'une conférence en ligne similaire à un appel vidéo de groupe, mais où des centaines de personnes peuvent être rejointes à des fins planifiées. Il existe différentes catégories en fonction du but de l'événement. Les réunions d'entreprise peuvent être qualifiées de réunion virtuelle, tandis que les conférences de formation en ligne peuvent être considérées comme des webinaires ou des cours en ligne. En bref, les personnes qui se rassemblent en ligne dans un but précis en utilisant différents outils sont appelées un événement en ligne.

Être connecté en ligne est en effet une aubaine pour nous. Je ne suis pas contre les rassemblements en personne qui sont toujours bons et préférables. Il faut aussi s'adapter aux situations actuelles. Si vous êtes toujours sceptique quant aux événements en ligne, voici la liste des avantages des rassemblements virtuels.

Avantages d'un événement en ligne ou d'un sommet virtuel

• Plus de participation - Plus de personnes sont susceptibles d'assister à l'événement car il n'y a pas de frais de déplacement impliqués.
• Aucun frais - les rassemblements physiques nécessitent généralement de l'espace et de la nourriture. Tous ceux-ci ne sont pas nécessaires pour un événement en ligne.
• Contenu – Le contenu peut être facilement géré à partir d'anciennes réunions. Les rencontres familiales n'ont pas non plus besoin d'un diaporama.
• Pistes – Ceci est limité aux événements commerciaux. Il y a des chances de prospects pour des webinaires de qualité.
• Tout ce dont vous avez besoin est une bonne connexion Internet (que nous avons déjà la plupart du temps) et du temps pour assister à l'événement.
• Plus d'options de mise en réseau pour les particuliers.

J'espère que vous avez été convaincu. J'ai personnellement assisté à un certain nombre de webinaires et ils ont eu un grand effet sur ma carrière professionnelle. Tous les avantages ci-dessus s'appliquent aux événements professionnels et personnels.

• Lisez aussi: 7 meilleures alternatives GoToMeeting
• 7 meilleures alternatives de zoom

8 choses à considérer lors de l'organisation d'un événement virtuel

Et si vous deviez organiser un événement ? Quel que soit l'événement, il vous est peut-être demandé d'organiser un événement en ligne. Choisir un outil logiciel aléatoire tel que Zoom n'est pas un gros problème. Il faut évaluer le but de l'événement et de telles choses avant de choisir un logiciel. Voici quelques-uns des facteurs à prendre en compte avant d'organiser un événement en ligne. N'oubliez pas que la rencontre doit être engageante au moins la plupart du temps ou elle doit être productive.

1. Décidez du type d'événement virtuel et formez une équipe

Déterminez l'objectif et le format exacts de l'événement en ligne dans un premier temps. Le but de l'événement peut être éducatif, promotionnel, de génération de leads ou quelque chose de plus. Renseignez-vous pour choisir le format de l'événement en ligne. Chaque objectif peut être organisé dans un format différent. Certains d'entre eux sont,

Webinaires :

Ils sont principalement utilisés à des fins éducatives où vous pouvez être le créateur de contenu ou expliquer au public un produit et promouvoir autre chose, etc. Les cours en ligne peuvent appartenir à cette catégorie qui est également engageante la plupart du temps.

Happy Hours virtuelles :

Il y a des rassemblements normaux, c'est-à-dire des réunions de famille ou d'amis en ligne. Ce ne sont que des rencontres informelles la plupart du temps. Ils font durer des minutes à des heures en fonction du nombre de personnes principalement.

Concerts:

Les pièces de théâtre et les rassemblements ont été interdits pendant une pandémie et les concerts en ligne semblent être une meilleure option pour la plupart des organisations afin de rester en contact avec les clients.

Pour résumer, il existe différents noms pour chaque objectif. Cependant, en termes simples, ils peuvent être considérés comme des événements en ligne. Considérez ce qui précède comme des références et décidez du type d'événement en premier lieu.

Si individuel, alors vous devez vous occuper de toutes les choses. Si vous travaillez en équipe, configurez vos membres et partagez le travail en fonction de leurs compétences, c'est-à-dire que l'on peut gérer facilement le travail technique ou que quelqu'un est doué pour écrire des phrases d'invitation, etc.

