10 puissantes fonctionnalités de télécopie en ligne qui stimuleront votre productivité

Lorsque nous pensons à la télécopie en ligne, il est facile de confondre le processus avec le simple partage de fichiers. Les documents envoyés en pièces jointes dans les e-mails ne semblent pas être quelque chose d'excitant ou d'utile. Mais honnêtement, la télécopie en ligne est bien plus que simplement envoyer à votre collègue un document Word qui arrivera dans sa boîte de réception.

Ignorant le simple fait que le processus est en réalité plus compliqué que le partage de fichiers, la télécopie en ligne utilise le courrier électronique pour envoyer un document à un télécopieur récepteur ou vous permet de recevoir une télécopie sous forme de courrier électronique ou même de texte. C'est si simple que vous pouvez même faxer directement depuis Gmail ou faxer depuis votre téléphone. Les avantages de la mobilité et de la facilité d'utilisation sont grands et familiers pour la plupart, mais qu'en est-il de ces fonctionnalités moins connues qui aident vraiment la télécopie en ligne à transformer la façon dont vous envoyez et partagez des documents ? Afin de vous aider à tirer le meilleur parti de votre service de télécopie en ligne, nous avons compilé une liste des fonctionnalités les plus utiles et les moins connues qui peuvent porter votre productivité à un tout autre niveau.

1. Signatures numériques

La première sur notre liste peut sans doute être considérée comme l'une des fonctionnalités les plus utiles pour la télécopie en ligne, comblant totalement un point douloureux précédemment ressenti lors de l'envoi de documents juridiques ou contraignants nécessitant une signature. Les fournisseurs de fax en ligne qui autorisent les signatures numériques sont idéaux pour presque toutes les entreprises, vous aidant à gagner du temps et à augmenter la productivité en supprimant les étapes inutiles de votre processus de fax.

Les signatures numériques ou électroniques vous permettent d'ajouter simplement votre signature au document électronique avant d'envoyer la télécopie au destinataire. Certains services permettent un simple glisser-déposer d'un fichier de signature manuscrite directement sur le document. Ceci est utile pour vous assurer d'avoir une signature correspondante sur vos documents électroniques ou papier - vous pouvez télécharger votre propre signature manuscrite de votre choix et réutiliser la même signature autant de fois que vous le souhaitez.

Une autre méthode utilise l'écran tactile de votre appareil mobile, vous permettant de signer avec votre doigt ou même un stylet pour assurer une plus grande précision. La méthode que vous choisissez peut dépendre de votre flexibilité et de votre accès aux appareils mobiles, mais l'option est certainement l'une des fonctionnalités les plus utiles à rechercher lors de l'achat d'un fournisseur de télécopie en ligne.

2. Livraison de groupe

La deuxième sur notre liste est une autre fonctionnalité incroyablement utile pour augmenter votre productivité et réduire le niveau de maux de tête liés à la télécopie partagés au bureau. Parfois appelée fax blast, livraison groupée ou fax en masse, cette fonctionnalité utile est à surveiller lors de l'achat croisé de fournisseurs de fax Internet. Avec la livraison groupée, il est désormais possible d'envoyer votre fax à un grand nombre de destinataires, parfois jusqu'à 20 adresses à la fois, tous en même temps.

Plus besoin de faire la queue pour attendre votre tour car Tina des RH envoie le même fax 50 fois, encore et encore. Les envois de fax sont désormais totalement possibles et garantissent que chaque destinataire inclus dans la liste recevra sa copie du message en même temps, directement dans sa boîte de réception. Vous pouvez désormais améliorer la collaboration et rester concentré sur votre tâche en vous assurant que toute l'équipe reçoit le bon message ou le bon document au moment où elle en a besoin, où il est facile à trouver et à organiser dans sa boîte de réception.

3. Livraison programmée

Cela peut sembler trivial, mais avec l'introduction de la télécopie en ligne, l'un des problèmes associés aux télécopieurs traditionnels standard est la nécessité d'être juste devant le télécopieur au moment exact où vous devez envoyer votre télécopie. Donc, si vous avez besoin de faire faxer ce document important à la première heure du matin trois fuseaux horaires à l'avance - lorsque vous dormez normalement, vous devez non seulement vous assurer que vous êtes éveillé et prêt, mais vous devez également vous assurer que vous peut trouver un télécopieur ! Maintenant, ce n'est plus un problème avec la télécopie en ligne.

