Le fax en ligne est-il suffisamment sécurisé pour les avocats, les médecins et les entrepreneurs gouvernementaux ?

Beaucoup lisent le mot « fax » avec une connotation quelque peu désuète, très proche d'avoir une salle informatique dans une maison familiale. Le fax en ligne, cependant, offre la complexité d'un service basé sur le cloud sans avoir besoin de matériel supplémentaire (télécopieurs). Contrairement à son homologue plus volumineux, qui utilisait des réseaux analogiques pour transmettre des données en se connectant à des lignes téléphoniques traditionnelles (PTSN), les produits de télécopie en ligne sécurisés créent des documents qui peuvent être envoyés à un autre télécopieur avec des applications Web ou sous forme de pièces jointes.

Cette technologie modernisée accélère désormais les transferts de documents, économise des heures de travail et offre la flexibilité que les systèmes obsolètes ne pourraient jamais offrir. Mieux encore, les nouveaux systèmes de télécopie en ligne sont dotés de protocoles de haute sécurité qui permettent une gestion des documents aussi sûre et pratique que tout autre logiciel courant.

• Comment fonctionne la télécopie en ligne ?
• Dois-je abandonner mon télécopieur ?
  • Sécurité des fichiers
  • Taille du fichier
  • Organisation et gestion des fichiers
• La médecine se modernise avec la télécopie en ligne
• Fax en ligne sécurisé pour les cabinets d'avocats
• Les entrepreneurs gouvernementaux ont besoin d'un fax en ligne sécurisé
• La sécurité et la conformité sont standard pour la télécopie en ligne

Comment fonctionne la télécopie en ligne ?

Les systèmes de fax Internet attribuent des numéros de téléphone uniques qui sont utilisés lorsque quelqu'un tente de transmettre un document. Le système reconnaît le numéro de fax et répond en envoyant la numérisation sous forme de fichier joint, généralement un fichier PDF. Les fax entrants sont précédés d'une invite à visiter des sites pour télécharger des logiciels compatibles pour une transaction fluide, mais de nombreuses marques de logiciels envoient les documents sous forme d'images standard dans leur forme non compressée. Ainsi, tant que le contact dispose d'un visualiseur graphique standard, aucun téléchargement supplémentaire n'est nécessaire.

Certains produits de fax Internet offrent des capacités avancées de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui convertissent instantanément les images de caractères en texte pouvant être lu ou copié-collé ailleurs. Une fois la pièce jointe ouverte, elle peut être traitée comme n'importe quel autre fichier - transmise, enregistrée sous d'autres types de fichiers et combinée avec d'autres documents. De nombreux services de fax en ligne tout-en-un généreront des pages de garde, ce qui est essentiel pour protéger les informations des patients dans le secteur de la santé.

Pour de nombreux professionnels qui cherchent à augmenter leur productivité et à économiser de l'espace physique, le passage au fax en ligne est généralement logique. Ceux qui travaillent dans le secteur gouvernemental, médical ou juridique pourraient être plus réticents à changer leurs méthodes de communication, car ces professions nécessitent une présence de sécurité accrue - non seulement pour les opérations internes, mais aussi l'assurance que les informations privées resteront sécurisées. Heureusement, le fax en ligne offre le type de fonctionnalités de sécurité améliorées qui garantissent que ces documents sont conservés numériquement de manière plus sécurisée qu'ils ne pourraient jamais l'être sous leur forme imprimée. Ainsi, la question à considérer n'est plus "Le fax en ligne est-il sûr à utiliser ?" mais plutôt "Le fax en ligne est-il adapté à mon secteur ?" La réponse, de toute façon, est probablement oui.

Dois-je abandonner mon télécopieur ?

Dans l'ensemble, la réponse est probablement oui. Bien que chaque industrie ait des besoins différents en matière de gestion de fichiers et de correspondance, il existe quelques avantages qui peuvent profiter aux entreprises, quel que soit le secteur.

Sécurité des fichiers

Le facteur le plus important pour quiconque dans le domaine médical, juridique ou gouvernemental est peut-être la confidentialité et la sécurité des documents faxés. Certains produits de fax Internet offrent un cryptage SSL et une protection par mot de passe, ce qui serait probablement le processus par défaut pour ces professions. La plupart offrent une invite de connexion sécurisée et une autorisation à deux facteurs pour plus de sécurité et un nombre croissant affichent leurs solutions de télécopie comme étant conformes à HITECH et HIPAA.