2. Décidez du public

Le public joue un rôle important dans les événements en ligne. L'engagement est toujours important lors des conversations en ligne. Posez-vous ces questions fondamentales.

• Vous organisez une rencontre avec des amis ?
• Une réunion de famille ?
• Une réunion d'affaires ?
• Lancement de produit à vos collègues ?
• Une autre réunion formelle avec vos employés ?
• Webinaire à vos abonnés.
• Juste une session en direct aléatoire pour vérifier l'activité sur vos profils de médias sociaux.

Posez simplement ces questions et obtenez une vision claire de votre public. C'est une étape importante pour réussir un événement. Sans public ciblé, une rencontre en ligne peut être une perte de temps pour tous. Alors comptez d'abord votre audience. Si la réunion est réservée aux membres limités, les invitations peuvent être partagées personnellement après avoir choisi l'outil.

3. Envisagez les options d'engagement

L'engagement lors des discussions en ligne est toujours fructueux. Mais sans un ensemble de règles, cela peut aussi être irritant. Nous ne pouvons pas permettre à tout le monde de parler à la fois, n'est-ce pas ? Cela pourrait créer un gros gâchis. Considérez-les donc selon votre événement.

• Poser des questions régulières
• Réalisez des sondages pour recueillir leurs points de vue.
• Activez les options de chat de manière limitée.
• Soyez ouvert aux questions.
• Donnez quelques énigmes.
• Récompenses si vous avez un budget en main.

Avec de telles tactiques, nous pouvons garder la réunion engagée jusqu'à ce qu'elle dure.

• Lisez aussi: GoToMeeting vs Zoom Comparaison
• Comment faire des appels internationaux gratuits

4. Identifier et rassembler les conférenciers

Occasionnel et familial peut avoir besoin d'une équipe de conférenciers à chaque fois. Gérer le contenu et être un orateur tout le temps peut être difficile lors d'événements d'apprentissage et professionnels. Il est donc suggéré d'avoir une équipe de conférenciers qui sont prêts à parler de leurs domaines d'intérêt.

Cela réduit le fardeau d'une personne seule et les résultats seront plus efficaces. Identifiez les locuteurs de votre cercle, ce qui peut être un peu facile au moins la plupart du temps. Les personnes ayant une bonne expérience des événements en ligne peuvent facilement gérer tous les rôles.

5. Préparez le contenu de votre rencontre

Cette étape ne s'applique pas à tous les événements occasionnels. Si vous prévoyez un webinaire ou similaire, préparez-vous correctement avec votre contenu. Vous pouvez réutiliser le contenu à partir de sources disponibles auprès de Google. Apprenez à laisser des références dans le chat de préférence pour éviter les doutes du public.

Il pourrait s'agir d'une présentation d'un simple document. Tout dépend du type d'événement. Les diapositives Google sont mon choix personnel pour présenter le contenu au public pour son interface plus propre et simple.

6. Testez votre technologie et votre budget

La plupart des outils ont des versions gratuites et sont assez bons pour les réunions de base. Ils pourraient ne pas fournir beaucoup d'options. Cependant, ils sont assez bons pour les événements en ligne occasionnels. Mais pour les rencontres professionnelles, où des centaines de personnes peuvent se joindre, il faut des versions premium. N'oubliez pas que les versions gratuites ont également une limite de membres.

Préférez l'outil avec lequel vous êtes le plus familier. Si c'est la première fois, utilisez des outils d'interface utilisateur simples tels que Google Meet et Zoom. Le budget dépend entièrement du nombre de membres et du type d'événements. Alors, soyez prêt avec vos petites compétences techniques et votre budget si nécessaire.

Vérifiez les paramètres de partage de votre micro et de votre écran avant de passer en direct. Si possible, faites un test de partage d'écran avec des membres limités de la famille. Ne paniquez pas le jour de la présentation.

7. Promouvoir l'événement ou inviter

Décidez d'un chemin pour l'événement. L'événement sera ennuyeux sans public. S'il s'agit d'un lancement de produit ou de quelque chose lié aux promotions d'événements de prospects par le biais de publicités, il est indispensable ou du moins de les partager sur les réseaux sociaux avec un bon nombre de followers. Atteignez autant de personnes que possible avant la date de l'événement.