Avec la possibilité de programmer la livraison de vos fax sortants, il est possible de s'assurer que votre fax est envoyé au bon destinataire au bon moment, que ce soit instantanément ou non jusqu'à la fin de l'importante réunion de clôture. Combinez cela avec la possibilité d'envoyer des télécopies à partir de votre téléphone ou de tout appareil doté d'une connexion Internet, et vous coupez les ficelles qui vous obligent normalement à avoir un accès direct à un télécopieur à ce moment crucial. Planifiez simplement la livraison d'un fax à partir de votre portail en ligne ou de votre application mobile et continuez votre journée en toute tranquillité d'esprit en sachant que votre fax n'arrivera pas trop tôt ou trop tard.

4. Filtrage des télécopies indésirables

junk_fax

Nous avons invité le courrier postal, et le long est venu le courrier indésirable indésirable. Nous sommes finalement passés au courrier électronique, et les spams indésirables sont arrivés. Nous recevons même des appels téléphoniques indésirables qui obstruent nos lignes avec des argumentaires de télémarketing et maintenant même des appels automatisés. Alors bien sûr, il est logique qu'il y ait des hordes de télécopies indésirables qui se dirigent vers votre télécopieur, ou plutôt avec la télécopie en ligne de votre boîte de réception. Donc, comme les filtres anti-spam, c'est là que le filtrage des télécopies indésirables entre en jeu. Le filtrage des télécopies indésirables fonctionne en fait de deux manières, avec une liste blanche et une liste noire. Utilisez la liste blanche pour ajouter des adresses et des numéros approuvés afin de vous assurer que vous ne recevrez que des documents et des messages de ces numéros spécifiques, et de personne d'autre. Cependant, cela peut verrouiller votre boîte de réception pour ne recevoir que les messages de ceux que vous connaissez, bloquant ainsi tout nouveau client ou client.

La liste noire, d'autre part, vous permet de saisir des adresses et des numéros spécifiques à bloquer de votre service de télécopie en ligne, en éloignant ces embêtants spammeurs. Certaines fonctions de filtrage des télécopies indésirables permettent même d'utiliser un « caractère générique » pour inclure un indicatif régional, des ensembles de chiffres ou des préfixes spécifiques. Réduire le spam et l'encombrement vous aidera à garder votre boîte de réception propre et organisée.

5. Suivi des progrès et du statut

Avez-vous déjà envoyé un fax, uniquement pour que votre destinataire attende et attende, juste pour qu'il n'arrive jamais de son côté ? Non seulement la télécopie en ligne vous aide à rester plus organisé en conservant un journal des télécopies envoyées et reçues, ainsi qu'en les stockant dans votre boîte de réception, mais certains services peuvent même suivre vos messages pendant qu'ils parviennent à votre destinataire.

Les suivis de progression sont des logiciels qui vous permettent de visualiser l'état actuel de vos fax sortants en transition, et même de les suivre à chaque étape du chemin à partir du moment où vous appuyez sur ce bouton d'envoi, jusqu'au moment où ils sont censés apparaître sur le fax de votre destinataire. machine ou boîte de réception. Les trackers de progression peuvent aider à réduire le nombre de fax perdus et à attendre pour espérer que le dernier arrivera.

6. Intégrations et API

Toutes nos plateformes de productivité deviennent de plus en plus flexibles et personnalisables. Grâce au monde des API, il est désormais simple pour les développeurs de construire des ponts entre deux solutions de main-d'œuvre auparavant indépendantes. Les API sont des chaînes de code Web courtes et faciles à utiliser qui permettent à deux plates-formes d'interagir l'une avec l'autre. Tout comme vous pouvez intégrer votre CRM directement dans un outil de chat d'équipe comme Slack, vous pouvez facilement utiliser des API pour intégrer votre service de fax en ligne directement dans tous les outils de travail que votre équipe utilise déjà.

Les fonctionnalités de télécopie peuvent être intégrées dans toutes les applications d'entreprise qui utilisent des API SMTP, XML texte ou de service Web pour automatiser le processus, stimuler la communication et la collaboration. Grâce aux API, le processus est simple pour ajouter un bouton de fax directement dans votre CRM, de sorte que vous pouvez transférer le profil d'un client vers le télécopieur de votre collègue en un seul clic.

7. Partage de fichiers volumineux

Bien que la télécopie en ligne soit bien plus qu'un simple partage de fichiers, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas utiliser le service pour le partage de fichiers. La télécopie en ligne utilise votre adresse e-mail pour envoyer et recevoir des documents numériques sous forme de télécopies, soit sur votre propre machine, soit par e-mail. Cependant, en raison de la nature du courrier électronique, il est très possible que vous atteigniez une limite de taille de fichier lorsque vous essayez d'envoyer un document assez volumineux, ou même un type de fichier complètement différent (même des vidéos).