Taille du fichier

De nombreux services de télécopie en ligne compriment automatiquement les documents volumineux afin que les destinataires puissent les ouvrir rapidement. Les pièces jointes volumineuses peuvent considérablement ralentir le temps de transmission d'un e-mail, donc les garder plus petits accélère l'e-mail et garantit qu'il n'encombre pas la boîte de réception du destinataire (une étape réfléchie à prendre quel que soit le secteur).

Organisation et gestion des fichiers

En numérisant automatiquement les documents, un utilisateur peut envoyer et enregistrer des pages de télécopie aussi rapidement qu'elles sont reçues. Les enregistrements de fax entrants, qui n'étaient même pas facilement disponibles avec un télécopieur, peuvent désormais être obtenus en quelques secondes et partagés si nécessaire.

Lorsqu'il s'agit de professionnels des secteurs de la santé ou du secteur juridique, ou de ceux qui travaillent pour des municipalités gouvernementales, il est important de tenir compte des fonctionnalités de télécopie spécifiques à rechercher.

La médecine se modernise avec la télécopie en ligne

Les employés des cabinets médicaux connaissent le processus de réception et d'envoi des données des patients. Les dossiers des patients et les références sont encore majoritairement envoyés par fax, ou parfois par la poste - mais rarement par une autre voie.

Une mauvaise communication frustre souvent les médecins, les infirmières, les chercheurs et les patients, instillant au fil du temps une technophobie liée au fax. Pour cette raison, de nombreux médecins restent réticents à mettre à niveau leurs systèmes et, dans de nombreux cas, insistent même pour remettre en main propre leurs dossiers les plus importants. Les travailleurs de l'ensemble du secteur appellent généralement les télécopies « le cafard de la médecine américaine », même si environ 75 % des documents médicaux sont toujours traités avec le matériel de télécopie traditionnel.

De nombreux professionnels de la santé ont déjà constaté les avantages de la numérisation de leurs dossiers patients et de leur correspondance, grâce aux initiatives de modernisation à l'échelle de l'industrie. Les renouvellements d'ordonnances, les approbations de traitements de physiothérapie et les notifications des compagnies d'assurance sont les types de demandes courantes liées aux télécopies que les médecins rencontrent quotidiennement. Pour cette raison, de nombreux petits cabinets s'engagent à devenir des « zones sans fax d'ici 2020 », un objectif ambitieux qui, bien que respectueux de l'environnement, ne tient pas compte des avantages durables du passage à une infrastructure de fax exclusivement en ligne.

En numérisant les dossiers et la plupart des communications, comme l'ont fait certains grands hôpitaux, les archives peuvent désormais contenir un historique des informations beaucoup plus complet et détaillé que les télécopies. Mieux encore, la numérisation de la correspondance signifie que les actions enregistrées deviennent consultables et faciles à analyser pour les outils d'apprentissage automatique.

La mise en œuvre de services en ligne dans une entreprise existante utilisant beaucoup de télécopies, comme une clinique, permet simultanément un classement et une tenue des dossiers plus fluides, ce qui facilite tous les futurs efforts de modernisation lors de la mise en œuvre d'autres logiciels ou outils de productivité (en plus des mesures de cryptage et de sécurité susmentionnées qui les télécopieurs ne peuvent tout simplement pas fournir).

Fax en ligne sécurisé pour les cabinets d'avocats

Pour ceux qui travaillent dans des cabinets juridiques, le besoin de sécurité des documents est tout aussi évident. L'une des principales préoccupations de nombreux avocats est la capacité à prendre en charge le travail à distance et à fournir plusieurs méthodes de télécopie, y compris les e-mails, les applications ou portails Web et mobiles et la capacité des smartphones. Des opérations à distance fluides sont essentielles pour tout cabinet d'avocats, qui a tendance à avoir besoin d'avocats disponibles pour des heures facturables, quel que soit leur emplacement. Il est également courant pour les tribunaux d'exiger des signatures « à l'encre humide » sur les documents, de sorte que le fait de ne pas avoir ces outils facilement disponibles peut considérablement prolonger le temps nécessaire pour accomplir une tâche aussi simple.

De nombreux forfaits de télécopie Internet d'entreprise utilisent un service d'abonnement mensuel, offrant différents niveaux de tarification en fonction du nombre de fichiers ou du nombre de pages que l'entreprise prévoit de transmettre. Outre les frais d'installation, cela peut s'accumuler rapidement, mais les packages d'entreprise incluent souvent également des fonctionnalités précieuses telles que le volume de pages évolutif, l'intégration d'API et la conformité HIPAA. Cependant, la suppression des lignes fixes et la rationalisation peuvent équilibrer les économies.