Si vous disposez de suffisamment de données telles que des e-mails ou des numéros Whatsapp, invitez-les avec une invitation appropriée. Les e-mails offrent plus d'options. Préférez les mails pour les événements professionnels.

8. Ayez toujours un deuxième plan et suivez les choses

Tout. peut ou non suivre la procédure. Ayez donc toujours un deuxième plan. Vérifiez les éléments de base tels que la connectivité Internet, l'alimentation si nécessaire pour un ordinateur portable ou un mobile, etc.

Ayez toujours un deuxième plan ou des options en cas d'échec. Ne laissez jamais votre public déçu. Suivez les choses jusqu'à ce que l'événement commence, c'est-à-dire vérifiez combien de personnes souhaitent participer, le contenu est-il prêt ? , Combien de membres pourraient assister à l'événement ? Le suivi de ces éléments vous aidera à organiser un événement avec succès.

Une fois que vous aurez une idée claire des choses, nous passerons aux méthodes pour organiser un événement en ligne, c'est-à-dire aux outils pour organiser un événement. Choisissez l'un des éléments suivants qui convient à votre rencontre.

Méthodes pour organiser un événement en ligne

Il existe un certain nombre d'outils ou de logiciels qui servent à des rassemblements en ligne. Cependant, je vais énumérer ici les plus populaires avec de brèves informations.

1. Aller à la réunion

GoToMeeting est le meilleur outil pour organiser des événements en ligne. Il fournit toutes les meilleures fonctionnalités pour organiser efficacement des réunions. Ceci est très utile pour organiser des cours en ligne, des réunions d'entreprise et des webinaires. Il maintient la meilleure qualité audio et vidéo pour les utilisateurs. Le prix de GoToMeeting vaut ses fonctionnalités disponibles. Ceci est disponible pour le navigateur Web et l'utilisation mobile.

Caractéristiques

• Partage d'écran
• Conférence téléphonique
• Vidéo conférence
• Conférences mobiles
• Enregistrement et transcription des réunions
• Équipement de salle de conférence

Tarification

Comment organiser un événement en ligne avec GoToMeeting

Dans cette section, je vais vous montrer les étapes nécessaires pour organiser un événement en ligne à l'aide de GoToMeeting

Durée totale : 5 minutes

ÉTAPE-1 : Visitez GoToMeeting

Tout d'abord, vous devez visiter le site officiel de GoToMeeting. Cliquez sur l'option Télécharger pour télécharger l'application GoToMeeting. Cliquez sur "Commencer gratuitement" si vous êtes un nouvel utilisateur et cela vous redirigera vers la page d'inscription.

ÉTAPE-2 : Inscrivez-vous à GoToMeeting

Fournissez les détails tels que le nom, l'adresse e-mail professionnelle, le numéro de téléphone, le titre du poste, le mot de passe, la taille de l'entreprise et cliquez sur S'inscrire.

ÉTAPE-3 : Rejoignez-nous via un navigateur Web

Cliquez sur l'option "Rejoindre" , qui se trouve en haut à droite de la fenêtre. Ensuite, vous êtes redirigé vers la page d'adhésion. Sur cette page, entrez le code à 9 chiffres fourni par l'hôte et cliquez sur rejoindre pour entrer dans la réunion.

ÉTAPE-4 : Organiser un événement/une réunion en ligne

Cliquez sur l'option "Hébergeur" , qui se trouve en haut à droite de la fenêtre. Ensuite, l'application commencera à se télécharger. Grâce à l'application, vous pouvez rejoindre l'événement en ligne.

La fourniture:

• Navigateur
• l'Internet
• Aller à une réunion

2. Zoomer

Zoom est une application de vidéoconférence basée sur le cloud bien connue qui était très populaire à partir de 2020 pendant la pandémie. Il aide à interagir avec les gens en ligne via des réunions et des conférences. C'est l'outil incontournable pour toutes les entreprises, y compris les petites et les grandes entreprises. Cependant, en fonction du nombre de participants, une version premium est requise. Zoom figure dans la Fortune 500 pour 2019 et 2020 avec une hausse de 227 % sur l'année.