Le partage de fichiers volumineux est une fonctionnalité utile pour ceux qui ont besoin d'envoyer des documents texte plutôt volumineux ou longs (pensez à plus de 100 pages !) ou même des types de fichiers complètement différents comme des images haute résolution, des fichiers audio, des feuilles de calcul et même des vidéos. Les fournisseurs de fax en ligne qui permettent le partage de fichiers volumineux incluent généralement un plafond sur la taille du fichier, mais à 3 Go et plus, cela va bien au-delà de toute limitation de fichier mise en place par votre service de messagerie. Si votre service inclut également la livraison de groupe, il est également possible d'envoyer ces fichiers volumineux à plusieurs destinataires à la fois - ce avec quoi d'autres plates-formes de partage de fichiers peuvent avoir du mal.

8. Plusieurs adresses e-mail

À ne pas confondre avec la livraison groupée de documents, la télécopie d'un document à plusieurs destinataires, rendue possible grâce à la télécopie en ligne - une caractéristique moins courante de la télécopie en ligne est la possibilité de lier plusieurs adresses e-mail à une seule ligne de télécopie. De cette façon, vous n'aurez pas à créer une adresse e-mail autonome à fournir à chaque membre de l'équipe pour permettre l'accès à votre portail de fax en ligne ou à vos fonctionnalités. Au lieu de cela, avec plusieurs adresses e-mail prises en charge, vous pouvez inclure autant d'e-mails individuels que vous souhaitez pour donner accès à tous les membres de l'équipe, qui recevront alors chacun leur propre boîte de réception et portail. Tout en restant sous un seul abonnement de télécopie en ligne autonome.

Poursuivant la nature rentable de la télécopie en ligne, l'ajout de plusieurs adresses e-mail à une seule ligne de télécopie réduit le nombre d'abonnements ou de licences requis pour votre équipe. Avec les contrôles d'administration, il est facile de garder le contrôle et de ne donner l'accès qu'à ceux qui en ont besoin, et même éventuellement de limiter la fonctionnalité des adresses e-mail individuelles auxquelles l'accès est accordé.

9. Archives de télécopies

Réduire l'encombrement avec la télécopie en ligne ne signifie pas seulement moins de papier, mais encore moins de classeurs. Avec tout géré numériquement grâce à la télécopie en ligne, votre dépôt l'est aussi. Bien que certains fournisseurs vous permettent de tout stocker directement dans votre boîte de réception, une fonctionnalité utile à surveiller est l'archive de fax, une solution de stockage de fichiers dédiée et consultable pour tous vos fax entrants et sortants envoyés et reçus à l'échelle du compte.

Vous pouvez désormais supprimer en toute sécurité ces anciens fax de votre boîte de réception tout en vous assurant qu'ils seront consolidés dans vos dossiers au cas où vous auriez besoin de les rappeler ultérieurement. Certains fournisseurs auront une limite sur le nombre de fax que vous pouvez archiver, tandis que d'autres autorisent le stockage d'un nombre illimité de documents aussi longtemps que vous en aurez besoin.

10. Sécurité et conformité

Bien que la télécopie en ligne augmente intrinsèquement la sécurité de vos documents, seuls ceux qui ont accès à votre boîte de réception peuvent lire vos télécopies, il est également important de s'assurer qu'un cryptage approprié est fourni pour vos documents. Lors de l'achat d'un fournisseur, il peut être avantageux d'assurer non seulement le cryptage des télécopies sortantes, mais également les télécopies entrantes. Certains fournisseurs iront même jusqu'à s'assurer que la confirmation de votre livraison est cryptée et autorisent les numéros de destination masqués.

Si vous êtes dans un secteur connexe, il peut également être primordial de faire appel à un fournisseur qui garantit la conformité aux réglementations sur la sécurité des données telles que la loi américaine sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie, car tous les fournisseurs ne feront pas un effort supplémentaire. Le cryptage se fera généralement grâce à la technologie de sécurité standard normalement utilisée pour établir un lien crypté entre un client et un serveur - connu sous le nom de SSL, le Secure Sockets Layer.

La télécopie en ligne à elle seule peut aider à augmenter la productivité au bureau, tout en réduisant les coûts et les problèmes normalement associés à l'utilisation d'une ligne de télécopie standard et du redoutable télécopieur. Mais les avantages ne s'arrêtent pas là, avec quelques fonctionnalités supplémentaires qui valent la peine d'être surveillées.