Sécurité de la paie : 12 mesures à prendre dès aujourd'hui
Publié: 2021-09-25Avant d'entrer dans la discussion sur la façon d'assurer la sécurité de la paie, comprenons de quoi il s'agit.
La sécurité de la paie peut être définie comme les mesures prises (sous forme d'installation de logiciels dans certains cas) pour assurer la protection des informations sensibles concernant l'entreprise et ses employés.
Il est important de disposer d'un système de paie sécurisé afin d'éviter la perte de propriété intellectuelle, l'interruption des opérations commerciales, les attaques de rançongiciels et le paiement d'amendes et de pénalités réglementaires. De plus, l'absence d'un système de paie sécurisé peut également affecter les paiements en temps opportun aux employés et à d'autres parties telles que les vendeurs, les fournisseurs, etc.
Imaginez que vous subissiez une violation de la sécurité des données dans votre système de paie. Non seulement vous perdrez des données importantes et sensibles sur les employés et l'entreprise, mais vous perdrez également la confiance de vos employés et la réputation de votre marque. Avoir un système de paie sécurisé peut s'avérer être un avantage concurrentiel car il peut rationaliser les opérations RH, la confidentialité et la transparence des données, ce qui peut vous aider à retenir les employés talentueux.
Maintenant que nous comprenons bien ce qu'est la sécurité de la paie et pourquoi elle est importante, explorons les 12 façons et mesures que vous pouvez prendre pour renforcer la sécurité de la paie.
12 mesures que vous devez prendre pour assurer la sécurité de la paie
- Formation des employés à l'utilisation du système de paie : la formation de chaque nouvel employé à l'utilisation du système de paie les aide à comprendre le protocole d'accès et de partage des informations sensibles. Pour maintenir les normes de sécurité, une formation uniforme obligatoire doit être fournie à chaque nouveau membre.
- Limitation de l'accès : la plupart des entreprises fonctionnent sur la base du "besoin de savoir" lorsqu'il s'agit de partager des données sensibles. La même règle devrait s'appliquer au maintien de la sécurité de la paie. Il est pertinent de s'assurer que les employés n'ont pas accès aux dossiers des autres afin que les informations sensibles ne soient pas mal traitées.
- Séparer les tâches : la gestion de la sécurité de la paie ne devrait pas être le travail d'une seule personne. Si une personne a accès à l'ensemble du fonctionnement du système, elle pourrait finir par l'utiliser à son avantage. Cependant, si le processus est divisé entre plusieurs personnes, les chances qu'une personne manipule ou profite d'informations sensibles deviennent très faibles.
- Mise à jour de votre logiciel : Si le logiciel que vous utilisez pour la sécurité de la paie n'est pas mis à jour régulièrement, il peut devenir une cible de piratage ou d'autres menaces de sécurité. Vous pouvez fournir des directives claires concernant les mises à jour dans les directives de paie de l'entreprise afin que vos employés soient également sur la même longueur d'onde. Les mises à jour doivent se refléter à tous les niveaux au lieu d'être mises à jour manuellement pour chaque département.
- Élimination soigneuse des informations sensibles : Tous les documents importants qui sont censés être éliminés doivent être éliminés avec précaution. Le déchiquetage sécurisé des documents sensibles et leur accès uniquement au personnel autorisé sont essentiels pour garantir la sécurité de la paie.
- Normalisation du processus d'approbation des demandes externes : les demandes externes de créanciers ou de sociétés de crédit hypothécaire ayant un intérêt financier peuvent vous rendre vulnérable à une violation potentielle. La création d'un système standard pour rendre ces informations disponibles ou la création d'une base de données publique sont des options viables. Tous les employés doivent être formés pour suivre les procédures appropriées pour divulguer toute information sensible sur les employés et l'entreprise.
- Mise à jour régulière des identifiants de connexion : en plus des autres mesures de sécurité, la mise en place d'un processus de mise à jour régulière des identifiants de connexion peut s'avérer être une stratégie efficace pour éviter les menaces de sécurité potentielles. La fréquence des modifications dépend des besoins uniques de votre entreprise et de la probabilité de violations potentielles.
- Examen des rapports de contrôle de la paie : l'examen des rapports de contrôle peut aider à identifier les écarts tels que la saisie des heures de travail, les obligations fiscales, les heures supplémentaires accumulées, etc.
- Classification des données en fonction de leur sensibilité : il s'agit d'une mesure efficace pour assurer l'accessibilité sécurisée des informations entre les employés. Par exemple, les informations les plus sensibles ne seraient accessibles qu'à la direction générale, toute information client sensible ne serait accessible qu'aux personnes travaillant avec ce client particulier.
- Renforcement de la sécurité lors de la délocalisation des employés : si vous ne suivez pas la procédure appropriée lors de la délocalisation des employés, vos anciens employés peuvent être en mesure d'accéder au système via leurs informations d'identification. Pour réduire la probabilité de toute menace, il est important de récupérer les actifs de l'entreprise tels que les ordinateurs portables et les informations d'identification de sécurité et de désactiver leurs comptes.
- Réalisation d'audits réguliers de la paie : les audits aident les propriétaires d'entreprise à détecter toute anomalie et à garantir le respect de la réglementation fiscale. Généralement, une vérification de la paie doit être effectuée annuellement. Cependant, des audits trimestriels ou mensuels peuvent aider à détecter rapidement toute violation et à avoir un aperçu de la santé du système de paie.
- Prévenir le vol de temps : Le vol de temps ou la falsification de la feuille de temps se produit lorsqu'un employé déforme intentionnellement le temps pendant lequel il a travaillé dans sa feuille de temps. Le vol de temps est la forme la plus courante de fraude à la paie, affectant apparemment 75 % des entreprises aux États-Unis chaque année. Cependant, de nombreux systèmes de paie incluent des fonctionnalités de sécurité pour protéger les rapports de feuilles de temps. Vous pouvez trouver les meilleurs systèmes de paie pour vous aider à faire respecter la sécurité de la paie.
Pour résumer
Les fraudes à la sécurité se produisent de diverses manières, de la falsification des feuilles de temps aux travailleurs falsifiant leurs salaires, en passant par les violations d'informations. Tous ces problèmes causent des dommages importants à l'entreprise et à sa réputation.
Pour les éviter, il est important de maintenir la sécurité de la paie, car non seulement cela vous protège contre les failles de sécurité et les fraudes, mais cela renforce également l'uniformité et l'organisation des données.
Conseils de pro :
- L'intégration d'un logiciel de paie à un système de présence peut vous aider à prévenir la fraude aux feuilles de temps.
- La formalisation d'un système d'embarquement complet dans le logiciel peut empêcher les employés fantômes d'obtenir un accès non autorisé. Il est essentiel de tirer parti du bon logiciel pour éviter les dommages à long terme et empêcher la fraude de se produire en premier lieu.
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