Certaines de ses principales caractéristiques sont,

• Le forfait gratuit est suffisant pour des réunions illimitées en tête-à-tête.
• Le partage d'écran est disponible
• Tous les événements peuvent être enregistrés.
• Contrôle des participants
• Chats et sondages
• Envoi des reliquats.
• Visioconférence de groupe. Le nombre de créneaux et le délai dépendent de votre plan. Choisissez donc judicieusement lors de la facturation.

Zoom est disponible pour tous les appareils, y compris Android et iOS. Il peut également être utilisé sur la télévision intelligente.

3. Les équipes Microsoft

Microsoft Teams est un outil lié au travail dans Microsoft 365 Office. Les options de travail à domicile et d'apprentissage pour les employés et les étudiants ont beaucoup fonctionné pour les équipes qui bénéficient de plus de 44 millions de téléchargements. En mars, pendant la pandémie, c'est-à-dire 2020, les utilisateurs ont enregistré plus de 900 millions de minutes pour leurs propres réunions ou événements.

Teams est essentiellement conçu pour le travail d'équipe pendant les projets. Par défaut, les conversations seront visibles par tous les membres de cette équipe. Les options de messagerie privée doivent être négligées pour les discussions personnelles. On peut passer les conversations du chat aux appels vidéo ou audio directement depuis la navigation elle-même.

L'intégration avec les applications Microsoft 365 est un gros point positif. Il prend même en charge les générateurs amusants, c'est-à-dire les émoticônes, les autocollants, etc. Comme le zoom, il prend également en charge toutes les plates-formes, y compris le Web. L'option Freemium avec prise en charge de 300 personnes à la fois est disponible. Vérifiez les prix sur le site officiel avant de l'acheter. Après avoir téléchargé les équipes, il faut créer une équipe pour démarrer la procédure. Il est principalement utilisé pour des événements professionnels.

4. Google Meet

Google avait auparavant Duo pour les appels vidéo, ce qui est bon et la rencontre est essentiellement destinée aux utilisateurs de la suite pendant les premiers jours. Cependant, avec le boom des outils et logiciels de réunion en ligne, Google a décidé d'offrir Google Meet gratuitement à tous ceux qui possèdent un compte Gmail. Cela peut être pour un temps limité jusqu'à ce qu'il gagne un bon nombre d'abonnés.

La meilleure partie de Google Meet est que l'on peut commencer par un appel vidéo ou un personnage ou une réunion vidéo à sa convenance. Certaines des fonctionnalités personnalisables de la rencontre sont,

• Diffusez en direct et enregistrez une réunion
• Discutez avec tout le public dans une réunion vidéo à la fois.
• Des légendes peuvent être utilisées.
• Coupez le son ou supprimez d'autres participants à la rencontre.
• Options de disposition d'écran multiples.

Étant une grande entreprise bien connue, Meet a été intégré à tous les outils importants requis tels que Google Calendar pour planifier des réunions. La plupart des mobiles sont livrés avec des calendriers Google et l'écosystème Google, ce qui permet aux gens de choisir facilement de se rencontrer.

Conclusion

Il existe sans aucun doute un certain nombre d'outils similaires dans le même but. Je préfère généralement la confidentialité et choisis d'utiliser le logiciel le plus tendance qui a été soutenu par de bonnes entreprises. Choisissez donc des outils en fonction de votre budget et de vos connaissances techniques. N'oubliez pas que la plupart des outils ont des options et une configuration similaires. Commentez le meilleur si vous utilisez d'autres outils. Ils ne remplaceront peut-être jamais la sensation des réunions en personne, mais ils sont des mains et ne peuvent parfois être ignorés.

J'espère que ce tutoriel vous a aidé à connaître le meilleur logiciel PDF Editor pour Mac et Windows . Si vous voulez dire quelque chose, faites-le nous savoir via les sections de commentaires. Si vous aimez cet article, partagez-le et suivez WhatVwant sur Facebook, Twitter et YouTube pour plus de conseils techniques.