Les meilleurs services de fax en ligne s'adressent spécifiquement aux professionnels du droit, et leurs produits offrent souvent des fonctionnalités telles que la possibilité d'envoyer des fax à un grand nombre de personnes, des capacités de fax internationales fluides, un stockage de page de garde personnalisé et une intégration avec les lecteurs cloud qu'une entreprise utilise déjà, tels que comme Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive ou Evernote. Heureusement, même les options qui vous permettent d'envoyer une télécopie à partir d'un téléphone ont ces capacités.

Ces fonctionnalités sont beaucoup plus avancées que ce qu'un cabinet médical moyen aurait besoin d'utiliser, mais les avocats doivent suivre la technologie moderne pour impressionner les clients et effectuer un travail à distance efficace que les services de télécopie en ligne sécurisés facilitent, tout en conservant une image professionnelle. . Ce logiciel soutient également les efforts écologiques du nombre croissant de bureaux sans papier et maintient les documents importants, comme les contrats juridiques, organisés (un facteur d'importance cruciale pour des industries comme la médecine et les relations publiques).

Les entrepreneurs gouvernementaux ont besoin d'un fax en ligne sécurisé

Leur travail peut être très différent, mais les sous-traitants gouvernementaux ont besoin de plusieurs des mêmes caractéristiques de sécurité que les avocats apprécient. Le traitement de documents confidentiels et d'informations sensibles est une affaire quotidienne pour quelqu'un dans un tel domaine de carrière, de sorte que les mesures de sécurité l'emportent souvent sur les fonctionnalités de commodité en termes d'importance. Alors que la communication moderne tourne autour des e-mails et des smartphones, les mesures de sécurité se sont adaptées, mais les pirates aussi. Les fichiers peuvent être interceptés de plusieurs façons, extraits d'un compte de messagerie compromis ou piratés directement depuis un ordinateur.

Sachant cela, les entrepreneurs doivent faire tout leur possible pour protéger leurs documents dès le départ. De nombreux services de fax Internet avancés ont obtenu des contrats de l'annexe 70 de la General Services Administration (GSA) des États-Unis, la branche des achats du gouvernement fédéral. Ces contrats fournissent aux agences fédérales du monde entier du matériel et des logiciels de technologie de l'information (TI) et de télécommunications illimités, ainsi qu'un support et des services professionnels basés aux États-Unis.

Ils sont également équipés d'une gamme de fonctionnalités de sécurité exceptionnelles, telles qu'une bande passante réglable, qui permet de contrôler le volume du trafic de fax à l'échelle du groupe pendant les périodes les plus chargées ; règles et restrictions de numérotation étendues, qui permettent un contrôle précis des télécopies sortantes ; Secure Binary File Transfer (BTF) et authentification de sécurité Windows NT (nouvelle technologie) pour les comptes Microsoft existants. La télécopie peut être effectuée au niveau national ou international, et même les produits de base fournissent l'archivage des télécopies et le cryptage SSL à l'aide de numéros sans frais. Ces mesures de sécurité sont impératives pour toute agence gouvernementale, mais elles profitent également aux organisations qui fonctionnent avec des budgets limités, comme les établissements d'enseignement et les organisations publiques.

Quels sont les avantages de sécurité de la télécopie en ligne ?

Les avantages en matière de sécurité sont peut-être au premier plan de l'argument du fax moderne, mais il existe presque d'innombrables autres fonctionnalités utiles qui peuvent donner aux entreprises un avantage quel que soit le secteur.

Au-delà des professions spécifiques dans les soins de santé, le droit et le travail gouvernemental, se fier uniquement aux télécopieurs peut entraver les entreprises avec leurs mesures de sécurité obsolètes, leur coût et leur inefficacité. Avec la quantité d'options de fax gratuites accessibles via des appareils mobiles et avec des options de stockage en nuage, les grands bureaux et les petites entreprises devraient tirer parti des solutions de fax en ligne. Notre liste des meilleures solutions de fax en ligne propose des options compatibles avec Mac, Android, les ordinateurs de bureau et les tablettes, ainsi que certaines qui vous permettent d'envoyer des fax à partir de services de messagerie gratuits tels que Gmail.

Donc, en bref, oui. La numérisation de la correspondance et l'adoption du fax en ligne sécurisé ne sont pas seulement la voie évidente de l'avenir pour de nombreuses industries ; c'est la méthode de partage de documents quotidien pratique la plus sûre qui soit.